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文档简介

1、小区业主档案管理控制工作程序物业程序文件-小区业主档案管理掌握程序1.0目的规范对业主档案保管与查询工作。2.0适用范围适用于物业服务中心对业主档案的保管与跟踪。3.0职责3.1客服部负责监控业主档案保管与跟踪工作。3.2客服部资料专管员负责详细实施业主档案的保管与跟踪。4.0工作程序4.1业主资料的整理，内容包括：收楼资料和装修资料。4.1.1收楼资料4.1.1.1住户资料登记表4.1.1.2（前期）物业服务合同4.1.1.3业主规约签约页4.1.1.4证件办理申请表4.1.1.5消防平安承诺书4.1.1.6业主收楼物品/资料签收单4.1.1.7楼宇状况验收检查表4.1.1.8业主/住户身份

2、证复印件4.1.1.9收楼通知书/物业交付使用通知书4.1.1.10交款通知书等4.1.2装修资料4.1.2.1装修申请表复印4.1.2.2相关图纸及装修单位证件复件4.1.2.3业主授权/托付书4.1.2.4闭水试验确认书4.1.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防火平安承诺书4.1.2.6消防平安承诺书4.1.2.7整改通知单4.1.2.8装修验收申请表等4.2录入电脑：由资料专管员负责将4.1项相关资料录入电脑物业系统，并保证精确率达100%。4.3资料装订：将业主档案分类进行装订在档案夹内，装订为收楼资料、装修资料。4.4建立名目：左右两边分边建立资料名目，并清晰注明文件名称、归案日期、归案人、页数/码等。4.5业主档案的跟踪：当发生下列状况变化时，资料专管员应将变化资料记录在业主档案中4.5.1通讯电话联络方式发生变化时；4.5.2业主发生更替时。4.6业主档案查阅按质量记录掌握程序执行。4.7属绝密档案，不得外泄。4.8业主档案应归为永久保存性文件。5.0支持性文件5.1质量记录掌握程序6.0质量

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