七步写出得体的工作邮件

1、七步写出得体的工作邮件一、邮件的主题该怎么写？主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。1 . 一定不要空白标题，这是最失礼的。2 .标题要简短，不宜冗长，不要让 outlook用才能显示完你的标题。1.1. 好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为 一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。4 .标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如主先生收也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：嘿！ ”或是 收着！ ”5 . 一封信尽可能只针对一个主题，不在

2、一封信内谈及多件事情，以便于日后整理6 .可适当用使用大写字母或特殊字符（如 “*等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用 紧急”之类的字眼。7 .回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RE RE 一大串。8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。二、称呼与问候怎么写？1 .恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对

3、方，如“经理”；如果不清楚职务，则应按通常的 先生”、“小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx:显得很熟络。关于格式，称呼是第一行顶格写。2 . Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI,”中文的写个“你好"或者 您好"，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个 Best Regards ,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了， 若是尊长 应使用 此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，祝”和此致”为紧接上一行结尾或换行开

4、头空两格，而 顺利”和敬礼”为再换行顶格写。俗话说得好，礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待、邮件正文怎么写?1 . Email正文要简明扼要，行文通顺若 对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须 通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍， 然后单独写个

5、文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的 语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2 .注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。邮件门”就是深刻的教训！3 . Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段 落简短不冗长，没人有时间仔细看你

6、没分段的长篇大论。4 . 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么补充”或者 更正”之类的邮件，这会让人很反感。5 .尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email ,最好把拼写检查功能打 开；如果是中文Email ,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6 .合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。 合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7、7 .合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。8 .不要动不动使用：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email不是你的情书，所以:）之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出 一定的轻松气氛的场合，比如现在:）四、附件怎么处理?1 .如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2 .附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理3 .正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4 .附件数目不宜超过 4个，数目较多时

8、应打包压缩成一个文件5 .如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6 .如果附件过大（不宜超过 2MB）,应分割成几个小文件分别发送，五、语言和汉字编码怎么处理？1 .只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人 士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由 于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。2 .尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。3

9、 .对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收 件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4 .选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或 10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。六、结尾签名怎么写？每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从 发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

10、1 .签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2 .不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3 .签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应 选择

11、比正文字体小一些。七、如何转发和回复邮件？1 .及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是 2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云 ”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是 确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2 .进行针对性回复当回件答复问题的

12、时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3 .回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复是的“、对“、谢谢“、巴知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够 10个字，显示出你的尊重。4 .不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越 RE越高，这将导致邮件 过于冗长笨拙而不可阅

13、读。 此时应即是对之前讨论的结果进行小结， 删减瘦身，突出有用信 息。5 .要区分Reply和Reply All （区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all ,让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通， 不要当着所有人的面，不停的 RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司 频繁发送没有确定结果的邮件。点击 回复全部”前，要三思而行！6 .主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收

14、件人给出回复，或在文末添上以下语句：全部办妥”、无需行动”、仅供参考，无需回复正确使用发送，抄送，密送7 .要区分To和CC还有BCC (区分收件人、抄送人、秘送人)1) . To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2) .而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。3) .而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。4) . TO, CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高 到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！5) .

15、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源8.转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息 要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将 RE 了几十层的 邮件发给他人，让人摸不着头脑。不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。附1 :英文电子邮件高频句(100句)1. I am writing to confirm /enquire/inform you.我写信时要确认/询问/通知你。2. I am writing to follow up on our earli

16、er decision on the marketing campaign in Q2.我写信来追踪我们之前对于第二季度营销活动的决定。3. With reference to our telephone conversation today.关于我们今天在电话中的谈话。4. In my previous e-mail on October 5.先前在10月5日所写的信。5. As I mentioned earlier about.如我先前所提及关于。6. as indicated in my previous e-mail.如我在先前的信中所提出。7. As we discussed on

17、 the phone.如我们上次在电话中的讨论。8. from our decision at the previous meeting.如我们在上次会议中的决定。9. as you requested/per your requirement.按照你的要求。1.1 In reply to your e-mail dated April 1, we decided.回答你在4月1日写的信，我们决定。11. This is in response to your e-mail today.这是针对你今天早上来信的回复。12. As mentioned before, we deem this p

18、roduct has strong unique selling points in china.如先前所述，我们认为这个产品在中国有强有力且独一无二的销售点。13. As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement.追踪我们昨天在电话中所谈，我想答复你我们合约的一些待解决的议题。14. I received your voice message regarding the subject. I'

19、; m wondering if you canelaborate i.e. provide more details.我收到你关于这个主题的留言。我想你是否可以再详尽说明，也就是再提供多一点细节。15. Please be advised/informed that.请被告知。16. Please note that.t目tE息o o O17. We would like to inform you that.我们想要通知你。18. I am convinced that.我确信。19. We agree with you on.我们同意你在。20. With effect from 4 O

