公文案例修改

1、公文案例：对一份通知的分析与修改校园网上看到校医院的一份通知：关于校医院搬迁的通知校医院（阜成路校区） 装修工程基本结束。 拟于下周一、 二（ 11 月19 、 20 日）迁回原址。此间停正常门诊，只有一个值班医生，急 诊取临时用药。由此给您造成的不便，请谅解。校医院二00七年十一月十三日1.标题问题。 这份通知标题中的事由是“搬迁”， 还是“迁回原址”，还是“停止正常门诊”？根据正文，我认为，应该是因迁回原址而停止正常门诊两天， 所以改为“关于校医院迁回原址暂停两天正常 门诊的通知”，事由比较清楚、明确。2.语言问题。 “ 拟于下周一、 二 （ 11 月 19 、20 日） 迁回 原址。 ”

2、“拟于”是计划的意思，改为“定于”更为肯定、明确。“此 间停正常门诊，只有一个值班医生，急诊取临时用药。”这句话也可以 修改一下：单音节词“停”改为双音节词“暂停”较好；“只有一个值 班医生”可改为“有一个医生值班”； “急诊取临时用药”， 在“取” 前加一“可”字，更为通顺。“由此给您造成的不便”中的“造成”， 改为“带来”似乎更好些。3.标点问题。 第一句和第二句有因果关系，可以看作是复句， 而不是两个单句。因此，第一句后应该用逗号 , 而不是句号。面，试对这份通知进行修改，不妥之处，欢迎商榷。关于校医院迁回原址暂停两天正常门诊的通知校医院（阜成路校区）装修工程基本结束， 定于下周一、二（

3、 11月 19 、 20 日）迁回原址。此间暂停正常门诊，有一个医生值班，急 诊可取临时用药。由此给您带来的不便，请谅解。校医院二00七年十一月十三日按照市政府领导同志分工呈批， 并根据需要由市政府领导同志转请其他市领导同志核批， 重 大事项报市长审批。 市人民政府各部门、 各区县人民政府不得将报请市人民政府的公文直接 报送市政府领导同志个人。”“请示事项中如涉及其他文件、市领导同志批示、重大事件及相关政策法规等内容的， 应连同涉及文件复印件、 市领导同志批示复印件、 事件背景材料及相关政策法规附在原件后 一并上报。邀请上级有关领导同志出席会议、活动的请示，要事先沟通，并将会议、活动方 案附上

4、，需要领导同志讲话的，要将代拟稿一并上报。报告中不得夹带请示事项。”（摘自公文处理案例精选第六章行文与行文规则）【案例7-11】注办注发非小事收文发文责任清材料1某局文秘人员将一份收文交局长批办，局长批示需12个人员阅知办理，并注明“XX（主管部门）负责办理”。文秘人员按此批办意见开始组织公文传阅。当公文传阅到 第二位阅文者本局常务副局长， 放了较长时间， 催他退还时， 他说： “今天下午正准备开会， 有关人员都要参加， 我在会上一起传达， 不需要专门传阅了。 ”文秘人员认为按照常务副局 长的要求去做了会无法执行局长的批办意见，感到左右为难。材料2某国企总经理在审批签发文件时， 对公司办公室文

5、秘人员说， 只要董事长没签字 的都要给他打一份， 并直接在发文稿纸上的抄报栏里写上了抄报董事长、 抄送本公司财务部。 公司办公室文秘人员按照总经理的这一意见，只有将“抄报董事长”、“抄送本公司财务 部”也打印在正式发文的版记上。 但文秘人员又认为按照行文规定， 内部公文最好不要写抄 送；不写又违反了总经理的意见，面对这种情况该如何处理呢？问题讨论】1.两份材料涉及的是公文处理流程中的两个什么环节？2.遇到这样的情况,文秘人员该怎么办？【评析】本案例涉及公文处理程序中注办和注发环节的具体操作。（一）材料1涉及的是注办环节1什么叫注办？注办是公文处理程序中具有反馈办理经过和结果功能的重要环节，一般

6、由承办人员负 责，在公文办理完后在公文上简要注明办理经过和结果，文秘人员负责检查。2.案例材料1分析在材料1中，首先这种临时改变公文处理方式的做法在实质上并没有违背局长批办意 见，只要能够发挥公文效用， 阅办性公文可以积极采用直接在有关会议上传达、 印发副本文 件等便捷方式进行阅知处理； 但是像材料1这样改变了公文处理方式， 承办人 （本案例中的 常务副局长）一方面应主动让原批办领导人知道，也要让文秘人员及时了解公文的去处。这份公文传阅完毕或在会议上传达后文秘人员应请承办领导 （如该常务副局长） 或部门 负责人完成注办程序， 即在该份公文空白处或公文处理单的“处理结果“一栏中注明“已于XXXX

