基于某金蝶K3ERP系统之采购管理系统详细业务流程

1、实用文档有限公司ERP管理信息系统 采购管理详细业务流程创建日期:*控制编码:*当前版本:V1.0发布日期：编制/ 业务：会签/ 生产：会签/ 物控：会签/ 质量：审核 /ERP 项目负责人：批准/ 副总经理：文案大全文档控制更改记录日期作者版本更改参考审阅姓名职位签字分发编码姓名地点和位置Page 9 of 19目录文档控制 2更改记录 2审阅 2分发 21采购管理基础数据 41.1 供应商编码 41.2 采购人员 41.3 供应商档案 41.4 供应商价格档案 41.5 物料采购信息档案 41.6 采购关键参数设置 42供应商管理流程 52.1 供应商新增流程图及说明 52.2 供应商变更

2、流程图及说明 62.3 采购询报价流程图及说明 72.4 合格供应商评估流程图及说明 82.5 样品需求管理流程图及说明 93采购和委外业务管理流程 103.1 采购订单流程图及说明 103.2 采购订单变更图及说明 113.3 采购订单退货流程图及说明 123.4 委外订单流程图及说明 133.5 返修委外订单流程及说明 153.6 委外订单变更流程及说明 163.7 委外订单退货流程图及说明 174单据、报表 184.1 采购单据 184.2 采购报表 184.3 委外单据 184.4 委外报表 181 采购管理基础数据1.1 供应商编码供应商分类（）+流水号1.2 采购人员工号编码+姓名

3、1.3 供应商档案主要数据列：供应编码、名称、1.4 供应商价格档案主要数据列：1.5 物料采购信息档案采购单位、主要供应商、采购提前期、最小订购量（可选项）1.6 采购关键参数设置1）采购订单和委外订单必须有价格才能下达2）采购员无关闭采购和委外订单权限3）采购员只能参照采购申请单生成采购订单4）委外关键物料没配套发够物料无法做委外入库2供应商管理流程2.1 供应商新增流程图及说明供应商档案表附表单供应商调查表FM-PD-001A供应商资质申请表附表单审核申请表FM-PD-034A供应商开发申请表FM-PD-035A供应商评分表附表单供应商评估表FM-PD-002A合格供应商附表单合格供应商

4、申批表FM-PD-036A建立意向供应商档案采购部 / 采购员供应商资质申请采购部 / 采购员评审结果录入转交易供应商技术/质量/采购评审技术、质量、采购采购部/采购员YESNO供推中心 /文员结束注释：文件编号：计 者：ERP项目组版本： V1.0输入输出单据详细流程部门 /岗位序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0采购员根据与供应商业务跟进情况，对达成初步合作 意向的潜在供应商建立“供应商档案”。把附表单上 传到系统。ERP采购 /采购员&供应商调查表2.0对于潜在供应商，如果需要进一步发展为交易供应商， 需由采购员提出“供应商资质申请”经采购部长初步 审批

5、后，提交公司技术、质量部门进行审核。ERP采购/采购员采购/部长&审核申请表、 供应商开发申请表3.0采购、技术、质量部门对新供应商进行评估打分，填写审批意思。手工技术、质量、采购/ 负责人&供应商评估表4.0对于评审通过的新供应商，由申请人通知供应商档案管理员，在K3系统中进行“转交易供应商”操作，供应商档案管理员在系统中核对“供应商资质申请表”ERP供推中心/文员& 合格供应商审批表序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策及相关审核情况无误后，进行“转交易供应商”操作。2.2 供应商变更流程图及说明注释：计 者：ERP项目组文件编号：版 本： V1.

6、0输入输出单据详细流程部门 / 岗位供应商变更申请表变更内容：名称、帐号采购部 / 采购员采购部 / 负责人采购部/主管副总ERP供应商档案ERP中维护供应商变更信息供推中心/ 文员序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0采购员根据与供应商变更信息，填写“供应商变更申 请表” 注：只涉及到变更名称、帐号走变更单据流程，其它 变更直接邮件通知供推中心文员变更即可；手工采购 /采购员& 供应商变更申请表（制单）2.0采购部长审核“供应商变更申请表”手工采购 /部长& 供应商变更申请表（审核）3.0采购主管副总审批“供应商变更申请表”手工采购 /主管副总&

