山东大学档案管理相关规定

1、山东大学重大活动档案管理办法第一条 为了规范山东大学重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用工作，保证重大活动档案的真实、完整，更好地为教学、科研和师生员工服务，促进校园文化的传承和发展，根据中华人民共和国档案法、山东省重大活动档案管理办法等法律、法规，结合学校实际，制定本办法。第二条 本办法所称重大活动档案，是指在学校重大活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字（含合同、协议、题词等）、照片、音视频文件、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。第三条 本办法所称重大活动，是指下列活动：（一）党和国家领导人来我校视察、考察等活动；（二）中央和国务院各部委主要负责人，各省、直辖市、自治

2、区主要领导人，及济南市主要负责人在本校的视察、调研等活动；(三) 外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体在学校的考察、访问等重要外事活动；(四) 国内知名专家学者在学校进行学术交流、考察、访问等活动；(五）校领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）；(六)学校党代会、教代会、团代会、学代会，以及学校、学院等举办重大庆典和重要纪念活动等；(七)由学校承办的国际、国内学术会议；(八) 学校参与的严重自然灾害和重大事故抢救处理活动；(九）学校内其他具有重大影响或者较大规模的活动。第四条 重大活动档案管理工作遵循统一协调、加强指导、各负其责、集中管理的原则。第五条 学校档案管理

3、委员会协调解决重大活动档案管理工作中的重大问题。重大活动档案管理工作所需经费应当单独列入学校预算。第六条 学校档案馆负责监督、指导学校重大活动档案管理工作，负责学校重大活动档案的保管和利用。第七条 重大活动的主办、承办单位负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。第八条 重大活动的主办、承办单位在制订重大活动实施计划时，应当同时制订重大活动档案管理方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，制订并落实相应的收集、整理、移交、保管等措施，保证活动档案的齐全、完整、准确和系统。第九条 负责重大活动档案管理的工作人员应当具备档案工作职业素养，认真履行职责，保守工作秘密。第十条 重大活动结束后，主办、承

4、办单位应当在活动结束之日起60日内，按照学校档案管理要求进行整理，移交学校档案馆保存。并填写重大活动档案归档说明书(见附件1)。第十一条 承担重大活动录像、录音、拍摄照片的新闻宣传及相关单位，应当在活动结束之日起60日内向学校档案馆移送声像档案。第十二条 学校鼓励有关组织和个人向档案馆捐赠、寄存重大活动档案。第十三条 向档案馆捐赠、寄存重大活动档案的单位和个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，并可以无偿利用其捐赠、寄存的档案资料，学校和档案馆应当维护其合法权益。第十四条 学校档案馆须建立重大活动档案专题目录，加强档案信息化，提高重大活动档案的利用水平第十五条 档案馆可以通

5、过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布已开放的重大活动档案。第十六条 对在重大活动档案收集、整理、移交、保护和提供利用等工作中作出突出贡献的单位和个人，学校予以表彰和奖励。第十七条 违反本办法规定，有下列行为之一的，学校责令其限期改正，逾期未改正的，给予通报批评，并对直接负责的主管人员或其他直接责任人员给予相应的处分。(一)主办、承办单位未及时通知或者拒绝、阻挠档案管理部门参加重大活动档案工作，并造成档案资料损失的；(二)重大活动期间未按照规定开展档案收集、整理工作的；(三)未按照规定保管、移交重大活动档案的；(四)未按照规定办理档案登记、提供档案目

6、录和情况说明的。第十八条 违反本办法规定，有下列行为之一的，学校对直接负责的人员或者其他责任人员给予处分；并根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下的罚款，对个人处以500元以上5000元以下的罚款；造成损失的，依法承担赔偿责任：(一)涂改、伪造、损毁、丢失重大活动档案的；(二)擅自提供、抄录、公布、销毁重大活动档案的。第十九条 非法买卖重大活动档案或者将重大活动档案出售、赠送给外国人的，依照中华人民共和国档案法等法律、法规的有关规定处理。第二十条 本办法自2012年6月1日起施行。山东大学重大活动文件材料归档范围1 重大活动的计划、总结、方案、请示、批复、规定、通知等2重大

