汇博通文档借阅管理系统软件使用说明书

1、WORD格式软件就是思想汇博通文档借阅管理系统使用说明书汇博通知识管理系统的属性管理，实际上已提供了借阅与归还功能，但那是针对每一份文件或档案而言的。这里，为客户提供一款专门用于文档的借阅与归还的软件，不但可办理一份文件的借阅或归还手续，只要有需要，也可批量办理借阅与归还，另外，还提供了与借阅有关的一系列统计报表。发放功能与借阅类似，所不同的只是发放不必归还，如将购置的资料、图书发放给职员学习等。注： 借阅与归还模块的操作，需要获得以下三种权限中的一种：系统管理员归档授权档案管理员编号授权文件管理员与借阅与归还模块相关的系统参数的设置说明如下：Mod_Borrow_PLTrue借阅与归还模块开

2、关： True-开， False-关。Mod_Borrow_PL= False ，模块工具条上不会显示该模块。BHRight01系统管理员文件自动生成编号取号授权，可设BHRight01 - BHRight99 共 99 个参数，即最多可授予 99 人取号的权限， 如 BHRight01=X三。具备编号 文件管理 权限者， 具备借阅与归还模块的操作权。GDRight01系统管理员归档权限授权， 获得归档授权的流程处理者，当其待处理的流程处于归档职能时，可将转入指定路径，最多可授权99 人，即从 GDRight01 至 GDRight99 。如 GDRight01= X三。具备归档权限者， 同样

3、具备借阅与归还模块的操作权。首页汇博通主页的模块工具条上，有一个借阅与归还 的按钮，单击它即进入借阅与归还首页。专业资料整理WORD格式1专业资料整理WORD格式软件就是思想借阅与归还首页样式如以下图：功能选项卡，含借阅发放、归还和统计功能。借阅发放前面已经介绍过，借阅与发放的区别在于，借阅需要归还，发放那么不必归还，从某种意义上来说，发放实际上已将所有权或有条件的所有权转移给接收者。借阅界面包括左右两个子窗体，左侧子窗体用于显示可供借阅发放的文档，其上部有搜索关键词输入框，输入相应关键词即可查找出可供借阅的相应文档，如果要借阅的文档已经在操作者手上，并且，标注有条形码或电子标签，操作者可直接

4、通过条码阅读器或电子标签阅读器读取相应编码直接获取到该文档。根据实际需要，通过点选左侧的复选框，选择具体文档，然后，通过点击两个子窗体中间的箭头，即可将选中的文档添加到右侧子窗体的列表中，即可直接办理借阅或发放手续。专业资料整理WORD格式2专业资料整理WORD格式软件就是思想可供借阅发放检索列表待选区。借阅发放选择勾选列表区。可供借阅发放输入文件名称、编号、责任者或主题词等属性，点击【检索】按钮进展查找，如以下图：勾选确定后点击该按钮，即可添加到已选择列表区中。点击每份文档名称前的图标，可展开或隐藏文档的份数清单，还可通过点击表头的图标来展开或隐藏所有文档份数清单，办理借阅手续时，可针对每一

5、份文件进展，以方便一式多份文件的管理，如合同、资料、图书等，勾选取消具体目标可通过份数序号前的复选框实现，对应文档的所有份数操作只需通过文档图标前的复选框实现，同理对列表所有文档操作亦如此。专业资料整理WORD格式3专业资料整理WORD格式软件就是思想勾选确定后，点击列表右侧按钮，把所选择的文档及份数清单添加到已选择列表区中进展后续操作。已选择借阅发放从可供借阅 发放 列表区中， 勾选添加后即进入已选择借阅 发放 列表区中如以下图 。假设列表中存在比较多的冗余数据，可点击列表上方左侧的【清空所有】按钮，对列表区内的所有信息去除，假设只对局部冗余文档取消操作，可通过取消勾选对应文档，并点击【去除