7、年X月X日在XXX会上传达，XXX、XXX等同志到会，已知文件精神”，并签上姓名和日期以明确办理责任。 以此类推， 在公文办理过程中， 遇到这类办理经过和结 果需要说明的公文都应该由承办部门或承办人 （有时会是领导或部门负责人、 工作责任人等） 完成注办工作。（二）材料2涉及的是注发环节1什么是注发？注发是公文定稿以后、正式印发之前，批注制发要求的环节， 也就是对发文的注办。注 发旨在使签发意见进一步具体化和技术化， 为制作公文正本规定了具体流程与标准， 以利操 作。注发内容包括（1）注明具体发授范围、阅文范围的级别限制；确定或审核文稿的紧急程度、保密等 级；确定印发份数、印刷和发出时间；缮印

8、方式与发送方式。（2）编写并注明发文字号。（3）设计或确定版式或缮写格式。（4）向交办、催办部门或人员销办。注发的操作与要求注发由发文单位综合办公部门（公文工作机构）、文秘人员负责；如果注发内容在办文 中已由撰稿者、审核者填写， 文秘人员仅履行检查手续即可。 一般中小机关和基层单位注发 工作相对简化。 而在大机关及领导机关， 重要发文的注发则比较郑重， 是成文定稿后发文前 的一个关键环节，也叫批注，即依据领导批示、发文意图、机关例行规定等操作。注发项目 全面、详尽，并逐一填写在专门设计的“公文批注单”，或发文稿纸相应栏目中。注发 时要认真阅读文件， 首先弄清基本内容和领导要求， 然后按照规定处

9、理。 注发中往往会遇到 各种疑难问题，拿不准的可以先提出处理意见，报有关领导审定后处理。2.案例材料2分析（1）在材料2中,某国企总经理在发文稿纸上面写的“抄报董事长”、 务部”等意见， 都是企业领导根据工作需要在签发文件时提出的注发意见， 作的文秘人员，应该按照领导的意见执行。2）只是在公文正式发文时表达形式要注意：公文是不能自己抄送自己单位的，也不能将“抄送”错写成“抄报”。 所以如果该公司正式发文后面的版记 （文尾） 中需要将领导 这几个注发意见写出来的话， 应该写为“公司内送阅： 董事长（1份）、公司财务部（1份）”。 这种做法当前在机关很常见。“抄送本公司财作为负责发文工（3）由于公

10、司内部送阅的内容仅仅是该公司内部公文处理的一种做法而已，可以不在 对外发的公文上面标注出来。 因为其他公文处理的做法都没有在文上标出， 所以这种注发意 见也不必在对外发文的版记中标注出来。（摘自公文处理案例精选第七章公文处理流程与具体操作）【案例8-1】深圳政府一通告到底能告不能告xx年8月17日，深圳市人民政府发布了 关于整治红荔路笋岗路上步路两侧临街建 （构） 筑物外观的通告 （深府XX120号）。xx年10月24日，物业管理公司对原告位于红荔 路某住宅的防盗网实施强制拆除； 在施工过程中， 由于施工操作人员的过失， 导致拆网电焊 火花点燃原告屋内窗帘布而引起屋内火灾；在救火过程中， 造成

11、原告住宅内窗帘布等一批物 品的损失。xx年3月1日，原告向深圳市人民政府提出行政赔偿申请，由于市政府依法不 予赔偿，原告遂提起行政诉讼。本案例争议的焦点集中在深圳市人民政府发布的深府xx120号通告是具体行政行为还是抽象行政行为。经过法庭调查和激烈的法庭辩论， 法院采纳了市人民政府法律顾问的代理意见，认为深圳市人民政府发布的 关于整治红荔路笋岗路上步路两侧临街建 （构）筑物外观的通告 （深 府xx120号）是对深圳市红荔路、笋岗路、上步路两侧范围内的临街建（构）筑物进行 整治而发布的、针对不特定对象、并且在一定时期内能反复适用的行政规范性文件， 该文件 对上述区域内的建 （构） 筑物的整治工作

12、提出规范和指导意见， 是抽象行政行为而不是具体 行政行为。据此法院依法裁定：依据我国行政诉讼法第十二条第（二）项的规定：“人 民法院不受理公民、法人或者其他组织对下列事项提起的诉讼：;（二）行政法规、规章或者行政机关制定、发布的具有普遍约束力的决定、命令；”。因此本案例不属人民法院行政诉讼的受案范围。原告主张的财产损害赔偿，应另循其他法律途径解决。11【问题讨论】1为什么需要区分规范类公文以及行政规范性文件与一般公文？2从这一案例中得到什么启示？【评析】本案例涉及规范类公文以及行政规范性文件与普通公文相区别的问题。（一）关于行政规范性文件的规定存在差异对实际工作产生着消极影响深圳市人民政府依法

