2022年公司文控中心管理办法

1、高品质文档2022年公司文控中心管理办法 x公司文控中心管理方法 第一章 总 则 一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地爱护和利用资料，为公司各项工作服务，增加公司资料的有用性和有效性，结合公司的实际，制定本方法。 二、资料范围 公司建档范围确定为： 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理睬形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、平安生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、修理方

2、面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；训练培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于 以上文件材料包括决议、打算、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作方案、工作规划、工作总结、劳动工资、经营状况、人事文件资料、打算、托付书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。 公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底

3、片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。 三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本方法，并应担当收集、整理、立卷、归档和爱护文件、资料的义务。 第二章 管理体制及其机构职责 四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、平安保密和使用便利。 五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存

4、和爱护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息沟通中心。 文控中心的主要职责： 1负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。 2制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。 3负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、爱护、统计等工作。 4严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 5开展文件、资料宣扬、询问活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。 6发挥文件资料的训练功能，将文控中心办成公司培训、训练基地之一。 7开展文件资料编研工作和信息开发沟通工作，发挥文件资料的信息源作用

5、。 8组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。 9做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料平安。 第三章 文件材料的管理工作 六、文件资料材料的收集： 1建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存xx年、3年、1年等）；注明文件的版本号。 2对遗缺不全的文件资料，实行不同措施，乐观收集齐全； 3准时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。 七、文件资料的归档、立卷与管理： 1区分全宗，确定立档单位。 2分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母挨次分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分

6、。 21 大类分为：制度/规定：s；文件：f；资料：d；档案：a；合同：b。 22 部门拼音缩写：物控：wk；生管：sg；仓储：cc；品管：pg；研发：yf；技术：js；客服：kf；选购：cg；生产：sh；市场：sc；销售：xs ；设备：sb；财务：cw；oem：wb；后总：hz；总经办：zj；人力资源：rl；制造中心：zz；营销中心：yx；研发技术中心：yj；财务中心：cw；广州分公司：gz；上海分1公司：sh；北京分公司：bj；香港分公司：xg；信念公司：xn。 23 保密用y表示，非密级则用n表示。 24 密级：绝密：as；机密：cs；隐秘：ps；无：op 编码原则：编码共为十二位数，（文件资料大类）（部门前两位拼音缩写）（是否保密）（密级程度）（年份）（流水号）。如总经办年某份制度编码为：szjnop040001。 3归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 4案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷名目和案内名目。 5整理案卷，使之厚度相宜，掌握在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。 6对全部公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料名目（卡片），按肯定次序排列和存放。 7每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和