哈佛商学多媒体网络课程哈佛管理导师》时间管理

1、哈佛商学多媒体网络课程哈佛管理导师MBA/EMBA学员，企业管理人员必修课，是迅速掌握商务技能及商务语言 的有力工具，有效帮助您迅速有效地提升管理能力；该课程由哈佛商学院的资深教授和管理领域公认的专家结合自己多年的 教学和实践经验指导设计而成的。哈佛管理导师 涵括20多个主题， 与经 理人每天的管理挑战和日常职责密切相关， 哈佛管理导师已经成为经 理人必不可少的学习资源！哈佛管理导师Harvard ManageMentor PLUS时间管理 整个主题主题摘要本主题将帮助您：?分析您目前的时间安排，并寻找改进机会?确定哪些任务对实现您的长期目标最为关键?使用计划工具来有效地计划时间?控制时间浪费

2、因素?实施您的日程表，在实施过程中进行评估，并根据需要进行修改主题列表主题概述如果是您，您会怎么做？主题列表主题摘要导师简介主题使用说明核心概念为何要管理时间？确定目标和排定目标的优先次序将目标分解成任务分析您是如何利用时间的判别和消除常见的“时间浪费因素更有效地安排您的时间监督和改进您的时间管理策略与浪费时间的上司打交道平衡工作需要和个人时间帮助您的员工管理他们的时间步骤管理时间的步骤对上司说“不”的步骤技巧授权的技巧最大限度地利用差旅时间的技巧取得最佳会议成果的技巧有效使用远程办公的技巧在家工作的技巧练习说明工具目标确定及排序工作表将目标分解成任务的工作表日常活动日志表时间浪费因素判别及评

3、估工作表 任务列表自测说明学习更多内容在线文章文早著作导师简介大卫？史道弗(David Stauffer)如果是您，您会怎么做？下午5点，马里索从她的办公桌上抬头看到同事们正在收拾东西准备回家。以她 目前的速度，她可能要在办公室里待到半夜。盯着她的任务列表，她沮丧地叹了口 气。还剩下三项关键任务。自己这一整天都做了些什么？为什么这些任务还完不 成？她回顾了自己的一天。上午，她与托尼一起讨论他的月度报告。午餐时间则用 来回复20多封电子邮件。然后被一个客户服务请求占去了一下午时间， 而这件事 本该由其他人来处理。如果她没有完成确实需要处理的工作，那她的任务列表和精 心规划又有何意义呢？如果是您，

4、您会怎么做？这时您会怎么做？马里索应该从检查自己的长期组织目标开始。 通过评估最重要的目标并排列优先次序，马里索能够弄清楚应该在哪里或不应该在哪里花费时间。接下来就是将目标分解为易管理的任务，列出完成各项任务的所有必需步骤。 然后，她应该估算每项任务或活动所需要的时间，并设定最后完成期限。她应该在日程表上安排出大量时间， 以确保能够有时间来完成这些任务。 最重要的是，她应该尽量避免任何中断，因为 这会浪费她的时间或者使她偏离主要目标。在本主题中，您将学会如何确定最重要的工作和最不重要的工作，然后将时间花费 在最关键的任务上，而不要浪费在不重要的事情上。了解了本主题中阐述的各种观 点后，请点击“

5、练习”，参与互动场景练习、做出决策并获得针对您所做选择的即 时反馈。主题使用说明主题架构“时间管理”主题分成下列几个部分。屏幕顶部显示了进入各部分的链接。主题概述点击“主题概述”可查看对这一主题的介绍。首先浏览 “如果是您，您会怎 么做？”中的虚拟场景，然后查看“这时您会怎么做？ ”中的回答。“主题 列表”提供了 “站点地图”，其中包含指向本主题中所有要素的链接。核心概念点击“核心概念”，可详细了解这一主题的主要思想。学习如何确定目标的优先次序，并将它们分成易管理的任务，分析如何更有效地安排与使用时间,监控您的时间管理战略，以及判别常见的“时间浪费因素步骤点击“步骤”可获得有关如何更有效地管理

6、时间的指南，并可了解在上司的 要求与您的最高优先级目标冲突时如何拒绝他。技巧点击“技巧”可获得关于如何更有效地分配任务、如何充分利用差旅时间和 会议时间、如何进行远程工作和在家办公等问题的信息。练习点击“练习”，可参与互动场景练习，在其中扮演管理者的角色、做出决策 并获得针对您所做选择的即时反馈。工具点击“工具”可获取相关表格，帮助您确定目标及其优先次序；将目标分成 多项任务；记录日常活动；判别时间浪费因素；创建任务列表；以及评估您 的日程表。自测点击“自测”，可了解自己对所学内容的掌握程度。您将会获得针对您所做选择的即时反馈。摘要页面列出了参考资料的链接学习更多内容 点击 “学习更多内容 ”

7、，可阅读两篇与本主题相关的文章。同时，您将看到其他文章和资料的列表，并附有简要的介绍。主题导航点击屏幕顶部和左侧的链接， 可浏览本主题中的内容。 点击屏幕顶部的链接， 您将看到屏幕左侧的链接有相应变化。 按以下步骤，可循序渐进浏览本主题的全部内容：?从左到右点击顶部的链接，访问本主题的各个部分。?从上到下点击左侧的链接，查看各部分中的内容。?在“练习”部分中，点击 “下一页 ”可继续场景练习。在需要选择答案时， 请选择一个选项，并阅读相应反馈。然后再尝试其他选项， 以了解更多信息。 再次点击 “下一页 ”继续。?在“工具 ”部分中，点击图标可打开相应工具。 您可以将工具打印出来以便 脱机使用。

