2016电子文件管理听课笔记(电子文件管理期末考试答案参考)解析

1、电子文件管理主讲教师：毕牧山东大学网络教育学院第一章电子文件概述第一节：电子文件的概念和种类一、电子文件（Electronic Records）的概念 电子文件归档与管理规范 （ GB/T1 8894 2002） ：电子文件指：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。1 .电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性。文件三要素：内容、背景、结构2 .电子文件是由计算机生成，其信息以二进制数字代码记录和表示。3 .电子文件依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送。二、电子文件的种类：1 .按电子文

2、件的信息存在形式分类：文本文件：是指以字、词、数字或符号为内容的文件，包括纯文本文件和带格式的文本文件。数据文件：种类数据库文件图形文件：根据一定算法绘制的图表、曲线等图形图像文件：使用数字设备采集或制作的画面。图形文件是用计算机直接生成的图像文件是利用计算机外设将已经存在的图像输入计算机中保存。影像文件：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。命令文件：计算机程序。2 .按文件的功能分类： 主文件 ：表达作者意图、行使职能的文件。 支持性文件、 辅助性文件、 工具性文件。3 .按文件的生成方式分类： 原始文件:计算机直接

3、生成 转换文件： 对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成4 .按文件的载体划分：以磁性材料为载体的电子文件以光盘为载体的电子文件5 .按电子文件的组成方式分类： 简单文件：仅一种格式所组成 复杂文件：包含两种以上信息形式的文件三、电子文件的生命周期（一）文件的生命在于运动1 .文件的运动形成了社会的信息流2 .描述文件运动的理论文件生命周期理论文件运动具有整体性和特点文件运动具有阶段性的特点文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系（二）电子文件生命周期的划分（一）三分法（ ICA 电子文件委员会）：概念阶段、形成阶段、维护阶段（二） 四分法1 .文件的孕育形成阶段孕育期文

4、件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计形成期2 .文件的现实使用阶段（现行阶段）3 .文件的暂时保存阶段（休眠阶段）4 .文件的永久保存阶段（历史阶段）（三）五分法孕育、形成、现行、暂存、历史说明：并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动 在更特殊情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动。第二节电子文件的特点和作用一、电子文件的特点1 .信息的非人工识读性2 .系统依赖性从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现不兼容的计算机系统和应用软件生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难3

5、 .信息与特定载体之间的可分离性4 .信息的易变性电子文件载体失去了对信息的束缚作用电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变新技术的迅速发展造成电子文件信息的不稳定5 .信息存储的高密度性6 .多种信息媒体的集成性7 .信息的可操作性由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态可以利用已存在折文件信息做其他事情二、电子文件的作用1 .使用电子文件可改变办公方式和提高办公效率2 .使用电子文件有利于文档一体化管理的实现3 .电子文件使快速检索、全文检索和过程检索成为现实4 .电子文件可实现高度的信息共享5 .有助于组建国家综合信息系统第二章电子文件管理概述第一节电子文件管理原则一、全程

6、管理原则1 .全程管理是一种全面系统的管理2 .全程管理通过过程控制实现结果控制3 .全程管理是对电子文件整个生命周期进行管理二、前端控制原则前端控制：是以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。1 .前端控制是电子时代对文件、档案管理的必然要求系统原理的要求背景信息保留的要求即时归档的要求长期利用的需要信息安全的需要2 .前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。3 .前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念三、真实性保障原则电

7、子文件真实性是指： 文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。1 .电子文件真实性的维护是档案界面临的难题电子文件信息的易更改性电子文件信息的软硬件依赖性2 .我国保障电子文件真实性的措施对电子文件的操作者进行身份识别、仅限控制设置符合安全要求的操作日志对具有凭证作用的电子文件逐页加注错漏和防调换的标记对电子化的印记、签章等采取防止非法使用的措施3 .国际档案界保障电子文件真实性的措施电子文件真实性的永久保管国际国际研究项目确认对于保证电子文件的长期真实性到头重要的要素将电子文件中用户不可视的部分变成可视的将电子文件转换成非数字式文件对文件的迁移采取自

