分销配送业务操作手册

1、分销配送业务操作手册分销配送业务操作手册（试行）中国邮政集团公司中国邮政集团公司二二九年三月九年三月目目 录录第一章第一章 总总 则则.1第二章第二章 渠道管理渠道管理 .1第一节 基本原则 .1第二节 分销网点的分类及定义 .3第三节 直营店的职责 .4第四节 加盟店的准入与退出 .4第五节 加盟店考评 .6第六节 代办点的管理 .7第三章第三章 项目管理项目管理 .7第一节 项目引入 .7第二节 合同管理 .10第三节 商品管理 .11第四节 价格管理 .13第五节 项目规划实施 .15第六节 运行监控 .15第七节 项目评估 .19第八节 项目终结 .20第四章第四章 供应商管理供应商管

2、理.21第一节 供应商管理的重点 .21第二节 供应商评估 .24第三节 供应商的发展 .25第五章第五章 进货管理进货管理 .26第一节 订货 .26第二节 到货验收入库 .27第三节 发货出库 .28第六章第六章 库存管理库存管理 .29第一节 管理原则 .29第二节 盘点与对账 .30第七章第七章 销售管理销售管理 .32第一节 销售流程 .32第二节 欠费 .33第三节 预存款 .34第八章第八章 退货、调货、换货退货、调货、换货.34第一节 退货 .34第二节 调货 .35第三节 换货 .36第九章第九章 账务管理账务管理 .36第一节业务台账处理 .36第二节 账务结算 .37第三

3、节 财务审核 .40第四节 业、财对账 .40第十章第十章 系统管理系统管理 .41第一节基本原则 .41第二节各级机构职责 .41第三节系统操作管理 .43第四节系统安全管理 .44第十一章第十一章监督检查监督检查.44第一节 基本方法 .45第二节 责权划分 .45第三节 基本内容 .45第十二章第十二章附附 则则.47第十三章第十三章附附 件件.48附件 1：分销配送商品目录 .48附件 2：分销配送加盟申请表（邮物业 号） .49附件 3：分销配送加盟协议（邮物业 号） .50附件 4：分销配送加盟店考核表（邮物业 号） .51附件 5：分销配送项目考察表（邮物业 号） .52附件 6

4、：分销配送项目建议书-立项申请（邮物业 号）.53附件 7：分销配送项目建议书-商品详情（邮物业 号）.54附件 8：分销配送项目建议书-供应商评价（邮物业 号）.55附件 9：分销配送项目建议书-合作评价（邮物业 号）.56附件 10：分销配送商品调价单（邮物业 号） .57附件 11：分销配送商品调价汇总表（邮物业 号） .58附件 12：分销配送项目规划（邮物业 号） .59附件 13：分销配送商品质量抽检记录（邮物业 号） .60附件 14：分销配送项目评估（邮物业 号） .61附件 15：分销配送供应商回访记录（邮物业 号） .62附件 16：分销配送商品订单（邮物业 号） .63附

5、件 17：分销配送商品验收差异单（邮物业 号） .64附件 18：分销配送商品出库单（邮物业 号） .65附件 19：分销配送商品入库单（邮物业 号） .66附件 20：分销配送商品库存货物明细账（邮物业 号） .67附件 21：分销配送商品调货单（邮物业 号） .68附件 22：分销配送商品库存货物总账（邮物业 号） .69附件 23：分销配送商品库存货物总账项目分户账（邮物业 号） .70附件 24：分销配送商品直营店（支局）分户账（邮物业 号） .71附件 25：分销配送商品库存盘点表（邮物业 号） .72附件 26：分销配送商品盘盈盘亏报告单（邮物业 号） .73附件 27：分销配送商

6、品损失核销单（盘点） （邮物业 号） .74附件 28：分销配送商品损失核销单（过期及破损） （邮物业 号） .75附件 29：分销配送商品库存预警报告单（邮物业 号） .76附件 30：分销配送商品跌价情况表（邮物业 号） .77附件 31：分销配送商品销售凭证（邮物业 号） .78附件 32：分销配送商品销售退货凭证（邮物业 号） .79附件 33：分销配送商品会员结款单（邮物业 号） .80附件 34：分销配送商品营业缴款单（邮物业 号） .81附件 35：分销配送商品销售清单（邮物业 号） .82附件 36：分销配送商品营业日报单（邮物业 号） .83附件 37：分销配送商品入库汇总表

7、（邮物业 号） .84附件 38：分销配送商品入库汇总表(下级退货入库、调货入库)（邮物业 号）.85附件 39：分销配送商品出库汇总表（邮物业 号） .86附件 40：分销配送商品出库汇总表（发货出库、调货出库） （邮物业 号） .87附件 41：分销配送会员预存款和欠费台账（邮物业 号） .88附件 42：分销配送会员预存款和欠费分户账（邮物业 号） .89附件 43：分销配送会员预存款和欠费总账（邮物业 号） .90附件 44：分销配送商品退货审批单（邮物业 号） .91附件 45：分销配送内部往来明细账（邮物业 号） .92附件 46：分销配送内部往来总账（邮物业 号） .95附件 4

8、7：分销配送供应商往来明细账（邮物业 号） .98附件 48：分销配送供应商往来总账（邮物业 号） .99附件 49：分销配送商品销售返利单（邮物业 号） .100附件 50：分销配送商品保底结算通知单（邮物业 号） .101附件 51：分销配送结算通知单（邮物业 号） .102附件 52：分销配送结算对账单（邮物业 号） .106附件 53：分销配送付款通知单（邮物业 号） .107附件 54：分销配送付款申请单（邮物业 号） .108附件 55：分销配送付款单（邮物业 号） .109附件 56：分销配送业、财余额对账表（邮物业 号） .110第一章总总 则则第一条 分销配送业务，是邮政系统