8、或者，您也可以在线填写工具，并将其保存到您的硬盘。?最后，参加“自测”中的测验，并阅读“学习更多内容 ”中的“在线文章 ”， 至此完成整个主题的学习。为何要管理时间？当您身陷电子邮件、语音邮件、会议、以及文书工作等琐碎的事务中，而下属又不 断向您寻求帮助或给您带来问题时， 您将如何成为一名平易近人、 尽忠职守的管理 者，同时又能圆满完成任务，实现自己最高的目标呢？您需要巧妙地管理自己的时间。 时间管理是一门关于如何合理地组织、 分配和控制各种活动时间才能实现预期结果的学科。时间管理能够迫使您真正了解自己的价 值，帮助您相应地安排好自己的工作。提高时间利用效率的好处有效地利用时间将使您和组织都受

9、益匪浅。例如：?您可以将精力和注意力集中到能为公司目标提供最大支持的工作上。?您能排除干扰，更多地关注对部门和组织最为重要的方面。?您可以避免因设法同时满足相互矛盾的时间需求而产生的压力甚至是倦怠。?您在时间管理上为下属和同事树立了榜样，可以让大家学习您的做法。?您能提高岗位工作绩效，为组织、部门和团队带来更多价值。显然，如果企业的领导擅长时间管理，企业就能赢得竞争优势。然而，时间管理的 难度比表面上看起来更大。训练与实践要学会有效利用时间， 需要训练和实践。 下列六个步骤可助您充分地利用好您每周 的时间：1.确定目标及其优先次序： 您最重要的岗位工作目标是什么？要实现这些目 标，您需要完成哪

10、些任务？您要在这些任务上花多少时间？2.将目标分解为可管理的任务： 要实现每一个目标， 需要完成哪些任务？每一项任务预计需要多长时间?3.分析您是如何利用时间的：管理者往往认为他们将时间用在了重要任务的完成上。但是实际上，他们会将时间用在一些并不能帮助他们实现最重要目标 的任务上。例如，他们每天都要用好几个小时回复电子邮件，而不是规划部门的长期战略或帮助下属提高技能。 为了更有效地利用时间，您需要判断自 己实际上是如何利用时间的，并将这种方式与应当采用的方式进行比较。 然 后，您需要找到改正无效时间管理的方法。4.判别和消除常见的“时间浪费因素”：办事拖拉、包办代替、频繁变换工作 等做法会浪费

11、侵蚀其他工作的时间，这是众所周知的事实。如果能了解和预 见到这些时间浪费因素，您就能更好地预防或改正这些做法。5.更有效地安排时间：明确了自己的目标、实际利用时间的方式以及存在哪些 您深受其害的无效时间管理方式后，您就可以开始改变安排时间的方法。这 需要更有效地利用时间管理工具，需要创建能够支持您的优先级的日程表， 还需要分配一定的时间来解决未预料到的问题以及利用各种计划外机会。6.监控和完善您的时间管理策略： 制定日程表后，就要付诸行动。监控发生的 情况，发现存在的问题，调整时间管理策略，这样就能不断完善利用时间的 方法。卜另请参见管理时间的步骤。下面的核心概念内容将进一步探讨这些步骤。此外

12、，还为应对下列特殊时间管理难 题提供了指导方法：?如何应对浪费时间的上司?如何平衡工作时间和个人时间?如何帮助员工更有效地管理时间确定目标和排定目标的优先次序确定目标是有效管理时间的起点。 它们像指南针一样，指示着您前进的方向。确定 了目标后，您就知道每天、每周和每个月当中最重要的工作是什么。确定目标是明确所追求成果的一个正式流程。 在确定目标后，您承诺的结果就要由您个人或团队来完成。通过确定目标和衡量取得的成果，您可以：?关注最重要的东西?为团队提供统一的方向?减少对非关键任务投入的精力?消除时间浪费因素?激励自己?提升总体工作满意度目标随时限和重要性而变化。因此，了解如何对目标分类和排序是

13、非常重要的。*另请参见目标确定及排序工作表。目标类型可以根据目标重要性（包括关键性、使能性或辅助性）对目标进行分类。下表介绍了三者的区别。目标类型目标类型定义示例关键为使部门或团队持续成功运转所对项目经理来说，在预算范围内按时完性目必须实现的目标成一个两年期的项目就是一个关键性标目标。使能最终能够创造更理想的业务环境对产品开发经理来说，为员工提供培性目或充分利用业务机会的目标训，提高员工工作效率，就是一个使能标性目标。辅助能够改善业务但不能带来根本改对团队经理来说，设计一份比现有费用性目变的目标，如提高工作效率、简化报表使用更方便、填写更快捷的新费用标工作或提升工作的吸引力等。报表，就是一个辅

14、助性目标。您的关键性目标和使能性目标最为重要， 应该根据这两类目标来决定您管理时间的 方法。目标一致性管理者应该从公司目标开始制定一系列层级目标。 部门目标应支持公司目标。个人目标应支持部门目标。应当让公司目标、部门目标和个人目标这三个层次的目标保持一致，并将它们传达给每一位员工，使大家都能在没有他人提示的情况下流畅地 说出来：“公司的目标是 _。本部门应为该目标做出的贡献是_ 。我个人的努力目标是 _ 。”留心观察一下您所在的公司。管理层是否明确了最高目标并将其传达给了管理者和 员工？如果您是管理者，您是如何在部门和部门成员中有效贯彻公司目标的？是否 每个人都能够理解公司的目标和自己应做哪些

15、贡献？通过阐释和传达清晰的目标， 您可以帮助自己和员工充分利用时间。另请参见Harvard ManageMentor主题设定目标。确定目标的优先顺序确定目标的优先顺序就是按照重要性确定项目的优先等级。具体方法有多种：?确定关键性目标和使能性目标。 列出该年度内您的所有岗位工作目标。 哪些是关键性目标？哪些是使能性目标？哪些仅仅是辅助性目标？与此同时，写下您这样分类的原因。然后，按照优先级对目标进行排序。?区分紧急任务和关键任务。紧急任务需要立即给予关注。但是，并非每项紧 急任务都一定支持某个关键性目标。 例如，假设您负责监督一个必须在今年 的预算范围内按时完成的大项目。上司希望您明天参加一个全