8、我认证和自我记录的办法和不间断的物理管理四、完整性保障原则一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。1 .掌握电子文件的形成规律和分布状况，将相关电子文件收集齐全2 .分析电子文件的构成要素，形成电子文件的元数据模型五、可读性保障原则可读性 ：是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。1 .电子文件不可读是人们日常工作中经常遇到的问题2 .造成电子文件读不出来的原因3 .保证电子文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终第二节电

9、子文件的管理模式一、机构内部电子文件的管理模式（一）对电子文件实行统一管理（二）实行文件档案一体化管理1 .文件档案一体化管理的理论依据文档一体化管理与文件生命周期理论相吻合电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关电子文件需要预先的档案干预2 .文档一体化管理是现代档案事业发展的必然趋势3 .文档一体化管理系统应具备的基本功能完备的文件管理功能，充分考虑到档案工作的要求全面的档案管理功能，兼及文件工作的特点确保文件向档案转化的“无缝交接”二、档案馆电子文件管理模式1 .集中保管式档案集中保存美国、法国、加拿大、英国、北欧2 .分布式保管模式保存在文件形成机构澳大利亚、德国、俄罗斯、荷

10、兰三、数字档案馆1 .关于数字档案馆的概念数字档案馆是一种实体概念、机构概念数字档案馆是一种技术模式，是一个数字化的信息系统有序的信息空间和开放的、资源共享的信息环境2 .数字档案馆的特点信息数字化传输网络化超越时空化3 .数字档案馆的主要功能#电子文件信息的汇集功能电子文件信息的管理功能电子文件信息的发布功能4 .数字档案与现行实体档案馆的关系现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制5 .数字档案馆与数字图书馆的联系与区别从管理对象上看从动作方式上看从社会角色定位上看第三节电子文件

11、的管理法规、制度与标准一、电子文件管理的法律规范电子文件法律规范是： 由国家最高权力机关，按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般是在有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。（一）电子文件法律规范的特点分散性、不配套性、间接性、模糊性（二）电子文件的法律证据效力1 .电子文件能够成为法律证据电子文件具有凭证作用电子文件具有可读的形式电子文件具有多种信息媒体的集成性2 .电子文件的证据能力证据能力，又称证据的可采用性，它是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。证据规则模式（普通法系国家）不具体规定哪种形式的证据材料可以为法律所接受，而是靠确立一系列的

12、证据规则来确定证据的可采性。传闻证据排除规则：传闻证据不具有证据可采性最佳证据规则：指只有文件的原件才能作为证明文件内容的证据被采纳通过对传闻证据排除规则和最佳证据规则进行例外规定来承认电子文件证据能力自由证据模式（大陆法系国家）不对证据的可采性问题做硬性规定，而是允许自由提出所有与案件有关的证据材料，而不论其表现形式如何证据清单模式3 .我国法律关于电子文件证据能力的规定刑事诉讼法民事诉讼法行政诉讼法4 .国际组织关于电子文件证据能力的规定二、电子文件制度国家为管理电子文件和电子文件工作所制定、批准并实施的，人们在从事电子文件工作中必须遵守的政策、指南、规定、程序、准则、方法的总称。1 .电

13、子文件制度与法律规范的差异形成者的差异表现形式的差异执行方式的差异2 .综合性电子文件管理制度3 .专项电子文件管理制度三、电子文件标准按照规定的工程程序制定、经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应该遵守的业务技术规范。1 .电子信息管理共用的标准2 .目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准3 .电子文件管理特有的标准第三章电子文件的鉴定与归档第一节电子文件鉴定工作的内容价值鉴定：即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存

