IATF16949-文件和记录控制程序

1、文件和记录控制程序1、目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、 储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求 2、范围适用于本公司质量管理有关的文件、 记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提 供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。3、职责3.1 各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、 批准、签收、保管、执行。3.2 文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作 业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

2、负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等 工作。3.3 相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。受控文件的会签、签收、保管、 执行。4、文件管理工作流程及说明权责部门/人制定单 位管理代 部门负 责人工作流程图文件制/修/废废工作要点说明4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文件格式拟稿，在以权责表审核。NO审议、会签OYESYES确认（权责表5.3 ）5.4 变更：文件若有修改或增订的必要时， 有原职能部门修订，注明变更原因及修订内 容，依权责表审核。5.5 废止：文件与资料若不符合现状须废止 时，须由原职能部门填写 文件申请单，注 明废止原因。依权责表审核。文件废止后，

3、 原文件的编号不得重复使用。受控作废文件 应全部收回，予以销毁，但至少保留一份原 件加盖作废章“作废”后留存。作废文件作 为重复利用纸的应作“作废”的标记或用不 可擦拭比作“打叉”标记。5.6 外来文件的管制：各部门接受外来文件 是。统交由文控中心编号，编制外来文件己录表，并加盖“外来文件管制”章。经编号的外来文件，其原稿由文控中心保存。外 来文件的接受、购入视同制定，更新视同修 订，废止为不再使用。5.7 审核/会签权限见权责表 5.3相关文件/ 记录文件申 请单外来文 件记录表编号/版本理代表 总经理4.6核准权限见权责表5.3文控中 心4.7 文件编号：由文控中心依据文件编码原 则进行统

4、一编码，文件编号不应有重复的情 形。4.8 文件版本编号原则参 5.4.3相关责 任单位 文控中 心4.9 文件经会签、核准后，三天内发型。文 控中心应填写文件发放、回收登记表，在 发放的文件上加盖“受控文件”章，注明发 分编号，文件领用人应签收。4.10 受控义件不得随意复印、涂改；文件若 用电子版本发布时，后义控中心通过内部网 络发放给个相关使用部门；发分单位： 代表发布纸质义件；“ A ”代表发布电子文件。4.11 文件丢失或严重损坏应说明原因再办 理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损 坏文件的编号以备查考。文件发 放、回收登 记表相关文 控中心4.12 受控文件发放到外部（例如顾客、

5、审核 方）/、再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也/、再进行跟踪管理。4.13 文件变更废止是,有文控中心受旧版文 件，回收是应该核对义件发放记录，若有遗 失，则备注于发放记录，并由责任单位填写文件申请单注明遗失原因，交于文控中 心存档。4.14 程序文件设计的表单附于相应的程序 文件电子档后面，由各单位根据需求请文控 打印后自行影印。若表单版次变更，有文控 中心根据文件发放记录通知相关部门更换新 版表单。4.15 作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保 管”的原则。4.16 须发行的外来文件，其发放、回收须进 行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再 进行发放、回收。4.17 发行的文件

6、，由各使用部门制定专人集 中保管。文件须置于容易维护及取得的地点， 且作业场所应有适当的相关文件。4.18 经发行的文件其电子文件有义控中心 于计算机中分类保存。文控中心从各单位回 收的旧版无效文件， 须加盖红色“作废”章， 有文控中心保存一份，其余销毁或二次用纸。4.19 各部门不得自行影印盖管制章正式文 件。文件需求分数增加、缺页、破损、字迹文件发 放、回收登 记表文件申 请单文件借阅/复印模糊，应由需求部门、填写文件申请单，经核准后向文控中心申请补发。4.20各部门的机密文件等级在文件的“文档 密级”理由注明，各部门要以“机密文件管 理制度”进行管控，机密文件未经书面批准 不得向外流出。

7、文控中心4.21 对与公司有关的文件和资料各部门均 需分类、编录以便查阅。4.22 借阅文件、技术资料者，应填写文件 借阅登记表。借阅人员应保持借阅文件整 洁，不得污损、划记，未经允许不得拆卸、 复印，使用完毕应迅速归还。«文件借 阅登记表文控中 心4.23 经核准发型的文件， 有文控中心登录于 文件总览表，包括技术文件。当文件变更 时，文控中心必须更新文件总览表中该 项资料最新版别。确定废止的文件，文控中 心须于文件总览表备注栏注明该项资料 废止。4.24 文控中心每半年核对文件总览表，并定期查实各部门文件，以便使用部门为最 新文件版本。«文件总 览表 r，卜档案管理5、

