加强学校会计电算化档案管理

1、加强学校会计电算化档案管理湖南省隆回县第一中学 范伏元 摘要随着会计电算化的普及，学校采用计算机处理经济业务的比重越来越大。但会计电算化的档案管理工作却没能够引起足够的重视。各学校在会计电算化档案管理工作中存在很多问题，怎样做好会计电算化档案工作是摆在我们面前的一个新课题。本文从会计电算化档案管理提出一些措施，期望对学校会计电算化档案管理有一定的借鉴意义。 关键词学校 会计电算化档案 特点与管理会计电算化会计档案管理对学校来说是一项重要的根底工作。实现会计电算化后，会计档案具有磁性介质存储的特点，因此要认真分析会计电算化档案管理中存在的问题，对提高会计电算化档案管理水平有着重要意义。一、会计电

2、算化会计档案的特点 会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息，包括记帐凭证、会计帐簿、会计报表，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些历史资料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。实行会计电算化以后，由于产生了许多依赖于计算机数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。1、电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包

3、括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。会计电算化档案不仅保存了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据和光盘存储的会计数据。2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在计算机硬盘中的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力，会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。 3、电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。会计电算化档案的载体不仅是通过打印输出的传统意义上的纸

4、张，更主要的是磁性介质或光盘。4、会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的平安性、完整性要求更高。   5、实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。 二、落实会计电算化档案管理 实行会计电算化，对会计档案管理技术也提出了新的要求，为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，必须建章立制，制订一系列管理方法：1、建立完善会计档案保存制度。实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存，保存方法按?会计档案管理方法?的规定执

5、行，定期整理和装订凭证等会计资料，对各种会计凭证按编号整理装订成册，做到装订整齐，并将有关资料集中分类保管，以便查阅，打印输出的凭证、帐册、报表必须有会计主管的签章，会计凭证装订成册后，认真填写封面，盖封签章，再进入档案保管。2、妥善保管并备份会计信息。对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，将会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的房间内等，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，装入盘套，放进硬盒，存放在平安、洁净、防热、防潮、防磁的场所。采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，防止会计档案丧失。通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开

6、发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管。3、建立完善的会计档案工作日常检查制度。单位的会计档案包括存储在磁盘硬盘和软盘上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计帐簿和会计报表，存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式。学校财务领导应定期地对电算化会计档案工作进行实地检查，加大监督力度，促进学校会计档案管理水平的提高。4、建立完善的电算化会计档案调阅与使用权限制度。应严格会计档案调阅的审批程序和规章流程，严禁随意拷贝、复制，随意调阅会计档案，加强会计档案的平安性与保密性。如果对备份磁盘的操作可能危害该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。5、实施组织机构控制。加强学校财务管理内部控制制度建设，将会计系统中不相容的职责进行别离，在财务人员之间进行分工，设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来防止舞弊，保障会计信息的真实、可靠。组织机构的设置必须贯彻业务审核与计算机操作相别离、数据输入输出与数据审核相别离、系统维护人员与计算机操作人员相别离、系统数据文件的保管与计算机相别离的原那么。 6、强化内部财务监督。科学标准的管理制度是会计电算化平安之本。通过内部监督可以了解现有的一些内控措施是否有效。在会计电算化运行