14、）的过程。一、电子文件鉴定工作的影响因素1 .电子文件数量的增长2 .电子文件信息的易逝性3 .电子文件的软硬件依赖性4 .电子文件信息的相关性5 .电子文件信息存储的高密度性二、电子文件鉴定工作的内容及特点1 .电子文件鉴定工作的内容电子文件鉴别工作哪些文件需要开展鉴定工作电子文件的双重鉴定内容鉴定：哪些文件可以保存下来技术鉴定：文件应当保存多长时间电子文件的处置对电子文件鉴定过程的记录2 .电子文件鉴定工作的特点提前性多维性连续性分散性风险性第二节：电子文件的内容鉴定一、鉴定方法简介职能鉴定法、内容鉴定法、直接鉴定法、行政官员鉴定论、51.销毁2.保存第四章：电子文件的检索利用决定论二、电

15、子文件内容鉴定工作的要求1 .为谁鉴定2 .由认证鉴定档案工作人员、业务人员和有关领导三结合的鉴定组合3 .文件价值双重价值，第一价值（原始）和第二价值（从属）三、电子文件内容鉴定的基本方法职能鉴定法1 .含义职能鉴定法是指：按照立档单位在政府机关体系中的地位和职能的重要性来确定档案的价值2 .特点职能鉴定法的视野广阔，内涵深刻职能鉴定法的效率高职能鉴定法关于内容鉴定三要素的分析较准确3 .内容鉴定法对职能鉴定法的辅助作用内容鉴定法侧重对有保存价值的文件进一步去粗存精四、电子文件内容鉴定的步骤1 .制定电子文件保管期限表2 .将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护3 .鉴定归档前的文件4

16、.鉴定期满文件五、电子文件及与之对应的纸质文件的不同鉴定标准1 .对这些纸质文件将不存在技术鉴定问题2 .纸质文件的留存标准应比电子文件严格3 .有了对应的纸质文件，电子文件的删除应谨慎第三节电子文件的技术鉴定一、技术鉴定的特点1 .复杂性2 .系统性3 .依赖性4 .与日常维护相结合5 .效益原则二、技术鉴定的内容1 .硬件方面确定归档文件载体质地良好、运转正常确定电子文件管理的网络系统运转正常2 .软件方面真实性鉴定完整性鉴定可读性鉴定无病毒鉴定三、电子文件的处置保存在文件管理系统中脱机保存缩微迁移四、对鉴定过程的监控第四节：电子文件的归档一、电子文件的归档原因1 .集中统一原则2 .标准

17、化原则3 .可靠性原则4 .超前原则5 .全过程原则二、电子文件的归档范围1 .宏观归档范围与归档文件有关的软件及其文档、格式、元数据与电子文件一起生成其他形式的重要文件电子文件管理中各环节的重要成果2 .具体归档范围在行使本机构职能活动中形成的各种文本文件利用 CAD 、 CAM 等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件等。本机构制作的各种数据文件软件生产商在研发活动中形成的程序文件为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件三、电子文件的归档方式1 .逻辑归档在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程2 .物理归档把计算机及其网络上的

18、电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程介质归档和网络归档四、电子文件的归档要求1 .电子文件归档工作的要求前端控制思想在归档阶段应得到充分体现电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步2 .电子文件归档质量的要求齐全完整真实有效格式规范一式两套经过整理五、电子文件的归档时间实时归档、定期归档六、电子文件的归档手续第一节：电子文件检索概述一、电子文件检索的含义1 .广义：存储具有检索意义的文件信息，查找出所需文件信息2 .狭义：文件信息的查找过程二、电子文件检索的特点1 .多途径检索2 .网络化检索3 .检索结果直观4 .随机调整检索策略方便5 .内容新、实效性强、速度

19、快三、电子文件检索的种类1 .按计算机处理方式分脱机批处理检索联机检索2 .按计算机处理技术分简单检索布尔检索载词检索截词 ：检索者将检索词在其认为合适的地方截断前截断（后方一致）后截断（前方一致）前后截断（中间一致）加权检索检索时给每一个检索词一个表示其重要程度的数值（权值） ，对含有这些检索词的文件进行加权计算，其和在规定的临界值（阈值）以上者作为答案输出原文检索超文本检索四、检索效果的评价利用检索系统或工具开展检索服务时所产生的有效结果1 .评价的目的准确地掌握系统的性能和水平，找出影响检索效果的因素2 .评价标准质量标准查全率=（检出相关文件量/相关文件总量）*100%查准率=（检出相