9、响应中央号召，以服务“三农”为宗旨，充分依托邮政品牌优势和网络优势，利用邮政网点（包括代办网点） 、人员和车辆，面向农村、城市市场，并通过连锁加盟方式组织开展农业生产资料、消费品和农产品销售和配送的一项新型邮政业务，是邮政的主营业务之一。第二条 分销配送业务以“渠道经营、要数分送、项目管理、质量监控”为指导方针，以“统一的经营管理体制、统一合同管理与进货、统一销售渠道、统一价格管理、统一收支核算、统一资金管理”为核心，逐步达到 “统一标识、统一采购、统一配送、统一核算、统一价格策略、统一服务规范”的要求，实现网络化、规模化的连锁经营，积极参与社会主义新农村建设，促进农村邮政业务持续发展。第三条

10、 分销配送业务严格遵守国家法律、法规和邮政的有关规章制度，依法经营。第四条 为加强分销配送业务的经营管理，防范业务风险，确保业务健康持续快速发展，特制定本操作手册。第二章渠道管理渠道管理第一节第一节 基本原则基本原则分销渠道包括渠道主干和销售终端，是业务发展的基础，要以保证畅通、提高效率为基本原则。第一条 统一进货渠道1.中国邮政速递物流公司（以下称“总部” ）和省速递物流公司（以下称“省速递物流” ）负责引进邮政渠道的分销商品。销商品；如确有符合市场需求的商品，省内要推荐到省速递物流统一开发引进。第二条 统一销售渠道1.杜绝邮政专供商品进入到社会渠道销售，限制非邮政专供商品进入到邮政分销渠道

11、销售。2.邮政分销商品的销售采取以直营店和加盟店为主、代办点为辅的方式进行。3.严禁跨区域窜货销售，有效地预防产品销售的区域冲突，保护产品市场价格的稳定。严厉查处跨区窜货销售。总部制定统签项目窜货管理办法 ，省速递物流制定实施细则。第三条 统一价格管理1.统一邮政渠道内商品的结算价格，邮政内部各环节之间不得加价。2.统一邮政与供应商的结算价格，即出厂价。（以下称“省公司” ）财务部门共同研究制定全省分销项目的统一的指导销售价格，保障加盟店和代办点的批销价和零售价统一。4.销售价格如遇特殊情况（区域促销、市场变化、商品滞销等）需要调整，应报市邮政局批准，以县为单位进行调整。5.结算价格如遇供应商

12、根据合同约定的方式调价，省速递物流会即时发布调价通知，下传新的结算价格和指导销售价格到电子化支局。第二节第二节 分销网点的分类及定义分销网点的分类及定义第一条 分销配送业务的网点是分销渠道和业务经营的终端，负责面对终端客户的具体销售和业务推广，分为直营店（支局） 、加盟店和代办点，其中加盟店和代办点按照会员管理。 第二条 直营店（支局）是邮政为经营主体的营业网点，并具备仓储场地及配送功能，同时对所辖加盟店和代办点进行业务管理。各省要不断完善直营店建设，逐步实现一个乡镇一个直营店。直营店（支局）的管理隶属于县邮政局。投递员直销的形式要逐步规范为直营店（支局）销售。第三条 加盟店是指具有独立的经营

13、资质、取得合法经营资格，邮政与之签订委托合同，授权其使用中邮连锁的商誉、标识等，并利用自有经营场所，专营邮政分销商品的网点。第四条 代办点是兼营邮政分销商品的社会网点，不得销售从其它渠道进货的与邮政同类同质的商品。第五条 网点名称1.直营店：中国邮政服务“三农” 县 乡（镇）直营店2.加盟店：中国邮政服务“三农”县 乡（镇） 村加盟店第三节第三节 直营店的职责直营店的职责第一条 商品信息发布直营店应及时将更新的商品信息发布到加盟店和代办点，具体形式可为口头或下发“分销配送商品目录” （见附件 1） 。第二条 仓储配送直营店作为分销商品的小规模仓储单位，满足加盟店和代办点的小额进货，并将分销商品

14、配送至加盟店和代办点。第三条 零售直营店面对所辐射范围内的非会员客户进行零售。第四条 形象展示直营店作为分销配送业务的形象展示网点，通过店面陈设和服务体现分销配送业务的整体形象。第五条 业务管理直营店对所辖加盟店和代办点进行业务指导和管理。第四节第四节 加盟店的准入与退出加盟店的准入与退出第一条 加盟店准入的基本条件1.加盟店尽可能选择在当地交通便利、方便农户购买的村口、公路两旁及人口较密集的中心地带，如便民商店、农户临街门面房等。2.加盟店应具备的基本条件： （1）加盟店经营人员应政治、经济上可靠，具有一定文化程度，具备一定的农技知识或经验；（2）有加盟能力和条件（房屋、场地、用具等） ，原

15、则上营业面积不少于 20 平米；（3）具备合法经营的资质；（4）与农户联系密切，在当地人际关系及口碑良好；（5）具备一定的经济实力；（6）热爱服务“三农”工作，服从邮政企业管理。第二条 有加盟意向者首先需向当地邮政机构提出申请，并填制“分销配送加盟申请表” （见附件 2） 。第三条 符合基本条件并由邮政正式职工为其担保后，向县邮政部门申请报批。第四条 批准后，邮政机构与加盟店经营人员签订“分销配送加盟协议” （见附件 3） 。县邮政局负责加盟协议的归档管理，并建立加盟店和代办点档案。各省可根据实际情况收取加盟押金，标准及押金管理办法由各省制定。第五条 对有以下行为之一的加盟店，邮政企业可视情节

