(JTTY-10D)欧派集团办公室工作规范管理规定

1、 欧派集团办公室工作规范管理规定JTTY10D1。目的:为树立公司良好形象，规范办公秩序，提高办公室人员工作效率，营造良好的办公氛围，贯彻“7S标准化管理的实施，特制定本规定。2.适用范围:本规定适用于欧派集团各事业部、各部门(包括公司外设机构）办公室行为规范管理.3。主要内容：3.1办公室环境规范3。1。1办公环境应保持空气清新，无难闻气味；地面、桌椅、屏风、门窗、天花板等应保持整洁卫生；员工不得随地吐痰，不乱扔垃圾，养成良好的卫生习惯。3.1。2办公室每天安排专人值日，部门公开栏内应有当月值日表。值日人员应于下班前10分钟安排卫生值日工作，不得拖延至第二天上班时间完成,以免影响正常上班及公

2、共楼道卫生.值日人员应督促本部人员保持环境卫生。3.1.3不得在室内乱贴、乱写、乱画、乱放。3.1.4部门厂务公开栏、宣传栏或看板里的资料应及时更新,并保持整洁有序.3。1.5对闲置物品、报废物品和垃圾应及时按规处理。3.1。6及时整理办公物品，杜绝杂乱无章，要求摆放有序。3。1。7办公台上不得摆放与工作无关的书籍、报纸或其他杂物。3.1.8员工私人手机、钱包、钥匙及手提电脑等贵重物品不得随意在桌面上等地方放置,应妥善保管。3.2仪容仪表规范3。2.1按规应穿厂服的员工须着规范厂服上班，具体按员工证（厂牌）和工作服发放管理规定TYGZ30相关规定最新版本执行。.3。2.2将厂牌正确佩戴在胸前，

3、具体按欧派企业员工证及工号管理办法RLZYB-25最新版本执行。3。2.3衣着整洁大方，不得穿露肩背心、吊带衫、裤口高于膝盖的短裤、超短裙、拖鞋和打赤脚；鞋面洁净;头发整洁，勤洗勤剪勤梳理.男职员原则上要求穿有领衬衫上班，胡须、头发、鬓角不宜过长。女职员要求服装淡雅得体，不得化浓妆。3。2.4员工穿着夏季工服时，以解开领口处一个纽扣为宜。男员工上衣下摆应扎入裤腰内，禁止敞胸露怀。3.3总经理室办公专区管理3.3.1公司员工(部门副经理级以上干部及其所带领人员除外）需向总经理室领导汇报工作的，应事先电话预约得到同意后方可进入。进入办公室前，应先向前台说明预约情况，由前台向相应领导通报后再进入办公

4、室；部门副经理级以上干部亦应先向前台说明情况后再进入办公室。公共职能部门职员向集团总裁汇报工作的，可直接向前台说明情况后进入集团总裁办公室。3.3。2公司员工需提交文件的，应投递至相应传递箱（一楼、三楼均有）；确属因文件太大无法投入传递箱或属急件或总经理室领导指示直接面呈的文件等特殊情况的，亦应向前台说明情况并按如下原则执行：属文件太大无法投入传递箱或属急件的，由前台代为传递；属总经理室领导指示直接面呈的，由送件人直接送呈。3。3。3总经理室领导签批好的文件，一律由前台根据具体情况适时(开箱)传递到收件部门。对注明急件的，要立即传递。3。3.4总经理室办公专区内会议室、洽谈室原则上仅供总经理室

5、成员用于接待或会议，由前台负责管理。各部门因公需要可根据内务部相关规定申请使用其他会议室、洽谈室。3.3.5无关人员不得在前台处逗留、闲聊或出现其他影响前台工作秩序的行为，确保前台正常工作。3.4接待来访规范3。4.1接待时点头示意或站起来迎接以示尊重；同时应使用礼貌用语问候。3。4.2接待客人要有诚挚友善的态度，让人感到公司极具亲和力。当有较多来访人时，应妥当安排，有序进行，不应冷落来客.3.4。3尽量少让客人久等,否则应诚恳表示歉意。3。4.4预先预约的客户,应在规定的时间内接待，不得缺席和拖延。3.4.5客人站着时，接待人不要坐着谈话，最好请来访者坐下谈话，有条件时应送上茶水；在客人面前

6、不得翘起“二郎腿”和其它不雅举止，本着谦虚、随和、请教的态度交谈。3.4。6互换名片时应双手送上、双手接受，如果身上没带名片,则向对方表示歉意。3。4。7被访人员不在办公室,办公室其他人员应礼貌、热情向来访人员说明情况或代为寻找被访人员.3。4.8接待人因特殊情况离开办公室而不能按时约见来访人员,应向办公室相关人员说明情况、交代清楚,使来访人员满意而归。3。4.9送客时，应先等客人站起来后自己再起身，亲切道别，客人伸手之后再伸手握别,礼貌相送并使用礼貌用语道别.3。4。10乘坐电梯不超载、不拥挤，礼让来访人员。3.5接打电话规范：3.5.1通话简洁、明了；不得出现说粗话、脏话,发脾气,摔电话等

