公司采购、办公用品管理制度（完整版）

1、公司采购管理制度文件 ZS-BGS-*Z-002一、目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购本钱，满 足公司对优质资源的需求， 进一步规物资采购流程， 加强与各部门间 的配合，特制订本制度。二、采购管理对象1. 日常办公常用物品，如电脑、打复印机、验钞机、打印纸、笔、 笔筒、订书机、订书针、文件夹、文件筐、卷纸、抽纸、印泥、起钉 器、削笔刀、剪刀等。员工休息用品、车载用品、保洁用品、植物及 其他办公室日常消耗品。以上统称为“办公易耗品，主要用于办公 环境和工作使用。2. 销售部的奖品、礼品、赠品等。3. 食堂采购和工程材料采购不在本制度规定的围。三、采购原则1. 采购必须坚持“秉公

2、办事、维护公司利益的原则，并综合考 虑“质量、价格的竞争，择优选取。2. 采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必 须高度重视。3. 物品采购应尽量采用月结方式为付款条件与供给商洽谈。四、分工管理1. 办公室文员1.1文员须按月度建立库存台账，定期核查所领物品登记表，做好办 公易耗品、销售奖品的入库、发放和库存管理工作。办公易耗品月 度台账统计表、销售奖品库存统计表1.2文员须每月底盘点，查对台账与实物，保证账实相符。1.3文员须防止办公易耗品、销售奖品受潮、虫蛀、损坏或丧失，保 证其功用和性能。1.4文员须根据办公易耗品以及销售奖品的领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以

3、减少资金占用和保证正常使用。2. 采购专员2.1负责办公易耗品和销售奖品的采购与验收工作；2.2负责供给商的筛选工作；3. 办公室负责人3.1负责办公易耗品和销售奖品每月月底库存的检查工作；3.2协助文员做好办公易耗品和销售奖品日常管理工作；3.3负责办公易耗品和销售奖品费用的管理工作。五、办公易耗品和销售奖品的采购流程由销售部负责编制。 一接收购置方案表 采购专员接收办公室文员编制并完成审批的 购置方案表 ，并对 购置容进展再确认。包括需要采购的物品型号、颜色、规格，甚至生 产厂家都进展进一步确认，以确保采购的物品是所需品。二市场询价、比价、议价采购专员比照 购置方案表 上的物品到市场上至少

4、选择三家以上 进展询价、比价，并对商家提供的价格进展合理议价。 三填写询价记录表 市场询价完毕后，采购专员对询价结果进展记录，填写完 询价记录 表后交公司领导定夺。四选定供货商公司领导审阅完 询价记录表 后，对需要提供样品的采购进展样 品检查。进一步确认后再确定供货商家；对不需要提供样品的采购， 根据询价记录表，确定供货商家。五采买1. 定点采买1.1 确定供货商家后，对量大、价高、供货期长、使用寿命长或 需长期采购的物品可选择签订供货合同或选择长期合作。1.2 采购员定点采买时，可按照 购置方案表 的容直接下单。定 点单位没有所需物品的按临时采购进展。2. 临时采购z.确定供货商家后，对量小

5、、价低、供货期短、使用寿命短或临时 需要的物品直接进展采买。六送货送货方式可选择自提或商家送货上门。七验收 采买完毕后，采购专员对商家送货的物品再进展一一确认，防 止错送、漏送，或以次充好等。八费用结算1. 现款采购1.1 采购人员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购 回来后，采购员粘贴好报销票据采购方案表、购货发票 ，由办公 室负责人、办公室分管副总、财务部审核后，由总经理签字，然后办 理报销手续。1.2财务借款按财务制度执行。2. 后付款采购2.1 采购员粘贴好报销票据采购方案表、购货发票 ，由办公室 负责人、办公室分管副总、财务部审核后，总经理审批。到付款时间 时，财务部直接汇款

6、。2.2 货物已到发票未到， 验收合格， 办公室文员登记入库后， 如供 货方要求提前付款时， 按正常财务手续办理后支付不超过货物总价值 80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付 购货款。2.3物品采购必须取得发票方可报销，发票性质增值税专用发票 或普通发票按财务规定执行。六、定点商铺管理一定点供货商选择采购专员到市场选定至少3家信誉、产品质量以及送货效率较高 的商铺，进展报价比照后，选定价格较优惠的商铺为定点供货单位。 签订以结算方式为月结、为期一年的供货合同。二定点商铺价格监控至少每半年一次，采购人员定期到市场进展比价，比价完毕填写询价记录表”，防止定点采购单位抬高价格