7、活动的邀请名单、请柬、来往信函等3活动（会议）日程、通信录等4领导讲话、专家学者发言材料、会议文集、画册等5活动中与外单位签订的合同、协定、协议书等6相关的活动记录（含重要的座谈会）、纪要等7媒体对活动的相关报道8活动的照片、录音、录像等声像材料(刻成光盘归档，照片洗印)9活动中赠送的有保存价值的礼品、纪念品、题词等，不能归档的大件实物要拍照并附说明或登记册10 其它反映重大活动的有关材料备注：以上文件材料凡有电子文件的均应将电子文件拷贝归档（电子文件名以文件标题命名）重大活动档案归档说明书活动名称来（出）访人员活动时间 年 月 日至 年 月 日主办（接待）单 位活动责任人活动内容档案责任人是

8、否产生声像档 案是（ ）否（ ）责任单位（人）活动主要日程情况说明：签字人： 年 月 日 山东大学审计档案管理办法第一条审计档案是审计处于审计项目完成后，将审计报告、审计工作底稿和各种审计证据、资料按照规定和要求归类、装订、立卷的总称，是审计活动的真实记录，是考察审计工作、开展理论研究的重要文件资料，是学校档案的一个重要组成部分。为了加强审计档案工作，切实做好审计文件、资料的收集、整理、保管工作，根据中华人民共和国审计法和山东大学内部审计工作规定制定本办法。第二条本办法所称审计档案，是指审计处执行审计监督或审计调查活动中形成的收集、制作与使用的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子和实物等形

9、态记录材料及不同形式的历史记录。第三条审计处的档案管理工作接受上级业务主管部门和学校档案行政管理部门的业务指导和监督。第四条审计处设审计档案兼职管理人员名，具体负责审计档案的整理、保管、编研和统计工作。第五条实行审计文件材料立卷归档工作责任制。审计项目结束后，文件材料的收集、整理、立卷由该审计组负责，谁主审谁立卷，审结卷成，定期归档。跨年度结束的审计项目放在审计结束的年度立卷。凡不必入档的材料，如草稿、或经查证已完全否定的材料均应剔除。必须入档的材料如有遗漏，要立即查找补齐。收入审计案卷的材料应按类别、时间编排，并编好目录。第六条审计文件资料立卷归档的基本要求：、为确保审计档案中文件材料的合法

10、、有用、有效，在立卷内容上应做到真实、完整和精炼。、为便于审计档案的安全保管和使用，要做到案卷大小规格符合要求，文件排列整齐有序，封面整洁，书写规范。第七条审计文件资料立卷归档的范围：、上级领导对审计事项的指示、讲话和批复等；、审计处负责人批准的审计任务文件；、审计通知书；、审计报告及被审计单位对报告的书面意见，审计处审定审计报告的有关资料；、与审计项目有关的主要证明材料及其他材料；、审计结论和处理决定以及审计处讨论和处理决定的会议记录；、被审计单位执行审计决定和审计报告的情况；、被审计单位的申诉及复审报告和决定；、后续审计材料；10、审计调查报告及有关材料；11、下级审计机构报送备案的有关资

11、料；12、其他有关文件材料。被审计单位日常报送的财务报表资料作为资料管理，不立卷归档。第八条审计文件材料的立卷程序：、审计项目实施后，立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成，及时收集本审计项目的文件材料，并认真检查每份文件材料的内容、格式是否完整、合格，手续是否完备，字迹是否清晰。、审计项目终结后，立卷责任人要对审计项目的全部文件材料进行系统的整理，并按规定进行排列。、立卷文件、材料经检查合格后，按以下规定做好审计案卷的编目工作：() 立卷人将文件材料整理后，对卷内文件材料按排列顺序，逐页在正面右上角用阿拉伯数字编页号。() 按文件材料顺序填写卷内目录。如文件标题、发文字号

12、、文件形成时间，填写文件的起止页号。() 填写档案备考。主要填写：立卷人、立卷时间、检查人签名及检查日期。、对立卷责任人归档上交的审计项目案卷，档案管理人员应进行检查，发现不符合要求的，应责成立卷人及时进行补救。第九条审计档案文件材料的排列顺序：审计文件的排列顺序一般应按三个单元作如下：、第一单元结论性文件材料() 审计报告；() 审计报告原稿及有关领导对报告人的批示；() 审计决定与检查审计决定执行情况的文件；() 采取审计行政措施的文件；() 审计建议书、移交处理函；() 审计意见书与审计意见采纳情况的文件；()

