RFID实体车驾档案信息化管理建设解决方案

1、Word文档RFID实体车驾档案信息化管理建设解决方案 1.1 项目背景 随着计算机技术和射频识别技术(RFID)的进展，以及间续在图书管理、仓储物流、食品追溯、智能交通等领域的胜利应用，使得解决档案管理问题成为可能。 档案管理引入RFID技术后，可以对档案的流通进行动态管理，系统以RFID标签作为信息载体，对档案流通等关键环节进行数据采集和监管，实现档案业务办理的自动化和档案的全生命周期管理。 1.2 项目需求分析 近年来，档案事业取得了长足的进展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量快速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显，主要体现在以下几个方面

2、： 1.2.1 现状与问题 (1)档案出入库人工操作，工作强度大、效率低。虽制定有严格的管理规定，人工操作耗时、费劲、费财，使得整个过程既繁琐又低效，特殊是需经过多个岗位协作才能完成的档案，更易造成掉档、错档、漏档、延误等，令管理部门境况尴尬、后果严峻。档案的盘点清理、失效档案销毁前的登记造册等，由于人工操作费时费劲，难免出错。 (2)档案检索困难，难以精准定位。调卷时调不出档案，将令管理机关陷入跳进黄河也洗不清的尴尬境地;上级部门检查工作不能快速调出指定的实体档案，也令管理机关无地自容。 (3)档案数量的急剧增加，调阅档案费时费劲。由于人工操作不行避开的错误，档案存放的挨次难免错乱，造成档案

3、查找特别困难，如同大海捞针，常常消失耗时费劲把库存翻遍都找不到指定档案，令工作人员苦不堪言，特殊对于要转出的档案，后果不堪设想，有的甚至面临天价索赔; (4)缺乏现代科技手段，信息化程度低。档案业务需频繁调取档案比对确认，在信息化程度低的状况下，既增加了工作量、也极易引发错档，同时办事效率极低，往往导致群众长时间等候的不满。 1.2.2 项目建设目标 将射频识别技术(RFID)应用到档案管理领域中，充分利用无线射频技术的诸多优点，实现库房信息管理自动化和档案入出库作业的自动化，为提高档案的流通效率发挥重要的作用。 实现档案资料智能管理信息化。根据档案资料日常的存储、查询、调档、防盗等详细业务流

4、程，对档案流通进行动态的管理。对档案流通的关键环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，从而取代传统的纸质工作流程。 提高档案管理综合力量，提升服务水平。实现数据共享、提高对档案管理的效率、简化管理流程、降低人员的劳动强度，削减差错，为档案管理供应了更为便捷、更为有效的管理模式。 1.3 RFID技术在档案管理的应用优势 1.3.1 非接触方式进行数据采集 RFID技术极大地增加了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪力量。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以读取芯片中存储的数据。不怕油渍、灰尘污染等恶劣环境，能在恶劣环境下工作。不像条码、磁卡

5、等介质，假如表面不干净就无法精确试读。 1.3.2 标签信息容量大，使用寿命长 和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，1K甚至8K的容量，可以存储更多的信息，对于档案管理应用，完全可以将档案的基本信息和借阅记录写入芯片中进行存储。 1.3.3 平安性高 标签的数据存取具有密码爱护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度平安性的爱护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。 1.3.4 抗污染性能强和耐久性 传统条形码的载体是纸张，因此简单受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强反抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特殊简单受到折损;R

6、FID标签是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。 1.3.5 体积小型化、外形多样化 RFID在读取上并不受尺寸大小与外形限制，不需为了读取精确度而协作纸张的固定尺寸和印刷品质。此外RFID标签更可往小型化与多样形态进展，以应用于不同档案。 1.3.6 穿透性强和无屏障阅读 在被掩盖的状况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透亮的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必需在近距离而且没有物体阻挡的状况下，才可以辨读条形码。 1.3.7 防盗 标签可以协作门型通道天线，有效实现防盗功能，很好地防止档案丢失，实现非法取走报警功能。 1.3.8 可适应消毒、防虫等环节 RFID标签可

