QP-ZJ-001文件控制程序

1、fisiinE至丁车浙江圣雪休闲用品有限公司ZheJiangSunShineLeisureProductsCo.,Ltd.文件类别二阶文件文件编码QP-ZJ-02-01文件名称文件控制程序版次2.2页次1/7文件控制程序制定单位总经办制定日期2017.11.13制定审核批准义控发行本文件属浙江圣雪机密文件，非授权严禁影印GisiiriE至丁车浙江圣雪休闲用品有限公司ZheJiangSunShineLeisureProductsCo.,Ltd.文件类别二阶文件文件编码QP-ZJ-02-01文件名称文件控制程序版次2.2页次2/7文件修改记录厅P修订日期贞次版次修订说明备注12010-08-035

2、1.0新版发行22016-05-1052.0换版发行32016-10-1752.1对原文件层次进行定义，对流程进行梳理，增加第9条管理规定42017-11-1272.2调整格式/修订审批权限/增加编码原则文件单页受控页次1234567版次2.22.22.22.22.22.22.2页次版次本文件属浙江圣雪机密文件，非授权严禁影印加丽ft圣丁乍浙江圣雪休闲用品有限公司ZheJiangSunShineLeisureProductsCo.,Ltd.文件类别二阶文件文件编码QP-ZJ-02-01文件名称文件控制程序版次2.2页次3/7一、目的：为使公司受控文件和表单的制定、审核、批准、发行、执行等活动有

3、可遵循程序和规范，确保受控文件的适用、有效而不被误用。二、范围：本程序适用于公司质量管理体系文件和管理制度以及外来文件（客户提供的规范及要求，以及相关的法律法规等）控制。三、权责：1、各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编写文件内容；受控文件的制定、审核、签收、保管、执行。2、文控中心：负责依本程序规定对文件核对、发行、回收、销毁和借阅等受控作业；受控文件的原稿及时归档管理。3、相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。受控文件会签评审、签收、保管、配合执行。4、文件制/修订审批权责表：文件类别一阶（质量手册）二阶（程序文件）三阶（标准/办法等）制作总经办单位最高主管或指定人员

4、单位职能主管或指定人员审核管理者代表管理者代表单位经理批准总经理总经理单位最高主管四、依据：依据ISO9001:2015版质量管理体系7.5文件化信息。五、定义：1、一阶文件（质量手册）：依照本ISO9001标准要求制定公司各管理课题的管理原则、重点及各管理课题的系统逻辑关联，体现经营战略思考，作为程序文件的指导纲领。2、二阶文件（程序文件）：陈述本公司管理活动的流程、步骤、顺序、工作内容等事项；确保跨部门的工作配合、部门内的工作规范、工作职责和表单流程的确立，达成既定目的的文件。3、三阶文件：产品图纸，检验标准，作业指导书、工作说明书、操作标准、标准动作卡等类型的文件，指导具体行为操作。4

5、、四阶文件：表单和记录类型文件。日常工作的凭据和具体工作记录。5 、受控文件：由负责单位主管指定制定/修订，由相关部门会签评审，完成批准流程后，交文控本文件属浙江圣雪机密文件，非授权严禁影印浙江圣雪休闲用品有限公司ZheJiangSunShineLeisureProductsCo.,Ltd.文件类别二阶文件文件编码QP-ZJ-02-01文件名称文件控制程序版次2.2页次4/7中心发行的文件。6、外来文件：客户提供的规范及要求，以及相关的法律法规等外部组织提供的文件。六、流程图：附件一：文件控制作业流程。七、作业要点：1、文件编码原则：（1）、（一阶文件）质量手册编码原则：QM+制定部门代码+文

6、件层次+流水号流水号：01-99文件层次：01制定部门代码：汉语拼音前两个字母大写（一阶）文件类别码：QM（2）、（二阶文件）程序文件编码原则：QP制定部门代码+文件层次+流水号流水号：01-99文件层次：02制定部门代码：汉语拼音前两个字母大写（二阶）文件类别码：QP（3）、三阶文件编码原则：WI+®定部门代码+文件层次+流水号流水号：01-99文件层次：03制定部门代码：汉语拼音前两个字母大写（三阶）文件类别码：WIA、部门代码：总经办：ZJ;外贸部：WM行政人力中心：XZ;技术研发中心：YF【生技部：SJ（模具科：MJ）;技术部：JS（制样科：ZY）;设计部：SJB；财务管理中

7、心：CW品质管理中心：PZ;PMC?:WL（生管部：SG物控部:WR外协部：WX；采购部CG事业部：SY（平车车间：PC喷塑车间：PS;配车间：ZP;焊接车间：HJ;铝金工车间：LJ;铁金工车间：TJ）;（如后增加，部门代码有重复，则选择部门第二或第三个汉语拼音与部门构成）。本文件属浙江圣雪机密文件，非授权严禁影印的西比至浙江圣雪休闲用品有限公司ZheJiangSunShineLeisureProductsCo.,Ltd.文件类别二阶文件文件编码QP-ZJ-02-01文件名称文件控制程序版次2.2页次5/7Ek文件版次:标示文件修订的次数，首次发行为1.0,每增加修改一次变为1.1、1.2、1