13、0;被审计单位对审计报告的书面意见及审计组的书面说明；() 审定审计报告的会议记录或记录摘要。、第二单元证明性文件材料() 汇总审计工作底稿；() 审计取证材料清单；() 原始审计工作底稿；() 审计证据；() 审计中所依据的法规目录或摘要。、第三单元立项性文件材料按文件材料形成的时间顺序并给文件材料的重要程度进行排列。() 上级机关及有关部门的指导性文件或授权审计通知书；() 与审计项目有关的举报材料；() 审计方案及编制审计方案所形成的文件材料；() 审计通知书；() 审计文件送达

14、回证。各单元文件材料的排列顺序是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后卷内文件排列，一般应文字材料在前，图样在后。第十条审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷和几个卷，一般不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。第十一条审计文件材料的归档时间按学校统一规定执行。第十二条审计档案的密级及保密期限，按卷内文件的最高密级确定，并按有关规定做出标识。第十三条借阅审计档案，一般应限定在审计处内部，凡需将审计档案借出审计处或要求出具审计档案证明的，应经审计处主管领导审批。第十四条查阅审计档案，必须经档案管理员同

15、意并办理查阅手续，借阅时间不超过当天，需延长时间者，应经档案管理员同意，填写资料借阅单。第十五条不经允许，不得在卷内加注符号和拍照，不得乱写、涂改、抽拆和损坏，不准擅自摘抄、复制、传播和公开出版档案材料。查阅借阅档案者，要严守档案借（查）阅制度，用后及时归还。借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。第十六条本办法自颁布之日起实施。第十七条本办法由校审计处负责解释。山东大学审计处二二年三月二十八日山东大学档案借阅制度为了规范档案的借阅管理，确保档案的使用安全，制定本制度。 一、学校馆藏档案主要供本校教学、科研及党政管理工作使用，适当为社会利用服务。 二、凡向学校档案馆移交、

16、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。 三、凡需利用学校馆藏档案的单位和个人，须持单位介绍信、本人身份证、工作证等有效证件。否则，不予接待。 四、凡需利用学校档案馆尚未开放的档案，除须持上述证件外，必须办理一定的审批手续后，方可利用。 1 本校人员利用党政类保密档案或非本部门形成的未公开的档案，须经归档部门负责人批准。 2 本校人员查阅科技保密档案，须经科技处负责人批准；查阅他人限制利用的科技档案，须经课题负责人或研究生导师或本人同意。 3 本校人员查阅财会档案，须经归档部门负责

17、人同意并由相关的财会人员陪同。 4 外单位人员需要利用上述档案，应经档案馆负责人批准后，再按以上规定办理。 五、港、澳、台同胞，海外侨胞，要求利用我校档案，须经有关主管部门介绍。外国人要求利用档案的，须经外事部门介绍和学校保密委员会批准后，再按第四条手续办理。 六、档案的利用，一般只限于在“档案阅览室”使用，并进行登记。确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还；一般档案借阅不超过两周，重要档案当日归还，节假日期间档案应送回档案馆保管。凡需延期使用者，要办理续借手续。愈期不还者，按山东大学档案管理办法有关规定处理。 保密档案一律不外借。

18、 凡属营利活动或个人目的利用本馆档案的，按学校规定收费。 七、严禁擅自复制或摘抄档案。因工作需要复制已开放档案的，由档案工作人员负责办理。档案复制件应妥善保管，用毕及时送回档案馆注销。凡需要摘抄或复制保密档案、未公开档案的，须经馆领导批准。 八、档案的利用者要爱护档案，确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。 九、未经学校授权和上级主管机关批准，任何单位和个人都无权公布档案。 十、档案工作人员应热情周到地为用户提供档案利用服务，加强业务指导与监

19、督。严禁擅离职守，严防泄密、失密等事故的发生。 十一、档案工作人员及档案利用者，要严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重，给予批评教育、罚款直至追究法律责任。 十二、本制度自公布之日起执行。                                &

