会中组织与服务培训课件(共88页).ppt

1、 出版社 社文分社 会议策划与组织1【 学习目标】学习目标】会中组织与服务是秘书会务工作的中坚环节， 直接决定会议的成功与否， 加之会议举行期间的工作头绪繁杂、 内容甚多， 会中组织与服务就显得尤为重要。做好会中组织与服务， 关键是做好会议接待、 会议现场管理与服务、 会议文件管理、 会议后勤服务、 会议参观与联谊服务以及会议的突发事件处理工作。 出版社 社文分社 会议策划与组织2【 知识目标】知识目标】了解会议接待的规格与礼仪， 理解会议接待的原则掌握接待不同身份的参会人员的特点与注意事项掌握会议现场服务与管理的程序与注意事项【 能力目标】能力目标】具备进行会议接待策划的能力， 学会撰写会议

2、接待方案能够策划及组织会中的旅游、 参观、 宴会等活动掌握预防和应对各种会中突发事件的策略 出版社 社文分社 会议策划与组织3任务一会议接待任务一会议接待一、一、 制订会议接待方案制订会议接待方案会议接待方案是指安排参会人员的迎送、 食宿、 交通、 游览、 娱乐等接待活动及具体事务的方案。会议接待方案属于会议专题策划方案， 可以包含在会议总体方案中， 也可以单独拟写作为会议总体方案的附件。制定会议接待方案能够有效保障会议接待工作有序开展。接待方案的主要内容包括： 出版社 社文分社 会议策划与组织4一、一、 制订会议接待方案制订会议接待方案接待方案的主要内容包括：（ 一） 接待对象会议的接待对象

3、众多， 包括上级领导、 政府官员、 协办单位、 支持单位、 特邀嘉宾、 参会人员（ 正式和列席） 以及媒体记者等； 有以政府代表团的名义来参会的， 也有联合组团参会的， 还有以个人身份参会的。因此， 每一种接待方案一定要分门别类地写清楚具体的接待对象， 同时， 需简要说明为何接待， 即接待的缘由、 目的和意义。 出版社 社文分社 会议策划与组织5一、一、 制订会议接待方案制订会议接待方案（ 二） 接待方针接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针不是一成不变的， 而是应当根据会议目标和会议主办方对接待工作的要求以及主要参会对象的具体情况而定。一般情况下， 会议接待工作应本着“ 热情诚恳

4、、 细致周到、 照章办事、 讲究礼仪” 的十六字方针来展开。 出版社 社文分社 会议策划与组织6一、一、 制订会议接待方案制订会议接待方案（ 三） 接待规格接待规格是依据主要来宾的职位与主要陪同人员的职位之间的对比关系来确定的，分为高规格接待、 对等接待和低规格接待三种。高规格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位要高的接待。高规格接待表明对来访者的重视和友好， 但它会占用主陪人很多时间， 任务过于频繁会影响主陪人的正常工作， 且会造成一定程度的资源费。对等接待是指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待， 是最常用的接待方式。低规格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待 出版社 社文分社

5、 会议策划与组织7一、一、 制订会议接待方案制订会议接待方案此外， 与这三种接待规格相匹配的是不同等级的宴请、 食宿、 礼品赠送标准。一般来说， 高规格接待的宴请标准也比较高、 陪同人员比较多、 食宿条件比较优越、 礼品也较为贵重。在具体执行过程中， 各单位的接待标准不同， 要视具体情况而定。接待规格的最终决定权在领导， 秘书仅提供参考意见。接待规格定下之后， 秘书应当把会议主办方主要陪同人员的姓名、 身份以及日程安排告知参会单位， 征求对方的意见， 得到对方的认可。 出版社 社文分社 会议策划与组织8一、一、 制订会议接待方案制订会议接待方案（ 四） 接待内容和程序接待内容包括接站、 食宿安

6、排、 欢迎仪式、 宴请、 探望、 翻译服务、 参观游览、 联欢娱乐、预订票务、 返程送别等。具体的接待程序如表所示： 出版社 社文分社 会议策划与组织9 出版社 社文分社 会议策划与组织10 出版社 社文分社 会议策划与组织11 出版社 社文分社 会议策划与组织12一、一、 制订会议接待方案制订会议接待方案（ 五） 接待日程会议接待日程是指各项接待活动的日程安排。（ 六） 接待部门（ 人员） 职责不同的接待部门（ 人员） 具有不同的职责， 一般会务组负责总的统筹、 协调和联络工作； 后勤组负责按时安排迎客车辆， 预先为参会人员准备好客房及膳食， 提供票务预订服务； 接待组负责布置接待环境， 迎

