工作分析的基本程序与方法

1、工作分析与工作说明书工作分析与工作说明书n工作分析的定义工作分析的定义n工作分析的目的与用途工作分析的目的与用途n工作分析的基本程序工作分析的基本程序n工作分析的操作手法工作分析的操作手法n工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料n工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法n工作分析的方法工作分析的方法 精品资料网1工作分析的定义工作分析的定义工作分析是用来识别、搜集、检视及记工作分析是用来识别、搜集、检视及记录工作职责内容的一套程序管理工具。录工作职责内容的一套程序管理工具。工作分析是指利用各种调查方法搜集与工作分析是指利用各种调查方法搜集与工作有关的信息并界定执行工作所需工作有关的信息并

2、界定执行工作所需要的资格条件。要的资格条件。 精品资料网2工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之目的(一一)z一、建立一套完整的职务说明书，一、建立一套完整的职务说明书，作为公司经营与人力资源规划之基作为公司经营与人力资源规划之基础础 。z二、建立各职位明确之任用条件，二、建立各职位明确之任用条件，达到人才选用之适用性，对招募制达到人才选用之适用性，对招募制度加以调整、补充度加以调整、补充z三、依据工作内容、及考核标准建三、依据工作内容、及考核标准建立公平性与激励性之薪资制度。立公平性与激励性之薪资制度。 精品资料网3工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之目的(一一)z四、配合训练发展与职

3、涯管理制度，使四、配合训练发展与职涯管理制度，使公司每一位同仁，了解其角色、定位与公司每一位同仁，了解其角色、定位与未来发展路径与条件。未来发展路径与条件。 z五、藉由各职位工作分析的过程与结果五、藉由各职位工作分析的过程与结果使部属与主管明确知道彼此工使部属与主管明确知道彼此工 作内作内 容与容与目标，作为绩效考核依据之标准及修正目标，作为绩效考核依据之标准及修正之基础。之基础。 精品资料网4工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之目的(一一)z六、藉由工作分析对各部门、职位六、藉由工作分析对各部门、职位之工作职责进行确认和划分，以奠之工作职责进行确认和划分，以奠定日后营运之顺畅。定日后营运

4、之顺畅。 精品资料网5工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之目的(一一)z七、其它七、其它z 工作经过详细分析后，还有工作经过详细分析后，还有许多其它的效用，如有助于工作权许多其它的效用，如有助于工作权责权范围的划定；改善劳资关系，责权范围的划定；改善劳资关系，避免员工双方无方因工作内容定义避免员工双方无方因工作内容定义不清晰而产生的抱怨及争议。此外，不清晰而产生的抱怨及争议。此外，工作分析亦有助于人力资源研究与工作分析亦有助于人力资源研究与管理、工作环境不适、人事经费、管理、工作环境不适、人事经费、转调与升迁等问题都有莫大的助益。转调与升迁等问题都有莫大的助益。z 精品资料网6工作分析的意

5、义工作分析的意义工作分析公式工作分析公式( ) ：员工为什么要做？员工为什么要做？(目的；目的；)员工要做什么员工要做什么 ？(内容；内容；)员工如何做？员工如何做？(方法；方法；)所需技术如何？所需技术如何？(程度；程度；) 精品资料网7工作分析的基本程序工作分析的基本程序n搜集背景资料搜集背景资料n选择具有代表性的岗位来分析选择具有代表性的岗位来分析n搜集工作分析资料搜集工作分析资料n资料检视与分析资料检视与分析n撰写工作说明书及职级规范撰写工作说明书及职级规范 精品资料网8工作分析的基本程序工作分析的基本程序为了使工作分析执行顺畅，及确保分析结果之有效性，在执行工作分析前应先有计划，规划

6、好整个工作分析流程，方能有效获取资料及进行分析。 精品资料网9工作分析的操作手法工作分析的操作手法n决定工作分析之目的与用途决定工作分析之目的与用途n成立工作小组成立工作小组n对工作小组实施训练对工作小组实施训练n选择样本职位进行分析选择样本职位进行分析n 精品资料网10工作分析的操作手法工作分析的操作手法n对部门单位主管召开说明会对部门单位主管召开说明会n指派样本职位代表人员指派样本职位代表人员n确认所需搜集之资料确认所需搜集之资料n选择搜集资料之方法及使用之相关表选择搜集资料之方法及使用之相关表格格n 精品资料网11工作分析的操作手法工作分析的操作手法n对部门单位主管及样本职位代表人对部门

