office办公软件常用功能指引

1、office办公软件常用功能指南目录Office 办公室软件常用快捷键 1Office 办公软件常用功能 2(一)Word21.标准公文格式要求(附件一)22.页眉和页脚的设置 23.文档首页设置不同的页眉 24.分隔符 25.对称页边距 26.文档自动生成目录 37.文档加密 68.插入图片 69.插入表格 710. 插入艺术字 711. 插入柱状图 7(二)Excel71.建立柱状图 72.常用公式 93.文档加密 10(三)PPT101.优秀的 PPT 六要素 102.PPT 常见问题及处理办法 10(1)如何制作一个幻灯片母版？10(2)如何让图片和文本更整齐？10(3)如何在幻灯片中

2、插入动画？10(4)如何将 PPT 背景改为蓝色？11(5)Shift 键的功能 11(6)如何在 PPT 中插入视频？11photoshop 常用功能 14(一)PS 常用快捷键 14(二)PS 常用功能 141.删除图片中的文字/水印 142.在图片内才 1 人字体 173.抠图与图片合成 184.针对颜色单一的图片进行抠图 205.给图片添加渐变背景色 21OfficeOffice 办公室软件常用快捷键厅 P快捷键wordexcelppt功能1Ctrl+zVVV撤销2Ctrl+xVVV剪切3Ctrl+cVVV复制4Ctrl+vVVV粘贴5Ctrl+bVVV字体加粗6Ctrl+nVVV新建

3、义档7Ctrl+aVVV全选8Ctrl+sVVV保存9Ctrl+dVVX调整字体/复制个10Ctrl+fVVV查找11Ctrl+gVVX定位12Ctrl+hVVV替换13Ctrl+wVVV关闭当前贞向14Ctrl+oVVV打开文件15Ctrl+pVVV打印16Ctrl+或VXV改变字体大小OfficeOffice 办公软件常用功能（一）WordWord1 1 . .标准公文格式要求（附件一）2 2 . .页眉和页脚的设置方法一：点击菜单栏一插入一页眉/ /页脚，0707 版 officeoffice软件自带很多格式，可根据自己需求进行选择。方法二：双击文档页眉或页脚位置，菜单栏由现页眉页脚，点

4、击页眉/页脚进行设置。3 3 . .文档首页设置不同的页眉双击文档页眉或页脚位置，菜单栏由现页眉和页脚设计菜单栏，勾选“首页不同”即可实现。4 4 . .分隔符（1 1）位置：菜单栏一页面布局一分隔符（2 2）应用：1 1）文档每一章使用不同的页眉：光标移动至需重新设置页眉的章节末端，菜单栏方页面布局一分隔符一插入分节符一下一页，添加或修改页眉时，先点击“链接到前一条页眉”，再做修改时不影响前面的页眉。2 2）取消分节符：点击文档右下角显示比例旁边“普通视图”按钮，在普通视图状态下删除分节符，再切换至页面视图。5 5 . .对称页边距(1)(1)应用：文档左右两侧留空白做备注，效果图如下:J绝

5、 3 年 12 月辅定员工内部培训(-)，一目的嘎再三工丈餐就rwn.美魔二景幸二.mVE办士下配日帛五一1MHr-irM.Has*LI.HJS三1修上Xyf511S-j-E但J世也叠律上工.圆.清山津宙暮：1LyUFPJJCE/用#财 41F.LTprd：m立*1凝*惠：-in三单,Fir.珏量窘,v郎亶，匚曾显不干T*土.O?片耳TiJEI(*) 1:1舒文拈跖 W,.，(：-3tA5*飞t里年h一里哼-，*中-至工牛年：XEicel:(1),：.魔工豪4文.，：!：电下字我压.(3：-军电心止(mi?-irtii;?tiS1-5)tal贬虹5也电出旺：上FFTL(3?*-,1KUMi；：