7、来送往； 宣传组负责安排迎送条幅、 路标、 纪念品的派送及宣传材料的准备； 报到组负责参会人员的签到、 登记； 出版社 社文分社 会议策划与组织13一、一、 制订会议接待方案制订会议接待方案财务组负责收取或清退参会人员的会费、 旅游观光费、 住宿餐饮费， 开具相关发票， 与酒店进行清账结算等； 文秘组负责撰写好欢迎词、 祝酒词等文稿， 并在接待工作结束后， 负责相关文件的整理归档。大型会议还可专门设置观光组、 票务组等， 分别负责参会人员的观光旅游、 返离时的票务订退等工作。 出版社 社文分社 会议策划与组织14一、一、 制订会议接待方案制订会议接待方案（ 七） 接待费用会议接待费用包括： 住

8、宿费用； 餐饮费用： 包括宴会、 三餐、 酒水及服务费、 会场茶歇、招待会 舞会 联谊会场地、 饮品、 辅助设施等用； 交通费用： 包括出发地至会务地的交通费用、 会议期间交通费用、 欢送交通（ 即住宿地至机场、 车站、 港口的交通） 及返程交通费用； 接待室 厅费用： 包括接待室 厅场地租金， 会议设施租赁费用， 接待室 厅布置费用， 其他支持性费用； 视听设备租赁费； 娱乐项目、 主持人、 演员费用（ 此项费用如无必要亦可省去） ； 其他杂费。 出版社 社文分社 会议策划与组织15二、二、 参会人员的迎接参会人员的迎接二、 参会人员的迎接（ 一） 接待前的准备工作 会议的报到日期一经确定，

9、 会务主管就要让负责接待的会务工作人员全面了解参会人员的以下情况：（ ） 参会人员的姓名、 性别、 民族、 单位、 职务、 联系电话等。（ ） 了解参会人员是否在指定酒店入住， 是否参加全程的会议， 有无其他特殊要求等。（ ） 参会人员到达的日期和具体时间、 所乘车次或航班， 是否需要接站或接机， 需要哪个级别的领导主陪等。 出版社 社文分社 会议策划与组织16二、二、 参会人员的迎接参会人员的迎接 接待室的环境应该整洁、 明亮、 安静、 幽雅， 同时， 应配备沙发、 茶几、 茶水、 水果等， 室内应适当点缀一些清雅花卉或绿色盆栽， 可以放置几份会议主办方和承办方的内刊和宣传材料， 供参会人员

10、翻阅。 出版社 社文分社 会议策划与组织17二、二、 参会人员的迎接参会人员的迎接（ 二） 参会人员的迎接迎接参会人员是跨地区会议、 全国性会议和国际性会议接待工作的第一环节。优质的迎接服务会给参会人员带来极大的方便， 对初次到访的参会人员来说尤其如此。对一些有偏见或对会议心存疑虑的参会人员， 优质的迎接服务能在一定的程度上减少他们的偏见， 消除他们的疑虑。迎接工作是否到位直接影响参会人员对会议组织方的第一印象。做好迎接工作要做好以下几点： 出版社 社文分社 会议策划与组织18二、二、 参会人员的迎接参会人员的迎接 接待人员应依据参会人员的身份和重要性拟定接待规格， 上报会务组领导小组， 如有

11、重要领导或外宾前来参加会议， 会议组织方应当派有一定身份的人士前往机场、 码头、 车站迎接。 参会人员集中抵达时， 应在接站处树立醒目的接待标志， 如该会议的会标， 或悬挂欢迎标语和横幅， 以便参会人员辨识。接站现场较大又比较嘈杂时， 还应准备好手提式扩音器。 出版社 社文分社 会议策划与组织19二、二、 参会人员的迎接参会人员的迎接 接待人员要事先掌握抵达的参会人员名单和人数， 特别要留意因飞机、 火车晚点而延迟抵达的参会人员， 避免漏接。同时， 要注意那些事先并未发回执的参会人员的人数， 及时与会议总指挥部或相关负责人联系， 帮他们补订房间、 增印会议材料。 参会人员到达时， 接待人员应主