8、补充说明5.1 文件的分类5.1.1 内部文件：本公司内部自行规划后参考外来资料制定发型的书面文件，如质量手册、程 序文件、作业指导书、表单等。5.1.2 文件受控、非受控的界定1.1.1 受控文件指，需随时保持最新有效版本的文件，文件的制定、审批、修改、发放、回收、 作废均需依规定执行，并在文件发放、回收登记表中登记。1.1.2 应在受控文件封面或首页“受控”印章，以让使用者明确其受控状态。本公司复印的受 控文件一律需要重新加盖“受控”印章，否则视其不再受控状态内，但对于大量使用的记录表 单，除进行编号按要求管理外，不盖“受控”章。1.1.3 非受控恩家是指只具有暂时作用，不需作更新管理的文

9、件，也无其他控制要求。如公司 为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。对于暂时在生产现场使用的文件需盖参考章。5.3 文件审核权责表：类 别文件种类制定、变更、废止审议/会签确认发型编号原稿控制内 部品质手册管理代表总经理总经理文控中心文控中心程序文件部门负责人管理代表总经理文控中心文控中心三阶文件责任部门部门负责人/品质负 责人部门经理文控中心文控中心表单责任部门部门负责人部门经理文控中心文控中心5.4 文件编码原则：各项文件制定、修订均应由文控中心以编码原则编码5.4.1 一至二阶文件编号原则：* （文件类别）-*（ 流水号0199）文件类别：一阶文件：QMC阶文件：QP三

10、阶、四阶文件编码原则见（附件一）5.4.2 外来文件* （时间代码:年、月、日各取两位 ）*（流水码:001-999）5.4.3 所有文件版本以01,02,03,04.之原则表示。5.5 流程图的表示法；开始和结束用表示，流程中用表示，审核、核准、检验用 表示，通过用“ OK'表示，未用过用“ NG表示。5.6 文件格式5.6.1 一般程序使用同一首页格式、内页格式：文件字体统一为宋体（具体见文件编制管理规定）05.6.2 用纸：一般程序：采用A4纸（除另有需求外），其他文件制定纸张。5.7 对外发行的文件，由对外接洽的责任部门负责，原则上对外文件不予以做分发回收动作。5.8 顾客提供

11、的外来文件，如顾客需做旧版回收作业时，由对外接洽的责任部门负责人负责将 新版文件交至文空中心，同时文控中心将旧版文件交还给对外接洽的责任部门负责人，由其将旧版文件归还顾客。6、记录控制工作要求：6.1 记录的查阅6.1.1 经记录保存部门的负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录。如合同中有相 关要求时，经管理者代表同意，记录可提供给顾客或其他相关方查阅。6.1.2 外来记录的控制如供方提供的原材料出厂检验报告由IQC保存，计量鉴定报告、产品检验报告、技术相关记录 资料等由相关部门自行保存，如没有特别规定，保存期限一般为两年。6.1.3 汽车产品品质记录中；生产零件批准、工装记录，产品先

12、期质量策划（或同等）记录，采购订单等及其修改应保持的时间长度，即零件（或零件族）生产和服务的在用时间，再加上一 个日历年，除非顾客或监管机构另行规定。其他为 15年保存期限，顾客另有要求从其要求： 6.1.4组织应要求其提供嵌入式软件汽车产品的供货商，实施并保持其软件质量保证系统。一个被管饭接收的协议，如汽车 SPICE或其等效应（CMM得到应用，组织应要求汽车 SPICE供 应方的自我报告，或提交等动作作为供方系统能力的证据。7、相关文件7.1 文件受控章作废章参考章（附件二）7.2 质量记录控制程序8、相关表单8.1 文件发放、回收记录表 GZCS-EQ-0018.2 标准书制、修、废、审核履历表GZCS-EQ-0028.3 文件申请单GZCS-EQ-0038.4 外来文件记录表GZCS-EQ-0048.5 文件总览表GZCS-EQ-0058.6 文件借阅登记表GZCS-EQ-0068.7 目录表GZCS-EQ-0298.8 文件制定.修订.作废申请表GZCS-EQ-150附件一：三阶文件编码原则： MFC-XXX-XXX-XXXMFC:（序列号，如001）XXX文件码，如作业指导书 WIMXXX部门码XXX （代码）技术部：ENG&质部：QC人力资源部：HRS