6、1?FP7E中线殳乾*W 更 H 星喘士t.O?FT世冷弗电过及鼻K.目PS5TE1电炸安备野餐.用表晚，*-整M*王昆菜单栏一页面布局一点击页面设置右下角小按钮由现页面设置对话框一页码范围选为“对称页边距”,此时原页边距栏由“上下左右”变为“上下内侧外侧”， 修改内侧外侧页边距后，点击确定即可。如下图：6.6.文档自动生成目录空白空白第一步：文档编辑好后，将文档切换至“大纲视图在大纲视图状态下能清楚看到文档各段落级别，如图:第二步：设置形成目录的文档标题级别:1,A40曰，Ctr-（或扪4/4?改变字体大寸“olm 口鼓亡亦公城呼常用功 Q级O 一,式还理门由n标准-文辘图求f附件一】卜方法

7、一：点击菜单忙一插入一页直面脚，酊版虻理软件自带很多格式，可根据自己需求进行选择.1方祛二：双击文档页 IS 或页脚位置，菜单指出现页用百瞰点击页唱而厩进行*B*-I1温。工霓档苜 m 设直不同的页眉.双击文档页眉或页毗置，菜苗悻嬲页坞和页脚设计菜单栏，喇怎藏此期可牛儿分隔符/( (1) )位苴 r 菜单栏一页面布局 T 箱符，(3)旗：1】文档丽一帝审田不局的市固3第三步：完成目录文字标题设置后，将大纲视图切换至页面视图，鼠标移动至需要插入目录的地方，点击菜单栏一引用一目录一插入目录一显示级别修改为 3 3（根据设置的文字标题级别修改），如下图:3笈加文字，更铲目球生成目录如图:而一办救杜堂

8、用强旭布豆d口亡回弑|-MitrCKQftM口后引用由蹲市更飕 jpjft 项7 7 . .文档加密点击文档右上角 officeoffice 软件图标一准备一加密文档，进行密码设置即可。8 8 .插入图片点击菜单栏一插入一图片一选择需要插入的图片，此时图片仅显示一栏，菜单栏出现图片格式菜单，对图片位置或文字环绕方式进行调整，如下图:五号K5I堂|阖|*Aa*4|畲字停：=:三*亍祥厚X21丁AaBbC*（一）1.黑月幽。懒AaBtCcDr胤港二-程班样曲.无间隔前首号样式文字环绕方式一般选择上下型环绕，可根据个人需要进行调整。9 9 .插入表格(1)(1)点击菜单栏一插入一表格；(2)(2)插

9、入表格后， 鼠标移动至表格左上角， 单击小十字即可全选所表格；双击小十字，菜单栏由现表格设计菜单栏，可对表格样式进行美化；(3)(3)选中表格，单击右键，可对表格及表格内容进行调整。10.10.插入艺术字单击菜单栏一插入一艺术字一选中需要的艺术字样式击弹由“编辑艺术字文字”对话框一编辑内容，设置字体击点击确定一双击所插入的艺术字一由现艺术字格式调整菜单栏，根据需求进行调整即可。11.11.插入柱状图快捷键：alt+i+oalt+i+o 建立一个 excelexcel 表格，编辑图表数据后，单击菜单栏插入一图表，即可生成相应的柱状图。备注：建议使用 excelexcel 建立柱状图后再插入 wo

10、rdword 内。(二)ExcelExcel1.1.建立柱状图(1)(1)步骤一：建立需要形成柱状图的数据表格(附件二)，如下图:本一批本二批本三批本科录取率专科录取率综合录取率20101.65%10.45%5.35%17.65%23.26%46.40%20112*14%10.16%5.55%17.85%28.64%4&31%20122.04%9.4独5.25%16.43%26.91%44.01%(2)(2)步骤二：选中数据表格，菜单栏一插入一柱形图(3)(3)步骤三：点击同一颜色的柱状体，单击右键添加数据标签，依次完成所有柱状体的数据标签添加，如下图:(4)(4)步骤四：右键单击数据