13、发布行政规范性文件，属于依法行使行政职权的行为。对于行政规范性文件，各地区各部门的相关规定大同小异，均认同其（1）具有制定主体广泛；（2）具有相应的规范性和强制性（行政责任追究）；（3）具有普遍约束力；（4）可以反复适用等共同点。 但是各地、 各部门对于行政规范性文件及其范围掌握的标准难以一 致，在对行政规范性文件性质、 效力的认定， 制发法定程序的履行以及上报备案、 审查把关 和监督管理方面产生了消极影响，甚至因为文件自身形式和内容要求不完备导致在法定救济 程序中出现尴尬境况。（二）从本案例中得到的启示其一，正确认识、 深刻理解规范类公文， 把握规范类公文以及行政规范性文件与普通行 政公文的

14、异同，正视前者在依法行政中的重要性， 在当今理论界或实践中， 当属热点和难点。古希腊先贤亚里士多德在其名著 政治学中明确提出： “法治应该包含两重意义：已 成立的法律获得普遍的服从， 而大家所服从的法律又应该本身是制定得良好的法律。 ”从这 个至今仍被西方思想家奉为经典的法治定义中我们可以得到的启示是， 要按制度化、 法制化 的要求去组织、 规范和管理社会事务， 就必须重视规范类公文的制定和利用， 使其保持合法 与合理的良好状态。 但是在实践和研究中， 规范类公文却是一类我们曾长期疏忽的公文， 除 了法学类著述对其中的法律法规类文件有所涉及外，在各种教材著述中难觅其踪迹。当前， 随着依法治国方

15、略的实施， 公文学研究领域以及广大的实际部门， 对于规范类公文的关注程 度与依法治国的时代要求相比属于明显不够， 相关理论研究尚不多见； 对于规范类公文的现 状也没有引起特别的重视，关于规范类公文的若干问题尚处于模糊不清状态。其二， 在全民法律意识不断提高、 依法行政的要求愈加严格的环境下， 制发行政规范性 文件成为行政机关执行法律法规、 贯彻国家政策和履行管理职能的重要载体和方式， 直接关 系到公共利益、社会秩序和公民的切身利益，理当受到各社会组织和公众的关注。随着社会主义市场经济体制的建立， 依法治国方略的实施， 我国各级政府管理活动逐步 从单一的行政手段为主，向经济、法律和行政手段并用转

16、变，向市场监管、公共服务转变。 相对来说， 为处理一时一事而制发的普通公文在逐步减少， 而具有约束和规范人们行为性质 的规范类公文正日益发挥着重要作用。 正如专业人士指出，“分析我国目前行政管理的现实，我们不得不正视这样一个基本的事实，在国家行政管理活动中，规章以下的行政规范性文件 占据十分重要的地位。 由于我国行政管理的法制化建设还处于初建阶段， 要使国家行政管理 完全走上法制化的轨道尚需时日。 在相当长的一段时期内， 在国家行政管理活动中， 规章以 下的行政规范性文件将继续发挥重要的作用”。12其三， 当前，纠正过去将规范类公文混淆于普通公文的行为， 切实提高行文水平， 是各 级行政机关解

17、决工作矛盾， 推进依法行政进程所必须抓紧做好的工作。 从研究特点入手， 对 于进一步规范和统一规范类公文尤其是行政规范性文件的制定施行具有积极意义。国务院在这方面首先作出表率，在出台国家行政机关公文处理办法（xx年1月1日起施行） 之后不久， 随即另行发布 行政法规制定程序条例 （国务院令第321号）、规 章制定程序条例 （国务院令第322号）等行政法规，其中关于“依法不具有规章制定权的 县级以上地方人民政府制定、 发布具有普遍约束力的决定、 命令， 参照本条例规定的程序执 行”13的规定，肯定了决定、命令类行政规范性文件的存在。在国家尚未出台统一规定以前，近年，各地方都做了很多很好的尝试，据

18、统计目前31个省自治区、 直辖市人民政府在制定公文处理实施办法的同时， 都专门出台了关于规范性文 件制定或者管理的办法。如安徽省行政机关公文处理实施细则（xx年1月1日起施行）安徽省行政机关规范性文件制定程序规定（xx年3月1日起施行）；全国税务机关公文处理实施办法（xx年11月1日起施行）税收规范性文件制定管理办法（试行）（自xx年3月1日起施行）；上海市人民政府公文办理制度（xx年1月4日印发）上海市行政规范性文件制定和备案规定（自xx年5月1日起施行）；四川省国家行政机关公文处理实施细则（自xx年7月1日起施行）四川省行政规范性文件制定和备案规定（xx年3月1日起施行）。xx年5月12日