7、单位主管及样本职位代表人员实施训练员实施训练n进行资料搜集进行资料搜集n搜集背景资料搜集背景资料n确认所搜集到的资料确认所搜集到的资料 精品资料网12工作分析的操作手法工作分析的操作手法n检视分析所搜集到的资料检视分析所搜集到的资料n进行工作分析结果及建议讨论进行工作分析结果及建议讨论n与部门单位主管讨论并确认工作分与部门单位主管讨论并确认工作分析结果及建议析结果及建议n公司高阶主管签核公司高阶主管签核 精品资料网13进行工作分析进行工作分析1.在工作分析问卷进行发放前，由人力资源主管于主管会议中提出整体规划之流程与配合事项，在获得高阶主管及各单位之主管认同与支持后，由各单位主管代为发布及协助

8、员工进行配合事项，以便于进行下一阶段之分析工作。 精品资料网14进行工作分析进行工作分析2.在问卷发放上采渐进方式进行工作分析问卷的填答。由于公司部门单位及职位数很多，加上各单位间工作内容不同，为使工作分析之结果符合公司现状与未来需要，故以单位为基准，采取渐进方式进行。 精品资料网15进行工作分析进行工作分析3.在进行工作分析填写之前先向填写者说明此次活动之目的，并说明填写项目之意义与原则，并带领填写者以范例之内容流览一次问卷之全部内容。4.问卷填写时间以二星期为限，填答者须在此二星期内填答完毕并交由主管审核，确定无误后再统一收集交回人力资源部。 精品资料网16进行工作分析进行工作分析资料整合

9、与分析资料整合与分析 各单位交回之工作分析之问卷回收后各单位交回之工作分析之问卷回收后，由工作分析人员进行相关资料与问，由工作分析人员进行相关资料与问卷的整理，并检查各项之填写是否完卷的整理，并检查各项之填写是否完整，若有不清楚之处，再发回重新填整，若有不清楚之处，再发回重新填写。写。 精品资料网17进行工作分析进行工作分析检讨与修正检讨与修正 工作说明书初稿完成后，由分析人员工作说明书初稿完成后，由分析人员分别与各部门主管进行面谈，以确定分别与各部门主管进行面谈，以确定整理之内容维持原意，并对于疑虑之整理之内容维持原意，并对于疑虑之处加以厘清及做进一步之确认，最后处加以厘清及做进一步之确认，

10、最后进行职务说明书之修正。进行职务说明书之修正。 精品资料网18工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料n岗位概述及工作内容岗位概述及工作内容n工作行为及工作特性工作行为及工作特性n工作产出工作产出n业务接触业务接触n职责程度职责程度n任职者所需特质及资格条件任职者所需特质及资格条件 精品资料网19工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-1-1n岗位概述及工作内容岗位概述及工作内容n组织及岗位位阶组织及岗位位阶n主要工作职责主要工作职责n执行工作职责处理时间及频率执行工作职责处理时间及频率n参与之会议活动参与之会议活动n保管之财物文件保管之财物文件n负责编制之报告负责编制之报告/ /

11、文件文件 精品资料网20工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-2-2n工作行为及工作特性工作行为及工作特性n工作环境工作环境n工作时间工作时间n使用工具、设备、使用工具、设备、n 辅助设施器材辅助设施器材n所循例规所循例规 精品资料网21工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-2-2n基本动作基本动作n体力、注意力、心智活动的投入等体力、注意力、心智活动的投入等n工作压力工作压力n工作限制工作限制n期望行为期望行为 精品资料网22工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-3-3n工作产出工作产出n产品产品n服务服务n研发研发n知识知识n其它产出其它产出 精品资料网23工作分析

12、所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-3-3n工作标准工作标准n产量、产值产量、产值n销售量、销售额销售量、销售额n毛利、净利（率）毛利、净利（率）n正确率、错误率正确率、错误率n进步率、满意度进步率、满意度n其它绩效衡量指针其它绩效衡量指针 精品资料网24工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-4-4n业务接触业务接触n内部关系内部关系n单位内单位内n部门内部门内n公司内公司内n企业集团内企业集团内 精品资料网25工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-4-4n外部关系外部关系n顾客顾客n政府机关政府机关n竞争厂商竞争厂商n广告公司广告公司/ /宣传宣传媒体媒体n供货商供货商n社

