物业管理操作记录控制程序

1、物业管理操作记录控制程序1.0程序目的 通过对管理处全部与管理有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之掌握,确保记录完整、精确、清楚,以证明物业管理服务质量满意规定要求,管理处的管理体系在有效地运行,并为实现可追溯性及采取纠正和预防措施供应依据。 2.0适用范围 适用于管理处全部与管理有关记录的管理和掌握。 3.0主要职责和权限 3.1管理处负责监督操作记录掌握程序执行和管理处全部操作记录表格的管理。 3.2各部门负责与本部门工作相关的质量记录的领用、收集、整理、标识、归档、贮存、保存。 4.0工作程序 4.1.1质量记录表格的名称、编号及版次由管理处负责编制,确保每种表格

2、均有唯一的名称和编号。详细编号方法参照文件掌握程序执行。 4.1.2对规定有"记录编号"的操作记录由操作记录填写人按时间日期顺序进行编号填写,确保每份记录均有唯一的记录编号。编号方式如下: - 分序号(必要时加,如01、02) 日期(如09表示9日) 月份(如08表示8月) 年份(如07表示20XX年) 4.1.3外购的操作记录空白表格采用原表格编号或不做表格编号和记录编号要求。 4.1.4管理处全部操作记录空白表格由管理处客服部文员统一管理,并编制操作记录表格一览表,随操作记录空白表格一起发给各部门责任人。各部门必需按规定使用操作记录表格。 4.2质量记录的收集、归档、检

3、索、贮存及防护 4.2.1填写的操作记录由各部门定期收集并按类别分别装订成册,并基本保证编号的顺序,以便检索。 4.2.2各部门责任人在接收操作记录表格时,应留意检查操作记录项目填写是否齐全,确保所收集的操作记录有效。 4.2.3各部门责任人应将操作记录表格保存在相宜的环境中,防止操作记录被更改、丢失或破坏,必要时应采取防潮、防鼠措施,确保操作记录的完好。 4.3操作记录的查阅、保存期限及过期的处理 4.3.1管理处负责编制操作记录表格一览表,在表中规定操作记录的保存期限和其它需留意事项,当管理体系文件发生更转变动时,管理处应相应修订操作记录表格一览表,详细执行参考文件掌握程序。 4.3.2当

4、业主(住户)或管理处人员需要查阅记录时,须经管理处主任及经理同意,由部门责任人协助查阅,防止操作记录被损坏或更改。 4.3.3当操作记录超过规定保存期限时,由部门责任人填写过期操作记录处理登记表,连同过期操作记录一并送管理处客服中心文员,由管理处打算处理方式统一处理,并记录在过期操作记录处理登记表中。对需要长期保存的操作记录,各部门按公司相关档案管理制度执行。 4.4操作记录空白表格的增加、更改 4.4.1各部门可依据实际工作的需要,增加或更改现有的操作记录空白表格,详细由使用部门提出申请,填写管理体系文件更改申请表,根据文件掌握程序执行。 4.4.2管理处客服中心文员在收到经过审批的管理体系文件更改申请表后,应准时撤回作废旧有的操作记录空白表格,同时发放新的空白表格。 4.4.3对新增或取消操作记录空白表格的状况,管理处客服中心文员还应更改操作记录表格一览表,详细根据文件掌握程序执行。 4.5其他要求 使用操作记录空白表格的人员应清晰地填写表格中的各项内容,需要签名时应严格按要求执行,确保操作