16、天的员工发展 研讨会，但是，您已经计划明天与项目团队开会讨论项目计划。这个研讨会需要您立即关注，但是，它并不能给您的关键性目标提供直接支持。因此，尽管该任务很紧急（您必须马上安排时间），但它不是关键任务。?紧急任务总是要求您立即给予关注，它挤占了本来可以更好地安排关键性目 标的时间和资源。当关键性目标是长期目标时，由于没有必要或没有可能立 即实现，经常会出现这种问题。?您这周将面对哪些紧急任务？请将它们列出来。哪些任务支持关键性目标和/或使能性目标？这些任务是您应该首先给予最大关注的任务。?通过训练来使自己能够区分支持关键性目标和使能性目标的紧急任务，以及不支持关键性目标和使能性目标的紧急任务

17、。认识到差别后，您将更好地了解应该如何确定工作的优先排序以及如何分配时间。另请参见在线文章：“Howto Be Sure Youre Spending Your Time in the RightPlaces”和“快比慢好？”。确定目标的优先顺序后，您需要将它们分解为可管理的任务，并预计完成每项任务 所需的时间。请参见下一个核心概念中的指导方法。将目标分解成任务您已经确定了目标的先后顺序。 现在，您需要将它们分解为可管理的任务， 并估算 出每项任务所需的时间。下面提供了分步过程：第一步：确定所需任务写下您和部门必须实现的每一个目标。列出实现每个目标所需的关键任务。第二步：确定任务优先级等到自认

18、为任务列表已经完整之后， 再给每项任务指定一个优先级，用A、B和C来表示：优先级A代表最高级任务。您指定的任务优先级应该反映每项任务所支 持的目标的重要性：?优先级为A的任务支持关键性目标。它们具有很高的价值，是应该优先关 注的任务。?优先级为B的任务支持使能性目标，间接支持关键性目标。它们具有中等 价值和较高紧迫性。?优先级为C的任务包括价值和重要性均较低的紧急任务和非紧急任务。第三步：确定任务的顺序在分析任务时，您会注意到有些任务是连续的，有些任务是不连续的。?连续的任务需要按一定的次序完成，即需要完成一项之后再开始下一项。例 女口，为高管层准备一个重要报告可能需要按照这样的顺序：?收集数

19、据 f 撰写报告大纲 f 编写报告 f 反复修订提交?确定连续任务的正确排序，指出您必须亲自完成哪些任务，部门或团队必须完成哪些任务。下图描述了整个过程?不连续的任务是不遵循这种先后顺序的任务。例如，如果您要协调一套新计 算机系统的开发，软件开发人员可能需要等到开发出某些（但不是全部）硬 件之后再开始工作。此后，两个部门的很多工作可以并行。对于这类任务， 应注意两个工作组之间的关系，并在安排工作日程时给予考虑。第四步：估计所需的时间评估完成所确定的优先级为A和优先级为B的各项任务或工作需要多长时间。如 果您以前完成过类似的任务，可以根据自己的经验来估算。如果没有完成过类似任 务，可咨询那些能够

20、提供帮助的同事、上司或同行。预留10%到20%的缓冲时间， 以防发生意外情况。下表显示一个示例，说明如何将一个目标分解为多项任务， 并根据估计为每项任务 分配了时间。任务和时间目标：召开一系列内部培训会。起初，每个月两次，连续三个月（总共为6次）。如果参与情况和效果都很好，那么，则继续召开这种培训会。任务编号活动估计时间（分钟）注释J1初次头脑风暴会议60与会者雷蒙、哈里特、朱莉叶和彼得2第二次会议：确定主题和演讲者75与会者同上，加上佛瑞德3头脑风暴会议选址和内部宣传/沟通1204与每位演讲者单独会谈2405开发通信包180让营销部门参与进来6监督实施1807会后评估60哪些工作收效显著，哪

21、些工作效果不佳8向每位演讲者表示感谢，并赠送小礼物60总时间975小时数：16.25您还需要确定完成任务或活动的最后期限。对于复杂的活动，要建立临时里程碑来 追踪进展情况。对于涉及其他团队的成员的大目标， 要考虑采用项目经理经常使用 的工作分解结构（WBS）方法。WBS是一种计划编制的方法，它将项目的目标分解为 实现该目标所必需的多项任务。您也可以利用这种方法，来估算完成这些任务所需的资金您已经将高优先级的目标分解为任务， 并估算了每项任务所需的时间。 现在，您知道了应该在各项重要任务上花多少时间。 但实际上，您将如何利用自己的时间呢？另请参见将目标分解成任务的工作表。卜另请参见Harvard

22、 ManageMentor主题项目管理中的 “进行高级别估算”。通过分析真实的时间利用情况，并与实际应该如何利用时间进行对比， 您可以判断 出低效率的时间管理做法，进而进行改进。这就是下一个核心概念的主题。分析您是如何利用时间的如果了解您当前的时间利用情况，就可以很轻松地控制时间，以使其支持您的关键 性目标。只有掌握了您当前的时间利用情况，才能规划和控制好未来如何使用时间。下面的过程曾帮助很多管理者准确地掌握他们利用时间（以及经常不当利用时间） 的真实情况。1.创建活动日志。创建一份记录一周时间利用情况的书面记录， 即活动日志。务必在日志中包括三个 或更多典型工作日。（例如，不要包括那些大部分

23、时间都是出差的工作日。）下面 是一个活动日志的摘录，从中可以看出一位名叫简的经理在一天内的时间利用情 况。日常活动日志示例活动所用时间 优先级8:45电子邮件：查看和回复15B9:00休息：咖啡厅；聊天9C9:09等待会议；整理办公桌6C9:15会议：产品发布团队60A10:15休息：咖啡；个人电子邮件15C10:30电话：外线，S赫明，确认午餐12B10:42电话：内线，D格茨8B10:50电子邮件：给比尔回信3C10:53上网：查看天气情况和新闻7C11:00准备：午餐会8B11:08会议：讨论奖金计划32C11:40出行：与A戴维斯到外面共进午餐120B1:52电子邮件：发送和回复12C

