谈谈医院行政事务管理策略.docx

1、谈谈医院行政事务管理策略目录目录1前言21. 医院行政管理的现状和存在的问题21.1. 缺乏科学的行政管理体系21.2. 医院行政管理人员缺乏管理经验31.3. 医院的组织结构多样化3医院行政管理中存在问题的对策31.4. 发挥医院行政管理的职能32.2.提升医院自身的行政管理人员的相关职业素质32.3.健全奖励机制激发管理者的工作积极性42. 4.明确行政管理人员的职责所在4公文流转42.1. 原始审批流程及问题42. 2.系统实施后流程分析53.2.1.直流模式53.2.2.分流模式53.2.3.合流模式53. 2.4.回流模式5信息沟通63. 1.沟通现象及问题63. 2.系统功能64.

2、 2.1.重大通知可通过通知公告宣布64.2.2.个人与个人可传阅信息64. 2.3.即时消息提醒功能74.2.4.对话功能74.2.5.短信通知7资源管理75. 1.组织架构管理7牌形象研究，能够更好的促进相应的质量提升，对于保障医院的朝向发展问题上，能够更好的促进其发展。5.2.会议管理75.2.1.原会议安排流程及问题85.2.2.系统实施后流程分析85.2.3.系统功能85.3.车辆管理85.3.1.原车辆管理流程及问题95.3.2,系统上线后这些问题得到了规避，主要具有下列功能95.4.档案管理9结束语9前言随着信息技术在我国的普及，各类信息化技术手段在医院中不断应用，极大地提高了医

3、院的办公效率，对行政办公模式的变革产生了深远的影响。HIS、EMR、PACS以及无线技术的应用改变了医院的运营模式，显著提高了医疗业务效率。但是，医院除了医疗业务之外，还有大量的辅助管理业务，比如行政办公、科研、教学、医患关系管理、继续教育等，这方面的业务也急需相应的信息系统来提高管理效率，这些领域就是办公自动化(officeautomation,0A)的用武之地，好的0A平台可显著提高医院辅助管理方面的效率。管理的基础是信息，缺乏信息的支持，管理就是空中楼阁。HIS、ERP等信息系统使医院运营管理精细化，0A使医院行政办公、科研管理、教学管理等辅助业务的管理精细化，在完成日常管理业务的同时，

4、可进行各种统计分析，不断改进管理。1. 医院行政管理的现状和存在的问题1.1.缺乏科学的行政管理体系我国目前的很多医院，在行政管理体系上，仍缺乏股繁华的理论指导，这导致在建设完善的体系上，容易出现相应的问题，对于全面展开现代化建设方面，导致在进行医院的全面化建设中，不能够及早的完成体系的完善，进而很多的员工平日里经常出现磨洋工现象。而发生这些情况的主要原因就是，医院的行政管理人员的收入比较低，这样大大的降低了工作人员的工作积极性。导致在工作中，不能够提高有效的工作效率。而这也是为什么，现在的医疗部门在进行行政管理工作中，其工作能力都很强，但是却没有受到应有的成效。1.2. 医院行政管理人员缺乏

5、管理经验医院在进行行政管理的过程中，是需要应对各种复杂问题进行相应的管理的，而在进行系统的正规培训中，在现有的结构上，都存在年龄和学历专业上的不合理。在现在我国的医院行政管理中，任然依靠上下极的任务传达才能够进行工作，而这也大大的降低了在进行管理中的行政力度。所以在进行能力发展上，应该针对医院的行政管理的理念上进行一定的制约，专项培训管理人员这方面的能力，让其能够适应现代的医疗行政工作。但是现在的医院在行政管理中，因为受到的压力比较大，不能够及时的找到其工作效率提升的实践办法，从而导致了工作的延误。1. 3.医院的组织结构多样化在现在社会，各行各业都己经将所有的事物进行了分类总结，而这在医院系

6、统中，也有了很好的体现。现代医学更加的科学，其知识的密集性也要求更高，在经济形势的发展中，也呈现了多元化。但是行业的多元化，在行政管理中却没有得到更好的体现，仍旧用陈旧的管理制度在进行管理，这大大的阻碍了现代医院的行政管理工作。在医院行政管理工作的复杂性上，主要还是通过一些部队的转职干部在这方面进行的管理。2. 医院行政管理中存在问题的对策2. 1.发挥医院行政管理的职能在医院面临各项机遇以及渠道进行行政管理人员的培训，确保其在定期的管理方面，能够得到有效的提高。在进行医院的管理工作方面，针对管理人员的自身进行响应的能力培训，能够很好的实施全方位的培训，这样能够更好的发挥自身的医院行政管理。2