13、会社会/ /工会工会n学校学校/ /顾问顾问n其它其它 精品资料网26工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-5-5n职责程度职责程度n年度费用年度费用n年销售额年销售额n客户数目客户数目n销售区域销售区域n产品线产品线n年产量年产量 精品资料网27工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-6-6n任职者所需特质及资格条件任职者所需特质及资格条件n专业技能专业技能n工作经验工作经验n沟通技能沟通技能n管理技能管理技能n人格特质人格特质n体能体力体能体力n其它要求其它要求 精品资料网28工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法n问卷调查法问卷调查法n询问访谈法询问访谈法n日记法日记法n

14、观察法观察法n综合法综合法 精品资料网29工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-1-1n问卷调查法问卷调查法n使用标准表格收集资料。（附录一）使用标准表格收集资料。（附录一）n使用问卷法须先确定问卷的结构性使用问卷法须先确定问卷的结构性程度及应该包括那些问题，尽可能程度及应该包括那些问题，尽可能把执行每项工作职责所需的时间填把执行每项工作职责所需的时间填上。上。 精品资料网30工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-1-1n问卷的格式最好有结构性问题问卷的格式最好有结构性问题( (如：如：需多久时间的经验才足以担任本需多久时间的经验才足以担任本职位职位) )，也有开放式的问题，也有开放式

15、的问题( (如：如：请叙述工作中的主要职责）。请叙述工作中的主要职责）。 精品资料网31工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-2-2n询问访谈法询问访谈法n工作分析员对任职者进行访谈以工作分析员对任职者进行访谈以取得所需之资料。取得所需之资料。n访谈有三种型式访谈有三种型式: : 精品资料网32工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-2-2n个别员工访谈在询问访谈进行时，必须个别员工访谈在询问访谈进行时，必须注意的是不要让受访员工有被考核工作注意的是不要让受访员工有被考核工作表现的感觉，应在一开始时即让受访者表现的感觉，应在一开始时即让受访者了解访谈之理由与目的。了解访谈之理由与目的。

16、精品资料网33n集体访谈是在一群员工从事同样的集体访谈是在一群员工从事同样的职位下使用。通常也邀请其主管参职位下使用。通常也邀请其主管参加，若其主管无法出席也应在访谈加，若其主管无法出席也应在访谈后与主管讨论所收集到的资料。后与主管讨论所收集到的资料。工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-2-2 精品资料网34n主管访谈是找一位或多位主管访主管访谈是找一位或多位主管访谈以了解某个职位，这些主管对谈以了解某个职位，这些主管对该职位必须有相当的了解。该职位必须有相当的了解。工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-2-2 精品资料网35工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-3-3n日记法（

17、附录二）日记法（附录二）n任职者记录在一定期间内所有从事任职者记录在一定期间内所有从事的工作。的工作。n这种方法是要求任职者记下一天当这种方法是要求任职者记下一天当中所从事的活动，包括花费的时间。中所从事的活动，包括花费的时间。这有助于工作分析员充份了解该工这有助于工作分析员充份了解该工作，然后再与任职者之直属上司访作，然后再与任职者之直属上司访谈，以确认资料之真确性。谈，以确认资料之真确性。 精品资料网36工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-3-3n日记法相当耗时，且所收集的日记法相当耗时，且所收集的资料无法全面反应出工作分析资料无法全面反应出工作分析中所需要的资料，必须再辅以中所需要

18、的资料，必须再辅以访谈，才能确认日记表上所提访谈，才能确认日记表上所提供资料之真实性，并补充不足供资料之真实性，并补充不足的资料，因此并不常被使用。的资料，因此并不常被使用。 精品资料网37工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-4-4n观察法观察法n工作分析员观察任职者工作状况并记工作分析员观察任职者工作状况并记录之。录之。n观察法可以与询问访谈法并用，以做观察法可以与询问访谈法并用，以做补强之用。一种方式是先观察记录，补强之用。一种方式是先观察记录，再进行访谈，以弥补在此观察时间内再进行访谈，以弥补在此观察时间内未被执行的工作项目之状况及其它有未被执行的工作项目之状况及其它有关之资料。关