7、; 供应商变更申请表（审批）4.0对审批后的供应商信息，由申请人通知供推中心文员，在K3维护“供应商档案”操作。把供应商核准通知单或帐号变更通知上传到系统ERP供推中心/文员&供应商档案2.3 采购询报价流程图及说明序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0有新材料需要采购，或现在采购价格需要调整时，由采购员录入“报价单”，把附表上传到K3系统；ERP采购 /采购员供应商报单&报价单（制单）2.0采购部长审核“报价单”ERP采购 /部长&报价单（审核）3.0生产总监核准“报价单”手工生产 /生产总监&报价单（核准）4.0采购主管副总批准“报价

8、单”手工采购主管副总&报价单（批准）5.0报价单审批完成后，由供推中心文员对K3基础档案中采购价格档案进行更新。ERP供推中心/文员& 供应商价格档案注释：计 者：ERP项目组文件编号：版 本： V1.0输入输出单据供应商报价单附表单询价供应商报价单报价单附表单副总经理签批报价单开始生产总监核价报价单批准多供应商询价详细流程询价单录入报价单审核价格档案管理转价格档案管理YES部门 / 岗位采购部/ 采购员采购部/ 采购员采购部/ 负责人生产部/ 生产总监采购主管副总供推中心/ 文员结束Page 10 of 192.4 合格供应商评估流程图及说明注释：文件编号：计 者：ERP项目

9、组版本：V1.0输入输出单据部门 / 岗位供应商月考核表详细流程A 类每月一次B 类每季一次 供应商提出 评估供应商评分表附表：供应商月考核表FM-PD-005A质量/采购评分采购、质量采购部 / 采购员序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0采购部针对合格的A类、B类供应商提出评估，填写 “供应商月考核表”手工采购 /采购员&供应商月考核表 （制单）2.0采购部与质量对A类、B类供应商进行评分手工采购、质量/ 部长&供应商月考核表 （会签）3.0将评估结果录入K3系统“供应商评分表”，把附表上传到 K3ERP采购 /采购员&供应商评分表4.0把评

10、估不合格的供应商暂停交易ERP采购 /采购员Page 11 of 19注释：文件编号：计 者：ERP项目组版本： V1.0输入输出单据详细流程部门 /岗位开始样品试制申请技术部/工程师样品试制申请单附表：工作联络书FM-TD-013B送样、收样品确认单FM-QD-072A样品交接样品确认合格样结束采购部/采购员采购部/采购员技术部/工程师序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0技术部根据新产品提出样品试制申请，录入K3ERP技术部/工程师&样品试制申请单工 作联络书2.0采购部通知供应商打样、送样，并接收样品ERP采购 /采购员& 样品收样3.0把样品交给

11、技术部或质量进行样品检验ERP采购 /采购员技术部/工程师& 样品交接4.0样品合格后进行确认封样，把签字完毕的的“样品确认单”上传到 K3ERP采购 /采购员& 样品确认单序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0根据不同的物料类型生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审核后打印给采购部；安全库存控制的物料，由PMC生成采购申请，审核后打印给采购；非生产物料，由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购；ERP生产部/PMC各部门/文员&采购申请单2.0采购员依据采购申请单、采购价格，选择供应商生成ERP采

12、购 /采购员& 采购订单（制单）3采购和委外业务管理流程3.1 采购订单流程图及说明注释：计 者：ERP项目组文件编号：版 本： V1.0输入输出单据采购请购单供应商送货单采购入库单外购入库单采购订单详细流程YES采购订单跟催部门 /岗位生产部/PMC各部门/文员各部门/主管采购部/采购员采购部/ 负责人采购部/采购员物控部/文员质量部/检验员物控部/文员Page 15 of 19序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策采购订单。3.0采购订单经过采购经理审核后，采购员打印采购订单 传真给供应商，并跟踪订单执行情况。ERP采购 /采购部长技术部/工程师& 采购订

13、单（审核）4.0供应商送货到达后，由采购员依据采购订单，在“供 应商送货单”签名确认订单号。手工采购 /采购员& 供应商送货单5.0物控收货后，根据仓管员确认的“供应商送货单”开 具“收料通知单”，免检的物料直接做入库，抽检或 全检的物料交质检部对物料进行检验。ERP物控 /文员& 采购入库单6.0根据“收料通知单”对物料进行检验，并将检验结果 录入“来料检验单”，判定合格物料，交仓管员办理 入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退 货或申请特采；ERP质量部/检验员& 来料检验单、 不良品处理单、 特采单7.0根据“来料检验单”“不良品处理单”做入库业务， 合格