24、2:04电话：回复语音留言11C2:15访客：暑期实习生请求指导8C2:23访客：D霍洛维茨询问有关项目的事宜5A2:28文书工作：开始写月度项目报告4B2:32电子邮件：收邮件3C2:35文书工作：继续写项目报告12B2:47休息：喝咖啡10C2:57准备：收集会议资料3B3:00开会：审核预算75B4:15电子邮件：发送和回复11B4:26上网：看新闻4C4:30计划：检查/调整项目工作的日程10A4:40文书工作：继续写项目报告10B4:50电子邮件：发送与项目相关的邮件10B5:00回家好的活动日志有几个特征:?它应列出在记录活动日志期间发生的所有活动。?它应记录您的每项活动使用的时间

25、。?它甚至应包括各种琐事（如整理办公桌和喝咖啡等）。?它应当用特定类别对每项任务进行标记，如 “电子邮件”、“文书工作“上网”、“打电话”、“编制计划”、“开会”、“访客”和“出行卜另请参见日常活动日志表2.为日志中的每项活动指定优先级。记下一天的活动后， 应根据您的关键性目标、 使能性目标和辅助性目标为每项活动 指定优先级。请记住：?优先级为A的任务 涉及您的关键目标。它们代表具有较高价值且应优先关 注的任务。?优先级为B的任务 涉及使能性目标，这些任务间接支持着关键性目标。它 们具有中等价值和较高紧迫性。?优先级为C的任务 可能涉及辅助性目标， 包括低价值的紧迫和非紧迫任务。3.分析日志。

26、检查您的日志，找出您利用时间的规律。问自己以下问题：?“哪类活动占用了我大部分时间？ ”是文书工作、 喝咖啡、还是回复语音留 言电话？?“特定活动集中在哪段时间？ ” 您周一早上的大部分时间是否用于回复电 子邮件？午餐后是否总有很多不期而至的访客？会议是否集中在这周的晚 些时候？现在考虑您利用时间的方式是否支持您的目标。问自己：?“这种利用时间的方式是否符合我最重要的目标？ ”如果您是做销售的， 那 么您每天的大多数时间都用于电话， 这是很正常的， 但如果不是在催款， 那么可能电话就太多了“我一天有多少时间用于优先级为A和优先级为B的活动？ ”您最终的目标是大部分时间都用于高优先级的活动，优先

27、级为C的活动尽量少占用时间使用记号笔标记日志中优先级为C的活动，让此类时间浪费因素更显眼。如果您看到日志中有很多彩色标记，您就会知道有多大的改进空间！4.找出改善时间利用情况的方法。您在优先级为C的任务上所花的时间是否超过正常值，而在优先级为A和B的 任务上使用足够的时间呢？如果是这样，那么请设法去掉或将优先级为C的活动委托给他人，以免浪费您的时间。例如，如果您在销售行业工作，您在文书工作上 花了太多时间，那么您要考虑委托助手来做这件事。寻找导致您时间管理不善的内在原因。问自己一些尖锐的私人问题，并如实回答：问：“为什么我在低价值的会议上花这么多时间？ ”答：“因为我担心如果不参加会议，别人会

28、认为我没有团队精神。”问：“我为什么浪费时间接待未预约的访客?答:“如果告诉别人我没有时间同他们谈话，我会觉得很无礼。”问：“我为什么在电子邮件和网络上花这么多时间？ ”杯完成工柞最重要的就是知道要放弃哪些王作JTfi轻独丁夫人flatly Stella Reding答：“因为很多电子邮件都是私人邮件，我上网冲浪是为了拖延时间了解造成时间管理不善的内在原因之后，您就可以采取措施来解决问题。例如:?提醒自己，如果您参加的会议对您的高优先级目标很重要，您将被认为富有团队精神。?向未预约的访客解释您有一件重要事情需如期完成，然后建议利用一个午餐时间进行交谈。或者，如果您在午餐过后的一段时间内会有很多

29、不速之客，可以在这段时间关上办公室的门。?尽量减少私人电子邮件，例如，请朋友和家人在您回家而不是上班的时间发电子邮件。如果您用上网来拖延时间，那么当您发现您正在拖延项目时， 请马上投入到项目中。由于要发生行为的改变，所以矫正不良的时间管理做法需要时间。 逐步改变您的行为方式，每周实践一到两个新的行为方式，直到逐渐习惯为止。如果犯了错误，不要对自己过于苛刻。不妨重新开始实践新的行为方式。某些“时间浪费因素”非常普遍，会在许多管理者的活动日志中出现。在下一个“核心概念”中，您将学习如何判别和消除这些时间浪费因素。判别和消除常见的“时间浪费因素”如果与大多数管理者一样，您的活动日志暴露了源自个人习惯

30、的许多时间管理问题，那么您可以加以改正。以下是用于消除这些“时间浪杯如果不立即将计划村诸其施 那么它就只能是 美好的目标而已费因素”的策略拖延拖延是一种推迟、耽搁或延误行动的习惯。造成人们拖延的原因有很多：或许他们 认为当前的任务令人生厌或枯燥乏味， 他们可能担心无法出色地完成任务， 或根本 无从下手。请考虑以下对抗拖延的方法：拖延的原因解决方案任务令人生?将任务委托给他人，他们可能会感兴趣。厌或枯燥乏?承认自己的拖延行为并努力元成工作。味?设想自己完成任务后的愉快心情。?避免造成任务踯躅不前的安排方式。惧怕失败?如果您缺乏完成任务所需的培训或资源，应如实反应并获取必要的帮助。?如果您是由于缺

