香港中文大学科技服务处处长香港高校引进教务管理erp系统的经验

1、中文大学 资讯科技服务处光汉 .hk高校引进教务管ERP 系统的经验第五届高校化可持续发展研讨会May 7-8, 2009中 文 大 學University of特区教育界的一件大事n 2004 10 月：特区教育统筹局发表名为高中及高等教育学制对未来的投资的主文件， 并展开为的公众咨询n 2005 5 月：发布高中及高等教育学制投资未来的动方案报告n 2009 9 月：首届新高中学生入学n 2012 9 月：首届新学制大一学生入学中 文 大 學 University of11/05/20097新旧学制比较3+3+4新学制时间表对大学极为关键的一年：20

2、12高校必须做事情n 应付额外学生的硬件配套 (中文大学：+3,000)n 教学楼、宿舍、餐厅、体育馆、交通等设施n 应付额外一的课程n 修订、学系、主副修、通识教育等学制n 增聘教授、职工n 检讨评核和毕业要求n 解决复杂的个案n 同级同制、交换生、转系、休学、级n 现教务系统能否顺过渡？各高校教务系统检讨结果n 继续使用自n 浸会大学、工大学n 继续使用现 ERP 系统n 城市大学、岭南大学、教育学院n 同属 SunGard Bannern 引进 ERP 系统取代自开发方案n 科技大学、大学、中文大学n 同属 Oracle Peoplesoft Campus Solution大学教育资助委

3、员会的角色n 教资会 (UGC) 的一些期望n 院校间某种程的合作和n 经验、项目需求、目标n 跟供应商议价n 共享资源n 、系统启动后的支援服务n 聘请外判顾问n 进协调、建议和撰写报告中大学生系统UniversityInformation System (CUSIS)项目简介中 文 大 學University ofCUSIS 项目动机n 提升教学与学习的支援n 为师和同学提供工具n 提供教学为本的入门(portal)n 加强管功能n 单一来源 (single-source) 而具权威性 (authoritative) 的学校n 消除孤岛n 为学校提供及时和具价值的数据分析n 应付 3+3+

4、4n 配合新学制n 处自 2012 开始同级同制的问题中 文 大 學 University of11/05/200910为个别学处)建(如：入为个别设计有关全权拥有程式与数据数据的获取、管、储存只照顾某些特定程(如：招生)系统设计采用当时最合的技术和传统的系统招1970s孤岛 (Information Silos)University of1970sAdmissions 1970sJUPAS1990sTime-tabling1990sAlumni 1980sEarly Admissions2000sCourse Reg1980s11/05/200911Records中 文 大 學 架设桥 (B

5、ridging the Silos)Admissions 1970sJUPAS 1990sTime-tabling 1990sAlumni 1980sEarly Admissions 2000s11/05/200912Records中 文 大 學 Course Reg 1980sERP 整合方案的优势n 提升学生服务n 个人数据新、上课时间表、网上选课、课程修读要求等n 提升教师服务n 监督学生进、上课时间表、数字教学整合、学生等n 提升管效n 教务管、 院系报告、统计、非形式教学、奖学管、毕业要求等n 整合n 单一和权威性管n 有于数据挖掘和情报分析11/05/200913中 文 大 學 U

6、niversity of 中大学生系统UniversityInformation System (CUSIS)和顾问的挑选中 文 大 學University of挑选和顾问的基本n 目标n 时间：必须在 2010 中投产n 资源：内部人有限，以外判顾问为骨干n 经费有限n 尽减低风险n 策n 将、顾问公司、硬件和其他相关，避免分析过于复杂中 文 大 學 University of11/05/200923前期准备工作n 文献研究n 邀请商n 邀请顾问公司服务和安装经验n 拜访本地和海外学校，吸取经验，收集评语n 、英国、澳大亚n UGC 顾问安排研讨会n 三所本地院校交文献参考：比较Source

7、: Gartner (October 2008)招标程序n 发出意向征集书 (Request for Information, RFI) 以掌握市场情况n 制订标书分析程序 (确游戏规则)n 正式招标 (Request for Proposal, RFP)n 1.使用权、2. 顾问整合服务n 举投标简报会n 解释目标、程序、日标书评核评核步骤 (1)n 采用建议方案和费用递交方式 (double-envelop system)n 先分析方案、后参考费用n 参与守则n 一须作出公正(probity)n 并申报任何益n 避免与投标公司私下接触评核步骤 (2)n 成评选工作小组 (Selection