14、及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓；ERP物控 /文员& 外购入库单3.2 采购订单变更图及说明注释：计 者：ERP项目组文件编号：版 本： V1.0输入输出单据部门 /岗位详细流程采购变更联络函生产部 /PMC采购订单变更通知单PMC变更 申请增加 OR减少是否取消订单取消订单供应商确认变通知供应商更订单取消采购部 / 采购员采购部 / 采购员ERP/ ERP工程师序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0PMC计划员补生产计划调整情况提出采购变更申请，编手工生产部/PMC&采购变更联络函序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策制“采购

15、变更联络函”，PMC主管审核打印给采购；2.0采购部根据“采购变更联络函”在K3中录入“采购变更通知单”，采购部长审核后通知ERP工程师；ERP采购/采购员采购/采购部长&采购变更通知单3.0ERP工程师根据“采购变更联络函”和“采购变更通知 单”执行变更单生效或关闭采购订单ERPERP/工程师4.0采购订单尾数关闭：延期1 个月，生产不需要的采购订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请”联络函，PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭手工ERP采购/采购员生产部/PMCERP/工程师& 采购订单关闭申请3.3 采购订单退货流程图及说明注释：文件编号：计 者：ERP项目组版本：

16、 V1.0输入输出单据详细流程部门 /岗位开始采购部/ 采购员供应商不良 品及时处理退货通知单红字外购入库单开具退货通知单至仓库采购部/ 采购员实物退回至供应商物控部/ 文员结束序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0批量退货：采购员根据质量部的不合格检验报告及时 参照采购订单生成“退货退知单”，采购部长审核后 打印给仓库； 零星退货：采购员根据不良品仓的物料手工录入“退 货退知单”采购部长审核后打印给仓库；ERP采购/采购员采购/部长&退货通知单2.0物控根据“退货通知单”生成“红字外购入库单”处 理实物退货；ERP物控 /文员&采购退货单注释：计 者：

17、ERP项目组文件编号：版 本： V1.0输入输出单据部门 / 岗位采购请购单详细流程委外订单委外加工出库单核单据供应商送货单收料通知单委外入库单商送货送货单签名确认委外收料通知抽检 OR 全检免检来料检验合格委外入库委外核销生产部 /PMC采购部/ 采购员采购部/ 负责人采购部/ 采购员物控部/ 文员委外供应商采购部/ 采购员物控部/ 文员质量部/ 检验员物控部/ 文员财务部/ 成本会计结束序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0根据不同的物料类型由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审ERP生产部/PMC&采购申请单序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&

18、;输出相关政策核后打印给采购部；其它零星的委外需求由申请人手工录入采购申请， 并由各部门负责对采购申请单进行审核后打 印给采购；各部门/文员2.0采购员依据采购申请单、采购价格，选择供应商生成 委外订单。ERP采购 /采购员& 委外订单（制单）3.0委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单 传真给供应商，并跟踪订单执行情况。ERP采购 /采购部长& 委外订单（审核）4.0采购员根据委外订单做原材料的“委外加工出库”，系统能根据委外产品的BOM自动生成委外加工需发出的材料清单，委外加工出库”打印签字交给仓库发料；ERP采购 /采购员& 委外加工出库单（制单）5.0仓

19、管员发料后，物控文员根据仓管员签字的“委外加工出库单”审核 K3单据ERP物控 /文员& 委外加工出库单（审核）委外异常处理：退换料：经质量部确认后，采购作“红字委外出库单”，再以“蓝字委外加工出库单”补料给供应商补料：采购提出补料申请，采购部部长审核后，物控参照生成“委外加工出库单”ERP采购/采购员物控/文员& 委外加工出库单 （制单）& 委外加工出库单 （审核）6.0供应商送货到达后，由采购员依据委外订单，在“供 应商送货单”签名确认订单号。手工采购 /采购员& 供应商送货单7.0物控收货后，根据仓管员确认的“供应商送货单”开 具“收料通知单”，免检的物料

20、直接做入库，抽检或 全检的物料交质检部对物料进行检验。ERP物控 /文员& 委外入库单8.0根据“收料通知单”对物料进行检验，并将检验结果 录入“来料检验单”，判定合格物料，交仓管员办理 入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退 货或申请特采；ERP质量部/检验员& 来料检验单、 不良品处理单、 特采单9.0根据“来料检验单”“不良品处理单”做入库业务， 合格及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓；ERP物控 /文员& 委外入库单10.0月末成本会计按委外订单，根据“委外入库单”对委 外加工发出的材料进行核销。ERP财务 /成本会计Page 17 of 193.5