31、乏自信而担心，就米取积极主动的姿态，对完成工作必需要做的所有事宜进行规划。?坚持工作：行动有助于消除恐惧。无从入手?自由地决定切入点。您很可能逐渐步入工作的正轨。?将工作分解为几个部分，然后具体说明完成每部分工作所需的任务。确定任务的顺序，然后着手处理首要任务。超负荷日程安排您是否承担了过多的义务和职责？为了完成任务，您晚上和周末是否要加班？您是否感到无论怎样努力依然毫无起色？如果回答是肯定的，请采取以下措施：?牢记自己的关键职责和目标。 避开与这些目标无益的活动。?授权。不要因为他人的失职或无法达到您的工作标准而大包大揽所有任务，而是要将任务委托给认真负责的人。?不要奢望面面俱到。集中精力处

32、理真正重要的任务。?学会向同事和上司说“不”。阐述您的关键职责，指出承担无关任务对自己 目标的危害，并提出合理的替代方案。卜另请参见向上司说“不”的步骤以及授权的技巧。另请参见Harvard ManageMentor主题授权。下属的问题您是否总是疲于奔命而下属们却无所事事？或许您放任员工将本应自己解决的问题推卸给您。如果是这样，请学会帮助下属们解决他们自己的问题：?允许员工征求您对问题的建议，但仅限于报告问题解决的进展或所遇到的困 难。?当员工将问题带给您时，询问他们准备如何处理这种情况。?对下属提议的问题解决方案给予反馈， 但应确保由员工（而不是您）来执行解决方案不必要的出差出差会占用很多时

33、间，因此需要定期评估它的价值。评估方法是：1.记录各项活动所花费时间，例如去机场的时间、候机时间及返程时间。2.依照您的工资和收益标准，估算这些时间的成本。将该数字与交通费、食宿 费用累加。3.比较差旅的成本收益。是否有净收益或净损失？4.考虑差旅的机会成本，即如果放弃出差而在办公室工作所创造的价值。5.考虑出差的替代方案，例如电话会议或网络会议。另请参见最大限度地利用差旅时间的技巧。过多的电子邮件和书面工作避免因电子邮件浪费宝贵时间的对策：?每天仅在指定的时间检查电子邮件。?让非业务联系人使用家庭电子邮件地址。?将您的信件分类：删除所有垃圾邮件，然后将紧急信件转移至“紧急”邮件 夹。在规定的

34、时间内处理这些信件。将其他邮件一并归入“待处理”邮件夹, 并在完成日程表上所有高优先级任务之后再回复。?要求员工创建明确的邮件主题行，便于您分清如何处理相应的邮件：删除、立即处理还是或稍后回复?让员工了解您希望通过电子邮件接收哪些信息，不希望接收哪些信息。书面工作的管理：?对于无需回复的书面信件，快速浏览后可根据需要丢弃或归档。?如果需要回复，而您也能够迅速回复，就应立即处理，然后丢弃或归档信件。?如果您太忙无暇顾及回复事宜，如果可能可将邮件委托给下属，或将信件归入按优先级排列的“待处理”文件。管理不善的会议要减少在会议上浪费的时间：?取消或不参加不必要的会议。?避免参加自己无所建树或毫无收获

35、的会议。?在同意出席之前，索要会议的议程表以便决定是否参会。?如果您要组织一个会议，应确保严格遵循议程，遵循日程表，并按照向会者承诺的具体行动来结束会议。另请参见取得最佳会议成果的技巧。.另请参见Harvard ManageMentor主题主持会议。分心因素和转换成本分心因素(如：在网上查看天气预报或与访客闲谈) 会迫使您必须花时间回顾之前 所进行的工作，并将注意力重新集中到当前的任务上来。 这些转换成本总体上会使 企业效率下降20-40%。要在从事重要工作时抵制分心因素：?使用语音信箱应答来电。?关闭电子邮件。?清除办公桌上的报纸和其他与工作无关的材料。?关上办公室的门并放置“请勿打扰”的标

36、志。?专注于一项任务直至完成。然后再开始下一项任务。卜另请参见时间浪费因素判别及评估工作表。您已经分析了自己的时间利用情况并了解常见的时间浪费因素，现在可以开始更有效地安排自己的时间了。更有效地安排您的时间您已经对自己的时间利用情况和存在的时间浪费因素有所了解，现在可以开始更有效地安排自己的时间了。您的目标是什么？您的目标是以有助于实现最重要目标的 方式来利用时间。日程表是系统安排时间的最佳方法。日程表是在具体时限 内完成任务的书面承诺。它将您的可用时间及时间分配计 划形象化。通过日程表，您可以更容易看到未分配的时间。 而尤为关键的是，它会显示优先级为A和优先级为B的任务是否占据了您的大部分时

37、间，得到了应有的重视。“我心无法改娈 昨天的事实,但可以把握明天的(Lyndon B. klmon)选择计划工具有很多种计划工具：?任务列表?约会时间表?书面或电子版的日、周计划?联网的日程安排软件和硬件?挂历企业可能提供这些工具。如果这些工具符合您的个人风格， 就使用它们；如果不适 合，应该另寻他法。您很可能会使用更适合自己工作风格的系统。另请参见任务列表。制定日程表将任务输入日程表，并指定完成任务的预期时限即可制定日程表。以下指导原则可以帮助您制定实用的日程表：?首先输入优先级为A的任务，然后将剩余时段分配给优先级为B的任务。?在每天您思想最活跃、精力最充沛的时段安排需要创造力与活力的活动

38、。将例行任务安排在精力不足的时段。?预留一些时间不做安排， 以应对突发危机、 意外机会以及与同事或下属之间 的临时性交流。?避免连续不断的会议。 每次会议结束后， 您都需要时间来处理信息和完成行 动事项。?尽量固定处理电子邮件、 书面工作和电话等各任务的时间。 例如， 规定上午9:00-9:30和下午4:30-5:00执行这些任务。固定各项任务的时间通常可 以避免开始和转换的时间，从而减少执行任务所需的整体时间。?工作周快结束时， 应将未完成的优先任务转移到以后未安排的时段， 必要时 暂缓低优先级任务。?将日程表置于电脑显示器或办公桌的明显位置。充分利用任务列表任务列表是一种简便、 常用的计划