12、动迎上前自我介绍， 并与其握手以示欢迎。如果领导亲自前去迎接重要的参会人员， 且双方是初次见面， 可由接待人员或翻译人员进行介绍。 出版社 社文分社 会议策划与组织20二、二、 参会人员的迎接参会人员的迎接 与参会人员一同乘车时要注意座位次序。一般而言， 小轿车的座位次序通常为“ 右为上、 左为下； 后为上、 前为下” ， 即轿车的后排右位为上座， 安排坐主宾； 后排左位为次座， 安排坐主陪领导； 接待人员一般坐在司机旁的座位。 如果参会人员抵达时间不集中， 且会议组织方不设专车接机 接站，那么在机场行李认领处或火车站出站口一侧设有一个接待处， 并有专人解答参会人员提出的各种问题， 这也会给参

13、会人员带来极大的帮助， 使之对会议产生良好的印象。 出版社 社文分社 会议策划与组织21二、二、 参会人员的迎接参会人员的迎接 面临参会人员提出的各种问题， 接待人员要与会议总指挥部（ 或相关负责人） 保持信息畅通， 以防止出现接待人员无法解答来宾问题， 或无法将最新信息准确通知来宾等情况的发生。 出版社 社文分社 会议策划与组织22三、三、 会议期间对参会人员的探访会议期间对参会人员的探访参会人员报到后， 会议组织机构的有关领导应去住地探访来自各地的参会人员， 实地检查会议生活服务方面的情况， 征询参会人员对生活服务工作的意见， 发现问题， 及时纠正， 或在力所能及的情况下加以改善， 同时也

14、是出于待客的礼节， 表示对参会人员的尊重和关心。探访参会人员的方式主要有以下几种： 出版社 社文分社 会议策划与组织23三、三、 会议期间对参会人员的探访会议期间对参会人员的探访（ ） 会务组主管专门拜访层次较高的上级领导、 贵宾等；（ ） 有选择地探访某些行业、 部门的参会人员；（ ） 探访全体参会人员。 出版社 社文分社 会议策划与组织24四、四、 特殊人员的接待特殊人员的接待（ 一） 贵宾接待许多会议都会邀请贵宾出席， 借助于贵宾的知名度可提高会议受关注的程度， 扩大会议的影响力。既然是贵宾， 自然要受到特殊的优待。接待贵宾应注意以下几个问题： 一旦贵宾确定要参加会议， 会议组织方就要安

15、排专门的工作人员进行一对一的贵宾接待， 接待人员负责迎送、 安排贵宾的住宿、 餐饮等。 出版社 社文分社 会议策划与组织25四、四、 特殊人员的接待特殊人员的接待 为了表示对贵宾的热烈欢迎， 可组织欢迎队伍到机场、 车站、 码头等地方迎接贵宾的到来。但在组织欢迎之前要向当地公安部门申请， 同时附上现场管理控制方案、 应急预案等。 接待贵宾， 一般都会安排献花， 献花必须注意： 一是要献鲜花、 花束必须整齐； 二是给外籍贵宾献花要尊重对方的风俗习惯； 三是献花者一般为少年儿童或女青年； 四是献花一般安排在主客双方见面、 介绍和握手之后。 出版社 社文分社 会议策划与组织26四、四、 特殊人员的接

16、待特殊人员的接待 一般情况， 会议组织机构会安排贵宾室来接待贵宾和发言人。贵宾室一般安排在离主会场较近的房间， 且贵宾室和主席台之间有专门的通道。贵宾室内的服务也要周到， 如茶点、 水果、 饮料的供应等一定要服务到位。 作为公众人物的贵宾， 其任何行踪都是新闻媒体关心的话题， 这就要求会议组织方要事先联系好新闻媒体， 将贵宾出席的具体时间、 地点告知新闻媒体，做好采访准备， 并在媒体采访过程中负责组织协调和沟通引导等工作。 出版社 社文分社 会议策划与组织27四、四、 特殊人员的接待特殊人员的接待 会议组织方一般会为贵宾准备一些礼品， 以示感谢。礼品选择一定要慎重。一般而言， 赠送小型纪念品最