11、可修改数据字体颜色，如(可根据需求选择，这里以三维柱形图为例,操作方67_8,法一样)如下图:2010E01120121234本二m10.4%10.16%9.13%“一批1.55%N1强2.04%5.555.空35.35V网拄圉(5)(5)完成柱状图后，可复制粘贴到需要的文档内2.2.常用公式3.3.文档加密点击文档右上角 officeoffice 软件图标一准备一加密文档， 进行密码设置即可(三)PPTPPT1 1 . .优秀的 PPTPPT 六要素内容精细、母版确定、配色和谐、动画合理、演讲精彩、恰当互动(附件三：制作教程)2 2 .PPT.PPT 常见问题及处理办法(1)(1)如何制作一

12、个幻灯片母版？新建一个空白 PPTPPT 文件，菜单栏中视图一幻灯片母版一选择合适的图片或颜色作为背景一设置字体格式一保存格式关闭幻灯片母版，即可实现。(2)(2)如何让图片和文本更整齐？菜单栏视图一勾选标尺、网格线。此时屏幕上显示网格线与标尺，再进行图片/文字调整即可。备注：网格线不会影响幻灯片的播放，故在播放时不用特意取消。(3)(3)如何在幻灯片中插入动画？菜单栏一动画一单击需要添加动画的文字或图片一进行动画或自定义动画；点击自定义动画后会在幻灯片右侧由现一个自定义动画的菜单栏，点击添加效果，根据需求进行动画设置。0707 版officeoffice 软件的优势在于能预览动画效果，且选择

13、多。(4)(4)如何将 PPTPPT 背景改为蓝色？菜单栏一设计一背景一背景样式一设置背景格式一填充一纯色填充一选择颜色：蓝色一关闭对话框一勾选隐藏背景图形，完成当前页面背景颜色修改；(5)(5)ShiftShift 键的功能1)1)Ctrl+shiftCtrl+shift 保证复制对象处于同一直线(横向或垂直)；2)2)旋转对象使其处于 1515 度的间隔；3)3)同比例放大或缩小对象；4)4)画等边多边形或圆。(6)(6)如何在 PPTPPT 中插入视频？1)1)方法一：菜单栏插入一影片一文件中的影片一选择文件一确定，如图：.dB2 2）方法二:步骤一：菜单栏开发工具一控件一其他控件，在随

14、后打开的控件选项界面中，选择“WindowsMediaPlayerWindowsMediaPlayer步骤二：再将鼠标移动到 PowerPointPowerPoint 的编辑区域中,画由一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为 WindowsMediaPlayerWindowsMediaPlayer 的播放界面。步骤三：用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹生的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。在“属性”窗口中，在“URLURL”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。如下图:选项，如下图:aUK仙A fl1,对视频播放进行控制。备

15、注：在幻灯片中有时候插入视频文件不能播放或是有声音无图像。原因要么是文件格式不支持，要么是播放器无相应的解码器，主要解决办法有以下两点：A.PPTA.PPT 中的视频文件默认都是用 windowsmediawindowsmediaplayerplayer 播放的，有些 AVIAVI、mpgmpg、flvflv 解码器不支持。在插入视频前先用 windowsmediaplayerwindowsmediaplayer 播放一下,如果没有问题就可以用，否则就要先转格式才能插入。windowsmediaplayerwindowsmediaplayer 默认支持的格式是wmv,mp3wmv,mp3、mp

16、4mp4 在方法二中也可播放；B.B.如果在执行方法二的步骤一时，其他控件安装有暴风影音、 优酷等播放器， 也可以选择。 相对来说除 windowsmediaplayewindowsmediaplayer r外，其他播放器能支持播放的格式更多；C.C.如果以上办法都不能解决在幻灯片内播放视频，就在幻灯片内建立超链接，在幻灯片外播放。步骤如下：选中需要添加超链接的对象一单击右键一超链接一选择文件， 全屏播hn-1-R-niis4si-i-EI-B-ibIsfisI步骤四：全屏播放幻灯片即可。此方法插入视频可自行那么放文件时，文件会自动选择默认播放器播放。三、photoshopphotoshop

