23文件管理制度

1、1、目的 为了规范公司文件的管理，包括文件制定、审批、识别、分发、借阅、保管、修订、作废等工作，特制定本制度。2、适用范围 适用于公司除技术文件外所有文件的控制。3、职责3.1综合办为公司文件管理的归口部门，负责文件的统一编号、分发、回收和原始版本保管、借阅登记和作废；3.2各部门负责相关文件的拟定和日常使用保管。3.3总经理或总经理授权人员负责文件的审批。4、 内容4.1文件的编制和审批4.1.1各部门的管理文件(包括流程、制度等）由各部门负责人进行编制，管理者代表进行审核，交总经理批准；4.1.2公司的行政公告、通知等由综合办编制，副总审核，总经理批准；4.2文件编号4.2.1为能对文件进

2、行有效的识别和控制，所有文件都必须要有其对应的唯一性的识别号（文件编号）；4.2.2各部门在编写文件时，按照文件编号原则对文件进行编号，具体编号原则如下： JK / XX - XX - XX 流水号 部门代号 文件类型代码 公司名称拼音简称部门代号：JY-经营部；SC-生产部；ZL-技术检验部；QG-综合办；CW-财务部；ZB-总经办。文件类型代码：ZD-管理制度；LC-流程；GF-规范；JL-记录。例如：JK/QG-ZD-01，表示综合办的第一个管理制度文件。4.2.3公司行政公告、通知编号原则： JK / XX - XXXX - XX 流水号 年份 部门代号 公司名称拼音简称4.3文件版本

3、4.3.1为控制文件的有效性，确保相关版本被正确使用，所有受控文件都要有其修订版本号，初始版本号统一为A/0版+编制年份；4.3.2当文件进行修改后，需要对其版本（次）进行更新，如从A/O改为A/1，当更改次数达到5次以上，或者更改幅度超过20%时，需要对文件进行换版，如从A/5换为B/0，或A/2直接换为B/0；4.3.3公司的行政公告、通知等不需要版本受控。4.4文件的发放4.4.1所有需要发放的受控文件，在编号后由综合办建立受控文件清单，对原版文件进行登记，存档；4.4.2综合办根据发放需求，对原版文件进行复印，并在复印件上加盖“受控”章，并标记相应发放号，各部门发放号如下： 总经理-0

4、1 管理者代表-02 经营部-03 技术检验部-04 生产部-05 综合办-06 财务部-094.4.3文件发放时，填写文件收发登记表，相关部门签收。所有和发放文件相关的实施活动的部门都应该进行发放；4.4.4公司行政公告、通知等，由综合办张贴，无需发放；4.4.5公司的机密文件由综合办保管，禁止发放、张贴。4.5文件的更改4.5.1当受控文件需要修改时，由原制定部门填写文件更改申请表经权责主管审批后，对文件实施修改，并在文件修订履历表上注明修改内容；4.5.2修改后的文件，必须经过原权责人员审批后，连同文件更改申请表一起全部交由综合办；4.5.3综合办按照4.4的要求重新进行发放和登记，并回

5、收旧版本文件。4.6文件的保存4.6.1文件必须存放在干燥通风、安全的地方；4.6.2任何人不得在文件上乱涂、划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索；4.6.3综合办定期对各部门文件保管和使用情况进行检查，填写文件使用状况检查表；4.6.4为方便文件检索，各部门需要对文件进行分类存放，检索方法各部门根据工作需要自行拟定。4.7文件的借阅4.7.1公司副总级以上人员需要借阅文件时，可直接通过档案管理员办理借阅登记和归还登记手续；4.7.2公司其他人员需要借阅公司相关文件时，填写文件借阅申请单，经过副总经理以上人员审批后，凭借审批后的单据到综合办档案管理员处办理相关借阅手续；4.7.3

6、非本公司人员原则上不得借阅本公司文件，特殊情况，需要经过总经理同意；4.7.4所有借阅的文件需保持整洁，防止破损，严禁涂改，禁止翻印、转借；4.7.5借阅文件必须要在规定时限内归还，特殊情况需要续借时，重新提出申请；4.7.6借阅文件归还时，综合办档案管理员要查看文件的完好程度，包括破损、缺页等，如正常，则办理归还手续，填写归还日期，如有异常情况，立即上报总经理。4.8作废文件的管理4.8.1所有过期、失效或作废的文件（包括行政公告和通知等），发放部门必须及时从所有发放或使用场所回收或撤出；4.8.2综合办填写文件销毁申请单，经总经理审批后，使用碎纸机进行统一销毁，行政公告和通知类不需要申请，

7、直接销毁；4.8.3如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件上加盖“作废”章，以防止作废文件被误用，并登记作废保留文件清单。4.9外来文件的管理4.9.1外来文件应包括：API规范、相关法律法规、行业规范等。4.9.2综合办负责所有外来文件的接收，并建立外来文件清单；4.9.3外来文件的编号仍然沿用其原有的编号，不需要重新编号；4.9.4综合办根据外来文件的使用部门，控制其分发，尽量发放复印件，保留原版文件。4.9.5综合办定期对外来文件的版本进行核实，确保公司的外来文件为最新有效版本，如发现现有版本已经失效，通知使用部门重新收集。4.9.6外来文件的保存、借阅和作废参考4.6、

8、4.7和4.8章节。5.相关记录5.1受控文件清单5.2文件收发登记表5.3文件更改申请表5.4文件修订履历表5.5文件借阅申请单5.6文件销毁申请单5.7作废保留文件清单5.8外来文件清单本制度从颁布之日起开始生效执行！制定： 审核： 批准：日期： 日期： 日期：受控文件清单编号：JK/JL-QG-08 A/0 ：序号文 件 名 称文件编号最新版本备注12345678910111213141516171819202122232425江西江控电气有限公司文件收发记录表 编号：JK/JL-QG-09 A/0 ：文 件 名 称文 件 编 号版本发放部门数量接收人签字接收日期回收人签字回收日期江西江

9、控电气有限公司文件更改申请表 编号：JK/JL-QG-10 A/0 ：文件名称文件编号申请更改原因： 更改前内容及版本更改后内容、版本及相关处理申请人： 审批：江西江控电气有限公司文件更改申请表 编号：JK/JL-QG-10 A/0 ： 文件名称文件编号申请更改原因： 更改前内容及版本更改后内容、版本及相关处理 申请人： 审批：江西江控电气有限公司文件修订履历表编号：JK/JL-QG-11 A0版 ：文件名称文件编号版本号修订内容制定审核批准文件借阅申请表（样表）申请部门申请人申请日期被申请部门归还日期文件名借阅说明文件保管部门负责人意见所在部门负责人意见总经理意见文件借阅申请表（样表）申请部门申请人申请日期被申请部门归还日期文件名借阅说明文件保管部门负责人意见所在部门负责人意见总经理意见文件销毁清单（样表）序号销毁日期文件编号文件名称版本版次