7、.2. 提升医院自身的行政管理人员的相关职业素质在进行医院的行政管理中，其相关的工作人员的人员素质方面，是影响整体工作的主要根源，只有能够更好的发挥其中的作用，才能够更好的保证医院在进行行政管理工作中的各项机能。面对管理中的各项事务证明，通过实施各项调节，来进行组织上的探索，从而达到管理上的更加完善。我们通过实践证明，一名管理人员的管理能力，往往决定了行政机构在进行这一任务管理中的主要运行。而行政管理中的权利和非权力机构，在影响因素上，还有一定的不同。所以在进行工作现状的研究中，我们针对现代知识经济方面的道德品质研究，则需要进行工作人员的个人素质培养上。2. 3.健全奖励机制激发管理者的工作积

8、极性在医院的行政管理机构中，适当的进行显示工作和生活方面的调整，这样对于医院负责人的实际实施中，只有在精神和物质上进行双重鼓励，才能够更好的保证其工作的积极性。例如在进行管理者的福利待遇中，通过工作的业绩和员工的评定上，进行额外的奖金鼓励和先进个人名誉奖励，对于行政管理人员的积极性上，都能够很好的促进其发展。2. 4.明确行政管理人员的职责所在应当及早的明确行政管理人员在医院工作的职责，这样能够更好的明确其执行目的。在进行自身的工作搞好基础上，通过责任和权利上进行把握，在维持过去的上下极命令配合的基础上，能够更好的完成两方之间的配合，这样对于自身的工作要求上，能够更好的完成自身的管理任务。在进

9、行医院的管理工作上，我们针对大众默认的人权问题和相应的理念问题进行适当的择取，这样对于整体的管理能够更加的精确的完成管理中的各项职能问题。3. 公文流转3.1.原始审批流程及问题公文流转是办公文件从拟稿到归档并在各职能部门之间逐级审批的流转过程。在系统未上线时以某科室立项审批流程为例：首先申请人草拟立项申请书，打印出来给科主任批阅，若科主任不同意则重新拟稿，如果批阅通过则将批件递到院长办公室人员审核，院长秘书会将批件分发到分管副院长处批阅，副院长批阅后再交给秘书，秘书再转给主管院长批阅，批阅通过后再由院长办公室分发到相关职能科室备案，同时通知申请人立项己批。以往口常公文处理在医院的行政工作中是

10、一项繁杂而重要的工作，很可能会因为个人文件管理不当，产生文书遗失，过时而未批阅，或者上级领导出差在外，无法及时批阅等状况。传统意义上的数据文件是一份份厚重的文件档案及各种纸质文件，要查询一份有效的历史数据就要到归档文件的部门，再去查询归档的日期，找到归档的文件，耗时又烦琐。3. 2.系统实施后流程分析公文流转的模式一般可归纳为以下4种：直流模式、分流模式、合流模式和回流模式。3. 2.1.直流模式是最简单的流转模式，表示文档在人员之间一对一的传送，通常用于申请审批类流程，如一份开展新医疗项目的申请经临床科室主任批示后直接交给医务部主任处理。3. 2.2.分流模式表示医院中人员之间一对多的传送，

11、比如上级医疗管理部门发的文件让各职能科室主任阅读。3. 2.3.合流模式表示医院中人员之间的多对一的送达，如医院院长办公室主任分发给多个职能科室主任的文件经不同的科主任处理完成后汇总给院长进行查看批示。3. 2.4.回流模式表示公文流转过程中可能会出现的退回、重做等情况，从而在流程中形成回路，这种情况也十分常见。这些最基本的流进行一定的排列可形成更复杂的流，进一步提高公文流转的科学化、制度化、规范化水平。系统运行后公文审批的流程变得透明化、简易化，提高了效率。再以立项审批流程为例：首先申请人在系统提交立项申请表单，系统将申请流转给科主任审批，在规定的时间内科主任批阅流程，同意后转给院长办公室秘

12、书中转，院长办公室秘书将批文转至分管副院长审批，分管副院长批阅后由系统转至院长审批，院长批准后回传给院长办公室秘书分发，最后将文档归档。引入系统后，流程再造的效果如下： 电子化审批：审批过程规范，无须往返来回，效率显著提高； 流程信息透明化：领导审阅情况、批示情况、批示时间一目了然； 流程数据统计：为流程优化和改进，以及各种考核提供数据支持； 审批流程自由定义以及解决了多身份情况下的流程问题； 让医院公文处理人员从长期繁杂的文件办公事务中解放出来，大大提高了工作效率并降低了行政成本。4. 信息沟通4. 1.沟通现象及问题沟通不畅问题存在于部门之间、员工之间。以下达通知或公告为例，之前的做法是在