20、ct., 2008.从2008年10月4日开始生效。21. We will have a meeting scheduled as noted below.我们将举行一个会议，时间表如下。22. Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only.请确保个人信息不会外泄且只供内部使用。23. I am delighted to tell you that.我很高兴地告诉你。24. We are pleased to learn that.我们很高兴得知。25. We

21、wish to notify you that.我们希望通知你。26. Congratulation on your.恭喜您关于。27. I am fine with the proposal.我对这份提校没意见。27.1 am pleased to inform you that you have been accepted to join the workshop scheduled for 22-24 Nov,2008.我很高兴地告诉你，你已经被同意参加2008年11月22-24日的研讨会。29. We are sorry to inform you that.我们很抱歉地通知你。30.

22、 I ' m afraid I have some bad news.我恐怕要带来一些坏消息。31. There are a number of issues with our new system.我们的新系统有些问题。32. Due to circumstances beyond our control.由于情况超出我们所能控制。33. I don ' t feel too optimistic about.我觉得不太乐观关于。34. It would be difficult for us to accept.我们很难接受。35. Unfortunately I have

23、 to say that, since receiving your enquiries on the subject, our view has not changed.很不幸地，我必须这么说，自从收到你关于这个主题的询问，我们的看法都没有改变。36. We would be grateful if you could.我们会很感激如果你可以。37. I could appreciate it if you could.我会很感激如果你可以。38. Would you please send us ？可否请你寄给我们?39. We need your help.我们需要你的帮助。40. We

24、 seek your assistance to cascade/reply this message to your staff.我们请求你的帮助，将此信息传达给你们的员工。41. We look forward to your clarification.我们期待你的澄清。42. Your prompt attention to this matter will be appreciated.您能立即注意此事，我们将非常感激。43. I would really appreciate meeting up if you can spare the time. Please let me k

25、now what suits you best.如果您能抽出时间，我希望能与你见面，请让我知道您最适合的时间。44. Please give us your preliminary thoughts about this.请让我知道你对于这件事情初步的想法。45. Would you please reply to this e-mail if you plan to attend?请您回信如果您计划参加？46. Please advise if you agree with this approach.请告知是否你同意这个方法。47. Could you please let me know

26、 the status of this project?请让我知道这个计划的进度？48. If possible, I hope to receive a copy of your proposal when it is finished. 如果可能，当你完成提校，我希望能收到一份复本。49. I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday.如果能在下周一前收到您的答复，我将非常感激。50. Hope this is OK with you. If not, let me know b

27、y e-mail ASAP.希望您对此没有问题，如果不行，请利用电子邮件尽快让我知道。51. Could you please send me your replies to the above questions by the end of June? 请您在6月份前答复我上述问题好吗？52. May I have your reply by April 1, if possible?如果可能，我可否在 4月1日前收到您的答复？53. If you wish, we would be happy to.如果你希望，我们很乐意。54. Please let me know if there &

28、#39; s anything I can do to help.请让我知道任何我可以帮得上忙的地方。55.If there ' s anything else I can do for you on/regarding this matter, please feel free to contact me at any time.对于这件事，如果还有任何我能帮得上忙的地方，请不要客气，随时与我联络。1.1 If you want additional recommendations on this, please let us know and we can try to see i

29、f this is possible.如果关于此事你需要额外的建议，请让我们知道，我们会尝试看看是 否可能。57. I ' m just writing to remind you of.我只是写信来提醒您。58. May we remind you that.?我们想要提醒您。59. I am enclosing.我附上。60. Please find enclosed.请查阅附件。61. Attached hereto.附件是关于。62. Attached please find the most up-to- date information on/regarding/conce

30、rning附上关于某某的最新资料63. Attached please find the draft product plan for your review and comment.附上产品计划书的草稿，请审查及评价。64. If you have any further questions, please feel free to contact me.如果你有任何问题，请不要客气与我联络。65. I hope my clarification has been helpful.希望我的说明是有帮助的。66. Please feel free to call me at any time,

31、 I will continually provide full support.请随时跟我联络，我会持续地提供全程支援。67. Please let me know if this is suitable.请让我知道这是否恰当。68. Looking forward to seeing you soon.期待很快能见到你。69. We look forward to hearing from you soon.我们期待很快能得到您的回复。70. Hope this is clear and we are happy to discuss this further if necessary.希

32、望上述说明很清楚，如有必要，我们很乐意再进一步讨论。71. I look forward to receiving your reply soon.我期待很快能收到你的回复。72. Looking forward to receiving your comments in due course.期待在预期的时间收到你的反馈。73. I ' ll keep you posted.我会与你保持联络。74. Please keep me informed on the matter.请随时让我知道这件事的发展。75. For any comments/suggestions, please

