采购管理制度及操作流程

1、国内物资采购供给工作制度为保证本公司工程、维护以及一切生产用物资的正常供给,特订如下制度：一增强物资的方案治理.根据各部门上报的年度所需物资方案及仓存情况,每年第四季度统筹做好第二年的物资供给方案,力争按时准确上报公司年度材料方案.二增强物资订购合同的治理.物资合同的签订是一种经济责任,必须由物资供给部统一对外签订,其它单位部门不得对外签订合同,否那么财务部拒绝付款.在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见,尽量做到采购回来的物资符合质量要求,使用部门满意；同时要对购货合同进行登记,便于办理提货及时付款手续.每年第一季度要根据年度的方案,寻找供给商,签订全年的大宗工程,维护物资的供货合同

2、,以保证大宗物资供给的稳定可靠性.三签订合同的物资由供给室根据仓存和工程、维护用量情况实行分批进货.常用零星物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货,做到物资无积压,数量品种充足又齐全.四物资进仓实行质检员、仓管员、采购员联合作业,对物资质量、数量进行严格检查,做到货板相符,把好物资进仓质量关.五采购业务工作人员要严格履行自己的责任,在订货、采购工作中实行“货比三家的原那么,询价后报领导核准供给商,不得私自订购和盲目进货.在重质量、遵合同、守信用、售后效劳好的前提下,选购低价物资,做到质优价廉.同时要实行跟踪办事负责到底的责任制,不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作.六为掌握瞬息万

3、变的市场经济商品信息,如价格行情等,物供人员必须经常自觉学习业务知识,提升商务工作的水平,以保证及时、保质、保量地做好物资供给工作.七物资供给工作必须始终贯彻执行有关政策法令,严格遵守本公司的各项规章制度,做到有令即行,有禁即止.全体物供人员必须牢固树立企业主人翁思想,尽职尽责,在商务工作中做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利.国内采购方法第一条为求本公司的国内采购工作合理与统一起见,其事务处理除遵照国内采购流程图有关规定外,特定本方法.第二条各单位以下简称请购单位应根据“营业、“工程、“生产方案及事务用品的预算表或库存缺乏局部开立请购单,必须将品名、规格、用途、数量、厂牌及交期等详填写,并依内购

4、核决权限表的规定呈准后办理.第三条请购单由请购单位编列号,并将第二联送财务部总务科以下简称采购单位,或径自行办理采购.第四条请购单位对于所请购材料,倘需要变更规格或数量时,必须立即函洽或电告采购单位,如因已订购,而于事后变更者,采购单位须即函复已订情形,并洽请购单位设法收受,或由请购单位负责会同采购单位与承售商协调解决,但尽可能防止之.第五条请购单位所请购材料,如系本公司各单位的制品或材料者,请购单位应径向各该单位购拨其价格采中间价解决.第六条采购单位于接到请购单时,立即办理询价、议价,并将询议价结果记录于请购单,然后将请购单第二联呈准,但必要时得事先送请购单位签注意见.第七条请购单呈核后送回

5、采购单位向承售商办理订购,必要时应与承售商订定买卖合约书一式四份,第一份正本存采购单位,第二份正本存承售商,第三份副本存请购单位,第四份副本及暂付款申请书第二联送会计单位供整理定金用,如不需支付定金时,第四份副本免填.第八条采购单位订购手续办完后,应即填写订货收料单一式三联,并将第一、二联送请购单位登记及验收手续.第九条因缺货或不明供给处所,以致无法购得或逾期者,采购单位应即通知请购单位.第十条请购单位于厂商交货时,先将供给厂商的托运单据与请购单查封,并实际清点件数及重量,相符后签收,如发现不符时,即通知采购单位会同处理.第十一条请购单位于厂商交货时,即行通知使用单位或品检单位派员验收品质,验