17、为实际， 因为大型礼品不方便携带， 同时， 地方特产也是不错的选择， 能起到宣传推广会议主办方或承办方组织形象的作用。 出版社 社文分社 会议策划与组织28四、四、 特殊人员的接待特殊人员的接待（ 二） 媒体记者的接待媒体记者到会一般有两种情况： 一种是会议本身影响力较大， 媒体记者主动驻会采访； 另一种是会议主办方主动邀请媒体记者来参会。无论是哪种情况， 对媒体记者的接待工作都不容小视 出版社 社文分社 会议策划与组织29四、四、 特殊人员的接待特殊人员的接待（ 三） 陪同人员的接待陪同人员是指陪同参会人员到会的非参会人员， 一般为参会人员的配偶、 子女或其他亲友。据 会议与例会 中的最新会

18、议市场报告， 目前每年约有 万配偶出席各类大会及公司会议， 因此， 陪同人员的接待也是会议组织者不能忽略的问题 出版社 社文分社 会议策划与组织30四、四、 特殊人员的接待特殊人员的接待（ 三） 陪同人员的接待陪同人员是指陪同参会人员到会的非参会人员， 一般为参会人员的配偶、 子女或其他亲友。据 会议与例会 中的最新会议市场报告， 目前每年约有 万配偶出席各类大会及公司会议， 因此， 陪同人员的接待也是会议组织者不能忽略的问题 出版社 社文分社 会议策划与组织31任务二会议现场服务与管理任务二会议现场服务与管理一、一、 组织会议签到组织会议签到为及时、 准确地统计到会人数， 会议签到环节必不可

19、少。况且， 如代表大会等会议只有达到一定人数才能召开， 否则会议通过的决议无效。因此， 会议签到是一项重要的会务工作。 出版社 社文分社 会议策划与组织32一、一、 组织会议签到组织会议签到（ 一） 会议签到的方式会议签到主要有簿式签到、 证卡签到、 会务工作人员代为签到、 座次表签到、 电脑签到等方式。 出版社 社文分社 会议策划与组织33 出版社 社文分社 会议策划与组织34 出版社 社文分社 会议策划与组织35一、一、 组织会议签到组织会议签到（ 二） 签到应注意的事项 会前要将签到的相关工具、 设备准备好， 如签到簿、 签到卡、 花名册、 座次表和签到机等， 且准备的数量要充足。还需准

20、备记事本、 签字笔等必备文具。 会务人员要事先安排好签到处， 并提前在签到处等候。如果签到时同时发放会议文件， 则应将有关材料袋装好， 以免代表签到时等候， 显得手忙脚乱。 出版社 社文分社 会议策划与组织36一、一、 组织会议签到组织会议签到 统计到会人数是一项细致工作， 领导往往会在开会前一两分钟向会务工作人员要到会人数、 缺席人数及其名单， 这就需要会务工作人员以最快的速度统计并且不能出现差错。 大型会议的签到工作比较麻烦， 这就需要会务秘书耐心细致， 热情服务， 不能因为签到的人数众多而降低服务质量。 出版社 社文分社 会议策划与组织37二、二、 发放会议文件发放会议文件会议文件的发放

21、是会议的一项最基本的工作， 大中型会议要发送的文件很多， 包括论文集、 日程、 参会须知、 礼品和资料包等， 这就要求会务工作人员了解发放会议文件的基本要求， 及时、 准确地把会议文件发放到参会者手中。会议文件的发放主要有三种形式： 即在参会人员签到时发放或由会务工作人员在会场入口处分发给参会人员； 也可以把材料在开会前按要求摆放在每位参会人员的座位上。 出版社 社文分社 会议策划与组织38二、二、 发放会议文件发放会议文件中发放的文件材料一般是会中讨论、 交流产生的文件， 或者是会前不便发放的机密文件。会中发放材料， 会务组可把工作人员分成小组， 分头负责某中文件的发放和回收。 即在代表签到

22、时发给代表领取会议文件的票证， 代表们在会前凭票领取。 出版社 社文分社 会议策划与组织39三、三、 引导参会人员入座引导参会人员入座参会人员事先可能不熟悉会场， 因此， 会务工作人员负责将参会者引导到相应的座位，这样既方便参会人员， 又维持了会场秩序。一些大中型会议更需要会务人员引导参会人员入座。采用印刷座次表的引导方式， 即在会场上设立指示标记、 在签到证或出席证上注明座次号码等方式， 能让参会人员顺利找到自己的座次， 同时也可以减轻会务工作人员的负担。 出版社 社文分社 会议策划与组织40四、四、 安排开幕式安排开幕式（ 一） 开幕式的形式开幕式的形式主要有两类： 一类是以致辞为主； 另