39、工具， 一目了然地列出您一天内必须完成的所有 任务。其中包括：?要参加的会议?必须制定的决策?必须拨打或要接听的电话?需要起草的电子邮件、信件和备忘录?前一天未完成的优先级为A和B的任务许多管理者在每天早晨或下班时准备任务列表，并将其与日（周）计划结合使用 例如，如果每天日程表提醒您周二下午3点 到4点“回复电话 ”，那么当天的 任务列表就应明确要给哪些人回电话，并指出每次谈话的目的。运用以下策略可以充分利用任务列表：?仅包括您认为可以完成的一半任务；人们经常低估完成任务所需的时间。?“ 紧急但不重要 ”和低优先级的任务一概不列入任务列表。?下班时要查看列表。是否还有未完成的优先级为A和B的任

40、务？如果有， 必须重新进行安排，但首先您要考虑为什么没有按计划完成任务。如果您不习惯列表， 可以考虑尝试其他的方法描述待完成的任务。 例如， 在一大张 纸或白板上贴一些便签， 以便为您的关键任务创建 “思维导图 ”。以下是一位管理 者的思维导图示例：让日程表具有灵活性当人们承担更高级别的管理职责时， 他们的责任往往更缺乏组织性， 而他们的工作 则变得更加不明确且不可预测。 因此，管理者的日程表必须具有足够的灵活性以适 应工作的需要。让日程表具有灵活性：?在每天的日程表中预留更多的 “空闲时间 ”。?在您的日程表中只列出未来两周（或更长）的最关键任务及最终期限。?培养在机遇或危机出现的时刻主动放

41、弃计划任务的意识。较大的灵活性并不会令您的日程不饱满， 而是会确保您有充裕的时间处理最重要的 事务。日程表制定完成后，您可能希望定期检查自己的进度以确保正确的工作方向。在“核心概念 ”的下一部分中，您将了解到监督并不断改进时间管理系统的方法。 监督和改进您的时间管理策略 在日程表开始启用后，对照它来监控您的工作进度是至关重要的。 这样， 您才能明 确问题并发现不断改进时间管理系统的方法。检查进度每天至少对照日程表检查一次任务的完成情况。 许多管理者每天早晨和下班之前进 行这项工作。在检查进度时，向自己提出以下问题：?“我是否完成了今天安排的任务？ ”如果没完成， 原因是什么？例如， 您是 否低

42、估了完成任务所需的时间？?“ 我是否向着目标的实现又跃进了一步？ ”如果不是，可能是由于您的日程 安排过于繁重。?“ 我的精力是否更加集中？ ”如果不是，您可能安排了过多的优先级为C的任务，或未将同类任务合并处理。我是否能坚持使用这个日程表？ ”如果不能，可能您使用的计划工具或系统并不适合您的个人工作风格根据您对上述问题的回答，决定是要对时间管理系统进行彻底改革还是进行微调。寻找规律在您检查自己的进度并考虑是否需要改进计划系统的同时， 寻找您所经历的各种问 题的规律。例如，如果您无法按时完成任务， 那就必须努力找到造成这种状况的原因。 导致这 种局面的常见原因包括：?习惯性地对任务所需时间估计

43、不足?拖延?各种干扰浪费时间?为意外需求预留的时间不足改进您的计划系统发现自己的计划系统存在问题并不是个别现象。 大多数管理者都需要调整他们的时 间管理方式。 关键在于迅速地采取措施解决这些问题。 您的目标是什么？是要不断 改进管理时间的方式。以下做法会对您有所帮助：?学以致用。 在确定未能如期完成计划任务的原因之前， 不要将未完成任务重新列入日程表。 一旦发现计划缺陷背后的原因， 您就需要重新安排日程， 将 自己了解的情况反映到日程安排中去。?例如，提醒自己为先前未能完成的活动分配更多的时间。 或在新的日程表中 预留更多的 “空闲时间 ”以便处理意外事件。或解决拖延倾向背后的原因， 例如惧怕

44、失败或无法确定如何处理大型任务。?征询建议。如果那些困扰您的 “时间浪费因素 ”和计划问题也同时困扰着其 他人，那么征求他们的意见就显得弥足珍贵。询问您的上司、 同事和下属怎 样不断改进其管理时间的方法。 您将发现他们提出的一些创造性的想法可能 成效显著。?例如，一位管理者发现他的助理制定了一项利用意外空闲时间的有效策略。该策略是： 如果助理突然获得五分钟的空闲时间， 他将利用这段时间安排会 面，书写简单的工作笔记，或更新他的日程表。如果他有10分钟的意外空 闲时间，他就会打个简短的电话，制定会议议程， 回复电子邮件或计划即将 来临的出差旅行。 当有半个小时意料之外的空闲时， 他就能翻阅一下行

45、业期 刊或商业杂志，制定每周日程表，拟定报告的草稿，或填写费用报表。于是 管理者开始采纳这一策略，并发现它确实行之有效。?要有耐心。 如同所有的行为变化一样， 完善您的时间管理系统需要实践与耐 心。由微小的改变入手。如果这些变化取得成果，那么就尝试更大的改变。并主动调整您的期望。?例如，假设您改进计划系统的策略包括将电子邮件的回复时间缩短为5分钟，但这种尝试被证明不切实际。这时，可以考虑改为10分钟。许多管理者在改进时间管理系统时面临一些颇令人生畏的挑战。 尤其是， 如果您的 上司由于经常安排低效会议或设定模糊期望而浪费了您的时间， 您应该怎么办？而 您又该如何创建一个有效的计划系统以平衡自己