16、给予撤销：1.违反邮政规定，随意调价；2.跨区域经营，恶意倾销；3.服务质量差，对邮政信誉造成不良影响；4.欠费累计额度超过一定金额的（具体金额由各省分别确定） ；5.考评不合格并不能按期整改；6.违反协议其它有关条款，情节严重者。第六条 协议期满考核结果为合格以上者可续签协议，不续签则终止合作。第七条 未满协议期，无论任何一方提出终止加盟合作时，均需提前两个月提交书面说明，并在加盟协议上注明终止日期和原因。第八条 正式终止合作前，直营店（支局）应负责收回邮政企业为该加盟店所配的标牌、货物、业务单册、宣传用品、价格表以及其它用品，并进行盘点清算。第九条 每撤销一个加盟店要及时张贴撤销通告，告知

17、所服务区域内的消费者该网点自即日起停止办理与邮政有关的业务。第五节第五节 加盟店考评加盟店考评第一条 县邮政局负责对加盟店进行考评，并填制“分销配送加盟店考核表” （见附件 4） ，一年至少考评一次。第二条 考评的主要指标有销售额、销售品类、管理水平、服务质量、操作规定执行情况等根据考评的结果实行等级管理。第三条 考评不合格的要提出整改要求，在规定时间内不能达到整改要求的应取消其加盟资格。第四条 建立加盟店信用管理制度及客户详细档案，新客户一律现款现货，原则上考察 3 个月以上方能成为信用客户，根据加盟店和代办点经营状况，每半年进行一次信用资格和信用额度的调整，必要时代办点要提供担保或抵押。第

18、五条 实行客户分级管理。对经营规模小，资信状况一般且不稳定的，要实行现款现货；对经营规模较大，资信状况良好且稳定的，可采账期付款的结算方式；运用商业折扣，鼓励加盟店、代办点由现行的货到付款方式逐步向现款现货或预存款的方式转变。第六节第六节 代办点的管理代办点的管理第一条 代办点的准入与退出参见“加盟店的准入与退出” 。第二条 代办点遵循现款现货原则，参照加盟店相关管理要求进行日常管理。第三条 代办点销售邮政商品达到一定规模后，具备加盟店准入条件时，可申请成为加盟店。第三章项目管理项目管理第一节第一节 项目引入项目引入第一条 引入主体总部和省速递物流两级引入制度，地市速递物流公司及邮政各级现业局

19、不能自行引进分销配送项目。2.总部负责开发引进全国性项目，省速递物流负责开发引进省内项目。第二条 引入方式（1）总部负责邮政系统内统签项目开发谈判签约，并作为与全国统签供应商唯一的结算主体，各省速递物流不再与供应商签订合同，各省速递物流向总部进行结算。（2）省速递物流负责省签项目开发谈判签约，并作为与省签供应商唯一的结算主体。总部负责统签项目开发谈判签约，签署框架性合作协议，各省速递物流与供应商签订具体运营合同，各省速递物流作为与供应商唯一的结算主体。现阶段执行统谈分签分结方式。总部与省速递物流引入的项目分为经销和代销两种方式。经销是指在邮政与供应商签订合同后，在约定的区域销售其产品并按照合同

20、约定可以部分退、调、换的行为；代销是指邮政代理销售供应商的产品，按照实际销售情况定期与供应商结算，未售出商品产权归对方的行为。第三条 引入流程（1）通过市场需求的调查和分析，确定所需的商品。（2）根据所需商品，选择能够提供该类商品的供应商，重点从供应商的供货能力，业内的响誉度，企业的实力等方面来选择目标供应商。（3）将确立的目标供应商信息记录备案，建立备选供应商库。（1）从备选客户群中选取目前所需开发的目标供应商，与目标供应商进行初步沟通，向目标供应商提供我方的相关背景资料，并索取目标供应商的相关背景资料。（2）与目标供应商进行正式的会晤，进一步了解目标供应商的情况，并洽谈合作的意向。明确合作

21、意向后，财务、法律,业务人员共同对目标供应商进行实地考察，重点考察：（1）供应商的基本情况包括：经营资质、注册资金、公司性质、所获得荣誉等。（2）供应商的综合实力包括：生产能力、场地、设备、质量管理体系、历史质量管理记录、技术服务能力、研发能力、运输和仓储条件等。（3）填制“分销配送项目考察表” （见附件 5） 。（4）结合实地考察的情况，提交考察报告，如实反映目标供应商的情况，并提出建议结论是否进行立项。向公司提请项目建议书，项目建议书包含以下内容：（1）目标供应商的营业执照、生产许可证、经营许可证、质量认证、相关荣誉证书等的复印件。（2） “分销配送项目建议书-立项申请” （见附件 6）（

22、3） “分销配送项目建议书-商品详情” （见附件 7）（4） “分销配送项目建议书-供应商评价” （见附件 8）（5） “分销配送项目建议书-合作评价” （见附件 9）（6）项目实地考察报告（1）审核基本条件总部统签供应商注册资本原则上不得低于以下标准：化肥企业5000 万元、农药企业 3000 万元、叶面肥企业 1000 万元、酒水企业2000 万元、日化企业 1000 万元。省速递物流统签供应商注册资本原则上不得低于以下标准：化肥企业 3000 万元、农药企业 2000 万元、叶面肥企业 800 万元、酒水企业 1000 万元、日化企业 500 万元。（2）法律、财务、信息、业务等相关部门

23、对项目建议书进行审核，评估供应商的资金实力、管理水平、生产能力、经营状况、相关资质等方面。并在“分销配送项目建议书-立项申请”上签署审核意见。项目审核通过后，与供应商签署合作协议，合作协议执行统一的合同文本。第二节第二节 合同管理合同管理第一条 合同起草与供应商签署的合同中要包含以下内容：签约的主体、经营方式、签约的基础、合作内容、双方的权利与义务、商品明细和价格、价格调整的方式、结算方式、商品交接验收和运输、违约责任、索赔条款、协议期限和终止等内容。各条的具体内容参照“分销配送合同范本” （另行下发） 。第二条 合同审批签约各方就起草的合同进行磋商，达成一致意见后，由速递物流公司的项目经理向