20、关文件量/检出文件总量）*100%费用标准时间标准3 .影响检索效果的相关因素影响查全率的因素影响查准率的因素五、 电子文件检索与档案计算机管理系统中自动化检索的区别1 .两者的工作对象不同2 .两者的技术手段不同3 .两者的服务模式不同六、电子文件检索与其他管理环节的关系1 .收集工作内容的变化2 .检索工作对整理工作提出新要求3 .检索工作同时包含着安全保护工作的内容第二节电子文件检索系统一、用户界面（人机界面）人机界面是指：人机间相互施加影响的区域，凡参加人机信息交流的一切领域都属于人机界面1 .用户界面的设计原则合理性原则多样化原则交互性原则2 .用户界面设计使用的技术多媒体技术触摸屏

21、技术虚拟现实虚拟现实技术： 是运用计算机对现实世界进行全面的仿真的技术，由于它能够创建与现实社会类似的环境，从而能够解决学习媒体的情景化及自然交互性的要求。二、检索语言检索语言是：根据检索的需要而创制的、表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言。1 .检索语言的种类分类法语言体系分类语言、组配分类语言主题法语言标题词语言、单元词语言、叙词语言代码语言2 .电子文件检索语言的发展趋势分类语言和主题语言向一体化方向发展分类语言和主题语言都采用了分类的方法两者的基本词汇在本质上都是文件主题概念的反映自然语言和检索语言向综合应用的方向发展自然语言的优越性时效性强、检索方便、标引准确性高自然语言在档案检

22、索中的应用关键词的自动标引在受控检索语言词典中增加入口词编制专用的入口词表同时使用规范词和自由词标引文件采用自由标引，后控词表检索三、专家系统当某个系统所能处理的需求，以及其执行的可信度为专家系统1 .专家系统的构成知识库推论器接口：发展者接口使用者接口外部接口/系统接口2 .电子文件检索专家系统的功能帮助用户表达自己真正的信息需求选择主题词改进检索策略第三节电子文件的著录一、电子文件著录的概念和特点1 .传统档案著录的概念档案著录规则»:在编制档案目录时，对档案内容和形 式特征进行分析、选择和记录的过程。国际档案著录规则»:通过获取、核对、分析、组织和 记录有助于确认、管

23、理、查询和解释档案材料、背景及其 生成时的文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成 部分的准确表述的过程及成果。2 .电子文件著录与传统档案著录的区别传统档案著录电子文件著录在时 间上著录过程是不延续的著录过程是延续的在空 间上著录过程仅仅是一个点著录过程是多维的在结 果上著录过程仅仅面向编制检 索工具著录过程回避了著录结果3 .电子文件著录的概念是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、 结构、背景以及文件系统的信息，准确描述电子文件的过 程及成果4 .电子文件著录的特点全要素全过程综合性多级性二、电子文件著录的组织1 .归档前文件级以及案卷级著录2 .归档后案卷级以上的著录案卷级

24、著录：对具有有机联系的最小文件集合体的著录。 三、电子文件的著录项目1 .题名项与责任说明项2 .稿本项与文种项3 .密级项与保管期限项4 .时间项5 .载体形态项6 .附注项与提要项7 .软硬件平台项8 .排检与利用项四、电子文件的标引1 .全文自动标引单词标引短语标引语义标引2 .题名关键词自动标引词典匹配法分词抽词标引法3 .分类号自动标引五、元数据1 .元数据的含义由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容等方面的具体数据2 .元数据的构成美国登记层、期限和条件层、结构层、背景层、内容层、利用历史层澳大利亚人员元数据、文件元数据、业务活动元数据3

