XX集团员工人事档案管理办法

1、新奥集团员工人事档案管理办法（试行）1总则1.1为加强集团员工人事档案管理工作，有效地保护和利用人事档案，充 分发挥档案的作用，根据国家档案法及相关法规，结合我集团实际情 况，制订本办法。1.2员工人事档案是记载集团员工个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了 解和正确使用员工的重要依据。员工人事档案的管理工作，是集团人力资 源管理工作的重要组成部分。1.3本管理办法适用于集团公司及各成员企业。2管理权限2.1员工人事档案由集团公司人力资源部和各成员企业人力资源管理部 门分级统一管理。2.2集团公司各部门人员及外派人员的人事档案由集团

2、公司人力资源部 管理。2. 3各成员企业的员工人事档案由本单位人力资源管理部门指定专 人负责管理。2.4集团公司人力资源部负责指导、监督成员企业进行员工人事档 案管理工作。3档案管理人员工作职责3.1收集、鉴别、整理和保管员工人事档案材料。3.2登记有关员工人事变动情况。3. 3为集团的管理决策部门提供有关员工人事方面的基本信息。3.4做好人事档案的安全、保密及保护工作。3.5办理人事档案的查阅、借阅和转递工作。4档案材料的分类每位员工自录用之日起即应为其建立员工人事档案，其中包括以下各 类材料：4.1 履历材料、自传材料。4.2 鉴定、考核、考察材料。4.3 学历和评聘专业技术职务材料，包括

3、毕业证书、学位证书复印件、 学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、考绩、审批材料等。4.4 参加中国共产党、共青团、民主党派的材料及政治历史情况的审查 材料，包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审 查材料。4.5 奖励材料（包括科学技术、业务奖励及其他奖励）。4.6 处分材料（包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见）。4.7 录用（包括劳动合同书）、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、 退（离）休、退职材料及各种代表会议登记表等材料。4.8 其它可供组织参考的材料。5档案材料的收集、鉴别与归档5.1对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，不得擅自

4、向外扩散。5.2人事档案管理人员须通过有关部门及时全面收集员工工作中新形成 的反映员工德、能、勤.绩等方面的材料，充实档案内容。5.3人事档案管理人员要在形成人事材料后的一个月内，按要求将其归入 员工人事档案。5.4对收集的材料，必须进行认真鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐 全，文字清楚，对象明确，手续完备，需经主管部门审查盖章或本人签字 的，必须盖章签字后方能归入人事档案。不属于归档范围的材料，不得擅 自归档，经过鉴别可分情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报 请本单位主管负责人审查批准，指定专人监销。5.5对伪造材料，涂改档案内容的，一经发现，要清除伪造、涂改材料， 对当事人要严格

5、查处。5.6归入员工档案的材料，应按照国家规定的立卷标准进行整理。5.7人事档案材料，统一使用16开规格的办公用纸或表格书写。文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，除电 传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。5.8员工人事档案归档按部门、姓氏笔划顺序排列，每个员工档案夹（或档案袋）清楚标明姓名，以便查找。6档案的保管与维护6.1员工人事档案的管理，既要贯彻执行国家颁布的安全保密制度，又要 便于查找利用，使档案的保管严密、科学。6.2档案库房必须坚固适用，配置铁质的档案柜。库房内应设置空调、 去湿、灭火等设备。6.3库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设

6、施和安全措施要 经常检查，要保持库房的清洁和库内适宜的温度和湿度。6.4要建立员工人事档案名册，每年全面检查核对一次档案，发现问题及 时解决。6.5档案库房、阅档室和档案人员办公室原则上应做到三室分开；各成员 企业要做到库房、档案人员办公室（包括阅档室）二室分开。6.6严禁任何个人私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的，要予 以严肃处理。对违犯中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘 密法的，要依法处理。7档案的提供利用7.1因工作需要查阅人事档案的部门须填写查阅员工档案审批表， 办理审批手续；不得只凭调查证明材料、介绍信查阅员工人事档案。7.2人事档案管理部门根据实际情况，确定是否提供

7、和提供什么材料。7.3员工人事档案一般不外借。必须借出使用时，要说明理由，经过 主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，借阅期限不得超过一星期， 不得擅自转借他人。7.4任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。7.5查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽 取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应 视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯档 案法处理。7.6借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自摘抄、复制（拍摄）档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经人事档案主管部门负责人审查批 准后才能摘抄、复制。8档案的转递8. 1员工

8、工作调动及时转递档案。8.2人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准交由员工本人自带。83转出的档案必须齐全，符合整理要求，不得扣留材料或分批转出，否则， 接收单位拒绝接收。8.4转递档案必须按统一规定的员工档案转递通知单的项目详细登记, 严格包装，加盖密封章。8.5接收单位收到档案核对无误后，将回执签名盖章立即退回。逾期一个 月未退回执者，转出单位应马上写信催问，以防丢失。8.6对离职人员档案，原则上是转递到离职人员新接收单位或当地人才交流中心。9附则本办法自2001年7月25日起执行。解释权归人力资源部与集团办公 室。附件：1. 查（借）阅员工档案审批表2. 档案转递通知单查（借）阅员工档案审批表项目姓 名单位职务被查（借）阅人查（借）阅人查（借）阅理由查（借）阅内容查（借）阅人所在单 位意见主管领导签字：（盖公章）年 月曰档案主管部门 意见主管领导签字：年 月曰档案转递通知单存根新奥第 号档案转递通知单兹将等名同志的档案材料