财务常规业务报销指南

1、财务常规业务报销指南一、办公费报销指南报销凭据：发票、验收单、商品明细、公务卡POS小票、合同（3万元以上）等。报销规定：第一条、购买办公用品开具发票时，单笔超过1000元（含1000元）必须附购物明细清单，明细清单金额应与发票金额一致，并加盖销售单位发票或印章。第二条、发票金额超过1000元，须使用公务卡结算或转账支付，原则上具备使用公务卡条件的千元以下支出也应使用公务卡。第三条、单次采购、或定点采购超过3万元，需签订采购合同。（教育经费盖“中北大学合同专用章”、科研经费盖“中北大学科研合同专用章”）第四条、办公用品属于政府集中采购A09（办公消耗用品及类似物品）目录范围内或在采购限额标准以

2、上的，报财政厅审批，实行政府集中采购，单笔超过200万元以上的需实行财政直接支付。二、差旅费报销指南报销凭据：机票、车票、住宿费发票等凭证、审批表、公务卡POS小票（住宿费、机票和会务、注册费等支出等按规定需用公务卡结算）。报销规定：第一条、差旅费报销原则上实行一事一报，即异地出差的所有费用必须一起报销；同一次出差的住宿费与车、船、机票、高铁票据不可拆分报销。第二条、自驾车出差、调研的，填写差旅费报销单，按照到达任务目的地、往返公里数和里程耗油标准数计算，凭票据报销加油费。报销时必须附上完整的高速过路费往返单据（能够形成完整回路）、期间的加油费票据和目的地住宿费发票。自驾车出差不能确认往返行程

3、的，不计算伙食补助费和交通费；自驾车出差调研能确认往返行程的，可以计算伙食补助，但无交通补助。第三条、出差期间只有单程票据、往返票据不全的，由经办人说明情况并签字，再由本单位负责人批准后，加盖本单位公章，随出差地的住宿费发票一起即可报销伙食补助和交通补助（丢失的票据不报）；实际发生住宿而无住宿发票的，如果能证明是住在自己家里或到边远地区出差，依财政部财办行【2014】90号文件，同上述办法处理；外出参加会议、出差由对方接待而无住宿费发票需由主办方提供书面证明或在会议通知中注明，同上述办法处理。第四条、出差、调研时间周期较长的：如有住宿费发票并且能够清楚记载实际住宿天数、单价的，根据中北大学公务

4、差旅费管理办法（校发20148号）执行。如果有住宿费发票但不能够清楚记载实际住宿天数、单价的，根据规定只计算去程和回程的伙食补助、交通补助（对方出具证明实际住宿天数的除外）。第五条、车票、船票、飞机票遗失，须写出情况说明并经同行人员签字证明，由所在单位负责人签字并盖本单位公章，财务负责人批准后，方可按规定报销；若无同行人员，须由所在单位负责人签字确认后，经财务负责人批准后，按标准报销。住宿票和其他发票遗失，应当取得原出票单位盖有公章的原始凭证存根复印件或证明，由所在单位负责人签字确认，财务负责人批准后，按规定报销。第六条、太原市本地同城出差，执行中北大学公务差旅费管理办法（校发20148号文）

5、。第七条、携带保密资料出差，应附中北大学外出公务携带密件审批表由本单位负责人、保密办和财务处签批并盖章后，可据实报销出租车票。三、印刷费报销指南 报销凭据：发票、印刷清单（明细）、印刷合同、公务卡POS小票。报销规定：第一条、印刷清单上需注明每笔业务发生的时间、印刷内容、经办人签名。第二条、单笔3万元以上的印刷项目需提供印刷合同或协议，发票金额超过1000元，需使用公务卡结算和转账支付，原则上具备使用公务卡条件的千元以下的支出也应使用公务卡。第三条、印刷费属于部门集中采购C08（印刷和出版服务）目录范围内，按规定报财政厅审批，单笔超过200万元的需实行财政直接支付。四、会议费报销指南报销凭证：

6、会议通知、实际参会人员签到表、会议承办单位提供的费用原始明细发票、公务卡结算单（pos小票）等凭证。报销规定：第一条、会议费报销限于我校主办、组织的会议，外出参加会议按差旅费报销。第二条、会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额标准内据实报销。召开行政性会议严格执行“省直机关会议费管理办法”。会议费用金额超过1万元需提供举办地点或单位打印的费用明细单；由旅行社开具会议费发票的，需提供会议主办方与旅行社签署的委托承办会议协议及会议开支费用明细。第三天、交通费是指与会代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通费支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅

7、费管理办法的规定由所在单位报销。第四条、严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴会；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。第五条、不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用。第六条、不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；不得额外配发洗漱用品。第七条、会议费支付应当严格以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金结算。第八条、预算金额超过10万元的各类服务，按照财政厅核定的采购方式需实行部门集中采购，单笔200万元以上实行财政直接支付。五、交通（汽油）费报销指南报销凭据：交通票据及用车清单、汽油票、维修发票及清

8、单、保险票据、公务卡POS小票、奖励表。报销规定：第一条、公务用车、教学用车、后勤用车的燃料费、维修费、保险费需使用公务卡结算或转账支付。第二条、因工作需要一次性报销2000元及以上租车费用时须提供租车合同或详细用车说明（即提供有关租车事由、地点、特殊情况的租赁说明）。第三条、横向科研经费报销汽油费（过路费、停车费）与邮电通讯费的合计不得超过项目合同总经费的10%。第四条、因科研任务的需要使用私人车辆到外地出差发生的汽油费、停车费、过路费按差旅费报销，并且实行一事一报，不要多次混报。即报销时需附出差地有效住宿票据和往返过路费票据。第五条、公务车辆维修与保养费用报销，须提供维修保养单位开具的维修

9、保养清单，其中科研经费中不得报销私人车辆维修、保养与保险费用。第六条、公务员车辆维修、保养、加油、保险服务属于政府集中采购C05目录范围内，按规定报财政厅审批，实行政府集中或部门集中采购，单笔费用超过200万元需实行财政直接支付。六、培训费报销指南报销依据：培训通知、培训机构出具的原始明细单据等，组织培训应提供参训人员签到表、讲课费签收单、公务卡POS小票等。报销规定：第一条、培训费实行综合定额标准，分项核定、总额控制。综合定额标准为400 元/人天：即住宿费150元/人天、伙食费100元/人天、场地及其他费用150元/人天。综合定额标准是培训费开支的上限，各项费用之间可以调剂使用。各单位应在

10、综合定额标准以内具实结算报销，第二条、会期在15天以内的培训按照综合定额标准控制；超过15天的培训，超过天数按照综合定额标准的80%控制；超过30天的培训，超过天数按照综合定额标准的70%控制。上述天数包含报到、撤离的时间，分别不得超过1天。第三条、讲课费执行以下标准（税后）：（一）副高级技术职称专业人员每半天（实际授课2小时以上，下同）最高不超过1000元；（二）正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元；（三）院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。第四条、组织培训的工作人员控制在参训人员数量5%以内，最多不超过10人。第五条、政府采购有要求的需实行政府、部门集中采购，单笔20

11、0万元以上应实行财政直接支付。七、助研费、评审费及绩效报销指南报销凭据：1、普通劳务费发放需提供身份证号、姓名、银行账户（个人卡号）、金额、领款人签名、联系方式等。2、科研野外实验作业雇用当地农民支付劳务费，需提供收款人姓名、联系电话、收款条、并在情况说明中注明工作内容等。3、外来专家（含外籍专家）来校做学术报告、评审、答辩等支付劳务费时，需提供专家姓名、身份证（护照）复印件、来校任务说明、来校时间或校内通知、新闻稿件等报销规定：第一条、讲课费执行以下标准（税后）：（一）副高级技术职称专业人员每半天不超过1000元（二）正高级技术职称专业人员每半天不超过2000元（三）院士、全国知名专家每半天

12、一般不超过3000元第二条、以会议形式组织的咨询、评审开支标准一般参照：高级专业技术职称人员500-800元/人天、其他专业技术人员300-500元/人天的标准执行。会期超过两天的，第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员300-400元/人天执行。第三条、以通讯形式组织的咨询、评审、审稿开支标准一般参照高级专业技术职称人员60-100元/人次、其他专业技术人员40-80元/人次的标准执行。第四条、临时工、反聘人员、外聘教师工资一般不超过校内同类人员工资标准，超过需说明原因，并经所在部门签字盖章。第五条、横向科研项目经费中的助研费和临时聘用人员的劳务费发放应严格按照 校科201434号

13、文件执行，不得高于项目合同总经费的25%。绩效支出不超过项目总经费的15%，并附考核表。八、专利费、版面费和邮电通讯费报销指南报销凭据：专利费发票、版面费发票（附录用通知）、专利年费、检录费发票、邮电通讯发票等。报销规定：第一条、取得专利证书前发生的专利登记费、公告印刷费、印花税等应入其他资本性支出科目反映；取得专利证书后发生的专利维持费，如授权费、专利年费、应入手续费科目反映。第二条、著作权、商标权、专利权等无形资产购置支出应入其他资本性支出科目反映。第三条、邮电通讯费主要指横向科研项目研发过程中产生的信函、货物的邮寄等快递业务费用和项目组成员的电话、传真费用。横向科研经费可根据项目合同和有