23、一类是以文艺演出为主。现在很多大型会议的开幕式是兼有致辞和文艺演出。（ 二） 开幕式的时间会议的开幕式可以安排在会议正式开始的前一天晚上， 也可以安排在会议正式开始的第一天上午。国际会议开幕式的时间安排不尽相同， 通常是由东道国来决定。 出版社 社文分社 会议策划与组织41四、四、 安排开幕式安排开幕式（ 三） 开幕式的地点开幕式地点的选择取决于参加开幕式的人数。（ 四） 开幕式的程序“ 好的开始是成功的一半” ， 开幕式作为会议的第一步， 对整个会议起着非常重要的作用。许多大型会议， 尤其是国际会议， 在开幕式上都会邀请国家领导人出席并致辞， 这已成为世界各国举办会议的一种潮流。 出版社 社

24、文分社 会议策划与组织42五、五、 安排会议发言安排会议发言会议发言人的安排一般是有关领导决定， 但会务工作人员可能被委托提出安排意见，供领导审定。有的会议尽管事先已经安排好发言者， 但由于种种原因， 需要临时更换发言者， 这也需要会务工作人员及时掌握情况， 迅速做好更换发言人的工作。 出版社 社文分社 会议策划与组织43五、五、 安排会议发言安排会议发言（ 一） 注意国家、 地区或部门的平衡一些大型的国际会议， 安排发言者应考虑到参会国家所属的区域。在国际会议上， 既要安排来自发达欧美国家的代表发言， 又要重视来自亚洲发展中国家的代表， 同时还要安排不发达的非洲国家的代表发言， 体现全球经济

25、一体化协调发展的精神。 出版社 社文分社 会议策划与组织44五、五、 安排会议发言安排会议发言（ 二） 注意高层领导与基层领导（ 或普通会议代表） 的平衡高层领导的发言， 可能站位高、 内容全面、 理论性较强； 而基层领导或做具体工作的参会人员的发言， 可能内容具体， 材料丰富生动。将两种发言者的发言适当穿插安排， 可使会议发言有起有落， 避免单调。 出版社 社文分社 会议策划与组织45五、五、 安排会议发言安排会议发言（ 三） 注意主题平衡每个发言者的主题要符合会议主题， 但要避免重复。除非为达到某种效果， 最好不要安排内容相同的会议发言。这就要求会务工作人员提前熟悉发言者的发言稿， 提示发

26、言者应在同一主题的统领下反映不同的风格， 避免单调乏味。 出版社 社文分社 会议策划与组织46六、六、 组织分组讨论组织分组讨论在大、 中型会议中， 许多议题往往是先放到小组中讨论， 形成初步意见， 然后经大会通过。所以， 组织分组讨论是会议中的一项重要工作。一般来说， 对参会人员进行分组有两种方法： 一是按地区分组； 二是按专业分组。不管以哪种方法分组都要事先召集人和确定记录员。为了及时了解各小组的讨论情况， 可派会务工作人员分别下到各组了解讨论动态、 进展情况等， 及时反映到会务组， 从而更快地解决所讨论的问题。 出版社 社文分社 会议策划与组织47七、七、 做好会议记录做好会议记录会议记

27、录是记录原始情况和具体内容的文字材料， 是会后研究工作、 总结经验或编写会议纪要的重要依据， 它具有原始性和客观性。每场会议都需要记录， 并要妥善保管以备查考。在一些法定会议中， 会议记录经发言者和会议领导人签字后， 具有法律效力。 出版社 社文分社 会议策划与组织48七、七、 做好会议记录做好会议记录（ 一） 会议记录的要求秘书人员在进行会议记录时， 要遵循以下要求： 会议记录应如实记录会议议题、 报告、 决议、 重要发言等， 尤其是关键问题或有分歧的意见。会议记录要用速记的方法记录材料， 会后应及时转化成规范的文字材料以备查考。 会议记录应及时归纳总结， 做到有条有理、 重点突出。 会议记