24、公司提请合同签约，填写合同送审表，并附上合同文本，交法律、财务部门进行审核，各部门在送审表上签署审核意见，审核通过后，提交公司领导审阅。第三条 合同签署签约各方的法定代表人或授权代表（授权书）同时进行签署，并加盖公司公章。一方签署并加盖公司公章后，交付另一方进行签署盖章。3.合同一式五份，签署后我方保留三份。第四条 合同报备签署后的合同业务、综合、财务部门各保留一份原件。省签项目合同签署后 5 个工作日内，省速递物流将合同复印件邮寄至总部进行报备。第三节第三节 商品管理商品管理第一条 商品销售邮政渠道内所有引入的商品，根据与供应商合同约定的条款，按照经销、代销的方式进行商品的销售及库存管理。第

25、二条 商品信息发布备案所有分销商品必须在合同中体现，并且具备商品相关各种资质证明的复印件，以备检验，项目经理留存备案。第三条 商品编码邮政渠道内所有分销商品必须按照统签项目商品编码规则进行系统登记和管理。实行编码管理的商品品种及规格是以“供应商优势商品”和“中邮体系独家代理”为原则确定的，不准超出邮政与供应商的合同中的约定范围擅自增加品种及规格。商品编码须在与供应商签订的合同中体现。第四条 商品目录每年年初，项目经理将本年运行的商品信息，含：商品名称、规格、价格、各种登记证号、商品编码、生产企业等，编制成商品目录下发，以便基层使用。商品发生调整时，下发补充目录。第五条 新增商品项目运行过程中，

26、需要增加商品种类、规格，须由供应商提出书面申请，提供商品相关资质证明，经双方签署补充协议约定后运行。第六条 品牌授权1.品牌授权严格执行分级管理制度，严禁越权使用。2.总部授权供应商在合同中指定的全国性分销商品和相关宣传上，使用“中邮连锁专供”或“中邮连锁配送”字样，商品上的使用，依据行业标签使用规定，严禁超出范围。3.省速递物流授权供应商在合同中指定的全省性分销商品和相关宣传上使用“（省名）中邮连锁专供” 或“（省名）中邮连锁配送” 字样，商品上的使用，依据行业标签使用规定，严禁超出范围。4.签约的分销商品的包装或宣传上不得使用“中国邮政”的企业标识。一经发现立即封存，停止运作，按照供应商管

27、理办法进行处罚，并保留向供应商索赔的权利。同时，视情节追究相关部门和责任人的责任。第四节第四节 价格管理价格管理第一条 省速递物流与省公司财务部门负责全省分销商品统一销售指导价格、批发销售指导价格的制定与管理。地市邮政局可以参照本区域市场价格和企业预计发生的成本费用及收益等情况来调整确定区域内零售价格和批发销售价格（即按照成本加成法确定） 。 第二条 价格的制定要按照国家相关规定，参照社会其它经销企业制定，并考虑直接成本、间接成本、税费、企业合理利润四项指标。直接成本包括进货成本（进货价格） 、进货费用（运输、仓储、装卸）等；间接成本包括人员工资、经测算的相关费用等。第三条 县邮政局的直营店（

28、支局）要按照市局制定的零售价格和批销价格进行销售。县局可依据市场情况，制定符合实际的销售折扣率，在向集团客户销售商品时，在零售价格的基础上给予一定的折扣；销售折扣价不得低于商品的批销价。第四条 严格统一邮政渠道内商品的结算价格，地市以上的商品进货管理部门，在向下逐级发出商品时，不得层层加价。第五条 省速递物流负责供应商品价格调整的维护工作，并在第一时间通知邮政内部新的商品价格，商品按照规定的时间执行新的价格，已经入库的商品除冬储产品外不得调整进货价格。地市邮政局必须根据权限维护区域零售价格。进货价格只发布到县局，县局以下机构只了解销售价格。第六条 价格调整分以下两种情况：1.项目引入机构发起调

29、价：项目引入机构下发“分销配送业务项目变动通知” （由省速递物流统一制定，并下发到市局业务部门，市局业务部门下发到县局。变动包括：价格、品种、商品目录等内容） ，调整商品的批销与零售价格。调价时，各级机构按照总部或省速递物流下发的 “分销配送业务项目变动通知”填制 “分销配送商品调价单” （见附件 10）和“分销配送商品调价汇总表” （见附件11）调整商品的批销与零售价格。 “分销配送商品调价单”一式三份，业务、财务、库管各一份。 “分销配送商品调价汇总表”一式两份，业务、财务各一份。2.市级发起调价：市级业务部门下发“分销配送业务项目变动通知”并报备省速递物流。市县机构根据变动通知填制“分销

30、配送商品调价单”和“分销配送商品调价汇总表”调整商品的批销与零售价格。第八条 临近保质期需特价销售时，本级机构(至少为县级）向上级机构提出商品降价申请，上级机构应在三个工作日内给予回复，并根据回复意见比照调价处理。第五节第五节 项目规划实施项目规划实施第一条 项目规划各级项目经理在各自职责范畴内制定项目的发展规划，项目规划中应包含该项目未来的发展目标与时间进度的阶段划分。对于各个发展阶段要有大致的时间划分，分解出各个阶段的目标，以及各阶段所采取的一些推进措施和手段。预测项目的关键问题，以及解决关键问题的措施和需要提供的支持，填写“分销配送项目规划”（见附件 12） 。第二条 项目试运行与正式运