14、关规定报销因课题工作需要发生的项目课题组成员的个人移动话费，但不得以课题组成员名义挂户报销他人的移动话费。邮电通讯费与汽油费（交通费）的合计不得超过合同总经费的10%。第四条、纵向科研经费不能报销个人移动话费，移动电话预付卡不得报销。购置通讯器材一律不能报销，如手机等。九、学生差旅费报销指南报销凭据：车票、住宿费发票等凭证（机票从严控制）。报销规定：第一条、受老师委托，学生出差期间，交通工具按照以下标准执行：乘火车硬席（硬座、硬卧）、高铁/动车二等座、轮船普通舱位。如学生出差乘坐高铁/动车一等座、火车软卧或飞机的要从严控制，路途较远或任务紧急的，必须事先在差旅费审批单中提出申请，并经项目经费负

15、责人审批方可报销。第二条、学生出差期间，住宿费依据差旅费的规定标准执行。伙食补助费、市内交通补助按出差自然（日历）天数计算，依照差旅费的规定按助教标准执行。十、生产实习费报销指南报销凭据：车票、汽车票、大巴租车票据、住宿费发票、车间实习费票据、经费核定表、实习（计划）任务书和实习学生名单等。报销规定：第一条、我校学生，根据教学计划安排，需要外出进行认知实习、专业生产实习、毕业实习的，需由带队老师提出实习计划（包括实习地点、路线、天数、人数、学生名单等），报教务处审批。第二条、带队教师的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费按照差旅费的规定标准执行。第三条、学生实习乘坐的交通工具为：硬席（硬座、

16、硬卧）、高铁/动车二等座、轮船普通舱位、租赁大巴车（需附租车协议）等交通工具。学生实习经费，应本着勤俭节约原则，乘坐的交通工具种类可由院级领导审批自定。第四条、学生实习的住宿标准：生产实习期间应尽可能借用或租用接受实习单位的住房，应本着勤俭节约原则，凭据报销住宿费。第五条、学生生产实习期间，伙食补助费应依照学生差旅费的规定标准执行。如教务处或学院对实习费进行总额包干使用的，从其规定，不再发放学生补助。第六条、实习借款如需用教务处经费的，应持有教务处审批的实习经费预算表；借款需用各学院经费的，需持有各学院批示的实习经费借款单；报销时需附实习学生名单，如需支付实习单位课程讲解费，须由实习单位开具证

17、明并盖章。十一、职工探亲费、调动旅费报销指南报销凭据：探亲及工作调动车票。报销规定：第一条、我校在编、已婚教职工探望父母亲，每四年报销一次。探亲费在标准工资（即岗位工资、薪级工资和校内津贴）以内30%部分由本人负担，超出部分由学校报销；两地分居的已婚教职工探望配偶或未婚教职工（单身）探望父母的，每年报销一次往返城市间交通费。如分居两国只能报销到出境城市的交通费，超出部分自理。第二条、教职工探亲往返的交通工具按照以下标准执行：长途汽车卧铺、普通火车卧铺、高铁二等座（非卧铺）和轮船普通舱位，超出部分自理。不发放伙食补助费和交通补助，不报销托运费、寄存费等。第三条、教职员工调动工作期间，事先经单位领

18、导批准就近回家探亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和交通补助费。第四条、教职工探亲路费的报销由探亲教职工所属的单位和人事处审批，财务处负责审核、报销。十二、专用材料费报销指南报销凭据：发票、采购明细、验收清单、采购合同（单笔超过3万元）及公务卡POS小票等。报销规定：第一条、单张发票金额超过1000（含）元，需另外提供销售单位的商品明细单（发票内容中填开明细的除外）。第二条、发票金额超过1000元，需使用公务卡结算或转账支付，原则上具备使用公务卡条件的千元以下支出也应使用公务卡。第三条、单价高于1000元（含）且不形

19、成固定资产的元器件、传感器、玻璃器皿、配件等，须经课题组负责人签字同意按材料报销并出具入库单。第四条、单价高于1000元（含）的办公耗材，如硒鼓、墨盒可直接签批报销，需使用公务卡结算或转账支付。第五条、单次采购、或定点采购超过3万元以上的专用材料，需签订采购合同。10万元以上需实行部门集中采购。十三、图书资料费报销指南报销凭据：发票、图书入库单、合同（3万元以上）、政府采购审批表。报销规定：第一条、将购买的图书和发票送到图书馆办理入库手续。第二条、报销图书资料等费用时，除发票“商品名称”直接填写了所购书籍完整的书名并列明了数量、单价外，必须提供书籍明细清单（如：电脑小票或其他经售货单位确认的明