7、适应档案管理常规的消毒、凹凸温杀虫等环境，不会导致标签内储存的数据丢失。 1.4 RFID档案管理系统 1.4.1 系统层次架构规划 本系统是采纳模块化组件式进行设计，采纳三层结构系统。可以依据实际需要进行搭配使用。三层结构分别为： 设备层：主要由硬件设备组成(RFID读写器、盘点车、工作站、手持机、LED显示屏等)，主要作用于数据的采集及展现。 中间件层：由中间件、应用服务、数据库、组成。通过中间件来实现与硬件设备通信、同时写入相应的数据库。应用服务用于数据的存取和业务规律的处理。 管理应用层：主要实现与用户交互，数据的展现，查询等。依据用户需求供应办理业务功能模块。 1.4.2 系统数据构

8、架规划 数据采集(档案建档)：操作员在为客户办理建档时通过在系统中录入档案信息(全宗号、名目号、案卷号、件号、档号、保管期限、密级、位置等)通过系统自动把相关信息写入RFID芯片中，实现RFID与档案绑定。 档案流转记录：档案经过的岗位名称、日期、时间等信息，通过RFID读写器自动把相关信息写入RFID芯片中;同时将相关信息反馈到计算机，计算机将该信息通过通信网络传给数据库服务器保存，供用户检索、查阅。 档案入库验证：办理的档案进入待入库档案列表中，办理入库验证时通过RFID读写器及借阅人信息管理系统，档案管理人员进行信息比对，确认无误后系统自动安排位置。 档案入库：在档案室中每个区域中安装L

9、ED显示屏显示待入库档案信息。同时安装RFID读写器可识别档案，显示档案存放位置。 档案查询：在档案室中档案查询时可通过身份证号、档号等信息来查找档案存放位置。档案调卷时可批量操作如某个时间段办理的档案、某个地方的档案。同时进入仓库待取出档案列表。 盘点：档案盘点可通道专用档案盘点车来实现支持在线和离线模式。 倒架：发觉档案存放位置错误可通过盘点车来实现档案位置信息更新。 库房查找：假如一份档案找不到可通过盘点车来全库查找，查到后系统自动提示(声音提示和软件界面)。 1.4.3 RFID技术实施设计规划 (1) 实体档案与RFID绑定 RFID实体档案经过读写器作用范围时，该读写器通过无线信号

10、将指定信息如档号、密级、位置等写入RFID芯片存储，同时将相关信息及岗位流转信息如操作用户姓名、岗位名称、日期、时间等反馈到计算机，计算机将该信息通过通信网络传给数据库服务器保存，供用户检索、查阅。 (2) 查找档案 查找档案时，只需在相应计算机或读写器设定所需条件，用该读写器扫过初步认定的档案存放的区域，RFID档案存储的信息通过无线信号不断传给读写器，该计算机或读写器将所接收到的信息自动与设定的条件比对，比对胜利后发出提示，工作人员就能马上确认所需档案的位置所在，从而即可快速、精确地提取所需档案。 (3) 档案出入库 读写器通过无线信号读取非接触式IC卡存储的相关信息、档案管理岗计算机自动填写岗位等信息、指纹仪采集档案交接双方指纹，用以确认档案的交接，其中出库的发放方和入库的接收方必需是在系统备案授权的工作人员的指纹，同时档案管理岗计算机将自动判定诸如档案编号、号牌号码等关键字段的合法性，否则系统将予以警告并不予通过，全部信息自动传给数据库服务器保存。 (4) 档案盘点 清理、失效销毁前登记造册时，在档案管理岗计算机上将其当前工作状态设置为盘点清理或失效档案登记造册，将读写器扫过档案，RFID内的信息通过无线信号传给读写器，该读写器将该信息传给档案管理岗计算机，档案管理岗计算机自动与数据库服务器中的相应信息比对，同时自动生成盘点清理或失效档案登记册。