25、.元数据在电子文件管理中的作用保证电子文件原始性、真实性即时动态地获取电子文件的有关信息改善现有的电子文件管理模式和方法大大地改进电子文件的检索和利用很好地支持电子文件信息资源的开发第四节电子文件的网络检索一、电子文件WEB检索的特点1 .借助超级链接表示多种检索途径2 .检索界面统一、友好3 .检索系统相对持久稳定4 .集成多种检索技术5 .传播文件、档案管理知识二、电子文件web检索的步骤1 .建立网站2 .加工检索信息，组织检索数据库收集数字形式的检索工具和著录条目设计检索的路径根据检索导航方案，设计数据库原文数据库目录数据库3 .实现文件信息的共享三、电子文件网络检索系统的评价1 .数

26、据覆盖率一个电子文件网络检索系统已收录数据量和应收录数据量的百分比，它反映该检索系统的资源拥有状况2 .链接系统数一个电子文件网络检索系统所链接的其他电子文件网络检索系统的数量，是衡量该系统开放程度的指标3 .各类型数据比率4 .查全率和查准率75 .响应时间6 .可存取性一个电子文件网络检索系统的易用程度7 .费用第五章电子文件的利用第一节：电子文件利用的特点及原则一、电子文件利用的特点1 .共享性一份文件可供多人同时使用利用者可在异地查询使用文件利用者可在非工作时间内查询使用文件2 .复用性3 .交互性4 .多样性利用方式的多样性利用内容的多样性5 .开放性6 .快捷性二、电子文件利用的原

27、则1 .广泛原则2 .便利原则3 .安全原则内容保护文件的完整性和真实性保护机密电子文件信息不受侵害措施严格执行双套备份制度采用适当的技术手段限制利用方式4 .经济原则三、电子文件利用中存在的问题1 .社会环境方面的问题电子文件在现阶段无法与纸质文件相抗衡电子文件需求尚不旺盛，资源较少资金问题2 .技术方面的问题文件信息的安全性难以控制文件信息对软硬件平台的依赖性强档案部门与利用者的技术水平3 .文件档案工作自身的问题4 .法律法规方面的问题电子文件公开利用与保密问题网上电子文件利用中的知识产权问题5 .体制方面的问题6 .政策标准方面的问题7 .观念心理方面的问题第二节电子文件开发利用的方式

28、与方法一、电子文件资源开发的方式1 .自行开发，面向最终用户直接提供服务2 .自行加工信息产品，提供给中间服务商3 .与其他部门合作开发电子文件信息资源二、电子文件的编研根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作1 .编研时间大为缩短2 .编研成品的内容更为丰富集成多种类型的信息多种信息资源互相结合具有多种编排体例3 .编研成品的形式更为多样化4 .编研成品的传播更为方便快捷5 .编研工作者的组成更为复杂6 .更应该注意知识产权的保护三、电子文件提供利用的方式和方法采用多种有效的方式、方法，直接提供电子文件及其信息加工材

29、料（检索系统、编研成品等），及时准确地满足用户的利用需求1 .阅览联机阅读网上阅览单机阅览脱机阅览打印阅览缩微阅览阅览利用所要具备的条件物质条件人员条件制度条件2 .出借 ：按一定的制度将有关文件借给用户的服务方式3 .复制供应：以电子文件及其信息加工产品的各种载体形式的复制件向用户提供利用的一种方式按载体不同分类软盘复制、光盘复制、硬盘复制、磁带复制按提供的方式不同分类异地复制、本地复制4 .咨询：档案人员以电子文件信息为依据，以口头或书面形式，为用户解答有关电子文件及其管理状况的一种服务方式。本地咨询异地咨询通过信件电话传真通过电子邮件在线交流5 .网络服务容量大、操作方便、成本低、速度慢