21、 返修委外订单流程及说明序号步骤说明处理部门 / 岗位输入&输出相关政策1.0因材料原因产生不良导致的返修或改制，采购员录入委外订单时委外类型选择“返修订单”ERP采购 /采购员&委外订单 （制单）2.0委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单 传真给供应商，并跟踪订单执行情况。ERP采购 /采购部长& 委外订单（审核）3.0如需进行委外投料变更处理，由采购员提出申请，采 购部长执行投料变更单，不需则跳过此步。ERP采购 /采购部长& 委外投料变更单注释：对委外件进行返修或改制，发出委外 成品，回来也是委外成品的业务处理文件编号：计 者：ERP 项目组版本

22、：V1.0输入输出单据部门 / 岗位详细流程委外返修订单投料变更单开始投料变更处理委外返修/改制需 求申请委外返修订单生成后续流程同委 外订单审批后YES采购部/ 采购员采购部/ 负责人采购部/ 负责人生产部 物料部/PMC/ 采购员Page 18 of 193.7 委外订单退货流程图及说明注释：文件编号：计 者：ERP项目组版本： V1.0输入输出单据详细流程部门/岗位开始采购变更联络函PMC变更申请生产部 /PMC增加 OR减少供应商确认变更通知供应商订单取消采购部 /采购员采购订单变更通知单执行订单变更手工关闭采购订单采购部 /采购员ERP/ ER工程师P结束序号步骤说明处理部门 /岗位

23、输入&输出相关政策1.0PMC计划员按生产计划调整情况提出委外变更申请，编制“委外变更联络函”，PMC主管审核打印给采购；手工生产部/PMC&委外变更联络函2.0采购部根据“委外变更联络函”在 K3中进行委外订半单变更；ERP采购 /采购员3.0委外订单增加：变更后需追加委外材料出库数量；ERP采购 /采购员&委外加工出库单4.0委外订单减少或取消：变更后则需追回部分材料或全 部材料退回；ERP采购 /采购员&红字委外加工出库 单3.0ERP工程师根据“采购变更联络函”和中止的委外订单，查看委外在制品数量为零后关闭委外订单ERPERP/工程师4.0委外订单尾数关

24、闭：延期1 个月，生产不需要的委外订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请”联络函，PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭注： 一定要在制品数量为零的委外订单才能关闭手工ERP采购/采购员生产部/PMCERP/工程师& 委外订单关闭申请注释：文件编号：计 者：ERP项目组版本： V1.0输入输出单据详细流程部门 / 岗位开始结束序号步骤说明处理部门 /岗位输入&输出相关政策1.0由于供应商原因不良可返修退货：采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照委外订单生成“退货退知单”，采购部长审核后打印给仓库；ERP采购/采购员采购/部长&退货通知单2.0物控根据“退货通知单”

25、生成“红字委外入库单”处 理实物退货；ERP物控 /文员&委外退货单3.0若因为供应商原因不良造成不可返修，做报废处理，要扣除加工费和材料费用, 采购部核算损失，供应商确认后，用负数“其他应付单”记录扣款冲减应付帐款。负数其他应付单可以与采购发票一起核销。ERP物控 /文员&采购退货单4.0委外物料的报废，由采购员提出申请，采购部长审核， 主管副总审批后，仓库用“其它出库单”出库当废品 处理或供应商收回ERP采购/采购员采购/部长物控/文员委外物料报废单&其它出库单退货通知单参照委外订单生成退货通知单其它出库单其它应付单材料、加工费用单红字外购入库单物料报废单实物退回至

26、供应商委外商不良 品及时处理YES可返工否NO采购部 / 采购员实物报废处理或供商收回冲减应付帐款委外材料 费及加工 损失核算委外物料报废申请采购部 / 采购员采购部 / 采购员物控部 / 文员财务部 / 应付会计Page 21 of 194单据、报表4.1采购单据Page 23 of 19FM-PD-001A：采购员制单采购部长审核FM-PD-034A：采购员制单采购部长审核生产总监审批FM-PD-035A：采购员制单采购部长审核生产总监审批FM-PD-002A：采购员制单采购部长审核生产总监审批FM-PD-036A：采购员制单采购部长审核生产总监核实- 罗总审批ERP制单采购部长审核生产总监核实- 罗总审批供推中心文员维护价格档案PMC申请单：PMC制单PMC审核其它部门申购单：部门文员