客服中心档案管理暂行制度及规定

1、客服中心档案管理暂行制度及规定（适用于部门文员）6.1制度6.1.1文件资料的形成与归档6.1.1.1资料的形成： 各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理； 文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计戈U，在部门文员岗位职责中予以明确。6.1.1.2资料的归档：文件资料的归档范围1物业管理A.业主资料（含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等）；B.清洁卫生管理；C.绿化管理；d.值班记录；e.楼宇巡检记录；f.公共区域维修记录。2质量管理A.质量体系文件；B.质量管理资料。3其他资料归档要求1归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔

2、等书写材料。2归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。3归档的文件必须是原件。4保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。5案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分 保管期限。6文件资料的归档必须办理移交手续。7所有文件资料必须及时归档。8有专用柜架，在排列上架时，应按类别和保管单 位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于 管理和查找。6.1.1.3每月底进行一次库藏档案清理， 核对和保管质 量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质 档案，要及时修补和复制。6.1.1.4档案柜要注意“七防”（防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、

3、防高温）6.1.1.5档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。6.1.2档案借阅6.121公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。6.1.2.2文书档案只阅不借。6.123所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案 随意更改、涂写。6.1.2.4服从文员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。6.1.2.5借出与归还档案时， 应办理清点、签名登记手 续，由部门文员和借阅者当面核对清楚。6.1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行 政责任。6.1.2.7调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案

4、 及该归档的资料，方可办理调离手续。6.1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查 阅手续后查阅。6.1.2.9上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。6.1.3档案管理人员职责6.131忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。6.1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。6.1.3.3及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排 入档。要熟悉管理的档案，协助查阅检索。6.1.3.4熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。6.1.3.5妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建

5、立借阅登记，对借出资料按期催还。6.1.3.6定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。6.1.3.7严守机密，确保档案安全；完成领导交办的 其它工作。6.1.3.8做好各种资料的保管工作，并对有些文件进 行定期封存。6.1.4公司内外档案文件管理：6.141公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。6.1.4.2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文 件分开，每个单位都应有一个独立的档案。6.143所有存入档案应按照日期先后进行存档， 并 做好档案目录，以便查找。6.144相关档案存放一年后，应统一放进档案袋圭寸 存，以便日后复查。6.1.4.5对于一些涉

6、及公司秘密的文件，应单独存放于带锁的文件柜内，以免发生意外。6.1.5档案销毁6.1.5.1如有任何文件无需继续存放，需做销毁处 理，不可随意乱丢。6.1.5.2保密文件应使用碎纸机处理， 如是普通文件且 文件较多，应撕毁后处理。6.1.5.3所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。6.2规定为完整系统地保存公司的各类档案，提高档案管理水平， 更好地为公司的各项工作服务，特制定本规定。6.2.1档案管理范围：621.1政府部门颁布的政策性、指令性文件；6.2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;6.2.1.3公司文件；6.2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料；6.2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料；6.2.1.6公司领导讲话和年终总结；6.2.1.7其他经济、外包合同；6.2.1.8音像、图片资料；6.2.1.9其他要求归档的重要文件。622第4、5、6、&9项由相关部门妥善保管，其余各项 均由总经理行政部归档保管，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。6.2.3在外参加各种会议带回的文件，应及时