19、国务院发布了 关于加强市县政府依法行政的决定（国发xx17号）， 将是否依法决策、 是否依法制定发布规范性文件等作为考核内容， 科学设定考核指标， 一并 纳入市县政府及其工作人员的实绩考核指标体系； 依法行政考核结果要与奖励惩处、 干部任 免挂钩。14因此， 各级政府及其部门领导应加强相关知识学习与业务培训，把依法制定规范性文件提到重要日程。（摘自公文处理案例精选第八章行政规范性文件与依法行文）【案例9-7】复印文件没盖章归档价值怎体现年初， 某医院办公室开始对上一年的归档文件进行整理。负责收集整理工作的档案人员发现不少科室拿复印件归档， 且没有盖章。 经过询问， 科室同志说当时收文就是复印件

20、。15【问题讨论】1.复印件具有归档价值吗？2.机关单位在什么样情况下可用复印件发文？【评析】本案例涉及公文复印件的使用、生效和归档问题。按照国家有关文件归档范围和整理的规定， 结合对于公文稿本的认识及文件档案工作的 实际要求，有以下几点需要注意：其一，复印件是否具有归档价值不能一概而论。 如果一份文件内容属于本单位归档范围 在其没有另外稿本的情况下复印件也可以归档。 其实当前由于复印机、 计算机、 传真机以及 网络传递大量运用于文件档案工作， 复印件归档的情况并不少见。 如有归档价值的传真文件 一般就要求先复印、再处理，今后当然也就会以复印件归档。其二，应按规定选择归档文件的稿本。按照da/

21、t22xx归档文件整理规则以及国 家档案局机关文件归档和不归档的范围的有关规定，如果是本单位发文,最好用定稿与 存本归档;如果是收文,最好是用正本即本机关收到的主送件归档;实践证明，没有注办任何 原始处理痕迹的复印文件， 在归档后总难以让档案利用者对其原始凭证性完全认同。复印件一般不具有单独的法律效力，最高人民法院关于适用中华人民共和国民事诉讼法若干 问题的意见第78条规定，“证据材料为复制件，提供人拒不提供原件或原件线索，没有 其他材料可以印证，对方当事人又不予承认的，在诉讼中不得作为认定事实的根据”。其三， 将复印件作为正式发文和归档应该经过认证或加注处理标记。如前所述， 公文复印件属于副

22、本，其在发挥凭证作用时价值不如正本,很多时候也不属于归档范围。但实际工 作中,一些机关常常直接使用复印件，如将上级机关主送本机关的批文复印后下发给自己的 所属下级单位，作为一般的传递信息、沟通情况、 备查备案使用； 又如经过注明翻印机关认 证，将上级机关的文件直接翻印给所属下级单位执行这些操作在实际机关一直行之有 效，而且随着现代办公技术和手段的广泛运用， 这些可以简化程序、 提高效率的行文方式出 现了越来越被广泛认同的趋势。 正因为如此， 更有必要强调： 如果要将复印件作为正式公文使用， 还是应该按照 办法规定由复印机关加盖证明章或由承办部门注明使用说明； 如果 归档时只有复印件,最好由本机

23、关承办部门在文件上做出注办说明,即说明复印件的来历和处理情况。 因为如果各地各单位都毫无顾忌地将复印件直接归档，无疑会给日后的档案利用带来后患。（摘自公文处理案例精选第九章公文整理与归档）【案例10-3】倍受肯定好报告工夫下足质量高国外企业倍受肯定的报告通常具备下列五项共通点16：1撰写时以读者的立场、情绪反映为出发点。2内容简洁，并提出具体范例；避免冗长，把握5w1h的原则，将重点逐条列出，而详 细说明资料则作为附件处理。3优缺点并述，对缺点毫不隐瞒。4，内容要正确地掌握和反映市场及消费者动向以及世界性的趋势。5字里行间流露出撰写这份报告的目的并非为谋一己私利，而是对公司及工作的一片 赤诚。【问题讨论】什么是公文写作的5w1h原则？【评析】国外企业认为， 一份恰到好处、 必要而且又完整的报告， 对于经营者或管理者而言，是 一种能与100位营业员相匹敌的重要战斗力。 反之，也可能因此而毁灭一个庞大的企业， 由 此可知报告的重要性。在美英日等国，无论是新闻报道， 还是撰写报告以及其他公文， 都强 调根据“5w1h原则来归纳。那就是when