31、行1.新项目引入，先进入试运行阶段，以试探市场反映和内部运作机制。2.试运行结束后，在总结经验、优化方案的基础上，可进入正式运作阶段。3.项目正式运行前，进行项目规划的确认，项目管理相关人员根据试运行的情况，进行项目规划的调整。4.项目正式运行后，各级项目经理实施动态跟踪控制，不断完善运作流程，确保项目按计划实施。第六节第六节 运行监控运行监控第一条 质量抽检 1.项目签约主体要负责对合同内约定商品的质量进行把关，定期将供应商的相关商品送到指定的检测机构进行质量检验。商品样本按照国家对相关行业的抽检规定进行抽取，检测机构为国家认定的检测检验部门。2.抽样、封样（1）渠道内抽检抽样的商品是从邮政

32、渠道内正在经营的存货中抽取。抽检时项目签约主体、供应商、运作单位三方代表同时参与共同抽样、封样。抽样、封样要按照国家相关规定进行，并详细记录抽样商品信息，抽样时间，三方签字确认。（2）厂内抽检抽样的商品是从厂商的生产线上或存货中抽取。抽检时项目签约主体、供应商两方代表同时参与共同抽样、封样。抽样、封样要按照国家相关规定进行，并详细记录抽样商品信息，抽样时间，双方签字确认。3.留样、送检（1）渠道内抽检抽样 3 份，一份由项目签约主体送国家认定的检测检验部门检测，剩余两份分别由供应商和运作单位封存，以备复检。（2）厂内抽检抽样 3 份，一份由项目签约主体送国家认定的检测检验部门检测，剩余两份分别

33、由供应商和项目签约主体封存，以备复检。（1）对于检测不合格商品，通知供应商，并将留样送双方同意的国家认定的检测检验部门进行复检，如复检不合格责令供应商召回商品，赔偿损失。并根据处理结果决定项目是否下线。（2）项目签约主体对抽检情况进行通报。（3）签约主体对抽检情况建立专门档案，填写“分销配送商品质量抽检记录” （见附件 13）妥善保存。每个项目抽检次数每年不少于 1 次，特殊商品（尤其是农资商品）可视情况增加频次。6送检费用送检的费用由供应商承担。第二条 异常情况（1）因供应商夸大宣传误导用户使用不当；（2）因企业未按合同约定供货导致的各级邮政单位和用户的投诉等；（3）因商品质量问题导致农户受

34、损或执法部门的查处；（4）抽检商品质量不合格；（5）其它非商品质量导致的用户投诉。2. 异常情况的处理（1）首问负责发生异常情况时，遵循首问负责制。（2）处理主体统签项目异常情况处理主体为总部和异常情况发生地的省速递物流。省签项目异常情况处理主体为异常情况发生地的省速递物流。（3）处理原则科学客观、有理有据；利于合作、利于发展的原则。（4）处理方式充分利用自身资源，联合供应商，共同本着把消费者的损失降到最低、把不利的社会影响降到最低，积极处理。对于商品质量的投诉，首先要对商品进行封样并送检；如确属于质量问题，供应商要按照相关法律法规及合同约定进行赔偿。如不属于商品质量问题，由省速递物流、属地邮

35、政局及供应商共同协商解决。杜绝媒体曝光事件的发生。（5）处理程序异常情况发生时， “三农”服务点对异常情况要及时反映，并同时向上级汇报；当地县邮政局为处理第一责任人，在接到相关投诉后，要第一时间派员赶赴现场协助处理，按照处理原则做好相关工作，如本级确实无法处理，要及时向上级部门汇报；上级部门要在24 小时内详细掌握事件信息，做出初步判断，然后协调供应商在 48小时内赶往现场进行处理；并在 72 小时内提出几方认同的处理方案，并建立各级异常情况档案。（6）处理要求处理过程中注意保护现场、收集证据，分清责任；在情况不清、责任不明的情况下，不得单方采取赔偿、补偿措施或承诺赔偿、补偿。对于不及时采取有

36、效措施控制势态，甚至有意制造事端、扩大势态的行为和个人，要追究相应人员责任，严肃处理。第三条 项目信息发布1.通过市场调查，准确进行项目及商品的市场定位，突出优势区域和优势商品，并进行信息发布，指导下级进货销售。2.对于价格波动较大商品，研究价格变动趋势，进行价格变动预测，提示运作单位控制风险。3.对于项目所属行业发生的重大变故和事宜，及时通告运作单位。第七节第七节 项目评估项目评估项目经理每年对正式运作的项目进行阶段性评估，评估的主要内容有：第一条 项目质量评估1.对于分销商品的质量稳定性、商品在运作区域内的适用性、商品的市场需求程度、商品使用的便捷程度、商品的包装（包含包装上的文字内容）

37、、商品的规格等进行评估。2.对于供应商合作情况，包括：货源供应情况、配货时限、技术支持、销售折扣等进行评估。3.对于供应商自身经营资质、商品质量标准有效性（主要考虑撤销或逾期失效等情况） 、财务状况、行业地位、声誉等进行评估。4.根据评估结果，与供应商磋商、整改调整或项目终止合作，填写“分销配送项目评估” （见附件 14） 。第二条 项目运行质量评估项目经理参照项目规划作项目运行情况的阶段性评估，总结成功经验和模式，研究制定下阶段项目推进策略和计划，评估的重点内容：1.项目的基本运行情况：运作的量收情况、运作的范围、存货控制水平、窜货的控制、回款结算等。2.项目组及项目成员的绩效评估（评估标准

38、视项目具体情况而定） 。第三条 供应商回访进行供应商回访，填写“分销配送供应商回访记录” （见附件15） ，建立良好合作关系，共同规划战略合作意向。1.根据项目进展情况，进行供应商回访，了解供应商对项目运作的评价、意见和建议。2.客观评价供应商的意见和建议，提出改进措施，增加满意度。第八节第八节 项目终结项目终结第一条 根据供应商管理办法进行供应商的考核评估（详见供应商管理部分） 。第二条 结合考评结果，对于清理下线的项目进行终结处理。第三条 根据双方签订的合同条约全部终结或部分终结项目运作时，进行项目终结的相关工作。1.对于终止合作的项目要进行终止信息发布，告知运行单位做好后续处理。2.严格