30、硬盘温氏硬盘：浮动磁头、固定盘片、容量大、速度快、可靠性高软盘结构简单、价格便宜、便于携带、容量小、不稳定2.光学载体光学记录的原理光盘的结构盘基、存储介质、保护层光盘的分类CD-ROM/R/RW DVD-ROM DVD+R/RW DVD-R/RWDVD-RA光盘的特点稳定可靠，易于保存记录密度高，存储容量大非接触式读写二、各种载体的特性比较1 .存取速度硬盘光盘软盘磁带2 .容量硬盘、磁带、DVD 光盘 CD 光盘软盘3 .价格硬盘磁带光盘软盘4 .寿命光盘硬盘、磁带软盘三、电子文件载体的保管1、电子文件载体与纸质载体的耐久性比较5 .磁性载体对工作环境的要求适宜的湿度适宜的温度防灰尘防外来

31、磁场防机械震动防光线和有害气体6 .磁性载体的日常保管磁带的保管选用好的磁带机避免挤压放在防磁柜中加强检测与拷贝软盘的保管竖直放置禁止触摸盘片表面软驱灯亮时不能取出盘片存放时设为写保护状态硬盘的保管网站服务局域网服务四、电子文件利用的管理与统计1 .电子文件利用的管理使用权限的审核提供利用拷贝的回收注意利用中的安全2 .电子文件利用和统计通过采集电子文件利用工作过程中的各种数据并进行量化分析，客观、准确、科学地揭示电子文件利用工作中的特点和规律，从而指导电子文件利用工作，提高电子文件利用工作水平。利用统计的信息采集内容：参照国家档案局制定的档案利用统计体系方法：主要采用自动采集方法利用信息的归

32、类组合利用统计结果的输出固定式统计分析图表的输出查询式统计分析数据的输出第六章电子文件的保管第一节：电子文件保管概述一、电子文件保管的范围1 .保证电子文件支撑环境的完整2 .保证电子文件载体物理上的安全3 .保证电子文件内容逻辑上的准确二、电子文件保管的特点1 .电子文件管理要贯穿于电子文件整个生命周期2 .电子文件保管是支撑环境、载体和内容保管的结合3 .电子文件保管要依赖于许多相关参数4 .电子文件保管是一项复杂的技术工程三、电子文件保管的难点1 .保管和日常维护的技术难度增加2 .电子文件管理成本增加3 .结构的复杂性影响文件的真实性、完整性、系统性4 .电子文件的共享性给信息保管带来

33、不安全因素5 .电子文件原始性确认难度较大第二节：电子文件载体的保管一、电子文件载体的种类1.磁性载体磁记录原理对磁记录介质的要求有较高的娇顽力结构有较高要求磁带：避免频繁开关电源 防止在机器运行时搬运机器 防止跌落碰撞 禁止拆开硬盘 尽量不要低级格式化 防病毒的措施 预防为主，防治结合 运用各种软硬件技术，确定查杀方案 严格管理 重视对重要数据的保护4.光盘的保管适宜的温湿度避免阳光直射，防有害气体和灰尘避免挤压划伤不能用化学清洗剂清洗四、电子文件载体的检测与维护信息备份 备份设备 备份技术 磁盘镜像、磁盘双工、镜像站点、服务器集群技术 备份管理制度 网络安全1 .方法入库检测定期检测定期拷

34、贝2 .应注意的问题保证使用的设备可靠、完好对设备进行病毒检查应有一个以上存放在不同地方的拷贝加强操作人员的培训建立电子文件维护管理的信息文档防火墙：数据包过滤型、代理型、监测型漏洞扫描技术入侵检测技术2.管理方面的对策建立和健全法律制度建立安全管理制度建立电子文件运动过程自动管理系统二、电子文件信息的可存取性保护（一）影响电子文件信息可存取性的因素1 .软硬件环境不兼容性2 .文件格式不兼容性第三节：电子文件信息保护（二）对策1.软硬件环境不兼容的对策一、电子文件信息的安全性保护（一）信息安全规范1 .计算机安全 硬件、软件、数据受到保护，不因偶然或恶意的原因而遭 到破坏、更改、泄露，使系统

