采购控制实施细则

1、采购控制实施细则1 目的通过对采购过程的管理与控制，确保烟叶生产及营销物资、办公用品及其它固定资产购置的数量、质量和交货日期符合规定要求；以及服务供方符合规定要求，确保服务质量；通过对烟农资格的认定，保证烟叶生产的质量。2 范围本程序适用于公司自主采购的烟叶生产及营销物资、办公用品及其它固定资产的采购，以及对服务供方的控制；对烟农资质的控制。3 职责3.1 烟叶生产部负责烟用生产物资的采购计划拟定，烟用生产物资的采购和供方的控制，以及科研项目分包方的确定和管理。3.2 营销部负责烟用包装物资的采购计划拟定，及烟用包装物资的采购，供方的控制。3.3 办公室负责公司办公用品、礼品、车辆采购以及车辆

2、维修等设备设施服务供方的控制。3.4 信息部负责公司计算机网络设备的采购管理和网络建设、维护供方的控制。3.5 烟叶产地区县分公司负责烟农的资质的认定和控制，技术服务分包方的控制，以及基础设施建设施工供方进行控制。4 工作程序4.1 采购产品的分类4.1.1 重要产品：对公司产品质量起重要作用的产品，包括烟农服务，烟用生产物资、烟用包装物资、车辆、科研服务、技术服务等；。4.1.2 一般产品：公司运行过程中需要的一般性产品，如打印机、电脑等。4.1.3 辅助产品：对公司运行影响小的普通产品，如普通办公用品等。4.1.4 一般产品及辅助产品的采购可由采购人员直接控制。4.1.5 对影响较大的重要

3、产品或服务的供方应依据以下方法进行控制。4.2 对供方的调查、选择、评价4.2.1 供方评价准则各责任部门应针对各自供方的特点制定合格供方评价准则，并按照批准权限进行批准。根据需要供方评价准则应参照以下内容：营业执照；企业资质；必须具备的产品认证；人员能力；产品样品及相关检测报告；供方的价格是否合理；管理体系认证情况；与质量活动有关的证明文件和以往提供产品的信息等。对烟农的评价依据与烟农格式合同中相关要求进行评价。有时对供方的招标书就是评价准则。4.2.2 调查选择评价责任部门按照评价准则的要求，随时对供方进行调查选择评价。并应符合渝烟局综【2008】236号文件要求。填写供方评价表，并按照采

4、购批准权限批准，将合格供方编入合格供方名单。烟叶产地区县分公司按照与烟农格式合同中相关要求对烟农资格进行确认，将调查评价合格的烟农户形成烟农档案库并上报重庆市烟叶分公司，由烟叶分公司信息部管理。形成烟农基本信息库。4.2.3 对于列入合格供方名单的供方，各责任单位(部门)应将调查资料存档，作为选择供方的档案依据。4.2.4 供方的控制要求依据4.1条款的产品分类，不同类型的产品采用不同的控制要求。a) 重要产品：对这类产品供方，必须从合格供方名单中选取。b) 烟农服务的提供方应来自于烟叶产地区县分公司所建立的烟农档案库。c) 一般产品及辅助产品：对这类产品供方，由采购人员在市场选购，优中选廉，

5、但必须保证所采购的产品满足规定的要求。4.3 供方的重新评价4.3.1 采购责任部门组织制定对供方的重新评价准则，并按照权限进行批准。4.3.2 每年年底，依据重新评价准则，由对供方的管理控制部门对供方进行重新评价，填写合格供方评价表 ，合格者继续留用，并重新编制合格供方名单 。不合格者取消供货、服务资格。4.4 物品采购4.4.1 物品采购应符合渝烟综【2008】169号文件要求4.4.2 各部门汇总本部门所需的物品及材料，填写购物申请，详细填写物品的名称、规格、型号、数量、参考价格。4.4.3 购物申请报经部门负责人审核，并交由分管领导批准。4.5 采购合同4.5.1 采购合同应符合渝烟司

6、法【2008】14号以及渝烟司法【2006】22号文件要求。在合格供方采购的产品必须与合格供方签订书面采购合同，采购合同应明确采购产品必须具有合格证，检验或试验报告和安全要求，并应符合生产许可证管理等政府管理规定要求。与烟农的合同签订按照重庆市烟叶种植收购合同管理实施细则执行。将计划落实到户，在烟叶移栽前与农户签订烟叶种植收购合同。合同由市公司统一印制、省公司编号，签订后文本由烟农保管一份，作为获取农用物资、技术服务和交售烟叶的凭证；合同附件存入烟农档案，合同的内容由烟草站汇总，并录入本站电脑，形成本站烟叶种植收购购合同花名册电子文档。烟草站建好烟叶种植收购合同花名册后，电子文档立即上报烟叶产

7、地区县分公司汇总编制全县烟叶种植收购合同花名册电子文档，交计算机中心审核，最后上报烟叶分公司生产管理部和信息部。烟叶产地区县分公司信息科依据计划及有关要求对合同进行审核，对不符合要求的，退回该烟草站进行纠正。4.5.2 批准的购物申请由本部门负责保存。4.5.3 采购人员要求负责采购的人员要有采购物品的经验，了解市场行情，对所采购物品应具备初验的能力以确保采购的物品质价相符。4.6 采购产品的验证及储存4.6.1 物资产品采购的验证1) 各部门材料员根据购物申请(必要时要有验收标准)对供方提供的产品进行验证，验证合格如实填写入库单并由库管人员、采购人员同时签字。2) 在采购合同中明确规定需到供

8、方货源处验证的，采购员提前两天通知本部门质检人员按规定的时间及合同规定的检验标准到供方货源处进行验证。3) 对不合格品的处置方法a) 退货b) 让步接收以上要经部门负责人批准，对使用后发现不合格要记录、标识，作为不合格追溯供方的责任依据。4) 入库后要做到帐、物、卡一致。5) 此程序中所有形成的质量记录由各部门保存。4.6.2 服务产品采购的验证由接受服务的相关部门对供方质量进行监督管理，验证方法可包括：1) 接受服务各部门对供方服务质量进行验收；2) 征求责任部门对供方服务质量的意见；3) 验证方式应在服务项目分承包合同中予以明确规定；4) 服务项目分承包的有关信息；5) 对供方人员资质进行鉴别；6) 供方法人资格证明材料；7) 服务业绩证明材料；8) 相关部门提供的服务质量承诺书；9) 服务项目分承包合同。5 相关文件渝烟局综【2008】236号重庆市烟草专卖局关于印发重庆市烟草行业物资集中采购供应商目录管理办法(试行)的通知渝烟局综【2008】169号重庆市烟草专卖局关于印发重庆市烟草行业物资采购管理办法(试行)