13、宣传栏张贴通知，如果遇到紧急通知则要打印多份，让工作人员派到各个科室的负责人手上，再由负责人传达到其所在科室的所有人，这样存在信息传递延迟的问题，而且还不能保证覆盖所有相关人员。同时，还存在信息送达状态不可预知的问题，当通知和公告传递出去后，无法知道查看信息的具体人数，沟通效果大打折扣。4. 2.系统功能0A系统上线后，系统可实现以下功能：4. 2.1.重大通知可通过通知公告宣布每个职能部门、临床科室都建立了一个“频道”，以及一个或多个“栏目”，通过权限控制，让每个科室自行发布通知、公告、新闻等信息，重要信息自动推送到医院门户网站首页的相关栏目。推送到网站首页的内容需经过审批流程，一般由宣传科

14、负责审核内容。4. 2.2.个人与个人可传阅信息传阅信息是指某个用户发送信息内容给其他多个用户，信息可包含文件附件，传阅类似于邮件，参与传阅的人都可以看到每个人对传阅内容的状态，状态分为未开封、己开封和己阅3种： 未开封：表示此人未查看信息； 己开封：表示此人已查看信息，但未发表意见； 已阅：是在已开封的基础上发表意见。这种沟通方式用于一对多沟通，同时还可了解沟通对象的意见。4. 2.3.即时消息提醒功能即时消息提醒是当用户向多个用户发送信息提醒，系统会向接收用户弹出提醒框，接收用户还能即时回复信息，这种沟通方式与传阅有些类似，但区别在于传阅有单独的界面查看每个用户的回复，而即时消息则没有。4

15、. 2.4.对话功能对话指的是一个用户发起给另一个用户沟通的邀请，接收方同意邀请后，两个用户会在同一个界面上进行即时沟通，和目前流行的即时通讯工具类似。4. 2.5.短信通知上述几种沟通方式都是需要用户登录0A系统后才能查看到相关的信息，而大部分时间医院的用户都不会长期在线，所以如果有紧急通知，则需要通过0A配置的短信网关通道将信息发送到指定用户的手机上，短信通知需要付出短信费用，非紧急情况不会使用。信息系统保证了沟通的有效性，降低了沟通中出错的机会，从而有效地降低了医院的行政管理成本。5. 资源管理5. 1.组织架构管理组织架构信息是审批流程的基础。比如在医院中临床科室的某项业务，先由科主任

16、审批，再经大科主任审批，然后再经分管院长审批。这项业务的审批就需要医院组织架构信息的支撑，工作流引擎根据组织架构信息将一项业务自动推送到相应领导处进行审批。如果组织架构信息不完整或者有错误，那么这项业务的审批流程就走不下去。其次，医院组织架构信息也是权限管理的基础。比如，在考勤管理中不能操作其他科室的考勤，在薪资模块中部门负责人可查看本部门人员的薪资数据，诸如此类的权限控制要求都依托于医院组织架构信息。5. 2.会议管理2.1.原会议安排流程及问题原申请会议流程：职能部门填写会议申请单提交到办公室，内容包括会议地点、会议时间、与会人员、会议内容。然后由办公室审核，需查询相同时间内同一会议室是否

17、已被占用。在会议结束后会议记录员要提交纸质会议纪要到办公室。上级领导审核会议纪要，不合格退回会议记录员处。领导审核会议纪要后，撰写人复印会议纪要，发送会议纪要给各个与会人员。会议流程结束，相关资料由办公室归档。医院的会议存在着会议室管理难、效率低、记录离散等问题： 会议室管理难：是因为会议室占用信息不透明，会议申请者无法及时知道会议室的使用情况，通常需要询问相关管理部门，而管理部门也有可能出现安排会议出现冲突的现象； 效率低：表现在会议申请到审批下来的过程长，同时会议日程无法提前告知参会者，让参会者准备不足，往往出现在会议上询问一些基本的问题，导致会议效率低下； 记录离散：表现为会议纪要不能集

18、中保存和查阅，会议主办科室提交会议纪要时间差异很大，甚至有不提交的现象。5. 2.2,系统实施后流程分析通过0A系统填写会议申请单提交到办公室，内容包括会议地点、会议时间、与会人员、会议内容、记录人、主持人、经手人。办公室通过系统审核。审核后自动发布会议通知，与会人员上系统后将收到通知。会议结束后会议记录员在系统上提交会议纪要，自动提交到上级领导处审核。上级领导审核会议纪要，不合格退回会议记录员处。发布会议纪要给各个与会人员。会议流程归档。5. 2.3.系统功能会议申请、审批、通知与会人员、撰写会议纪要、会议纪要审核与发布都在线上完成，使整个会议管理流程透明化。直观监控会议室某段日期内使用情况，会议冲突自动检测。能够一次申请多时段的会议。能够查询单日会议室使用情况。5. 3.车辆管理3.1.原车辆管理流程及问题原车辆管理流程：填写车辆使用申请单，内容包括：使用时间、需载人数、是否需要回程等内容。将申请单提交到本科上级领导处审核，领导审核并签字。然后将申请表发还申请人处。提交申请单到车队。