2022年会议的安排方式和座次安排

1、高品质文档2022年会议的安排方式和座次安排 （一)支配方式：这里有几种方法来处理睬议的团体住宿，最简洁的方法是由与会者自己支配宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，假如不事先保留房间，会产生下列问题: 1遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。 2与会者可能拿不到优待价格，因为个人无法有讲价的力量。 3会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。 (二)住宿程序：一旦预订的房间打算后，打算用哪4种基本住宿程序是你需要的： 1告知饭店全部与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。 2告知饭店全部订房以

2、主办单位的住宿表为凭证。 3经由专业会议服务公司代为处理。 4经由主办单位的住宿组人员负责。 (三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必需事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特殊是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。 订房卡：假如会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位伴同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。 这份订房卡或申请表亦可根据基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会盼望注明假如订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。 另外还

3、有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓舞与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。 住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写伴随人员名字，盼望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告知饭店收款方式，内容包括： 1注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。 2注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。 3房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。 4要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。 一旦房数被确定后，住宿局观光局会供应你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由

4、主办单位与饭店业务代表谈房价。 假如可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。 特殊预订：有些会议筹办人在全部预订房间中保留数间给特定的人或团体，并赐予特殊处理，例如：总计预订400间，40间为vips(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特殊预订是因为有些记者和参展商都要特殊当心接待。 具体与饭店业务代表争论细节，并诉诸文字，彼此要了解： 1特殊预订多少房间，什么类别和房价。 2预订的作业程序。 3什么时限内未使用的房间转到一般预约中。 在打算特殊预订前，可能需要不同表格

5、，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特殊截止日，对于贵宾(vips)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿支配。 工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿支配开头前，先分派好工作人员住宿和免费房间。 一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、假如不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会供应较优待价格，来降低主办单位的成本。 最好注明他们的身分，因为饭店常常依据你这份住房表供应贵宾(逮vips)特殊礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也盼望将确认函直

6、接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。 (四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但预备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。 虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容： 1主办单位名称。 2会议名称。 3会议日期。 4会议地点。 5收件截止日期。 6确认函回信地址。 7各饭店的房价。 8税金明细。 9饭店的地理位置图。 10注明项目： (1)选择饭店偏好。 (2)哪种类型房间。 (3)订房人名字。 (4)抵达日期时间。 (5)离开日期。 11注明订金支付。 12注明有关取消和更改

7、处理方法。 13注明什么时候由谁寄发确认函。 14注明接受或不接受电话询问和预订。 15假如接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。 16填写名字、地址、电话以便寄确认函。 17为了避开误会，假如在表格中没有注明房间类型时，最好供应住宿资料。 (1)单人房：一个人住，一张床。 (2)二人房：两个人住，一张床。 (3)双人房：两个人住，二张床。 (五)作业程序：基本上住宿支配是相当简单与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与会议筹办人，全部作业程序务必尽量快速与精确。最好去访问饭店，熟识他们的作业程序，例如如何处理截止日以后的住房预订。 场地视察：假如打算自行处理住宿，则工作人员肯定要对于使用饭店的设备特殊了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。 确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时马上寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。 常常从会议筹办人那里听到的埋怨是为什么一段时间还没有收到确认。这时候与会者已经打长途电话到主办单位询问或者已打电话到他第一选择的饭店去查询，也可能他第一选择的饭店没安排到，与会者会接二