39、按照合同中的相关规定，进行货款后续处理、库存后续处理、未兑现政策的后续处理、授权使用的标示、名称的终结、合同的注销及保存等。第四条项目终结后，要进行项目总结，明确项目和项目管理的成败所在，研究本项目用过的哪些方法值得推广，哪些教训需要引以为戒，并将处理相应的后续事宜情况，形成记录，将合同归档保存以便查询。第四章供应商管理供应商管理第一节第一节 供应商管理的重点供应商管理的重点第一条 管理机构（1）统签项目工作组由总部、重点区域省速递物流和供应商的相关人员组成。（2）省签项目工作组由省速递物流和供应商的相关人员组成。项目工作组是项目运行的主要责任机构，负责项目运行中的具体事项，按年度对项目进行规

40、划、总结，不定期召开相关会议。第二条 管理的重点内容（1）在与供应商签订的合同中，明确项目运行区域，并在运行过程中严格按照约定区域运行。（2）如供应商有需求扩大合作区域，应书面形式提出，待工作组协商一致后在指定的区域进行试点；试点结束后视情况确定是否纳入新的合作区域。（3）需要扩大的合作区域，必须通过与供应商签订补充协议予以明确。（1）在与供应商签订的合同中，明确项目运行的商品的品种及规格。（2）如供应商有需求增加商品，应书面形式提出，待工作组协商一致后在指定的区域进行试点；试点结束后视情况确定是否纳入统签或省签品种范围。授权供应商在合同约定的商品或宣传上使用“中邮连锁专供” 、“中邮连锁配送

41、”或“（省名）中邮连锁专供” 、 “（省名）中邮连锁配送”标识，并依据行业标签使用规定，规范使用。合同约定的商品实行编码管理制度。与供应商不定期沟通项目运行情况，督促供应商每月 5 日前完成系统报表填报工作。对于以预付款方式进行结算的项目，省速递物流要与供应商协商确定价格保底政策。在双方约定的保底期限内，如果供应商对供货价格进行调整，且新价格低于原订货价格，以新价格与供应商进行结算；如果调整后的价格高于原订货价格，以原价格进行结算。第三条 质量监控监督供应商所供商品质量是否达到国家各项质量标准，如出现质量问题，协调供应商妥善处理，必要时向供应商索赔相应损失。总部及所属企业将在不同时段进行商品质

42、量抽检，并及时通报抽检结果，如发现商品存在质量问题向供应商索赔。3. 异常情况处理原则项目运作出现异常情况时，签约主体与供应商配合邮政机构协调解决。质量问题由签约主体追究供应商的责任。4. 异常情况处理时限项目运作出现异常情况时，签约主体协调供应商在接到相关通知后 48 小时到达现场，并在 72 小时内将几方认同的事实情况书面上报上级机构。第四条 服务支撑协调供应商建立由其高层负责的营销服务团队，开展销售协调、宣传策划、技术指导、用户咨询等工作，并配备相关的设备，为用户提供相关的指导。同时利用灵活的激励机制，给予团队一定的自主权。组织供应商结合商品特点、使用方法、货品陈列、营销技巧等方面知识，

43、有计划的分期分批对运作省份农村邮政支局所、网点负责人、速递物流专职配送人员开展技术营销培训，提高速递物流配送队伍的服务水平。组织供应商应针对重点地区小量大面的开展试验示范工作，以点带面，在向农民宣传商品的同时，讲解与商品相关的使用方法，通过科技下乡等活动提升品牌形象。（1）组织供应商以农村有一定经济基础和影响力的致富带头人、种植大户为首要对象，通过电视媒体、车体广告、墙体广告、宣传单页、磁带光盘等形式进行宣传，采用附带赠品等手段进行促销，并定期对客户及一线人员进行回访，掌握市场需求。（2）供应商可在中国邮政报等邮政媒体上进行相应的宣传（包括不限于商品、形象、软文等形式） 。第五条 销售政策 并

44、发布。2.原则：销售政策的制定坚持“公平、公正、公开”原则，达到“统一标准、奖励典型”的目标。3.方式：项目签约主体按年度对所属企业进行实施。4.实施：分级实施到位。第二节第二节 供应商评估供应商评估第一条 统签项目评分办法1总部签约的供应商关键绩效考核指标分为总部指标和省指标两部分，从商品、范围、系统、结算、服务支撑、异常情况处理和行业经理综合评价 7 个方面，对供应商的关键绩效进行考核。2供应商绩效每年集中考核 1 次。总部将以此为依据评定供应商当年的等级。第二条 省签项目评分办法省速递物流参照总部的考核方式进行考核。第三条 供应商评级根据考核的结果对供应商进行评级。A 级，长期首选合作供

45、应商，得分在 80 分及以上者。B 级，可接受供应商，得分在 60 到 80 分（不含 80）之间者。C 级，不合格供应商，得分在 60 分（不含 60）以下者。第三节第三节 供应商的发展供应商的发展第一条 当年得分评级为 A 级的供应商，在运作区域，商品推广等方面给予该供应商政策方面的倾斜。对于年终评级为 A 且收入贡献大，沟通配合顺畅，零投诉的优质供应商，可以重点为其提供区域拓展，增加合作环节和商品等服务方面的支持。第二条 当年得分评级为 B 级的供应商，由签约主体提出优化建议，双方共同努力，做好市场推广工作。第三条 当年得分评级为 C 级的供应商，书面警告 1 次，由签约主体提出整改意见