33、contact Nadia at 2552-7482.任何评价或建议，请打电话2552-7482联络Nadia 。76. I would like to apologize for.我想就。道歉。77. I apologize for the delay in.对于。的耽搁，我深感抱歉。78. We are sorry for any inconvenience caused.对于产生任何不便，我们感到抱歉。79. I am sorry for any inconvenience this has caused you.对于造成你的任何不便，我感到抱歉。80. I ' m sorry

34、about last time.关于上次的事我很抱歉。81. We apologize for not replying you earlier.对于未能早一点回信给你，我们感到抱歉。82. I ' m really sorry about this.关于这件事，我真的很抱歉。83. Sorry, I ' m late in replying to your email dated Monday, April 1.抱歉，太迟回您在 4月1日（星期一）发给我的邮件。84. We apologize for the delay and hope that it doesn'

35、 t inconvenience you too much.我们为耽搁道歉，希望不会给您带来太多的不便。85. Hoping that this will not cause you too much trouble.希望不会为您带来太多的麻烦。86. Sorry if my voice message is not clear enough.如果我的电话留言不够清楚，我深感抱歉.87. Thank you for your help.谢谢你的帮助。88. I appreciate very much that you.我非常感激你。89. I truly appreciate it.我真的很

36、感激。90. Thank you for your participation.谢谢你的参加。91. Thank you so much for inviting me.非常感谢你要请我。92. Congratulations to all of you and thanks for your efforts.恭喜各位并谢谢各位的努力。93. Your understanding and cooperation is greatly/highly appreciated.很感激你的理解及合作。94. Your prompt response will be most appreciated.很

37、感激你快速的答复。95. Once again, thank you all for your commitment and support.再一次感谢你的承诺及支持。96. Thanks for your input/clarification/message.谢谢你白投入/澄清/信息。97. Any comments will be much appreciated.对于您的任何建议，我将非常感激。98. Thank you very much for everything you' ve done for me.谢谢你为我做的一切。99. I would appreciate y

38、our kindest understanding with/regarding this matter.我很感激你对这件事情的理解。100. Please convey my thanks to all the staff involved, they certainly did an excellent job.请表达我的谢意给那些有关的同仁，他们真的干得很好附2:英文电子邮件常用句式1. Initiate a meeting发起会议I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning

39、for the project A.今天下午我建议我们就 A项目的发展计划开会讨论一下。I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和 Ben有没有空？We'd like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.十月三十号(周四),老时间，开会。Let's make a

40、meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一盐湖城时区下午五点半开会。I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions咨询信息 /反馈 /建议Shall you have any problem accessing the folders, please l

41、et me knows.如果存取文件有任何问题请和我联系。Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议！What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?你对计划方面有什么想法 ？下一步我们应该怎么做？What do you think

42、 about this?这个你怎么想？Feel free to give your comments.请随意提出您的建议。Any question, please don't hesitate to let me know.有任何问题，欢迎和我们联系。Any question, please let me know.有任何问题，欢迎和我们联系。Please contact me if you have any questions.有任何问题，欢迎和我们联系。Your comments and suggestions are welcome!欢迎您的评论和建议！Please let me

43、 know what you think?欢迎您的评论和建议！Do you have any idea about this?对于这个您有彳f么建议吗 ？It would be nice if you could provide a bit more information on the user's behavior.您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了！At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以，我希望你能负责这件事情。3. Give fee

44、dback意见反馈Please see comments below.请看下面的评论。My answers are in blue below.我的回答已标蓝。I add some comments to the document for your reference.我就文档添加了一些备注，仅供参考。4. Attachment 附件I enclose the evaluation report for your reference.我附加了评估报告供您阅读。Attached please find today's meeting notes.今天的会议记录在附件里。Attach is

45、 the design document, please review it.设计文档在附件里，请评阅。For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。5. Point listing 列表Today we would like to finish following tasks by the end of today:1.2今天我们要完成的任务：1.2.Some known issues in this release:1 .2声明

46、中涉及的一些问题：1 .2Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1.2我们阅读了最新的供应链管理政策，做出如下考虑：1.2.Here are some more questions/issues for your team:1.2以下是对你们团队的一些问题：1.2.The current status is as following: 12目前数据如下:12Some items need your attention:1 .2以下方面需提请注意:1 .26. Raise question提

47、出问题I have some questions about the report XX-XXX 我对XX-XXX报告有一些疑问。For the assignment ABC, I have the following questions:就ABC协议，我有以下几个问题：7. Proposal 提议For the next step of platform implementation, I am proposing关于平台启动的下一步计划，我有一个提议I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in t

48、he near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issueAchievo团队建议应对突出问题采用A办法。8. Thanks note 感谢信Thank you so much for the cooperation 感谢你白合作 ！I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。Thanks for your attention!谢谢关心！Your kind assistance