7、不礼貌行为。3.5.2电话铃声响，应尽快接听.通话时要先说“您好”，对方讲述时要留心听，并记下要点，须转述的尽快转述，或做好记录。3.5.3应拿起话筒，尽量避免使用免提,以免影响他人工作。3。5.4电话使用及管理具体按欧派集团电话使用管理办法JTNWB-42最新版本执行。3.6其他工作规范3。6。1同事间团结合作，工作上服从上级安排;各岗位以良好完成岗位职责为前提。3.6.2出入办公室时开、关门动作要轻，不得干扰他人办公。进入他人办公室前应先轻轻敲门（公共大办公室除外)，得到允许后方可进入。未经办公室所在部门负责人许可,严禁带与工作无关的人员进入其办公室.3。6.3办公室内说话、谈论音量适中，

8、以不打挠他人办公为原则.不得在办公室、走廊内大声喧哗、闲聊、嬉笑、吵闹,以免妨碍他人工作.3。6.4上班时间不得谈论、办理与工作无关的事宜，不得随意到其它办公室走动、窜岗、溜号等；严禁上班时间睡觉.3。6.5上班时间不得上网浏览与业务无关的网页，不得翻阅与工作无关的书籍、报刊等；不得开音响、听收音机(包括手机内置收音机和MP3等影音设备)、看影碟、上网闲聊、打游戏、炒股等与工作无关的事务。员工遇到问题应通过公司正当渠道反映解决，严禁擅自利用OA或外部网络平台传送、发布涉及到公司利益及他人权益的个人主观评论。3。6.6不得在办公室内存放易惹蚊虫、鼠患的物品（如食品）,更不得在办公室吃零食、用餐或

9、在办公室加热、加工食品等.严禁厂内外送餐人员将饭菜送到办公室，订餐人员应自行到保安室门口提取后前往食堂就餐。3.6.7严格执行关于加强吸烟管理的规定JCSJB-11（最新版本），正确引导来访人员遵守和理解公司的管理制度和安全警示。3.6.8上班时间，坐姿、站姿和走姿均应端庄、稳重;严禁出现躺卧、脱鞋、脱袜、光脚、双手插袖、插兜、勾肩搭背等有损工作形象的不当姿态.3。6.9办公室的门窗、电脑、照明设施、空调等应按时开关.非正常上班时间加班的，应根据实际需要选择性开、关灯；空调的启用时间应按公司相关规定执行,杜绝浪费。3。6.10公司、部门组织会议须准时到场，不得无故迟到、中途离开、早退等，确有特

10、殊情况的，须提前向会议组织者请假.会议过程中应遵守相关管理规定及会议组织者的正当要求。3.6。11严格执行公司考勤管理规定；确因工作需要加班的，必须按公司相关加班管理制度执行。部门负责人外勤,应指定工作代理人，发布有效书面函或通过公司OA网知会相关部门及人员，以便工作沟通。外出者应保持通讯畅通。3.6。12下班铃声响后，才可到刷卡钟处刷卡下班。3。6。13内务部应安排值勤保安加强对晚班和周末、节假日办公区域的登记、巡查，并每周一次向监察审计部提交加班人员在上述时间加班情况汇总表.3。7资料存放3。7。1办公桌、柜的文件夹或档案摆放整齐,时常整理,分门别类、有标识地摆放在资料架上.3.7。2办公

11、桌面除摆放正在处理的文件外,为了保密，涉及生产、经营、工艺、技术等重要内容的文件、资料,不得随意显露或摆放在外。凡属保密范围内的资料、文件，一律按欧派企业保密制度TYGZ-20相关规定最新版本进行保管。3。7。3按照公司相关规定和7S要求，过期资料须按时交公司资料室、财务部、内务部统一管理和处理。3。8办公用品、设备管理3.8。1正确使用办公用品和设备，提高工作效率。个人专用的办公用品或设备由个人负责使用、保管和维护，严格按照公司相关管理规定执行。3。8。2在工作中需借用同事的办公用品,要事先征得对方的同意,使用后要及时归还至原处，没有征得对方同意，不得私自使用他人的用品，更不能占为己用.3.

12、8。3办公用品由部门文员根据部门需要按照相关规定统一开单到内务部领取。各部门应严格控制办公费用,注意节约，减少浪费.个人领用办公用品要做好登记手续。3.8。4电脑、复印机、传真机、电话等办公设备的使用、维护,按欧派公司计算机系统管理制度TYGZ-42、传真、复印管理制度HQB12和欧派集团电话使用管理办法JTNWB42等相关规定最新版本执行。3。8。5员工离开自已的办公桌或存取文件时,要即时锁好自已的办公桌或文件柜;办公桌、文件柜的钥题有损坏，要及时通知相关人员到现场维修好，否则，由此造成的损失由员工本人承担。3.9办公室实施“7S”管理。各部门（车间、商场）负责人为该部门（车间、商场)办公室工作规范及相关规定贯彻执行的第一责任人，应严格按规监督管理并以身作则。3。10监察审计部将不定期按规定进行检查，除对违反以上相关条款的当事人按规处理外，还将追究第一责任人和当事人直接上级的领导责任。4。本规定自二一年八月二十七日起实施，由监察审计部负责解释，原办公室工作规范及相关规定TYGZ-10C同时废止.对违反以上相关条款的，公司已有明确处理规定的按规定执行；无明确规定的，可视情节轻重每次给予责任