46、，连续 2 次被警告的供应商，终止合作，清退出邮政渠道。第五章进货管理进货管理第一节第一节 订货订货第一条订货采取自下而上的逐级方式。第二条会员向支局订货，需提交订货凭证，内容包括：品种、规格、数量、交货时限等信息，并需签字确认。支局可根据实际情况预收部分货款。第三条 县局根据直营店（支局）的配货申请，并结合市场需求、销售和库存结余情况，向市邮政局业务部门提交 “分销配送商品订单” （见附件 16） ，市局业务部门审核汇总后提交到省速递物流，省速递物流填制“分销配送商品订单”统一向供应商订货。如需直配（指不存在其他分拨环节，厂商将货物直接配送到订货单位） ，应附有直配单位的订单，以满足供应商直

47、接发货的需要。第四条对于下级机构提交的订单，若本级机构有存货，按照发货流程处理（详见第五章第三节） 。若本级机构无存货，本级机构应汇总下级订单信息并提交上级机构。若本级机构有部分存货，满足订单部分进行发货处理，原订单终止，剩余部分下级机构应重新提交订单。第五条 各省运作的总部统签的项目，需由省速递物流汇总订货单后填制“分销配送商品订单”统一报总部，由总部填制“分销配送商品订单”统一向供应商订货。过渡阶段，总部统签项目的“分销配送商品订单”由省速递物流直接向供应商发出商品订单。第六条 “分销配送商品订单”应按格式要求规范填写，各级加盖公章方为有效。邮政内部订单一式两份，订货申请机构业务部门一份、

48、订单接收机构业务部门一份。邮政对供应商的订单一式两份，提交订单的省速递物流一份，供应商一份。第七条 邮政各级订单接收机构要在接到订货单后的一个工作日内完成汇总、确认并向上一级提交。如出现暂停订货等情况要即时反馈到下一级订货机构。第八条严禁市邮政局（含市）以下机构向供应商直接订货。第二节第二节 到货验收入库到货验收入库第一条 商品到达收货机构后，收货机构的业务人员和仓库保管员要对每批商品的品种、数量、包装情况、实物规格、型号、生产日期、供应商进行当场验收。如出现货物破损、包装污染、产品品种与发货单不符、发货单与订单不符以及产品质量问题，应拒绝验收。如出现货物缺少，查证为发货方或发货方委托承运商原

49、因的，先行按照验收数量入库，缺少部分可要求发货方补发或终止执行；填写“分销配送商品验收差异单” （见附件 17） 一式三份，库管、业务人员和发货单位各一份。属收货方委托承运商原因的，则由承运商按售价赔偿，先按全数验收入库，之后，赔偿部分做销售出库处理。 第二条 收货机构在验收供应商的发货后，要在供应商提供的发货单上确认签字并留存一份。同时，供应商应及时将验收的发货单提供给省速递物流一份存档，以备结算时对账。收货机构（除支局外）在验收邮政机构内部的发货后，要在发货机构提供的“分销配送商品出库单” （见附件 18）上签字确认并留存一份。第三条库管人员验收完毕后，对应发货机构的每张发货单或出库单填写

50、 “分销配送商品入库单” （见附件 19）入库。入库单一式三份，库管、业务、财务各一份。第四条 验收过程必须做到库管与业务共同验收，并按照商品行业要求封存样品，发货单位和收货单位双方留存。第三节第三节 发货出库发货出库第一条在邮政系统内部，发货机构已发出，收货机构没到货验收的过程中属在途商品，在途商品的货权属于发货机构。第二条 业务人员审核下级机构（不含支局）的订单，本机构有存货的，可按下级单位订单要求填制“分销配送商品出库单” ，通知库管核实后发货。收货机构验收的，登记“分销配送商品库存货物明细账” （见附件 20）出库数量、金额等信息。收货机构未验收的，登记“分销配送业务库存商品明细账”在

51、途商品信息。 “分销配送商品出库单”一式五份，发货机构库管一份，收货机构签字确认后留存一份，返回三份，发货机构库管、业务、财务各一份。县局给直营店（支局）配货的，填制“分销配送商品调货单” （见附件 21） ，通知库管核实后发货。 “分销配送商品调货单”一式五份，县局库管一份，支局签字确认后留存一份，返回三份，县局库管、业务、财务各一份。县局根据支局的销售清单，登记“分销配送商品出库单” 及做相关处理。第三条各级机构业务在收到下级机构订单后，应及时将货物配送至订货单位，具体时限由各省自行确定。货物未按时限发出的应及时向订货单位说明原因。第四条 收到返回的“分销配送商品出库单”后，发货机构的库管

52、、业务根据返回的出库单信息，将在途商品转为正常出库商品，在库存商品明细账中登记出库，财务作相应账务处理。第五条 商品到达收货机构验收无误后，发货机构与收货机构同时进行出入库处理。如收发货机构存在差异，应通过沟通的方式协商解决，差异解决后双方同时进行出入库处理。验收和差异的处理时限为 5 个工作日，超过限期，强制收货机构作入库处理，发货机构由在途商品转为正常出库商品。第六章库存管理库存管理第一节第一节 管理原则管理原则第一条 各省应根据市场需求和各类商品的流转情况确定库存定额，加速资金流转，降低库存风险。第二条 上级部门应对下级部门的库存、账目进行定期检查或抽查，发现问题及时处理，确保账账、账实

53、相符。第三条发货出库和销售应实行先进先出原则，以避免商品过期。第四条 凡未办理出库手续的不得发货，严禁白条抵库。第五条 省、市、县和直营店（支局）要分别设置“分销配送商品库存货物总账” （见附件 22） ， “分销配送商品库存货物明细账” ；省、市、县按照项目和直营店（支局）分别设立“分销配送商品库存货物总账项目分户账” （见附件 23）和“分销配送商品直营店（支局）分户账” （见附件 24） 。第二节第二节 盘点与对账盘点与对账第一条 每月月末业务与库管进行货物的实地盘点；每季季末，由业务发起会同库管与财务共同进行实地盘点对账。第二条 盘点需填写“分销配送商品库存盘点表” （见附件25）一式