35、保持连续正常运行状态。2 .计算机安全的内容 实体安全运行安全数据安全软件安全通信安 全3 .制定安全规范 （二）安全隐患1 .技术方面 黑客攻击、计算机病毒2 .管理方面 无意泄露、有意泄露、钻空子（三）安全保护对策保存相关软硬件环境 仿真制造一种能运行过时软硬件的软件，在运行过程中对过时软硬件进行模仿 迁移将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制称为迁移载体转换保护技术2.文件格式不兼容对策尽量使用通用软件随时更新文件格式保存文件的格式要统一第七章：电子文件管理系统1.技术方面的对策信息加密技术对称加密非对称加密信息认证技术数字签名技术身份识别技术消息认证防治计算机病毒 病毒的

36、特征危害性传染性、隐蔽性潜伏性寄生性第一节：电子文件管理系统概述一、信息系统的概念、模型和种类1 .信息系统概念2 .信息模型3 .信息系统运行机制4 .计算机信息系统5 .机构内部信息系统的种类11二、文件管理系统的概念和功能1.概念2.功能3.文件管理系统与电子文件管理系统的区别 三、档案计算机辅助管理系统的概念和功能1.概念2.功能3.计算机辅助系统与电子文件管理系统的区别 四、电子文件管理系统的概念和特点1 .概念2 .特点1 .宏观要求2 .细节要求 三、撰拟功能需求报告第五节：电子文件管理战略的确定一、现有信息系统的评价1 .区分现有系统2 .分析现有系统3 .整理调查结果 二、确

37、定电子文件管理战略1.认识方法体系第二节：电子文件管理系统开发总述2.确定方法体系3.对照文件管理的需求审视机构战略一、电子文件的形成特点分散性差异性随意性脆弱性二、电子文件管理系统开发原则整体性全程性安全性相关性综合性自动化后续性三、电子文件管理系统实现方式嵌入式联合式独立式四、影响电子文件管理开发成败的因素1 .系统开发的理论和实践基础是否完善2 .系统目标是否明确3 .项目规划质量的高低4 .是否完整清晰地收集了系统用户的功能需求5 .对系统可能引起的变化是否有足够的预见和应对措施6 .对效益原则的认可和执行程度第六节：电子文件管理系统的设计、实施和评价一、电子文件管理系统的设计1 .辅

38、助编程2 .制定政策、标准3 .划分权责4 .设计工程流程5 .拟订系统测试计划6 .拟订系统使用指南 二、电子文件管理系统的实施7 .系统更换8 .变革管理9 .培训10 通报实施情况第三节：电子文件管理的调查分析三、电子文件管理系统的评价1.对系统功能的评价方法一、机构宏观环境的调查1 .调查目的2 .收集资料3 .设计调查问题4 .整理调查成果 二、机构职能活动的调查1 .调查过程2 .整理调查结果2.问卷实例3.问卷评估及总结第八章：数据库电子文件管理第一节：数据库管理系统概述一、数据管理的发展历程人工管理文件管理数据库管理第四节：电子文件管理系统功能需求分析二、关系型数据库的特点1.

39、数据冗余小，易扩充一、文件需求调查2.具有较高的数据和程序之间的独立性1.收集资料2.分析资料3.整理调查成果 二、质量需求调查3.统一的数据控制功能 三、数据库管理系统基本概念1.数据模型 数据结构、数据操作、数据的约束条件 152.数据库系统的三级模式结构 外模式、模式、内模式第二节：关系数据库中的操作对象及操作机制一、关系模式和表1 .概念：关系模式、关系数据库、表2 .关系数据库模式的定义方法 二、视图1 .概念2 .视图和定义方法 三、索引第三节：数据库电子文件的管理工具一、数据字典1 .数据字典的内容2 .数据字典系统的功能 二、日志管理1 .日志中记录的内容2 .日志的功能 三、安全机制1 .用户管理 用户分类和用户权限管理2 .资