7、。七、办公易耗品管理流程月办公易耗品领用方案。2. 部门负责人和分管副总审批签字后报办公室。经办公室负责人 审核后交办公室文员进展登记申领。部门办公易耗品申领单二核对库存数1. 办公室文员统计部门办公易耗品申领单”所需物品数目后，与库存数进展核对，原则上库存数留存原数量的1/3。2. 假设库存足，文员直接按本章第六小节中“办公易耗品的发放及领用流程发放3. 假设申领后数量缺乏，申请购置后再发放。 三编制购置方案表因库存数量缺乏，文员编制 购置方案表 经办公室负责人、办公 室分管副总、总经理 / 董事长审批后，将购置方案表交采购专员进展 采购。购置方案表 四采购1. 采购专员根据审批后的 购置方

8、案表 进展采购，并于接到 购置 方案表的 10个工作日特殊时间要求除外完成采购。2. 优先在定点供货商处进展采买，按照合同规定的供货价格采 购。3. 采购流程参照本制度第五节“办公易耗品和销售奖品的采购流 程执行。五验收、入库登记1. 采购完毕后，采购专员在 办公易耗品购置方案表 填写实际采 购价格，签字后交行政专员，并附上送货单 / 收据/ 发票。2. 办公室文员按照采购专员交回的 购置方案表 一一核对采买的 物品种类、数量、质量、价格单据等， 核实完毕后进展物品登记入库， 及时更新办公易耗品台账。 附 办公易耗品登记台账 六发放及领用1. 新员工办公易耗品的发放 新员工入职每人按标准配备电

9、脑一台、 签字笔一支、 笔记本一本、Z.文件双夹一个，不含厨师、帮厨、保洁2. 部门办公易耗品的发放文员根据各部门提交的 部门办公易耗品申领单 如实发放所列物 品，领取时须签字确认。3. 个人办公易耗品的领用各部门员工个人需要临时支取时， 在部门办公易耗品登记表 上签 字。4. 销售奖品的发放 销售奖品发放必须严格遵循公司制定的销售政策，客户领取奖品时必须由置业参谋陪同， 领取奖品时出具奖品领取单并在登记表上签 字确认。 销售奖品领取单 、 销售部奖品领取登记表 八、办公消耗品的交接与收回员工因离职或工作岗位变动等原因需进展办公易耗品及固定资 产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。1. 移

10、交人需填写 办公易耗品交接单 ，接收人在监交人的监视下，仔细点验， 遇有毁损的要求移交人书面标明， 对毁损视该物品价值的 大小情况，另行处理。 办公易耗品交接单 2. 办公室文员需据清单核实后存档备查。假设移交人为办公易耗 品管理员本人时，办公室负责人需亲自点验，并且做好交接工作。九、表 1部门办公易耗品申领单 表 2询价记录表 表3购置方案表表4销售奖品领取单表5销售部奖品领取登记表表6部门办公易耗品领取登记表表7办公易耗品月度台账统计表表8销售部奖品库存统计表表9办公易耗品交接单十一、本制度由下发之日起执行。办公室二0六年一月一日部门办公易耗品申领单申请部门：年 月 日编号名称规格单位数量

11、使用人备注部门领导签字分管副总签字办公室负责人签字办公室分管副总签字部门物品领取人签字询价记录表询价人询价日期报价单位信息名称负责人地址交货时间付款方式税票情况采购容型号/规格数量原报价议价最终单价备注采购人员建议部门领导意见分管副总意见总经理意见购置方案表日期：年 月 日采购专员预计完成采购时间序号品名规格单位数量预算额度实际金额备注Z.预算额度合计元实际采购合计（采购完毕后填写）元办公室负责人签字办公室分管副总签字总经理签字验收并登记入库采购专员签字办公室文员签字注：物品单价超过1000元的，需提前报价，待部门领导/分管副总确认方可购置。销售奖品领取单客户*购房价格或定金金额销售期排号 定

12、房购房付款方式一次性按揭公贷、商贷房号奖品金额奖品名称数量领取方式置业参谋代领客户领取 其他置业参谋确认销售经理确认销售奖品领取单客户*购房价格或定金金额销售期排号 定房购房付款方式一次性按揭公贷、商贷房号奖品金额奖品名称数量领取方式置业参谋代领客户领取 其他置业参谋确认销售经理确认销售奖品领取单客户*购房价格或定金金额销售期排号 定房购房付款方式一次性按揭公贷、商贷房号奖品金额奖品名称数量领取方式置业参谋代领客户领取 其他置业参谋确认销售经理确认销售部奖品领取登记表领取时间奖品名称房号数量置业参谋领取人备注Z.备注：此表作为销售部奖品领取的记录凭证之一部门办公易耗品领取登记表所在部门部门负责人领取时间物品名称规格单位数量领取人备注备注：此表作为各部门年度领用办公消耗品的记录凭证之一销售部奖品库存统计表 月奖品名称入库时间新购数量现库存上月