46、的工作和个人生活？下面两项 “核心概念 ” 对这些挑战进行了分析，并提供了应对挑战的指导原则。 与浪费时间的上司打交道令人遗憾的是， 一些上司无意中为下属制造了许多障碍， 浪费了很多时间。 这种问 题的原因可能包括： 目标不明确、 方向不清晰、 不必要的会议以及在上司处存在工 作瓶颈。以下是扭转这种状况的对策：向上司阐明您的目标如果您与上司未能完成如下工作： 就目标达成一致、 为目标赋予时限并确保它们对 公司战略的支持等，那么您就无法确定一系列的任务，也无法制定相应的日程表。 当一位管理者被告知削减成本但未告知详情， 就出现了以上的问题， 例如这位管理 者应该裁减一定比例的个人开销， 还是要达

47、到总削减量的特定数额。 结果将如何？ 结果只能是导致耗尽管理者时间的混乱活动。您可以借助以下措施避免这种情况：?请求与上司会谈以讨论您的目标。设定下一年和后半年的目标?确保目标的具体、有实效性、可衡量并与部门或公司目标的一致。?确保您为既定目标所做的工作会受到奖励而非处罚。?评估您实现目标的能力。如果缺乏必要的技能和资源，请申请额外的培训或 资源。?将目标整理为书面材料。?定期与上司会面，讨论您的进展并对照目标做出必要的调整。卜另请参见Harvard ManageMentor主题设定目标。掌握上司的偏好上司是否要求您独立处理项目，而无须就工作方式的问题征求他的意见？例如，- 位管理者刚刚完成了

48、上司布置的一份报告，但稍后却发现它与上司所期望的文件格 式大相径庭。当上司具有特殊偏好但未能明确传达给下属时， 员工经常为了迎合自己的上司而浪 费时间重复工作。以下步骤有助于您扭转这种状况：1.当上司安排您处理项目时，起草一个初步计划，说明您打算如何处理这项任 务。2.与上司面谈，“这是我开展这个项目的计划。您的意见如何？”3.根据上司的反馈修订计划4.就改进后的计划征询反馈5.重复以上过程直至上司批准您的计划。 这一过程的不断反复最终将使您的上司意识到， 如果在最初布置工作时要求更为明 确，就会大大节省时间。 因而，您的上司可能会采取更加有效的新方法来分配工作。 反对无谓的会议某些上司会召开

49、一些浪费时间的会议。 例如，一些管理者总是在会议期间接听电话。 另一些则拘泥于达成一致的过场，即使他们已对预计的结果了然于心。和其他会议一样， 您的上司所组织的会议同样需要周密的安排、 紧凑的议程、 合适 的与会者以及最终的决策或行动计划。 应该让与会者感觉到自己的时间被有效地利 用，并且在会议上有所建树并从中获益。如果您的上司所主持的会议不符合以上描述，尽自己所能去改变或善用这种状况。 例如：?在会议开始之前， 要求调整议程以突出会议的重点。 向上司说明您建议改变 的原因。?礼貌地表达您对会议安排方式的顾虑。 指出召开不必要会议的成本， 说明如 果将这些时间用于实现您与上司达成共识的目标将获

50、得更多收益。?如果您的上司一意孤行，继续接听电话或容许其他与会议无关且乏味的行 为，那么您就准备一些可以利用这些时间完成的额外工作。 这样至少能够完成某些任务消除瓶颈某些上司需要事事批准后， 才允许员工采取进一步行动来完成任务。无庸置疑， 这 些管理者们往往无法及时响应想要干预的决策。 于是在上司这里形成工作瓶颈， 使 整个工作停滞不前。为打破这一瓶颈，可以采取以下步骤：1.评估由瓶颈引致的生产率损失。2.与您的上司面谈，讨论评估结果并寻求补救措施。3.制定上司能够接受的修正方案。 例如，明确哪些任务可以不经 “ 瓶颈”就能 自行开展。或敦促上司将次要任务的审批权授予您或其他人。多数上级都会对

51、提高效率感兴趣。 通过就问题进行交流并指出造成的损失， 您可能 能够说服上司放弃某些控制权。考虑您 在哪些方面可能浪费上级的时间抱怨上司浪费时间是很容易的事， 但反省自己的行为是否浪费了上司的时间却极为 难得。要尊重上司的时间：?如果您或您的下属不用上司帮忙就能完成任务， 就要避免频繁地要求上司介 入。?不要将问题推给上司处理。 相反， 提出可能的解决方案， 征询他们的反馈意?适应上司的工作风格。例如， 如果相对于面谈的形式， 他更喜欢接收书面信 息，那么请尊重这些偏好。当然，您自己作为上级， 也必须注意与下属相处过程中浪费时间的行为。 您一定不 希望他们 占用宝贵的时间思考如何纠正您的 习惯

52、。在“核心概念 ”的下一部分中，您将了解时间紧迫的管理者当前面临的另一项主要 挑战：平衡工作与个人生活。平衡工作需要和个人时间您的工作生活是否渗透到了您的个人生活中， 以至您与朋友和家庭相处、 履行对社 区的承诺以及追求个人兴趣的时间越来越少？如果答案是肯定的，您并不是特例。为什么需要如此大量的个人时间？有以下几个原因：?更富吸引力的工作。 许多工作变得更具有吸引力， 对人们的心理有很大的冲 击力。众多的商业人士发现他们愿意在自己的工作中投入更多的时间和精 力，但这往往对其家庭生活造成了损害。?通信技术的进步。 随着诸如电子邮件等通信手段的进步， 人们发现自己在晚 间、周末甚至休假期间也会经常

53、查看、回复与工作相关的邮件。?更繁重的工作。 随着所面临的竞争环境日益严峻， 许多公司为自己的员工施 加了沉重的工作压力，他们不得不在办公室停留得更久或在家中继续工作。任由工作吞噬您的个人生活是错误的。您必须平衡二者的关系。为使其重归平衡，您可能需要掌控自己的个人时间。怎么做呢？可运用与管理工作时间类似的方法：1.澄清您的个人目标。请思考，“我的最高个人目标是什么？ ” 您想学会弹奏吉他吗？花更多时间与家人 在一起？为社区服务？完成一项重要的住宅或花园工程？哪些目标使您最具有成 就感并且 符合您生活中重要人员的目标和喜好？用具体的言语描述您的目标； 例如，“这个夏天要在乡间别墅与已成年的孩子以