28、录的内容要做到完整， 应包括标题、 议题、 散会、 结束等字样。如果是重要会议， 记录完毕后记录人员和主持人要签字。 出版社 社文分社 会议策划与组织49七、七、 做好会议记录做好会议记录（ 二） 会议记录的基本结构会议记录一般由标题、 基本情况、 主体和记录者签字四部分组成。标题。会议记录的标题比较简单， 结构是： 会议名称 记录， 如， “公司 年 月 日第 次部门经理例会记录” 。基本情况。基本情况即会议记录的开头部分， 要分项完整记录会议的有关情况， 包括时间、 地点、 主持者、 出席者、 缺席者、 列席者、 记录者七要素。主体部分。主体部分是会议记录的核心内容， 包括议题和发言记录。

29、 出版社 社文分社 会议策划与组织50八、八、 内外联络工作内外联络工作会议信息需要及时传递。所以， 会议过程中需要会务工作人员保持内外联系， 以便保证信息的畅通。具体而言， 会务秘书要掌握会议动态， 随时向主持人汇报会议的进展情况、 参会人员的建议要求等， 同时及时将有关领导和主持人的意见传达下去， 做到上通下顺。 出版社 社文分社 会议策划与组织51九、九、 安排闭幕式安排闭幕式举办会议要有始有终， 因此， 大型会议经常会安排闭幕式。一来可以总结会议； 二来可以借机感谢相关人员或单位。与开幕式相比， 闭幕式的程序相对简单， 通常是由一位会议负责人代表会议组委员会对会议进行总结。 出版社 社

30、文分社 会议策划与组织52十、十、 会场服务会场服务（ 一） 摄影、 摄像服务会议不仅要留有文字性记录资料， 而且要留有图片声像资料。这就需要会议主办方提供摄影、 摄像服务。 出版社 社文分社 会议策划与组织53十、十、 会场服务会场服务（ 二） 计算机速记服务计算机速记是使用计算机对语言、 文字等中文信息实时速记并生成电子文本的速记方法。随着科技信息的快速发展， 计算机速记在众多会议中成为一种潮流。目前技术最成熟、 应用最广泛的计算机速记是亚伟速记。与传统的记录方式相比， 计算机速记具有速度快、 效率高、 强度低等特点。 出版社 社文分社 会议策划与组织54十、十、 会场服务会场服务（ 三）

31、 外语翻译服务随着国际化程度的提高， 国际会议的召开越来越频繁， 对外语翻译的要求也越来越大。这就要求会议组织在选择外语翻译时一定不能马虎， 要注重外语翻译服务的质量。首先， 外语水平一定要高； 其次， 专业水平较高； 第三， 服务意识强。同时， 会议组织要让翻译人员事先熟悉会议的相关内容和要求， 为会议的同声传译做好充分准备。 出版社 社文分社 会议策划与组织55十、十、 会场服务会场服务（ 四） 视听设备及其他硬件服务会议的视听设备既可以是低科技含量的支架或配套挂图， 也可以是诸如双投影屏幕这样的高科技含量的装置。其最基本的设备包括： 音响系统、 投影仪、 灯光和录像等。在选择 （ ） 设

32、备时一定要注意与会议室布局的配套使用问题， 因为会议室或会议场所的布局与 设备的使用效果有紧密的联系。 出版社 社文分社 会议策划与组织56任务三会议食宿服务任务三会议食宿服务一、一、 会议住宿服务会议住宿服务（ 一） 对备选会议住宿供应机构的考察1 对本地的住宿供应机构的选择， 会议主办方一定要根据会议的类型、 参会者的层次、 议题的重要性等， 合理确定不同参会人员的住宿标准和接待规格， 并以此为依据， 最后圈定几家符合基本条件的住宿供应机构， 以备进一步考察。 出版社 社文分社 会议策划与组织57一、一、 会议住宿服务会议住宿服务2对备选住宿供应机构考察的重点包括：（ ） 在会议期间可供使

33、用的房间总数。（ ） 是否有不同的房型满足不同参会人员的需求。（ ） 客房的配置条件。（ ） 客房的服务质量。 出版社 社文分社 会议策划与组织58一、一、 会议住宿服务会议住宿服务（ 二） 会议住宿房间的预订一旦住宿供应机构确定， 会议主办方就要为参会人员预订住宿房间。这就要求做好以下几方面的工作： 会议报到之前， 无法确定准确的客房数量及类型。因此， 会议主办方应通过以往会议住宿记录和预计与住宿供应机构签订客房预订合约。 出版社 社文分社 会议策划与组织59一、一、 会议住宿服务会议住宿服务 对于中小型会议， 对参会人员的住宿安排比较简单， 在会议通知上直接说明为其预订的住宿房间， 等参会