8、 Committee)n 下设四个独小组 (Expert Groups)n 供应商和系统顾问公司 (VENDOR)n 成员：资讯科技服务处处长，联同校内各部分管n 功能 (FUNCTION)n 成员：教务长，联同教务处、研究生处、学院等n 技术方案 (TECH)n 成员：资讯科技服务处各应用与技术部门代表n 价格 (PRICE)n 成员：财务长，联同商务采购组等代表评核步骤 (3)n 与供应商面谈、提问、n 各小组进独评分、撰写评核报告n 综合各组评分 (consolidate scores)n 开启报价信封n 合并方案得分与价格n 选出头两名最佳建议书作下一阶段评核评核步骤 (4)n 两家入

9、围公司团队分别撰写工作计划(statement of work, SOW)，并适地调整价格 (只能下调)n 邀请用户参加研讨会n 尽明白各和业务程的需求n 顾问根据对和大学业务程的认识，系统集成和改所需的资源 (gap analysis)n 为期约一评核步骤 (5)n 用户对顾问能的评核n 顾问是否明白我们的业务需要？n 是否有信心跟顾问长久和衷心合作？n 对顾问可设置系统是否有信心？n SOW 是否完整？计划是否完备？n 综合考虑和服务的报价n 议价和商讨各项合约条款 (约3星期)n 作出最终决定中文大学的选择：Oracle Peoplesoft Campus Solution顾问：Glob

10、al Business Services中 文 大 學University of参与项目实施的n 学生系统项目督导委员会 (CUSIS Steering Committee)n 项目执组n 熟悉业务程的用户代表n 资讯科技服务处政管系统部、技术服务部、部n 大学教资会 (UGC) 顾问n 各持分者 (stakeholders)积极参与中 文 大 學 University of11/05/200933项目的一些难点n 时间紧迫，工作大n 把过去三十的工作、业务、经验的积，在内全面审视并确定正确无误n 让用户明白为何要把过去一直做得错的推倒重来n 用户部门得同时兼顾日常工作和参与项目，人需求紧张n

11、 、：永远做得够的工作n 本地缺乏顾问n 懂得高校业务的顾问足n 三所院校差多同时启动项目项目的一些潜在风险n 实施时间较长n 能否把现时系统完全冻结？n 高成本、高资源需求n 复杂性高n 参与数目众多n 必须在指定时间内完成n 决策效受到考验n 持分者对 ERP 项目认识足n 完全是一个技术项目n 必须强调、探、学习、目下碰到的几个大问题 (1)n 学号格式需要改n 从 YYNNNNCD 改为 NNNNNNNNNNNn 课程编号格式需要改n 从意义丰富的-NNNN 改为意义丰富的X-NNNNNn 跟院系重新分工n 用多个 分别收集 、用填各种各样的表格，工作只须做一次就可以，但究竟是那个 负

12、这个责任呢？目下碰到的几个大问题 (2)n 跨部门 共享 模式的改变n 当所有 孤岛的人们都跑到一个大陆上来，世界就从此和平吗？n 孤岛上光有 ，还有很多人n 系统正式启用前后的微观规划n 每暑假前后的工作已经排得很满，如何把换系统的工作插进去？n 每天正在使用的数据必须冻结，并转移到新的数据库，有足够时间吗？其他业务愿意为你延误一点吗？目下碰到的几个大问题 (3)n 没法进平使用测试 (parallel run)、也能后退的项目n 学号、课程编号、选课程序都改变。所有人都已接 到通知，还可以回头吗？n 个人隐私的权，可以是整合系统的一个n 独自向服务对象收集和创造 ，它们有很强的由与其他部门

13、共享n 特区个人私隐公署建议，向任何个人收集资前，得 先清楚告诉有关 其收集的目的，收集后未得当事人同意，能把资作其他用途管 (Change Management)n 忧虑转变是人的天性？n 宣传推广，让所有人知道项目的必要性、涉及范围和日程n 管层积极参与，显示校方的重视n 加强教育，减少担忧n 及早通报，避免引起项目带来的新思维n 数据整合n 现在：各自管分隔的数据库n 将来：分担维持数据库的责任n 现在：各自数据库的使用n 将来：重新定义存取数据的权限n 数据的拥n 从这是数据到这是我们的数据n 采用最优化的业务程n 没有需要因循以往的做法n 重要的是能达到有关程的目的项目时间表 (简化版)n 2007/07 成项目督导委员会n 2008/01 大学管层通过以 ERP 取代内部开发n 2008/