6、未选】按钮对冗余文档进展去除。由于汇博通容许对一式多份文件进展管理，所以，当一种文件存在多份时，将以序号分别显示，你可对不同序号的文件分别办理借阅手续，该功能对于合同、*文件、资料以及图书等的管理非常有用。点击 借阅 或发放 按钮时，假设列表中存在未勾选的文档，系统会弹出以下图提示：此时，请根据实际情况，点击确定或取消。专业资料整理WORD格式4专业资料整理WORD格式软件就是思想借阅操作：点击列表上方右侧的借阅按钮，系统会弹出借阅手续办理操作页面，见以下图：经办人实际上就是当前操作者。借阅人 ，可直接输入，也可双击弹出组织框架选择输入。批准人 ，可直接输入，也可双击弹出组织框架选择输入。到期

7、日期，借阅期限缺省为一个月，假设不同，可直接修改。用途，可按实际输入文本信息。到期提醒的各种方式，可根据需要选用。双击借阅人、批准人输入框时，将弹出组织框架，操作者可根据需要，展开并点击选择*即可：点击 下一步 ，系统弹出借阅确认单，见以下图：专业资料整理WORD格式5专业资料整理WORD格式软件就是思想如需要打印，点击打印 按钮即可。假设信息有误，可点击上一步 返回修改。确认无误后，点击确定 完成借阅。发放操作：点击列表上方右侧的发放 按钮，将弹出发放手续办理操作页面，见以下图：其操作方法，与借阅手续办理类似，完成后，系统弹出发放确认单，见以下图：专业资料整理WORD格式6专业资料整理WOR

8、D格式软件就是思想如需要打印，点击打印 按钮即可。假设信息有误，可点击上一步 返回修改。确认无误后，点击确定 完成发放。归还借阅的文档，使用完毕或到期后，就需要归还。归还界面，同样有左右排列的两个子窗体，左边的子窗体用于查找要归还的文档，窗口标题为 “正在借阅 ，右边的子窗体那么用于显示选定归还的文件和办理归还手续，标题为 “已选择归还 。正在借阅检索列表待选区。归还选择勾选列表区。专业资料整理WORD格式7专业资料整理WORD格式软件就是思想正在借阅可根据借阅人*、借阅号或电子标签查找出相关文档，如以下图：具体的列表操作可参看借阅发放的可供借阅发放说明。已选择归还从正在借阅列表区中勾选添加后

9、即进入本列表区中如以下图，具体的列表操作可参看借阅发放 的已选择借阅发放说明。专业资料整理WORD格式8专业资料整理WORD格式软件就是思想选择确定后，点击列表上方右侧的归还 按钮弹出归还确认单，见以下图。如需要打印，点击打印 按钮即可。确认无误后，点击确定 完成发放。借阅统计针对文档的借阅、发放与归还，设计了一系列满足不同需要的与借阅有关的报表。由于电子文档依据授权可直接阅读，有权限阅读的电子文档不必再需要办理借阅手续，登录专业资料整理WORD格式9专业资料整理WORD格式软件就是思想后可直接根据需要查找阅读，所以，也专门设计了电子文档的阅读统计报表。对于没有权限阅读内容的电子文档，如果有权

10、限查看属性即条目 ，亦可发送专门的电子申请流程，申请阅读文档内容，获得批准后，那么可在流程中直接阅读文档内容，系统亦提供了专门的电子文档阅读申请登记与统计报表。所以，借阅与归还，原那么上，是指实体文档一般指纸质文档的借阅与归还，这一点，望管理者认真理解和把握。第一步，选择报表，见以下图。由于报表众多，为便于操作，系统按报表性质特点分为了登记类、排序类和统计类。第二步，设置报表统计条件，见以下图。完成统计条件设置后，点击统计 按钮即可生成报表。假设需选择其他报表，点击报表名称后的重新选择 返回报表选择操作。上图以文档资料借阅登记表为例，其他报表除统计条件有别外，操作一样。专业资料整理WORD格式10专业资料整理WORD格式软件就是思想文档资料借阅登记表文档资料发放登记表电子文档借阅登记表专业资料整理WORD格式11专业资料整理WORD格式软件就是思想文档打印复印登记表文档资料利用情况注：默认情况下显示的是列表形式的利用文档登记表，导出 Excel 可选择卡片形式的文档借阅及利用效果登记表。专业资料整理WORD格式12专业资料整理WORD格式软件就是思想文档资料借阅情况统计表文档资料发放情况统计表电子文档阅读情况统计表文档资料借阅次数排序专业资料整理WORD格式13专业资料