集团采购管理流程-20170719

1、文件编号版本文件名称集团物资采购流程版本号文件类型流程文件机密等级内部公开流程域人工填写暂不填写拟制者人工填写主流程人工填写暂不填写拟定部门人工填写集团物资采购流程修改记录版本号新增/更改章节新增/更改理由说明拟制者批准者生效日期文件编号版本文件名称集团物资采购流程版本号集团物资采购流程1目的为增强采购工作的治理,标准采购业务的开展,提升采购效率,特制定本流程.2 适用范围本流程适用于集团采购业务的采购工作,下属子公司可参照执行.3 术语和定义3.1 装饰装修：用于办公场所,宿舍,操作场地的内部装修或简单装饰；3.2 集采：由集团物资采购部负责的集中采购；3.3 分采：集采外的采购；3.4 专

2、业人员：对涉及技术、规划做专业判断的人员；4 责任与权限角色责任需求部门1、负责方案/临时/非方案性需求的收集、提交；1、作为行政部,1.1 负责跨部门统筹类事项的工程治理；1.2 负责物资需求的收集的统筹；2、承当集采物资外的采购责任,主要如下：各级行政部2.1 负责分采供给商的开发和治理；2.2 负责分采物资的价格谈判、采购；2.3 负责物资入库、验收的跟进,台账的建立和物资的分发领用;2.4 主导分采供给商账务核对、付款的跟进、异常的协调处理；集团物资采购1、负责米购制度、流程的建设和完善；部2、负责集采物资标准化建设和治理；3、负责米购标准的建立和维护；4、负责集米供给商的开发与治理,

3、分米供给商监管；5、负责集采合同的治理；6、负贝米购策略的制7E；7、负责商务谈判和招投标；8、负责集采物资的采购；文件编号版本文件名称集团物资采购流程版本号9、主导集采账务核对、付款的跟进、异常的协调处理；10、市场供求信息调查,及时优化采购品质,有效限制采购本钱；专业人员1、负责对样品的专业鉴定/对设计方案的把关确认；2、人员信息见附件一?专业人员列表?；5物资申请流程5.1 物资采购流程框架5.1.1 物资采购流程框架流程图5.1.2 流程详细说明活动编R活动名称执行岗位/角色活动操作01事前申请需求部门,行政部、专业人员1、米购业务开展前原那么上必须有需求申请；2、需求人员根据自身需求

4、,提交对应的流程；2.1、 工程型采购,包括工程建设、装饰装修、流水线和飞机等按照?工程立项流程?提交需求；2.2、 除以上2.1之外的行政类物资,营运物资根据?物资申请流程?提交需求；2.3、 1000元以下非常用物资或无法通过正常供给商询比价或经分管领导同意的紧急采购根据?杂项物资申请流程?提交需求；3、事先做好相关预算；4、对于需求的相关申请,行政部门负责对该物品能否采购还是进行调配进行合理化安排,专业人员负责对是否需要采购和采购配置要求提出合理化建议.02事中采购专业人员,物资采购部1、根据需求完成物资选型和样品确认；2、采购工程师原那么上至少选定3家合格供给商参与招标或比价议价工作,

5、根据商务谈判结果,进行合同以及下单工作；3、采购工程师根据供给商治理制度和流程,负责对供给商进行有效治理和关系的维护.03事后结算治理需求部门,仓管员,财务部1、根据相关流程进行验收,出入库等流程；2、根据合同确定的付款方式进行结算；3、使用人根据领用流程进行物料申领、出库人做好台账登记；文件编号版本文件名称集团物资采购流程版本号4、集团行政部定期分析非集米数据,并判断是否可集米,可行那么提交集采申请至集团物资采购部确定；5.3 询比价流程5.3.1 询比价流程图5.3.2 流程详细说明活动编R活动名称执行岗位/角色活动操作01发出询价讯息集团采购工程师1、无价格、无供给商的情况下,进行供给商

6、的开发并发出询价单；2、流程流转至02节点；02报价供给商1、根据要求提供报价；流程流转至03节点；03收集报价集团采购工程师1、原那么上至少需要三家及以上的供给商报价,以下情况附上说明原因经领导同意后供给商数量可酌情考虑：A、该产品/物资/效劳为独供类型；日集团高层或者经使用部门主管副总批准指定的产品/供给商时；C使用同一个供给商且在框架协议外增加使用频率不高的产品时；D采购频率低,价格少于10000元的非群众化的产品以及其他特殊情况的产品,例如礼品类等；2、目标供给商为新供给商的,那么需要提供营业执照,供给商调查表等资料；流程流转至04节点；04比拟议价集团采购工程师1、对标的进行本钱分析

7、,比价议价,与供给商谈判,根据谈判结果,制作报价比照表、采购价格审批表,综和总采购本钱最优原那么输出自己建议的备选供给商以及原因；2、流程流转至05节点；05商务核批权签人员1、根据提交信息审核、批准相关价格和供给商；1、流程流转至06节点；06信息录入集团采购工程师1、根据审批结果,对于签署框架协议的,在系统录入相关价格以及其他条款或手工制作价格台账,直接进入下单流程；2、对于非框架合同物资,那么进入合同评审流程；5.4 采购下单流程文件编号版本文件名称集团物资采购流程版本号5.4.1 采购下单流程图5.4.2 流程详细说明活动编R活动名称执行岗位/角色活动操作01制作订单/合同集团采购工程