20、细清单）作为附件。第三条、学院图书资料员签字，并前往图书馆办理图书类固定资产验收。第四条、书籍、课本、词典、百科全书、年鉴、电子图书、期刊、声像、电子档案资料等属于部门集中采购目录A0501范围内，报财政厅审批实行政府采购或部门集中采购，超过50万元实行直接支付。十四、维修（护）费报销指南报销凭据：发票、合同、维修明细清单（注明材料费、人工费等）、审计报告、工程量结算单、公务卡POS小票。报销规定：第一条、1万元以上的维修工程项目，统一归口由我校审计处组织实施（通过自审或委托社会审计机构）。获得审计报告后，方可到财务处报账。第二条、装修工程、修缮工程属于政府集中采购目录范围内或采购限额标准以上

21、的，报财政厅审批，实行政府集中采购，超过50万元实行直接支付。第三条、基本建设和其他资本性支出，报财政厅或发改委审批，单项合同单笔200万元以内实行财政授权支付；超过200万元实行财政直接支付。十五、燃料动力费报销指南报销票据：发票（或我校后勤动力中心的收据）、计费清单。报销规定：第一条、电费是指教学、科研项目实施过程中办公室、实验室的电费支出，不得报销个人家庭用电支出。 第二条、水费是指教学、科研项目实施过程中发生的水费、污水处理等支出，不得报销个人家庭水费支出，不包括办公室饮用纯净水、桶装水等。办公室纯净水、桶装水列办公费。第三条、科研实验用燃气、燃料费：做实验用的汽油、柴油、甲醇、乙醚等

22、，凭据销售单位开出的发票、验收清单报账，3万元以上附合同。第四条、后勤管理处向学院（部、处、中心、课题组）按实际用量核定收取。燃料动力费支出应提供费用清单（包括收费标准、实际用量等）。十六、临时出国、国际合作交流费报销指南报销凭据：出国（赴港澳）任务审批表、邀请函、护照及签证复印件、国际往返机票、国外住宿、交通等其他杂费、国际交流处外汇兑换表、公务卡POS小票。报销规定：第一条、临时出国人员费用开支依照因公临时出国经费管理办法的通知（财行【2013】516号）、山西省“三公”经费管理和公开规定晋办发201412号。第二条、中长期出国（境）（90天以上，含90天）培训人员费用开支标准参照财政部和

23、教育部关于调整国家公派留学人员奖学金资助标准的通知（财教【2010】286号）执行；公派出国（境）任教连续半年以上生活待遇参照财政部、教育部关于印发国家公派出国教师生活待遇管理规定的通知（财教【2011】194号）标准执行第三条、科研课题的国际合作与交流费依据项目任务预算书核定的比例执行。十七、设备购置费报销指南报销凭据：发票、仪器设备验收清单、政府采购合同、政府采购审批表、中标通知书及货物设备明细表等。报销规定：第一条、本单位采购10万元以下的工程、货物和服务参照执行我校国有资产管理处处文件。第二条、本单位购买的通用设备：电脑、打印机、空调、复印件、传真机、硒鼓、等，均应登陆山西政府采购网，

24、根据政府采购的组织形式及采购方式，实行协议供货，并提供发票、合同、验收单以及电子货物验收合同。第三条、科研经费要根据项目任务书做好设备购置费的预算。 “设备费”科目细分为设备购置费、试制改造费和租赁使用费三类。与设备费同时购置并与之配套的备品、备件，应纳入设备费。单独购置的备品、备件，应纳入材料费。十八、公务卡强制结算目录根据山西省省级预算单位公务卡管理办法 晋财库200733号文件和中北大学公务卡使用管理办法的通知 校财201318号文件，对以下业务内容的支出均强制实行公务卡结算：1、办公费：指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。2、印刷费：指单位

25、的印刷费支出。3、差旅费：指单位工作人员因出差支付的住宿费、机票、火车票（高铁、动车）费用的支出等。4、因公出国（境）费用：指单位工作人员公务出国（境）时境内的住宿费、机票、火车票支出等。5、维修（护）费：指单位日常开支的固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用等。6、会议费：指会议中规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地费用、会议用品购置支出等。7、培训费：指各类培训支出。8、公务（业务）接待费：指单位按规定开支的各类公务接待（含外宾接待）费用或在项目研发过程中按规定列支的业务接待费用。公用经费的业务招待严格执行中北大学公务接待管理办法（试行）的通知 校发20147号文件；横向科研项目的业务招待费严格按照中北大学科研经费管理办法（试行）的通知 校科201434号文件执行，且不得超过合同总经费的10%。外宾接待费用执行中北大学外宾接待经费管理办法校外20141号文件。报销时原则上需附发票、审批单和公务卡POS小票。9、专用材料费：指单位购买的日常专用材料支出。具体包括药品及医疗耗材，农用材料，兽医用品，实验室用品，专用服装，消耗性体育用品，专用工具和仪器，艺术部门专用材料和用品，广播电视台发射台发射机的电