大宗材料设备采购管理办法

1、大宗材料设备采购管理办法（草案）为进一步优化物资采购作业流程，保证质量，降低成本，提高效率，通过有效竞争机制达到标准、规范、高效、廉洁的统一，特制定本办法如下。1 采购范围凡涉及工程物资、办公后勤等物资采购活动，金额超过五万元（含五万元）的均应按本文件规定执行。2 采购原则1 坚持拓宽采购渠道，物资采购信息公开化的原则；2坚持吃准行情，慎重选择供应商的原则；3坚持有序竞争，货比三家、集中直购的原则；4坚持在满足功能、安全、质量要求下的价格最低的原则；5坚持采购活动的全过程均接受公司监督部门检查的原则。3 基本环节和流程计划申报-信息发布一渠道选择-商务洽谈-采购决策-合同签订一执行合同。4 具

2、体运作流程管理（一） 计划申报管理1 所有物资设备的选用必须遵循：经济、适用、可靠、先进、美观、环保、使用简便的原则。2 由项管中心工程部按需编制物资计划申报表（ 附件 1） 和技术条 件审批表（附件2,此表适用于有特殊要求的材料及设备），由工程 部负责人签字、项管中心负责人签字报总裁审批。 批准后由集团办公 室进行信息发布，并报集团审监部备案，由项管中心按流程执行。（二）渠道选择管理1 .遵循信息公开化的原则，建立一套广泛公正的供应渠道。真正形成 供应商之间公平、良性的竞争和健康的淘汰机制。（1）由项管中心工程部负责与供应商的衔接协调，进行初审。（2）对符合要求的供应商应多于三家以上进行初选

3、，并推荐三家以上 共同进入渠道推荐审批环节。2 .因特殊原因供应商不足三家的，由项管中心说明原因，报告总裁特 别批准执行。3 .大宗物资及重要设备采购，为保证质量、降低成本，有利于安装调 试及售后服务，应采取向生产厂家集中直购的方式进行。4 .无特殊技术要求的采购，由项管中心完成渠道申报审批等手续。5 .有特殊要求的采购，需由项管中心进行技术调研及实地考察，作出 考察意见上报总裁审批，作为采购工作中重要的控制环节。（三）商务洽谈1.商务洽谈范围经总裁批准后，进入商务洽谈阶段向意向供应商发出技术交流 暨商务洽谈邀请函（附件3）。凡采购金额在五万元（含五万元）的 采购业务均应进行商务洽谈。除商务洽

4、谈范围以外的采购业务采取比 价、议价方式进行。2商务洽谈的准备工作（ 1）市场调研项管中心在上报物资计划申报表后应立即进行市场价格信息调查，并在第一次为意向性商务谈判前完成调研工作，并填制市场调研信息参考表 （附件4） ，作为商务洽谈的参考依据。（ 2）召开商务洽谈准备会项管中心在第一次意向性商务谈判前，对应采购的物资技术性能要求、市场调研信息、入围商家的情况、谈判策略、采购物资成本估算、定价目标等内容进行充分筹划，并由工程部对供应方式、付款方式、交货日期及地点提出意向，参加人员应对内容严格保密。3 商务洽谈会议纪律要求（ 1）会议应在独立空间进行，与会人员原则上要关闭手机。特殊情况可以开机，

5、但应征得监事部的允许。（ 2） 与会人员在商务洽谈中途不得随意离开会场，也不得在会场随意走动。如确实需要，需向监事部人员说明情况。4 商务洽谈的形式及参加部门（ 1）商务洽谈采取议标的方式进行，由项管中心组织，集团监事部参加。（ 2）商务洽谈分三次进行。每次谈判均是单独与一个供应商进行。a、第一次为意向性商务谈判，由各供应商针对项管中心的标地进行首次报价。 根据第一次洽谈结果，确定考察对象及安排必要的调研工作，并将第一次结果上报总裁，确定第二轮洽谈对象及参加人员。b、第二轮商务谈判为正式谈判，针对具体的合同细节双方进行磋商，经过第二轮谈判，应形成合同文本。只对付款条件和价格问题，保留最终的决定

6、权。留待第三次谈判时最终确定。第二轮谈判应在两家或两家以上供应商之间进行，以最大可能的降低采购成本，保证公司的利益。C报价方式：各供应商报价时应在现场报价，也就是供应商应该到场参 加谈判并报价，并书面确认报价。（四）采购决策根据商务洽谈的结果，由项管中心提交谈判报告，由监事部确认程序公正，报总裁及董事会批准。（五）合同签订商务洽谈的结果经批准后，进行第三轮商务谈判，对原有争议的部分进行最后的磋商，经确认后形成正式合同，由相关领导进行合同的签订。五其他事项1 商务洽谈保证金：在供应商收到技术交流暨商务洽谈邀请函确定参加商务洽谈时，应根据供应物资和设备的金额向公司交纳一定金额的谈判保证金。具体金额

7、根据供应量确定。在技术交流暨商务洽谈邀请函中明确交纳时间、金额、及退回时间。如供应商拒不交纳则取消资格。2合同资料的管理：每一个环节的完善，决定最终结果的合理性。在整个采购流程中的每一个环节，都应该有具体的执行人、检查人、监督人，并有相应的记录资料。以便于评估和考核执行结果的优劣。这要求部门的协作，团队的配合。3供应渠道的拓宽及准入制的建立：通过每一次商务洽谈及供应商资料的积累，逐渐会形成一个公司的供应渠道信息库。通过合同的履行监督，及执行情况评价，对供应商的信誉、实力、诚信度形成综合评价， 建立档案分类管理。让符合公司需要的供应商成为公司发展的伙伴，清除那些违反合同信誉低下的供应商，实行市场准入制度。4 信息的发布：信息的覆盖面涉及市场的范围，以及供应渠道的广度。因此，