54、及他们的家庭共度两周的假期。 ”2.区分目标的优先次序。您设定的个人目标可能超出了自己的精力范围。 因此，请确定它们的优先级。 例如，如果与家庭共度假期是您最为重要的目标，那么花园的整修可以稍后再完成。3.明确实现最高目标所必须完成的任务。为实现最重要的个人目标， 您可能必须同时完成工作与家庭两方面的具体任务。 请回顾上面家庭度假的例子：?工作方面。 为了与家庭共度两周的假期， 您可能需要在成行前对工作进行安 排以腾出时间。您还需要委托其他人员在这段时间内处理您的项目。?家庭方面。 您可能需要雇佣房屋看管员、 “宠物保姆 ”，或请邻居临时代管 自己负责的社区志愿活动。4.安排任务和目标 您已经

55、明确了最高目标和完成它们所需的任务， 现在要在日程表中留出时间。 预留 两周的假期。在任务列表中加入 “向上司提出假期计划 ”，然后付诸行动。 以下辅 助技巧有助于您更有效地安排个人时间：?不要将个人时间安排得太紧，以免无法应对意外事件和机会。?如果您的日历没有足够的空余空间， 就创建一份个人时间的活动日志。 分析 日志，检查自己是否在无益于最高个人目标的活动上浪费了过多时间。5.寻找释放个人时间的机会。通常，只需通过一些简单的方法便可以极大地释放个人时间。例如：?评估人际关系。 是否存在不健康或一厢情愿的友谊和较为亲密的关系， 以至 耗尽了您的时间与感情精力， 却很少（或完全不能） 得到有价

56、值的回报？如 果是这样， 请考虑结束这种关系。您可以腾出时间和精力构建更健康、 更充 实的个人关系。?养精蓄锐。 通过合理的膳食和长期的身体训练计划， 您的精力和体力都将获 得长足的进步。这些精力的深层储备有助于您更积极、更迅速地达成目标， 并可以有更多时间从事其他重要活动。?评估社区责任。您承担的义务对自己和他人是否具有真正的价值？您从别人 那里得到的收益与为他人提供的价值是否相称？如果这些问题的答案是否 定的，就应考虑取消这些义务，将时间投入到更重要的活动中。?减少混乱。 财产也占用时间。 您必须对这些东西进行整理， 寻找合适的地点 保存，定期清洁和维护等等。 扔掉那些并不需要或不能用的东

57、西， 可以为更 重要的事务留出时间。当您能够成功管理工作和个人时间时，您将成为同事、朋友、家人和下属的榜样。 在“核心概念 ”的下一部分中，您将了解如何帮助员工更有效地管理时间。 帮助您的员工管理他们的时间作为管理者， 您在帮助下属有效管理时间的方面可以发挥重要的作用。 仔细思考以 下做法：运用技术手段缩短差旅时间您的下属是否经常出差进行销售演示，参加培训课程，主持焦点小组访谈或从事其 他相关的业务活动？一些技术手段可以帮助减少差旅费用。?视频会议。 该技术使相隔遥远的会议参与者相互见面并对话。 它需要特殊的 设备，因此一般在专用的会议室内进行。?网络会议。 不同地点的人们借助这种技术可以查看

58、、 共享文件， 他们利用摄 像头可以通过显示器看到对方。?在线培训。 这一技术可以提供全天候的学习内容。 参与者无需更改关键任务 的安排，仅利用日程中零散的闲暇时间即可完成培训。要选择最有效的技术以减少出差， 必须确定最适合您的团队的方式，例如， 在实际 团队成员之间召开网络会议。 在IT部门的帮助下， 进行几次试点会议。 在进行大 规模推广时，要汲取之前的经验教训。保持工作/生活平衡 与完全将自己埋入工作中的员工相比， 那些可以协调工作和家庭生活的员工的精力 更加充沛，对公司也更忠诚。要帮助员工实现这种平衡：?注重结果而不是完成工作的方式、 地点和时间。 您要允许下属按照能够充分 利用精力的

59、方式来安排自己的时间。?尊重员工的家庭生活。 员工同样是具有个人喜好、家庭和公民义务的个体， 仅仅表现出对此的认同就能增强平衡工作与个人生活的重要性， 并提高员工 的士气和动力。?鼓励更有效的工作方式。 例如，如果下午4点开始的员工会议总是拖到6点半才能结束，就可以改为午餐会。这样您将如期完成工作并 让员工按时 下班。?考虑远程办公。 通过减少上下班的往返时间， 允许家长在孩子们放假期间呆 在家中，在家或分区办公室进行远程办公，可以使员工的工作/生活实现更 大的平衡。此外，远程办公人员通常更具有效率，投入的工作时间更长，与 现场办公的员工相比， 他们对企业的忠诚度更高。 为了最大限度地发挥远程

60、 办公的作用， 必须确定最适于这种方式的工作。 确保远程办公人员具备合格 的素质，例如具有独自工作的能力并且无需监督。 注重成果而非具体的活动。 设定明确的目标并监督进度。使远程办公人员与您的其他下属成为一个整 体。?另请参见有效使用远程办公的技巧。?创建灵活的工作日程表。 一些员工的办公时间可以是上午10点到下午6点，以便在早上送孩子上学。一些人可以在每年的业务旺季每周工作60个 小时，而其他时间则为30个小时。还有一些人可以在周一至周四的几天中 工作40小时，然后在周五履行自己对社区或家庭的责任， 或者度过一个特 别假期。?卜另请参见在家工作的技巧。?提供节省时间的便利。托儿所、医疗保健以