19、之资料。 精品资料网38工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-5-5n综合法综合法n即将上述方法综合运用，以确保可搜即将上述方法综合运用，以确保可搜集到最完整最真确的资料。集到最完整最真确的资料。n在上述各种方法中，经常被使用及较在上述各种方法中，经常被使用及较容易执行，且较为有效的方法为问卷容易执行，且较为有效的方法为问卷调查法及询问访谈法，在必要时再辅调查法及询问访谈法，在必要时再辅以观察法以进一步确认资料之真确性以观察法以进一步确认资料之真确性及涵盖面。及涵盖面。 精品资料网39工作分析的方法工作分析的方法n书面资料评估法n样本职位标准评鉴法n组织模拟法n专家座谈法n验证法n比较法n

20、综合法 精品资料网40工作分析的方法工作分析的方法-1-1n书面资料评估法书面资料评估法n检视所收集到之书面资料，确定每检视所收集到之书面资料，确定每个职位之职责明确合理、工作负荷个职位之职责明确合理、工作负荷适当、任职者的资格条件明确且适适当、任职者的资格条件明确且适当。当。n将所搜集到的资料转化为岗位说明将所搜集到的资料转化为岗位说明书的内容。书的内容。 精品资料网41工作分析的方法工作分析的方法-2-2n样本职位标准评鉴法样本职位标准评鉴法n先在组织内选取若干重要且有多人从事先在组织内选取若干重要且有多人从事同一工作之岗位。同一工作之岗位。n确立这些岗位的职责、与上司、部属权确立这些岗位

21、的职责、与上司、部属权责关系、合理工作负荷及符合职位所需责关系、合理工作负荷及符合职位所需之任职资历。之任职资历。 精品资料网42工作分析的方法工作分析的方法-2-2n以这些职位资料为标准去比对组以这些职位资料为标准去比对组织内其它岗位，以修订不合理的织内其它岗位，以修订不合理的工作安排，并维持组织内各岗位工作安排，并维持组织内各岗位工作内容之合理性。工作内容之合理性。 精品资料网43工作分析的方法工作分析的方法-3-3n组织模拟法：搜集相同产业的其组织模拟法：搜集相同产业的其它企业组织之资料，做为规划组它企业组织之资料，做为规划组织与岗位之参考。织与岗位之参考。n专家座谈法：邀请有关专家，以

22、专家座谈法：邀请有关专家，以座谈方式针对所搜集到之资料，座谈方式针对所搜集到之资料，进行问题讨论及可行性建议之拟进行问题讨论及可行性建议之拟订。订。 精品资料网44工作分析的方法工作分析的方法-4-4n验证法：将所获得之个别工作分析验证法：将所获得之个别工作分析资料，与不同层次之人员做必要之资料，与不同层次之人员做必要之验证。验证。n比较法：在分析时由多人完成之同比较法：在分析时由多人完成之同一件工作，比较每人之负荷或时间，一件工作，比较每人之负荷或时间，或一人担任多项工作时对每一工作或一人担任多项工作时对每一工作所需时间之比较。所需时间之比较。 精品资料网45工作分析的方法工作分析的方法-4

23、-4n综合法：综合上述方法，互相搭配综合法：综合上述方法，互相搭配运用，以得到最精确之分析结果及运用，以得到最精确之分析结果及最佳之可行修正方向建议。最佳之可行修正方向建议。 精品资料网46工作分析的角色与分工工作分析的角色与分工n高阶领导的责任高阶领导的责任n人力资源（人事）部门的责任人力资源（人事）部门的责任n工作小组的责任工作小组的责任n部门单位主管的责任部门单位主管的责任n样本岗位代表人员样本岗位代表人员 精品资料网47高阶领导的责任高阶领导的责任n确定工作分析之目的与用途。确定工作分析之目的与用途。n会同管理顾问及人力资源（人事）会同管理顾问及人力资源（人事）部门领导商讨并确认工作小