8、.3,以此类推，至1.5时，再次修订时，该文件重新时发行变为2.0版，以此类推。(4)、(四阶文件)表单编码原则：制定附属的文件类别+制定部门代码+表单附属文件层次+表单附属的流水号+表单流水号+表单版本表单版本：A-Z制定部门代码：汉语拼音两个字母大写表单附属文件层次：01或02或03表单附属的流水号：01-99或001-999表单流水号：01-99制定附属的文件类别(QP或WI)A.表单版次：标示表单修订的次数，首次发行为A版修改一次开B版、以此类推。(5)、外来受控文件：编码原则如下所示:ICF一1流水号:001-999外来文件类别外来文件:ICFA.外来文件类别代码如下：产品规范：SP

9、EC指导(指南):SIOP通知:NOTI政府法律法规：LAWS2、文件制定/修订/审批及受控发行依附件一：文件控制作业流程要求作业。3、文件管理与执行：(1)、原版文件一律不外借，由文控中心妥善保管，防止文件丢失或损坏。(2)、文件若发现有缺页、模糊、毁损，遗失时应填写文件制/修/废/补申请表,经单位最高主管审核，向文控申请补发，但需将缺页、模糊、毁损的文件及遗失寻获之旧文件缴还文控确保现场文件为唯一有效版本。(3)、文件分发份数不够时，使用单位填写文件制/修/废/补申请表经批准后交文控，由文控增发相应份数并及时更新文件分发配置表。(4)、需临时借阅文件时，填写文件借阅登记表,经文件归口管理部

10、门负责人批准方可借阅本文件属浙江圣雪机密文件，非授权严禁影印6uisHiiTt至浙江圣雪休闲用品有限公司ZheJiangSunShineLeisureProductsCo.,Ltd.文件类别二阶文件文件编码QP-ZJ-02-01文件名称文件控制程序版次2.2页次6/7文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期未归还由文件归口管理部门负责收回。(5)、各责任部门文件不得私自复印，如有必要经管理者代表批准后，向文控中心中领。(6)、相关部门依照公司文控要求，需建立文件目录，确保能快速查找，负责保管文件并落实执行所发行之文件。(7)、从各单位回收的旧版文件由文控销毁，并记录于文件销毁记录表,统一销毁，但

11、文控中心保留受控正本(不能销毁，以便查阅)。(8)、供货商或客户需要文件时，由相关外部接洽负责人填写文件制/修/废/补申请表,经批后向文控申请文件，此类文件不盖“文件发行”章，不作回收动作。(9)、外来文件之管制：客户提供的规范和要求，以及相关的法律法规等外来文件，来文单位负责填写文件制/修/废/补中请表,文控依文件制/修/废/补申请表上信息，将文件登录外来文件总览表列管，并盖“文件发行章”完成发行作业，当外来文件有更新时，须在外来文件总览表上注明更新状况及说明等。4、文件编写格式依照文件编写标准要求执行。5、文件稽查：各单位文件稽查由各单位主任/经理负责稽查，文控中心不定期的进行抽查，发现问

12、题及时纠正。6、表单印刷要求：品质记录所用的表单需印刷时，由责任单位申请经文控中心同意并提供表单样式，文控中心在表单样式上签名后采购方可执行发外印刷。八、相关文件：1、文件编写标准九、相关表单：序号表单编号表单名称主管部门备注1QP-ZJ-02-01-01文件制/修/废/补制#表文控中心2QP-ZJ-02-01-02外来文件总览表文控中心3QP-ZJ-02-01-03质量体系文件总览表文控中心4QP-ZJ-02-01-04文件分发/回收记录表文控中心5QP-ZJ-02-01-05文件销毁记录表文控中心6QP-ZJ-02-01-06文件分发配置表文控中心QP-ZJ-02-01-07文件借阅登记表

13、文控中心本文件属浙江圣雪机密文件，非授权严禁影印6而正流至雪必R浙江圣雪休闲用品有限公司ZheJiangSunShineLeisureProductsCo.,Ltd.文件类别二阶文件文件编码QP-ZJ-02-01文件名称文件控制程序版次2.2页次7/7附件一：文件控制作业流程序号流程主要事项说明1.1 制定单位负责文件制定与修订，向文控中心索取文件编码，同时填写文件制/修/废/补申请表。1.2 文件编写格式依文件编写标准要求执行。1.3 文件修订：需向文控文员索取原文件电子档确保在最新版本的基础上修订文件。2.1制定单位负责人组织相关单位负责人进行评审，并根据评审结果再次修订文件（有跨部门问题

14、不能确定时提交管理者代表确定）3.1 文件制定/修订单位将完成好的文件连同文件制/修/废/补申请表一起，依三、4项的文件制/修订审批权责表要求完成审批流程。3.2 批准未通过时需由制定单位主导重新修订文件。4.1 制定单位将己批准的文件和文件制/修/废/补申请表送文控中心受控，同时将电子档转文控中心。4.2 文控中心核对编码/版本/格式/签核流程及纸档与电子档是否相符，不符时有权退回。4.3 在批准原文件（受控正本）背面盖“文件发行”红色印章，并依文件分发配置表要求份数复印相应的文件份数。4.4 在复印文件（受控副本）的正面盖“文件发行”红色印章，并在红色印章内注明发放单位。5.1文控中心依文件分发配置表要求将文件发放到相应单位，同时需将相应旧版文件全部收回，在文件分发回收记录表签名确认，文控中心需保存签字纸档，确保现场文件为有效最新版本。6.1 文控中心收到批准完成文件的文件4小时内需发放到现场，并更新文控平台文件（如需小于4小时内发放到现场时，