54、两份，库管、业务人员各留存一份；根据盘点结果填制“分销配送商品盘盈盘亏报告单” （见附件 26） 、 “分销配送商品损失核销单（盘点）”（见附件 27）和“分销配送商品损失核销单（过期及破损）”（见附件 28） ；其中， “分销配送商品盘盈盘亏报告单”一式三份，库管员留存一份、两份上报领导审批，审批后一份业务留存，一份财务做账务处理；“分销配送商品损失核销单（盘点）”和“分销配送商品损失核销单（过期及破损）”各一式两份，上报领导审批后，一份业务部门留存，一份交财务部门进行账务处理。各省应对审批金额与权限进行明确规定。1. 出现货物减值情况，包括货物破损、过期、自然损耗等情况，库管及时通报业务部

55、门填报“分销配送商品损失核销单（过期及破损） ”报批后做如下处理：（1）做损失处理的填“分销配送商品盘盈盘亏报告单” ；（2）报批做退货处理的走退货流程；（3）报批做降价处理的走调价流程。2. 货物出现数量差异，包括减少或增加，填“分销配送商品盘盈盘亏报告单” 和“分销配送商品损失核销单（盘点） ”报批后做如下处理：（1）库管员原因造成库存短少，由库管员按现行销售价格销售赔偿做销售处理。（2）不可抗力原因造成的商品短少，根据批复意见做相应处理（3）数量增加的应增加库存并报财务做相关账务处理。第三条 盘点时应注意商品的保质期限和商品存量，根据所辖区域商品进销存情况，及时进行调剂，防止商品积压或缺

56、货。第四条 凡接近保质期、过销售时令、滞销（指市场销售不畅，存货多的商品，库存时限超过三个月） 、存量偏多等商品，库管员要填写“分销配送商品库存预警报告单” （见附件 29）一式两份，一份留存、一份交由业务部门提出处理意见和处理时限，上报负责人审批后返回库管员，并根据处理意见进行处理；市、县邮政局业务部门要制定预警商品报告制度，并按照制度流程和时限审查批复，限期处理。第五条 每年年底，业务部门根据结存的库存情况制作“分销配送商品跌价情况表” （见附件 30） ，一式两份，一份交业务部门留存，一份交财务部门作为计提存货跌价准备的依据。第六条当库存商品存在下列情况之一时，该库存商品应该如实填写到“

57、分销配送商品跌价情况表”中，报财务计提跌价准备。对市价持续下跌，且在可预见的未来回升无望的；因商品过时或消费者偏好改变等使市场的需求发生变化，导致市场价格逐渐下跌的；其他足以证明该项存货实质上已经发生减值的情形。第七章销售管理销售管理第一节第一节 销售流程销售流程第一条 直营店（支局）在办理销售、销售退货、收退预存款等业务时，开具“分销配送商品销售凭证” （见附件 31） 、 “分销配送商品销售退货凭证” （见附件 32） 、 “分销配送商品会员结款单”（见附件 33） 。上述表单一式三份，会员（客户）一份，留存一份，上交业务部门一份。第二条营业终了后，支局做日结处理，填制“分销配送商品营业缴

58、款单” （见附件 34）和“分销配送商品销售清单” （见附件35） 。当日实收款与营业缴款单核对，核对无误后向上级财务部门上缴营业款并将相关业务单据上报上级业务部门。 “分销配送商品营业缴款单”一式三份，一份留存、一份上报上级财务部门、一份交上级业务部门。 “分销配送商品销售清单”一式两份，一份留存、一份报上级业务部门。第三条上级业务部门收到相关业务单据后进行审核，无误后填制“分销配送商品营业日报单” （见附件 36） ，一式三份，一份业务留存、一份返回支局、一份报同级财务，同时填制“分销配送商品出库单” ，登记库存明细账和库存总账，根据营业日报单登记支局预存款和欠费分户账。第四条 直营店（支

59、局）根据销售清单、会员结款单、商品销售（退货）凭证登记库存台账、预存款和欠费台账。第五条业务部门每月月末汇总营业日报单，填写“分销配送商品入库汇总表” （见附件 37） 、 “分销配送商品入库汇总表（下级退货入库、调货入库） ” （见附件 38） 、 “分销配送商品出库汇总表”（见附件 39）和“分销配送商品出库汇总表（发货出库、调货出库）” （见附件 40） 。上述各表一式两份，一份留存，一份交财务部门。第六条 上级部门月末根据支局“分销配送销售清单”汇总计算当月其下辖各支局分销业务的收入。第二节第二节 欠费欠费第一条 直营店（支局）零售必须现款现货，严禁欠费。第二条 直营店（支局）批销的化

60、肥、种子、除草剂类商品必须现款现货，严禁欠费。其他批销商品确须欠费的，每次欠费额不能超过当次批销总额的 30%，欠费期限不得超过三个月，必须由本单位正式员工作为欠费收缴责任人并确保欠费 30 天内回款率达到80%以上，60 天内回款率达到 90%以上，90 天内回款率达到 100%。第三条 销售欠费收回时，开具“分销配送会员结款单”一式三份，一份留存，一份交业务，一份作为会员欠费收回的凭证。第四条 上级业务主管部门和直营店（支局） ，应建立预存款和欠费的总账和明细账。第五条 欠费要每月清理，按照“谁经手、谁负责”的原则，由用户欠费第一责任人负责应收账款的催缴并终身负责。逾期不能收回的，由各机构