8、师1、在有框架协议的情况下,直接根据框架协议有效期内价格进行下单,订单模板见附件二?采购订单?；2、假设无框架协议,那么根据审批结果,签订合同卜单；3、流程流转至02节点；02审核权签人员1、审核价格、各条款的准确性,批准下单；2、流程流转至03节点；03接收订单供给商1、确认并接收订单/合同,并安排生产；04供货供给商1、根据要求交货；2、假设按时供货,那么直接进入入库验收流程,否那么进入05节点；05跟催集团采购工程师1、跟催供给商交货；2、异常情况处理；3、对接各分子公司收货人,保证进入入库验收流程.5.6对账流程5.6.1 对账流程图5.6.2 流程详细说明活动编R活动名称执行岗位/角

9、色活动操作01提供对账单供给商1、根据约定的对账时间提供对账单；02收集单据集团采购工程师1、收集订单/合同复印件、入库单、对账单、收货签收单等单据；2、假设存在数量与订单/合同约定的不符合情况,以及因异常造成的供应商扣款情况,那么需要将双方确认的单据一并收集；03核对账单集团采购工程师1、根据订单/合同复印件、入库单、对账单、收货签收单、核实对账单数量、单价和金额,并确认；2、假设存在小一致,那么与供给商和收货方沟通、核实；文件编号版本文件名称集团物资采购流程版本号04审核对账单集团财务1、根据入库记录,采购订单和入库单/签收单,审核对账单的真实性；05a通知开票集团行政专员/集团采购工程师

10、1、假设对账单无误,总部行政专员/集团采购专员通知供给商开票；05b供给商1、供给商根据通知,根据对账单上的金额开具相关合法发票；06核实信息集团行政专员/集团采购工程师1、根据各子公司开票信息,核对发票信息,无误那么进入付款申请流程.5.9样品确认流程5.9.1样品确认流程图样品确认流程集采政行司公产政行团集师程工购采团集1、物品新增或变更2、供给商开发或更换样品或者邮件02b组织评选03*是否检验确、认二7.员人业专需要测试的S工作日完成,其他3个工作日完成作为物料检验标推及依据04鉴定检验R可以在样品上签字的就签字,其他的发邮件理经政行理经购采团集5.9.2行政经理和采购经理共同对样品确

11、认结果做最终审批.1、各环节是否严格根据流程执行2、相关资料是否齐全流程详细说明活动编R活动名称执行岗位/角色活动操作01收集样品信息集团采购工程师1、当开发新供给商或增加新物料时,对于需要进行样品确认,那么根据需求人员的要求和实物,提供不少于3种或者三张有效的照片给到相关部门评估；02a确认需求符合度集团/子公司行政专员1、根据样品,代表需求人员确认需求的符合度；2、原那么上回复需要在实物上签字或者书面回复确认；文件编号版本文件名称集团物资采购流程版本号02b组织对样品的评选集团采购工程师1、以实物或者邮件图片的形式,组织相关部门对样品进行确认；02c评估规格型号专业人员1、评估样品的规格型

12、号是否符合要求；2、原那么上回复需要在实物上签字或者书面回复确认；3、人员信息见附件一?专业人员列表?；03是否检验确认集团采购工程师1、汇总各部门的评估结果,输出书面资料；2、假设无需再次检验的话,那么流程流转至05节点；3、假设需要再次检验,那么流程流转至04节点；04鉴定检验专业人员1、对样品再次进行鉴定,需要测试的原那么上5个工作日完成,其他3个工作日完成；2、能够在实物样品上签字的那么签字留样,其他的发邮件确认.样品作为物资来料的检验标准以及依据；05审核行政经理/采购经理1、对于样品评估的结果进行审核确认.5.10付款申请流程5.10.1付款申请流程图支付申请流程人请申对账开票流程

13、-01.扫描单据/合同上传-02a.提交付款申请-08*确认收款F结束1 .订单/合同2 .发票、送货单、对账单02b填写付款单提供合同/单据包括7£金、进度款、尾款的支付金额及支付时间员人签权计会团集04_核对付款单力及单据09010人打印凭证,结束会计做账排序装订管主计会团集05签字确认纳出团集06t核实单据执行资金付款方案07,已付款单据给会计线下操作03详见权签图5.7.2流程详细说明活动编P活动名称执行岗位/角色活动操作文件编号版本文件名称集团物资采购流程版本号01扫描单据上传制#人1、根据对账结果,将合同/订单,发票,对账单,签收单等单据扫描上传至OA流程；02a提交报销

14、树!制#人1、提交OA报销申请；2、流程流转至03节点；02b填写报销单据制#人1、将发票原件、送货签收单和对账单/合同以纸质的形式提交至会计；2、流程流转至04节点；03OM程审批权签人员1、在线上对付款流程核查、审批；2、流程流转至06节点；04核对单据集团会计1、核对申请人提交的纸质报销单和单据的完整性和准确性；2、流程流转至05节点；05签字确认集团会计主管1、对报销单和单据进行签字确认,问时交给出纳；06核实单据集团出纳1、对OA流程和纸质单据进行核实,无误那么进入资金付款方案；07付款凭证提交集团出纳1、根据付款信息,将已付款凭证提交至会计,用于做账；08确认收款制#人1、和供给商确认收款；09做账集团会计1、根据付款凭证,登记台账；010归档集团会计1、打印凭证,装订成册,进行归档；6附录6.1 关联的制度文件名称及文件编号:1、?采购治理制度?6.2 关联的标准文件名称及文件编号:1、?物资申请流程?2、?工程立项流程?3、?样品确认流程?4、?招标流程?5、?询比价流程?6、?合同/订单签订流程?7、?采购下单流程?公司保密文件,谨防外泄！文件编号版本文件名称集团物资采购流程版本号8、9、?对账开票流程?10、?付款申请流程?11、?费用支付流程?12、?出库流程?13、?退库流程?14、?分采转集采流程?6.