34、人员报到时再告知其具体情况。而对于一些参会人数众多的会议， 会议主办方需要在会议通知（ 邀请函）中附寄住宿登记卡（ 申请表） ， 根据登记表提供相应的住宿服务。 出版社 社文分社 会议策划与组织60一、一、 会议住宿服务会议住宿服务 收到参会人员的住宿申请表后， 会议主办方或住宿供应机构应及时为其预订房间并将住宿确认书寄（ 或传真、 电话） 给参会人员。如果住宿机构回复确认函比较晚， 会议主办方应催促 会议有时需要提供特殊服务， 预订一些特殊客房， 主要是为会议发言人、 贵宾和举办单位的职员准备的。 出版社 社文分社 会议策划与组织61一、一、 会议住宿服务会议住宿服务（ 三） 参会人员入住期

35、间的住宿服务 参会人员的入住服务是会议主办方在会议期间的重要工作之一。服务内容包括：（ ） 早到参会人员的入住服务。（ ） 集中到达的参会人员的入住服务。 参会人员会议期间的住宿服务虽然主要是由住宿供应机构负责， 但作为会议举办方， 应对参会人员住宿的舒适、 满意度情况进行及时调查了解 出版社 社文分社 会议策划与组织62一、一、 会议住宿服务会议住宿服务 很多会议在最后一天也有很多议程， 会议结束时间延长到中午 点以后， 或者参会人员因航班或火车要到下午或晚上才能离开， 而一般的住宿机构都要求在 点前退房， 这就要求会议举办方与住宿供应机构事先协商好退房时间， 争取延迟退房时间。 出版社 社

36、文分社 会议策划与组织63二、二、 会议餐饮服务会议餐饮服务会期半天以上的正规会议， 除了展览会不统一安排餐饮（ 特邀嘉宾或者重要客户除外） ， 其他会议通常需要统一安排餐饮。一般而言， 参会人员对会议期间的餐饮服务非常重视， 因此， 办会机构应做好会议餐饮的服务工作， 努力为参会人员提供健康、 营养、 美味的餐饮， 使他们在会议期间的每一天都感到精力饱满、 心情愉快。 出版社 社文分社 会议策划与组织64二、二、 会议餐饮服务会议餐饮服务（ 一） 会议用餐地点、 用餐方式的安排 会议用餐地点应尽量离会场近一些， 为了便于管理， 很多会议举办机构选择既能提供各种会议室， 又能为中大型会议提供会

37、议餐饮的酒店或会议中心。在确定用餐地点之前， 会议工作人员应仔细考察用餐地点的具体情况 出版社 社文分社 会议策划与组织65二、二、 会议餐饮服务会议餐饮服务 会议期间， 正式的进餐时间为早上、 中午和晚上。会议工作人员应根据参会人员对三餐的不同要求， 安排适宜的用餐方式。 出版社 社文分社 会议策划与组织66二、二、 会议餐饮服务会议餐饮服务（ 二） 每餐菜单的确定和酒水的安排 谁也不会愿意几天重复同样的菜肴， 因此， 会议组织方应为参会人员精心选择每一餐的菜单。在确定菜单时， 除了预算的因素， 还应考虑以下方面：（ ） 菜肴的道数与分量。（ ） 花色品种多样化。（ ） 具有地方特色。（ ）

38、 具有时令特征。（ ） 照顾参会人员的特殊用餐要求。 出版社 社文分社 会议策划与组织67二、二、 会议餐饮服务会议餐饮服务 会议用餐地点提供的酒水价格一般偏高， 会议组织方如果希望降低成本的话， 应与用餐地点的餐饮部门商谈， 要求自带酒水。不同参会人员对酒水的消费差别很大， 如果餐饮费是从参会人员的会务费里列支， 会议组织方在酒类的安排上就要考虑到公平。 出版社 社文分社 会议策划与组织68二、二、 会议餐饮服务会议餐饮服务（ 三） 会议餐饮服务的其他注意事项 会议供餐机构需要提前有针对性地准备食物， 配备服务人员， 避免出现备餐不足或过多等情况。 在参会人员众多， 且参会人员在用餐问题上变