6、收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章,并将第二联及供给厂商单据,发票等一并送采购单位整理付款.第十二条分批交货以分批方式收料时,必须以“分批收料单一式三联办理收料,其手续与本方法第十一条规定相同.第十三条采购单位将已办妥收料的订货收料单第二联与发票单据等并在一起核章,然后送会计单位整理支付传票转出纳付款.第十四条承售商领款时,必须将托运单据签收联缴回出纳,经出纳人员核对无误后,再凭对供给厂商资料卡上公司章及领款人私章领第十五条本方法经呈准后公布实施,修改时亦同标准采购作业程序采购作业内容是从收到“请购案件开始进行分发采购案件,由采购经办人员先核对请购内容,查阅“厂商资料、“采购记录及其他有关资

7、料后,开始办理询价,于报价后,整理报价资料,拟订议价方式及各种有利条件,进行议价,办妥后,依核决权限,呈核订购.详细作业程序及要点如：采购作业程序及要点表12.2.1程序要点接件分发1 .请购单各栏填写是否清楚2 .按分配原那么分派请购案件3 .急件优先分派办理4 .无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单通知请购部门5 .撤销请购单应先送办理询价1 .交货期无法配合需用日期时联络请购部门2 .充分了解请购材料的品名、规格3 .急件或需用日期接近者应优先办理4 .向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款方法5 .同规格产品有几家供给宜均询价6 .有否其他较有利的代用

8、品或对抗品7 .应提供同规格,不同厂牌做比拟8 .有否必要办理售后效劳及保固年限9 .新厂商产品,是否需经检验试用比价、议价1 .厂商的供给水平是否能按期交货、质量确认2 .是否殷实可靠的生产厂或直接进口商3 .其他经销商价格是否较低4 .经本钱分析后,设定议价目标5 .是否必要向1商索取型号比拟6 .价格上涨下跌有何因素7 .是否必要开发其它厂商或转外购8 .规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标呈核1 .请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件2 .买卖惯例需超交者应注明3.现场选用较贵材料时,联络请购部门述明原因4 .按核决权限呈核订购1 .需预付定金,内外销价需办退税、或规定多少

9、金额以上或有附带条件等应制定买卖合同2 .再向厂商确认价格交货期质量条件3 .分批交货者在请购单上盖分批交货单4 .订购单采用联络函式机寄交厂商,无法按需用日期交货的案件联络请购部门催交1 .约交日期前应再确认交货期2 .无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常限制表内催办3 .已逾约交货日期尚未到货者加紧催交整理付款1 .发票抬头及内容是否相符2 .发票金额与请购单价格是否相符3 .有否预付款或暂借款,应处理4 .是否需要扣款5 .需要办退税的请购单转告退税部门6 .以内销价采购供外销用材料,应允收齐退税同意书始得办理付款程序要点收件、分发、核对1.收件2.按分配原那么指派经办人3

10、.核对品名4 .核对规格5 .核对数量6 .核对需要日期询价1 .选择询价对象及地区2 .询价3 .整理报价资料4 .确认请讲内容5 .寻找对抗品6 .选择开发对象7 .询价索样8 .整理对抗品资料及样品送样9 .整理检验结果议价、比价、呈核1 .调查市场行情2 .核对资金预算3 .选择议价对象4 .研拟底价5 .研议采购条件6 .议价或公开比价7 .填写上次报价记录8 .估算海空运费9 .估算保险费10 .核对付款条件11 .比拟交货期限12 .检查卸货条件13 .估算关税14.按核决权限呈核程序要点进口、签证、结汇1 .缮打输入许可证申请书2 .缮写用途说明书3 .备妥签证必要文件4 .提案申请签证5 .签证专案申请作业缮造申请书及附件度显衡器、无线电器材整理必要文件提案申请6 .申请结汇7 .整理结汇文件8 .核对签证结汇文件9 .修改输入许可证或信用状作业投保、船务1 .洽订保率2 .投保缴交保险费3 .洽订特约船公司及运费4 .指定船舶公司5 .交涉货柜使用期限6 .核算运费7 .缴交运费8 .处理大宗材料船务装1.催促预定装船期运2 .申请“工业用证实3 .申请分期缴税4.申请预保风险及动产抵押5 .催促装运文件6 .确认船期7 .整理装运文件8 .申请治理品放行证9 .联络及安排卸货10 .确认船代理11 .确认公证处所12 .联络交货期异