如何做好企业的合同管理

1、如何完善企业合同管理每个企业都会有很多合同，大的有投融资合同、收购并 购合同、框架合作合同等， 小的有日常业务合同、 劳动合同、 租房合同、办公用品购置合同、租赁合同等。合同管理制度 的完善能够促进企业的经济效益、防止诉讼发生，发挥着不 可替代的作用。然而，很多企业对合同的管理往往不够重视。我们经常 会看到企业领导者们往往只关注合同管理的其中一局部，比 方有些只重视签合同的过程，履行时却忘记依据合同条款进 行就扔在一边；有些重视合同签署前的谈判，至于合同文本 上是否表达了谈好的要点却被忽略；还有一些企业认为合同 履行完了就没有用了，不进行归档管理；甚至有的企业不签 署合同，认为都是熟人，有口头

2、约定就好了。正是因为这些 企业没有对合同管理加以足够的重视，或者虽然重视了但没 有细致到每一个环节，导致合同不但没有给企业创造利润， 反而增加了企业的纠纷，甚至产生诉讼。所以，笔者建议企业要全方面的对合同进行管理，发挥 合同给企业带来利润、促进企业合规、反映企业动向的各种 作用。今天本文就分四步谈一下企业合同管理。一合同签署前1 确定签署合同的目的签署每一个合同都有它的目的，在签署合同之前必须明 确这个目的是什么，围绕这个目的才能集合企业各个部门的 力量来对这份合同做准备工作。2 审查合同对方主体资信 现代社会是陌生人的社会，企业往往因为不了解交易对 象的具体情况而遭受损失。所以在签署合同前，

3、要对对方的 资信进行调查。 1请对方自行提供自身根本情况， 如企业营业执照、 税务登记证等企业证照。2必要的话，要求对方到工商局、税务局、银行等 开具其企业的最新档案信息。3核查对方是否具有将要合作业务的资质或许可。 例如要委托对方进行建设施工，那么要核查是否具有相关施工 资质；要加盟对方的连锁工程，那么要核查是否具有特许经营 资质。 4 调查对方是否涉及诉讼或者投诉、行政处分等。 5在签署重大合同时，企业应聘请独立财务、法律 效劳团队进行专业的尽职调查，如果调查结果不理想那么应取 消合同的签署方案。企业切勿不可因前期资信调查费时费力 或聘请专业效劳团队费用高而不进行该项工作。如果调查结 果发

4、现交易对象确有资信瑕疵，做了资质调查对企业而言只 是消耗了相应本钱，没做调查签署了合同损失可就远远不止 如此了。二合同签署时1 相关负责人分工1确定谈判负责人。进入合同签署的阶段就需要确 认与对方谈判的人员。一般情况下谈判人员为企业的业务人 员，但涉及较大合同，那么需由企业业务人员、法务人员、相 关技术人员等会同参加谈判。2确定文本内容审核负责人。文本内容的全面审核 工作一般会交给法务部门，笔者认为这是一个不太适宜的方 式。法务故名思议是侧重审核法律条款的，而且法务人员往 往没有参与合同签署的全过程，审查内容时难免会有遗漏或 者偏颇。合同是整个工程谈判的呈现载体，也是日后履行中 的依据，所以应

5、由全程跟进工程的业务人员与法务人员共同 负责合同内容的全面审查。3须指定一人跟进合同签署、执行的全部流程。本 文将合同的签署分为四步，这四步中的前三步是前后连贯、 相互衔接的，如果中间被隔断将造成合同文本内容与谈判内 容不符，或合同履行与合同文本约定内容不符的情况。故， 应指定一人全程负责合同的整个签署、执行过程。2 合同文本的审查每一类型的合同有着不同的审核要点，例如买卖合同重 点审查对标的物的质量约定、价款约定、数量约定等；运输 合同重点审查运输方式的约定、运费核算的约定、运输风险 的约定等。本文从一般合同的通用条款审查要点进行简单的 梳理：1双方主体信息。合同首部应列明签署合同主体的 准

6、确名称、地址、负责人等。2合同签署的背景及目的描述清楚明确。在合同条 款前，一般会有“鉴于局部，该局部主要描述了合同签署 的背景及目的，在日后发生纠纷时可以用来明确是否违背了 合同的根本目的，或用来主张对方不具有鉴于局部描述的相 关能力。3审核合同双方的权利义务。权利义务条款是合同 的核心条款，对权利义务的描述应详细、准确、表达合同谈 判结果并具有可执行性。企业的合同绝大多数是双务合同， 有权利必有义务，权利与义务应为对等或根本对等。在设定 权利义务条款时不可太过倾向于自己一方，这样的文本发给 对方审核会让对方认为我们在谈判结果之上做文字游戏，没 有合作诚意，因而影响合同签署的进度。4合同通知