39、数较多、 差别较大的情况下， 会议组织方可以通过发放餐券或餐卡的方式来辨认进餐者的身份。 出版社 社文分社 会议策划与组织69二、二、 会议餐饮服务会议餐饮服务 如果会议上午的议程没按计划进行， 那么午餐会与预订的时间脱节（ 提前或推迟） ， 这就要求会议举办方及时告知会议供餐机构的服务经理， 以便其吩咐厨房按新的时间安排调整供餐工作。 如果集中用餐的参会人员较多， 为了避免混乱， 会议工作人员除了提前安排桌次和座次， 还需要做好引导 对于那些因会议的原因不能按时用餐的参会人员， 会议举办方应给予特别的餐饮照顾。 出版社 社文分社 会议策划与组织70二、二、 会议餐饮服务会议餐饮服务（ 四）

40、会间茶歇的安排与服务茶歇在会议中非常流行， 如何安排茶歇也是会务工作人员的工作范围。 茶歇是为会间休息、 气氛调节而设置的小型简易茶话会。 准备茶歇是一个非常细致的过程， 要求会议工作人员在茶歇预订时间之前， 将点心、 饮品、 摆饰迅速摆放好， 对各种热饮所需的杯子、 勺子、 盛放配料的糖罐、 牛奶罐等都安置在便于取用的地方。 出版社 社文分社 会议策划与组织71任务四会议后勤保障服务任务四会议后勤保障服务一、一、 会议交通服务会议交通服务会前会后的迎接和欢送、 会议期间的日常用车、 会议集体活动， 都需要会议组织方提供交通服务。交通服务的主要内容包括筹备、 调配、 停放车辆。会议交通服务是办

41、会工作的一个重要环节， 这就要求会议工作人员要做好这项服务。 出版社 社文分社 会议策划与组织72一、一、 会议交通服务会议交通服务（ 一） 会议用车制度及工作人员的确定 为了会议用车科学合理， 会议举办方事先必须制定关于会议用车的制度， 预防职责不清、 安全隐患、 滥用车辆等问题的发生。 会议交通服务的工作安排比较复杂， 要求会议组织事先将交通服务具体工作一一列出， 力求做到周密细致。 出版社 社文分社 会议策划与组织73一、一、 会议交通服务会议交通服务会议用车的人员安排（ ） 安排优秀的司机。（ ） 必要时配备随车人员。（ ） 对司机和随车人员的培训。 出版社 社文分社 会议策划与组织7

42、4一、一、 会议交通服务会议交通服务（ 二） 会议用车的组织 会议用车的类型、 数量应根据与会人员的多少、级别等来确定 如会议主办方车辆不够， 需向别的单位借或租车辆和司机。 会议用车要做到合理配置， 对每类车的用途、 接载对象都要明确， 用车能固定的尽可能予以固定 出版社 社文分社 会议策划与组织75一、一、 会议交通服务会议交通服务（ 三） 会议车辆的停放 大、 中型会议， 应准备足够的停车场地。 会议车辆停放的指挥管理（ ） 指挥车辆停放的原则。（ ） 根据不同情况指挥车辆停放。（ ） 车辆停放排列的方法。 出版社 社文分社 会议策划与组织76二、二、 会议的安全保卫会议的安全保卫会议安

43、全保卫工作规格和内容要根据会议的性质、 规模、 内容、 参加人员的级别等来确定。国际性会议、 党和国家的重要会议、 大型会议（ 如省一级的代表大会， 市、 县有相当规模的群众大会） ， 或内容十分重要、 需要绝对保密的中小型会议， 都应设立专门的会议安全保卫工作组。 出版社 社文分社 会议策划与组织77二、二、 会议的安全保卫会议的安全保卫会议的安全保卫工作主要包括以下内容：（ 一） 制订会议安全保卫工作方案（ 二） 维持会议场所秩序（ 三） 保护参会人员人身安全（ 四） 保护参会人员的财产安全（ 五） 其他方面的安全注意事项 出版社 社文分社 会议策划与组织78三、三、 会议的医疗卫生服务会议的医疗卫生服务会议的医疗卫生服务， 直接关系到参会人员的身体健康。因此， 建立医疗卫生保障制度十分必要。会议医疗卫生保障制度主要包括疾病医疗、 食品卫生、 饮水卫生、 会场卫生、住宿卫生、 个人卫生和环境卫生制度等。各种大中型会议都必须配备必