公司文件资料归档管理制度

1、公司文件资料归档管理制度 为了更进一步标准公司的文件资料管理 , 完善公司文件资料的归档 实现公司全方位标准化管理的需要 , 特制定本制度。一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。1、接受到文件时填写?文件接收登记表?和?文件移交登记表?。2、发放的文件填写?文件发放登记表?和?文件移交登记表?。 文件、资料的来源范围分为： 公司内部文件、 总公司文件和外来文件二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下 :1、行政类 : 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通 报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照

2、。2、经营业务类 : 公司规划、年度方案、经营情况、委托书、协议书、合同、工程方案 等。3、人事类 :劳动人事档案、劳开工资档案等。4、政府类：政府下发至公司的各类文件。5、财务类 : 各种财务票证、票据 ,财务审计档案 ,会计档案 ,统计资料 等。6、音像类 : 公司具有保存价值的图纸、 软件、照片、光碟、音像等。 三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合 : 统一归类、清晰 明了、轻重有别、“一案一号、便利查阅和保管的原那么。遇有一案 归入多类者应先确定其主要类别进行编号。1、本公司所有应归档的文件、资料 , 一律为文件的来源、文件的范围 和部门头一个

3、字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。 如：公司 办公室的编号首为FNB总公司财务部发来的文件编号为 SZC燃气协 会人事部发来文件为 SWR。2、 公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类 ，代码为：1行政类；2经营业务类；3人事关类；4政府类；5财务类；6音像类。3、公司文件、 资料的归档编号按照入档时间的先后 , 以年月日加十位 进行归编。4、公司文件、 资料的归档 , 应根据文档性质的重要性和阅读级别区分 文档的重要性和受保密度。分为“一般级“重要级“机密级。以“A代表一般级，“ B代表重要级，“ C'代表机密级。“ A 一般 级文档包含 ： 公开发布的公司经营开展大纲

4、、 经营战略和经营方针、 各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“重要级文档包含：公司重要会议纪要、重要经营工程及决策、经 营合同、公司经营情况、重要工程资料、工程合同协议等 , 人事档案 薪资性档案、劳动合同，技术资料,财务资料等。“ C'机密级文档: 内控的公司经营开展大纲、经营战略和经营规划、经营工程及 决策、战略性的合作协议及其合同等。5、综上公司文件、 资料归档的编制及编号为 : 文件的来源、文件的范 围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写 +类别 +发布年月日 +归档序 号+受密级。四、档案的保管、调阅与归还1、巳归档的公司文件、资料 , 由办公室统一编

5、号后形成?文件档案? , 并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。2、巳归档的公司文件、资料 , 由专管员负责填写?文档管理登记表? , 并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防 虫蛀、防丧失。3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写?文档调阅 申请表?。一般级公司文档 , 须填写?文档调阅申请表?方可调阅。 重要级以上文档 , 须经主管领导批准前方可调阅。机密级公司文档 , 须经公司经理批准前方可调阅。4、公司文件、资料档案跨公司调阅 , 须经公司经理批准前方可调阅 , 并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。5、档案归还时间为?文档调阅申请表?上填写的时间

6、内，归还时必 须填写?文档归还登记表?。五、归档保存期限1、永久保存 : 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章 制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度方案、年度 经营总结、技术资料、长期工程合同、年度财务会计报表、年度统计 报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。2、五年保存 : 根据需要须保存的文档。财务审计档案 ,会计档案 , 统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。3、三年保存 :期满或巳解除的合同协议、完结后的工程方案、其它经 核定须三年保存的文档。4、一年保存 : 部门工作方案及其工作总结、完结后的部门请示报告、 经核定己完结且无必要保存的文档。六、档案的销毁1、原那么上, 应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理 并销毁。2、待销毁的文档由专管员填报?文档销毁申请表? , 并经相应批准人 批准后,方可进行销毁。重要级以上文档 , 须部门主管批准前方可销。 机密级公司文档 , 须经公司经理批准前方可销毁。3、销毁文档须由两人以上共同完成 , 并填写?文档销毁登记表?。七、附表的管理本制度暂定 8 个附表，附表的管理由档案管理者兼管， 分类管理每个 附表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日 +十位。八、其它本制度未提及部份或不够完善的条款