7、条款的约定。因被通知方经常会以没有 收到通知为理由不认可通知内容，故我们须在合同中约定多 种通知方式，并要求双方保证通知渠道畅通，如因一方单方 变更收取通知的地址，那么自行承当未收取通知的责任。现在 移动互联网应用兴旺，人们习惯以各种方式进行工作联系， 所以除了传统的邮寄通知、邮件通知等方式外，还应增加微 信、 qq 等通知指定账号的约定。注意应对各种通知方式划 分界限，如解约通知必须书面送达、变更发货时间必须邮件 通知、即时消息仅可作日常联络等，以免因通知渠道增多造 成合同变更形式不正式而产生纠纷。5违约条款。违约条款应具有可执行性，我们不鼓 励做过度严苛的违约约定，这样往往在签署过程中影响

8、签约 进度，在出现纠纷后也很难得到法院的支持。违约责任应与 合同的权利义务条款相对应，防止出现高度概括性的违约责 任条款，因为这在实践中很难实际操作。 6 法律适用及管辖条款。我们在谈判地位允许的前 提下，尽量争取有利于自己的法律适用及管辖地点。如果实 在难以约定在自身所在地点管辖，那么退而求其次与对方协商 约定为“被告所在地或“原告所在地这样的方式。另外 如想约定仲裁，那么切记保证仲裁条款有效，不可出现“仲裁 或诉讼或对仲裁机构约定不明的情况。 7签署与生效条款。 明确合同签署的与生效的条件， 例如要求必须加盖公章并且由法定代表人签字。3 合同签署的形式完善1双方均需签署。确保合同主体均按照

9、合同生效条 款完备签署，如约定需加盖公章且授权代表签字，那么要注意 不能忘记核查是否签字。2骑缝签署。合同一般都会在两页以上，要确保除 落款页外，每一页都要有清晰的骑缝签署或每一页都有简签。 对于合同内容有手写修改的地方，需要保证每份合同所修改 的内容一致，并且由双方在修改处进行签署确认。3自然人主体的注意内容。合同主体一方为自然人 的情况下，要确保自然人加印指纹，并将自然人身份证件复 印件留作合同附件。4当面签署或安排签署见证人。笔者建议最好双方 在场条件下通时签署合同，防止其中一方签署完成寄送给对 方，而对方却不签署回寄也不说明情况，这时已经签署的一 方将会比拟被动。另外，由于自然人签字无

10、法区分真伪，故 建议当面签署或安排见证人，以能够当面核实自然人身份防 止发生代签的情况。三合同履行时合同签署完成后应交由专人保管，并严格按照合同约定 开始履行。合同的履行需要注意以下问题：1、签署合同后，应及时将原件交给存档部门存档，并 由合同执行的负责人留存合同副本，以便随时查阅合同并按 照合同约定内容履行合同。2、合同执行负责人催促企业各部门推进合同履行进度， 例如作为建设施工合同的发包方，既要及时提供设计图纸、 控制施工节点又要按时付款、及时验收。在保证自身如约履 行的情况下，也要按照合同约定的节点确认对方是否及时履 约，如对方没有按照合同约定履行义务，那么要及时行使合同 履行的三种抗辩

11、权同时履行抗辩权、先履行抗辩权及不安 履行抗辩权，以保证自身不会因单方继续履行而产生更多 的损失。3、合同履行过程中假设出现履行障碍应及时通知对方， 并协商处理方式。很多时候合同履行出现障碍及时通知了对 方可防止造成严重损失甚至不产生损失，而不及时通知对方 那么会造成根本违约。如买卖合同的卖方，因自身货源缺乏无 法供货，及时通知对方后，对方可寻找其他卖家，但假设临 近交货期，那么对方没有时间再更换卖家，最终影响买家使用 造成严重违约后果。4、合同履行过程中注意使用约定的联系方式，对于对 方的通知、变更也要核实是否是约定人员、约定地址发出。5、合同履行过程中假设出现对方违约，应及时采取救 济手段

12、，进行催促或提起法律救济程序，以免超过时效。四合同履行后合同履行后，应对合同进行妥善的归档、保管并对合同 进行登记、分析。1. 合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一 般为法务部门或行政部门。为保稳妥，建议企业每个合同至 少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。2. 合同登记的工程应由企业的业务部门与归档部门一同 汇总，共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付 款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、 主要工程内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要 权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购置的 还应进行资产登记。3. 合同归档之前进行扫描，留存合同

13、电子版，做到纸质 文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时，查询电子 版本即可。4. 建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进 行汇总，方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、 联系方式、业务成交过程中的重点考前须知等，为日后客户 回访及老客户维护提供信息支持。5. 建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同， 请客户对本企业进行评价，以收集自身企业在合作过程中的 缺乏，并进行对应的完善改进工作。6. 定期对合同进行汇总、整理，从不同的角度对合同进 行分类、分析。如在艺人经纪公司中，可以按照艺人进行分 类，这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务开展 情况，给每一个艺人团队的开展提供数据支持；可以按照业 务类型分类，这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制 作支出、造型支出，给公司老板在日后平衡总体收支提供参 考；还可以按照经纪业务来源分类，这样可以看出业务的来 源是哪里，能够促