17、常用功能（一）PSPS 常用快捷键（二）PSPS 常用功能1 1 . .删除图片中的文字/水印（1 1）方法一：操作步骤如下:第一步：ctrl+octrl+o 在 PSPS 软件中打开图片，如图所示:第二步：如果图片较小，可 ctrl+ctrl+放大图片；单击“矩形选框工具”，在靠近水印与图片背景颜色一样或相似的地方进行选框，选框大小要注意在拖动时能尽可能地覆盖水印且不影响图片的其他地方，如下图:第三步：ctrl+Tctrl+T 对选框进行变形，然后拖动矩形框，用白色将水印完全覆盖后，回车键完成。如下图:效果图：完成水印消除日AflnlFHPI1D1n-wlmpi-奥问ALnnK（EU7R）(

18、2)(2)方法二：使用仿制图章工具第一步：选择仿制图章工具制工警一事荽二二-卜向七曲|加：也就看1|1K：M.J土华国党如图所示：示例字体选择为“华文琥珀”,字号为 3636国A.i.|.npi.1.ni.|.IHN.i.|.inmerun)查交忖口MIBi.irafciirMi：-mei曙:0口船皆胞3I*y-匚1,T叵.-2%，乂口也也花|Canixs!NntitCHK*WMSCourwCiountifmnFranUn6diemeiuMCfQGiweeLut0Ul岫立*Lutda5arn-UrtendvNSSaraSailNESiri：NTD*JINVMahNirMtNEiMcitSoni

19、第二步：按住 altalt 键，鼠标单击选择仿制区域，注意选择区域时选择与背景颜色一样或相似的地方。对水印区点击移动鼠标即可删除。如图示:2 2 . .在图片内插入字体第一步：在软件中打开图片，工具栏选择文字工具鼠标点击图片需要添加文字的地方，图片上由现文字编辑光标。第二步：输入文字“自主招生，你准备好了吗？”第三步：调整字体。选中文字，工具栏上进行字体调整,+讣手 5-/第四步：让字体变得更立体。工具栏一图层一图层样式一混合选项，对样式进行简单编辑，确定。如图所示：字体调整前：自主招生，你准备好了吗?字体调整后:3 3 .抠图与图片合成我们要把下面两张图合并为一张图，将小猫放在狗狗的左边：便

20、准备好了吗?Fili;4自主招生.你4不幽暗呼:4-TK5H$SMS20.5一E?第一步：先将小猫抠图。右键单击 I I 里选择磁性套索工具，该工具形成比较完整的抠图。沿着小猫进行抠图，如下:注意使用磁性套索时，遇到比较明显的边角（如猫耳朵）时，可单击鼠标建立一个连接点，避免磁套遗漏这些细节，成图后效果不佳。完成磁套描边后，抠图对象的轮廓会变成闪动的断点线。第二步：复制小猫到目标图。先将磁性套索工具切换至移动工具 J J”, ,Ctrl+cCtrl+c 复制小猫，打开目标图，ctrl+vctrl+v 粘贴至目标图，如图所示：但AH-nh-nFka!abnp-因鼻41遭累中檄 中豳叩S=I5：|5:/CZAZAr入我再次氟外Ij.Ij.E E土里白第三步：对小猫位置进行调整。使用上 1 1 对小猫图层进行拖动至合适的位置；使用 ctrl+Tctrl+T 进行方向和大小调整,回车键确认；ctrl+ctrl+E E合并图层；完成如图：4 4 . .针对颜色单一的图片进行抠图第一步：双击图层工具栏，