物业公司程序文件：采购控制程序

1、物业公司程序文件：采购控制程序 物业公司程序文件：选购掌握程序 1.0 目的 公司应确保选购的物品和接受的服务符合合同、标准和规范要求，保证公司服务质量。 2.0 范围 适用于直接影响服务质量的选购的物品和接受的服务，如设备的零配件、供应给顾客使用的物品等。 3.0 职责 3.1 工程部负责公司大宗和批量物品的选购及物品供应商的选择和评定。 3.2 部门和管理处选购主管负责200元以下零星物品的选购及经工程部授权可以自行选购的物品购买。 3.3 部门和管理处选购主管负责选购方案的制定和选购物品验证记录单的填写。 3.4 公司主管领导和管理处主任负责选购方案的审批。 4.0 程序 4.1 合格供

2、方的选择 4.1.1 合格供方依据以下三条进行选择： 1)品牌优良、价格合理; 2)具有营业执照或相应政府批文的企业; 3)供应的物品/服务质量良好和信誉较好的商家或厂家。 4.1.2 工程部和管理处应建立合格供方名单，作为公司供方的选择，主管领导负责审批合格供方名单，执行部门应随时依据实际供货关系来评定供方，合格供方的增删应由审批人审批。合格供方可分为物品类供方和服务供方。 4.2 选购方案掌握 4.2.1 选购按实际状况可分为方案选购、临时选购和紧急选购。 4.2.2 管理处、部门选购主管负责在每月5日前编制该月选购方案并报主任或公司主管领导审批，选购方案应说明物品名称、规格、数量、需要日

3、期、单价、质量要求(必要时)等。 4.2.3 对临时选购的物品，选购主管应在当天填写或补填选购方案审批表，并报审批人审批，选购日期按实际发生日期填写，要求用明显标识(*)注明。 4.2.4 对紧急选购的物品，选购物品应在实际选购发生的2日内补填选购方案审批表，并报审批人审批，选购人按实际发生日期补填相关记录，要求用标识(J)标明。 4.2.5选购文件包括(每次依据选购状况的需要，选择以下一种或几种)： 1)选购合同 2)选购方案审批表 3)选购管理规程 4)合格供方名单 4.2.6在上述选购文件中，由申请单位表述出拟选购物品的有关信息，包括： 1)对供方物品/服务的质量要求、平安要求、验收规范

4、，选购物品的参数、规格、数量等。 2)对供方的加工、服务过程，供货的交付程序的要求。 3)对供方设备及人员资格的要求。 4)对供方质量管理体系的要求(优先选择通过ISO质量管理体系认证的供方)。 4.2.7大宗物品选购应在工程部确定的选购网络中选购。 4.2.8价值在2千元以上的单件物品需要申请人填写固定资产配置审批表，并报公司逐级审批。 4.3 选购物品验证 4.3.1 选购物品须经过物品使用人或相关资质人员验证合格后方可使用或入库，验证人员和选购主管分别在选购物品验证记录上按规定记录和确认。 4.3.2对于临时和紧急选购物品，选购主管和验证人员必需做到先验证后使用，加强现场验证，以保证购进

5、物品是需要的合格品。事后相关人员应准时填写(选购发生日期2日之内)相关记录，填写的选购日期为实际发生日期，并按上面要求的标识标明。 4.3.3 对验证不合格的物品按不合格品掌握程序实行相应的措施。 4.3.4 合同规定时间，顾客可以对选购物品进行验证。 4.3.5 验证方式包括目测、试用、检验、测量、工艺验证等。 4.3.6 在供方的现场实施验证 1)若合同规定需在供方现场验证选购物品时，由工程部组织相关单位在供方处对所购物料现场实施验证。 2)选购人员应事先与供方做好验证支配及验证方式，以便验收活动顺当实施。 4.3.7 物品使用人在供方的现场实施验证 1)若使用人要求在供方现场验证物品时，由选购人员和使用人在供方现场共同实施验证。 2)选购人员应事先与供方和使用人联系支配妥当，以便验收活动顺当实施。 5.0 相关文件与记录 COP8.3.0 不合格品掌握程序 COP7.4.2