文件资料归档管理办法

1、现行版本现行版本AA修改码修 改 版00控制状态控制状态受控受控受控号编 号持有者持 有 者 北京优利康达科技有限公司（作业指导书） 文件资料归档管理办法(文件编号EULD-WI-QA-02)      2009发布 2009实施文件类型文件编号：EULD-WI-QA-02作业指导书第A版 第0次修订文件资料归档管理办法页码：2/7  标 题：文件资料归档管理办法 编 号：EULD-WI-QA-02 版 号：第A版 第0次修订 页 数：页 生效日期：200X -XX- 编 制 日 期 审 核 日 期 批 准 日 期

2、    受控印章： 会签部门会签人/日期会签人/日期会签部门会签部门会签人/日期会签人/日期            文件类型文件编号：EULD-WI-QA-02作业指导书第A版 第0次修订文件资料归档管理办法页码：3/7 修改页版次对应的条款号修改前内容修改后内容批准人签字批准日期文件类型文件编号：EULD-WI-QA-02作业指导书第A版 第0次修订文件资料归档管理办法页码：4/71目的为确保公司文件资料及时、准确、高效的归档，特制定本制度。2适用范围适

3、用于公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件资料，包括电子版文件和资料。3职责3.1各部门专兼职文控员负责本部门主导的文件和资料的收集、整理、归档。3.2公司部门负责人负责确定文件资料的归档的范围。3.3公司各级各类人员及时提交需归档的文件资料。3.4质控部负责监督检查各部门文件资料的归档落实。4工作程序4.1文件资料分为纸质文件资料和电子文件资料。4.2各部门均应指定专兼职文控员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。4.3凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。4.4一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成

4、的文件资料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。4.5公司工作人员外出学习、考察、调查研究等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政部办理归档手续、行政部签字认可后财务部门才给予核报差旅费。4.6本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像档案等向行政部办理归档手续，行政部签字认可后财务部门才给予报会议费用。4.7各部门专兼职文控员的职责：4.7.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集管理本部门的文件资料。4.7.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件资料及时收集归档，每年的文件类型文件编号：EULD-WI-QA-02作业

5、指导书第A版 第0次修订文件资料归档管理办法页码：5/7三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。4.7.3承办人员借用文件资料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。4.8归档范围4.8.1公司质量安全手册、程序文件、各类规章制度、作业指导书。4.8.2公司质量安全监控记录。4.8.3重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。4.8.4上级机关或国家权威部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。4.8.5本公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书。4.8.6本

6、公司反映主要职能活动的报告、总结。4.8.7本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4.8.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。4.8.9本公司人事任免的文件资料以及关于职工奖励、处分的文件资料。4.8.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件资料。4.8.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。4.9平时归档4.9.1各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件资料，由专兼职文控员集中统一保管。4.9.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归档使用的"案卷类目&quo

7、t;。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。4.9.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门专兼职文控员归档。4.9.4专兼职文控员应及时将已归档的文件资料，按照"案卷类目"条款，放入平文件类型文件编号：EULD-WI-QA-02作业指导书第A版 第0次修订文件资料归档管理办法页码：6/7时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。4.10立卷(案卷质量要求)4.10.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，行政部文书档案员负责组卷、编目。 4

8、.10.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。4.10.3 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4.10.4在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。4.10.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立

9、卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。4.10.6卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。4.10.7卷内文件资料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角背面的左上角打印页号。4.10.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。4.10.9有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将

10、立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。4.10.10案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。4.10.11案卷的装订和案卷各部分的排列格式：文件类型文件编号：EULD-WI-QA-02作业指导书第A版 第0次修订文件资料归档管理办法页码：7/7案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 4.10.12案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。总 则11 对电子文件的形成、

11、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。12 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。13 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。14 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。15 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。16 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持

12、一致。17 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。2 电子文件的收集与积累21 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。22 收集积累要求221 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。222 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。223 在“无纸化”计算机办公或事

13、务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。224 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。225 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。226 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。227 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。228 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关

14、软件。229 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。2210 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。2211 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。23 收集、积累方法231 及时按照要求制作电子文件备份。232 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。233 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。234 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。235 电子文件性质代码：r草稿

15、性电子文件；u非正式电子文件；o正式电子文件；n无纸电子文件；t文本文件；i一图象文件；g图形文件；v一影像文件；a声音文件；m多媒体文件；p计算机程序；d数据文件。3电子文件的整理31 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。32 电子文件应按档案著录规则著录，并制成机读目录。33 归档电子文件应填写登记表。4. 电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。4.1 归档范围 电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。4.2 归档时间 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。4.3 检测在进行电子文件归档

16、工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。4.4 归档前的鉴定 电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。4.5 归档要求4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归

17、档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相

18、关数据存在同一载体上。4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。5. 电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。5.1 检验5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20合格率应达到100%。5.1.2 检验项目。5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。5.1.2.2 有无病毒。5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。5.2 移交手续 验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。53 保管要求 电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。5.3.2 环境温度选定范围: 14 24；相对湿度选定范围：45%60%。5.3.3 存