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文档简介

1、XXX有限公司文件编号：IP-P-4002版 本：A/0记录管理程序页 次：4/4生效日期：20XX年9月18日文件制订/修订履历版本日 期制/修订内容简述制/修订审 核批 准A/O20XX.9.18首次发行1.0 目的 为确保知识产权管理体系有效运行，为过程和体系符合要求提供证据，以实现可追溯性，并依据记录采取改进措施。2.0 适用范围 本程序适用于知识产权管理体系所覆盖所有要素运行记录的(以下简称记录)管理过程。3.0 职责3.1 各部门设置专职或兼职的文件管理员，负责本部门记录文件和外来文件的管理；3.2 各级记录的作业人员负责如实、及时、准确、完整、清晰地填写规定的记录表格；3.3 各

2、级记录的统计人员负责对相应记录数据整理分析，并及时提交相关人员和部门。4.0 程序4.1 记录包括原始记录、统计报表、分析报告、教育培训记录、内审记录、外审记录、管理评审记录等。4.2 各级记录的编目均按照文件管理程序中第4.1条款的相应规定进行。4.3 记录表格的填写4.3.1 记录表格填写人员要确保如实、及时、准确、完整、清晰的填写。4.4 记录的收集、报送、归档4.4.1 各部门的专职或兼职资料员负责收集本部门管理的记录，并按编目要求进行分类归档、保管、存放，使之易于检索，需要进行存档管理的文件及时转交品质中心按要求进行管理；4.4.2 贮存条件应保持干燥、通风、防潮、防火，便于存取； 4.4.3 记录的报送和存档可以采用电子媒体或纸质的形式。4.5 记录的管理4.5.1 对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件和记录应由各相关负责部门进行接受和登记存档，形成外来文件清单，并明确这些外来文件的获取来源及时间，以便追溯；4.5.2 一般记录文件由记录部门存档，需要归档统一管理的则转交品质中心统一存档管理，保存期限一般不得少于二年；4.5.3 对过期作废的记录交到品质中心审批后进行销毁处理。4.6 标识：各种记录应有明确可识别的标记。5.0 引用/支持文件 5.1 GB/T29490-2013

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