20、#160;                                                 &

21、#160;               二一年九月山东大学档案鉴定、销毁制度档案的鉴定、销毁是优化档案馆藏，搞好档案管理的重要内容。根据国家有关规定，结合学校实际制定本制度。 一、档案鉴定、销毁工作由档案馆负责组织。档案馆应在调查研究基础上制定档案鉴定计划，对各类档案定期进行档案价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限，对已满保管期限的档案及时组织鉴定和销毁。 二、在主管校长领导下，由档案馆和有关业务部门组成档案鉴定小组，具体负

22、责档案的鉴定工作。 档案鉴定小组的职责：根据国家关于档案鉴定的规定，认真分析学校各类档案的保存价值，审查档案馆对已满保管期限和无保存价值档案提出的处理意见，并作出延期保存或销毁的鉴定报告。鉴定报告经主管校长批准后生效。 三、需要鉴定销毁的档案 , 应由档案保管部门提出书面申请，经档案馆论证提出意见后，提交鉴定小组进行鉴定。 四、经批准销毁的档案，要造册登记，在指定地点，由两人以上负责监销，监销人员要在清册上注明销毁日期并签字。 五、经鉴定确认为无保存价值，但又不宜销毁的档案，特别是人物类档案，可退回本人。 六、档案鉴定报告，销毁清册，要及时归档

23、，永久保存。 七、任何单位和个人不得随意销毁学校档案，违反者，按国家有关规定处理。 八、本制度自公布之日起执行。                                        

24、;                                                  

25、;                                         二一年九月山东大学档案保密制度为了确保档案安全，防止泄密、失密，制定本制度。 一、档案工作人员必须认真执行

26、档案法和保密法，严格保守党和国家的秘密。 二、接待借阅和归档人员，应在借阅室或办公室。非本馆工作人员，未经允许不得进入档案库房。 三、严格档案接收、保管和借阅制度，认真履行登记、签字手续；禁止在档案整理室、阅览室等档案工作场所会客，不允许与档案无关的人员翻阅档案、资料。 四、凡属密级档案，应按密级划分规定整理编目，及时入库。暂不能入库的密级档案，必须单独存放，专柜专人管理，严防泄密。 五、任何人不得私自将档案带出档案馆，更不得私自复印、摘抄和传播档案内容。档案工作人员离开工作室，要随手关门落锁，严防档案、资料丢失 六、凡需处理和销毁的档案，按山

27、东大学档案鉴定、销毁制度办理。平时办公废纸、废件、重复件，应妥善积存，按规定销毁，不得随意当垃圾倾倒。 七、库房钥匙须专人保管，他人不得随便使用。发现钥匙丢失，要及时汇报，认真处理。 八、档案工作人员违反保密制度，按国家有关规定处理。 九、本制度自公布之日起执行。                         

28、60;                                                 

29、60;                                                 

30、60;         二一年九月山东大学学位档案管理暂行办法（山大综字 2001013 号发布实施）学位档案是学校教学质量和水平的重要标志之一。为进一步加强我校学位档案的管理，根据高等学校档案工作规范和山东大学档案管理办法的有关规定，本着统一管理，分级负责的原则，特制定本办法。 一、范围 学位档案是指我校在培养和授予学士学位、硕士学位、博士学位等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料。 学位档案主要包括各类学位的申请与授予、学位论文、论文答辩与评审以及相关的文件材料。&

31、#160;二、立卷的分工 （一）研究生院、教务处、继续教育学院、网络教育学院、国际教育学院分别为学位档案的形成、立卷和归档工作的主管部门，负责学位文件材料的统一制发和立卷归档的统一布置与验收工作。 （例如：在每年研究生毕业答辩前，应由研究生院统一组织各学院、教学部的研究生秘书布置立卷工作，明确要求，并负责学位档案的归档验收）。 （二）各学院、教学部等分别为学位档案的二级管理单位，根据主管部门的统一布置和要求，负责学位档案的收集、积累、整理、立卷工作。 （三）档案馆负责对立卷工作进行业务指导，配合教学主管部门对各学院、教学部有关人员进行档案技术培训，确保案卷质量。