房地产公司档案管理办法

1、文件类别作业指导文件文件版本：1文件名称档案治理方法暂行修订次数：0文件编号-XZ-010公布时间：签发档案治理方法暂行第一条：目的为增强档案的治理,建立完整的档案体系,提升档案治理水平,做好档案保密工作,充分发挥档案的作用,特制订本制度.第二条：范围1、本制度适用于公司档案的治理.2、凡属公司经营治理过程过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等,均属于公司档案.第三条：治理原那么1、统一治理原那么：公司档案实行统一治理,任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有.2、保守秘密原那么：员工都有保守档案秘密的义务,任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密.第

2、四条：档案分类公司档案分为：文书档案、财务档案、人事档案、工程技术档案各工程资料、图纸资料、建设工程其他资料.第五条：治理部门1、行政人事部负责文书档案、人事档案、工程技术档案的治理.2、财务部负责财务档案的治理.第六条：行政人事部治理责任1、制定或参与制定档案工作的规章制度.2、对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督.3、做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作.4、提升档案治理的水平和技术,逐步实现档案治理现代化、科学化.5、指定专人负责档案治理工作.陕西世纪锦业地产文件类别作业指导文件文件版本：1文件名称档案治理方法暂行修订次数：0文件编号JYDC-XZ-010公布时间：签发第七

3、条：财务部治理责任1、制定财务档案治理制度.2、对企业财务档案的归档工作进行治理第八条：档案治理员治理责任1、严格执行公司制定的档案治理制度.2、负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作.3、采取有效举措,保证档案的平安、完整、系统、有效.4、做好档案的保密工作.5、每季度检查上季度档案借阅、查阅情况.6、每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况.第九条：文书档案治理规定1、公司文书档案分为：红头文件、函件、通知、制度、工商资料、行政资料、行政类合同、财务类合同等.2、文书档案保管年限：长期3、文书档案编号原那么：文书档案编号=一级类目代号十二级类目代号+年度号+案卷号案卷号

4、以流水作业编号.举例示意：XXWJ1101IIIIIII1案卷号：01|1年度号：2021年I1二级类目代号：工程x一级类目代号：XX文件类别作业指导文件文件版本：1文件名称档案治理方法(暂行)修订次数：0文件编号-XZ-010公布时间：签发4、文书档案编目：文书档案目录编写以附件档案目录标准为依据,依次编写.第十条：财务档案治理规定财务档案治理规定依据财务部相关规定执行.第十一条：人事档案治理规定1、人事档案用于公司内部人员治理.2、人事档案包括但不限于招聘登记表、简历、入职单、转正单、表彰文件、劳动合同、离职单、解除合同约定等员工资料.3、人事档案由人事主管负责建立、保管.4、保管年限：长

5、期第十二条：工程技术档案治理规定1、工程技术档案以公司工程为一个单位,按工程立档.2、每一个单位工程档案分类：(1)、工程工程合同一一JYXM年度一编号(2)、材料采购类合同一一JYCG-年度一编号(3)、营销类3.1 广揭发布类合同一一JY-YX-GG-年度一编号3.2 营销筹划类合同一一JY-YX-CY一年度一编号(4)、开发类4.1 开发类合同一一JY-KF一年度一编号4.1 开发类手续一一JY-KFSX-年度一编号3、编号原那么同第九条文书档案编号原那么.4、保管年限：长期第十三条：档案归档1、各部门档案资料应于档案形成后3个工作日归档.2、合同类档案应于盖章后1个工作日归档.3、经办

6、人形成档案后由于个人原因未归档,须承当相关责任.4、部门负责人对经办人档案资料归档负有指导、监督和治理责任.文件类别作业指导文件文件版本：1文件名称档案治理方法暂行修订次数：0文件编号-XZ-010公布时间：签发第十四条：档案保管1、档案保管工作应做到四不：不散不使档案分散,不乱不使档案互相混乱,不丢档案不丧失不泄密,不坏不使档案遭到损坏.2、认真做好档案治理工作,定期对档案进行核查、整理工作.3、档案员对因长期借阅、查阅档案资料造成的破损,应及时修补.4、档案治理员因工作失误丧失档案,须承当相关责任.第十五条：档案的借阅、查阅、使用1、公司档案借阅查阅范围：公司内部各部门.2、借阅、查阅需办

7、理相关手续,经部门负责人初审,行政人事部经理复审,可办理借阅、查阅手续.3、重要档案及机密档案不借阅,可查阅,须由总经理批准,查阅档案应于公司档案室内查阅,不予携带出档案室.4、档案借阅时间为2天,如需延长,须办理续借手续.逾期不还者,档案治理人员须及时催还.5、申请档案复印的,经登记后,由档案员负责复印发放.6、借阅档案须妥善保管,假设有遗失,将根据档案的价值和数量,承当一切赔偿责任.第十六条：档案的销毁1、无效、失效档案由档案治理员申请,填写待销毁档案目录信息,经部门经理初审、总经理复审,董事长批准前方可销毁.2、销毁档案必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废

8、纸出售.文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字.第十七条：档案密级1、有密级的档案根据密级治理执行.2、无密级的档案按公司规定执行.3、档案密级见相关规定.文件类别作业指导文件文件版本：1文件名称档案治理方法暂行修订次数：0文件编号-XZ-010公布时间：签发第十八条：图纸资料的治理规定1、图纸资料指施工图不包括工程报建形成的控规图纸、总图、红线图等2、施工图按公司相关规定审核后,由工程助理负责登记、保管、分发图纸.3、施工图分发根据总工办图纸下发要求进行分发.4、竣工图要求根据施工合同要求及公司规定执行保管及分发.第十九条：建设工程其他资料治理规定1、工程部现场资料由工程部各专业工程师负责治理,或由工程部指定专业工程师兼管.2、材料验收等资料由材料部负责治理.3、对于合同、变更洽商、材料批价、招投标文件、概预算书、结算书、结算审批表、竣工验收报告、竣工验收备案表等重要工程档案资料,各部门应在取得后3个工作日内将其原件交行政人事部存档、保管.4、其他未尽档案资料按公司相关规定执行.第二十条：本方法经总理签字之日起执行,终解释权归行政人事部.2021年7月20日档案借阅审批表申请部门申请人使用日期归还日期