24、组名单。部门领导商讨并确认工作小组名单。n明令公司政策配合实施。明令公司政策配合实施。n主动向公司员工宣导沟通以强化承主动向公司员工宣导沟通以强化承诺。诺。 精品资料网48高阶领导的责任高阶领导的责任n公开对工作分析方案实施者之授权。公开对工作分析方案实施者之授权。n定期检视工作进度。定期检视工作进度。n审核工作分析结果建议报告并做成审核工作分析结果建议报告并做成决议。决议。n对决议做承诺并明令实施。对决议做承诺并明令实施。 精品资料网49人力资源（人事）部门的责任人力资源（人事）部门的责任n与高阶领导及管理顾问共同商讨与高阶领导及管理顾问共同商讨及确认工作分析目的与用途。及确认工作分析目的与

25、用途。n与高阶领导及管理顾问共同商讨与高阶领导及管理顾问共同商讨并确认工作小组名单。并确认工作小组名单。n成立工作小组。成立工作小组。 精品资料网50人力资源（人事）部门的责任人力资源（人事）部门的责任n提供公司内部人力资源政策制度提供公司内部人力资源政策制度之资料。之资料。n协助举办工作小组及参与工作分析协助举办工作小组及参与工作分析作业人员之训练与说明会。作业人员之训练与说明会。n协助选定进行工作分析之样本职位。协助选定进行工作分析之样本职位。n接受工作分析实施之训练，担任工接受工作分析实施之训练，担任工作分析员。作分析员。 精品资料网51人力资源（人事）部门的责任人力资源（人事）部门的责

26、任-2n提供所需行政支持。提供所需行政支持。n协助跨部门的沟通。协助跨部门的沟通。n协助搜集资料。协助搜集资料。n协助澄清矛盾的资料。协助澄清矛盾的资料。 精品资料网52人力资源（人事）部门的责任人力资源（人事）部门的责任-2n提供意见，协助完成工作分析结果提供意见，协助完成工作分析结果建议报告。建议报告。n负责执行报告之决议。负责执行报告之决议。n在必要时或可能的状况下，应培育在必要时或可能的状况下，应培育部属在未来担任工作分析员。部属在未来担任工作分析员。n执行结案后所订定之定期稽核修订执行结案后所订定之定期稽核修订办法。办法。 精品资料网53工作小组的责任工作小组的责任n担任工作分析员角

27、色，接受工作分担任工作分析员角色，接受工作分析员训练。析员训练。n确认工作分析方法、所需收集之资确认工作分析方法、所需收集之资料及相关使用之文件表格。料及相关使用之文件表格。n选定工作分析之样本岗位。选定工作分析之样本岗位。n跨部门沟通与确认工作流程。跨部门沟通与确认工作流程。 精品资料网54工作小组的责任工作小组的责任n搜集资料并澄清矛盾的资料。搜集资料并澄清矛盾的资料。n审核工作分析调查所搜集到之资料审核工作分析调查所搜集到之资料并进行分析。并进行分析。n讨论工作分析结果及建议。讨论工作分析结果及建议。n建立与实施定期稽核办法。建立与实施定期稽核办法。 精品资料网55部门单位领导的责任部门

28、单位领导的责任n参与工作分析作业说明，接受工作参与工作分析作业说明，接受工作分析作业之训练。分析作业之训练。n确认样本岗位之主要工作职责。确认样本岗位之主要工作职责。n指派样本岗位代表人员。指派样本岗位代表人员。n提供组织图与工作流程图。提供组织图与工作流程图。n向下沟通、解释配合事项与原因。向下沟通、解释配合事项与原因。 精品资料网56部门单位领导的责任部门单位领导的责任n督导样本岗位代表人员完成工作分督导样本岗位代表人员完成工作分析调查工作。析调查工作。n审核及修订样本岗位人员所填写的审核及修订样本岗位人员所填写的工作资料调查文件。工作资料调查文件。n提供相关意见给管理顾问及工作小提供相关

29、意见给管理顾问及工作小组。组。n澄清工作上的专业技术问题。澄清工作上的专业技术问题。n配合执行结案报告的各项相关事项。配合执行结案报告的各项相关事项。 精品资料网57样本岗位代表人员的责任样本岗位代表人员的责任n接受工作分析作业之训练。接受工作分析作业之训练。n按工作分析调查问卷填写问卷，或按工作分析调查问卷填写问卷，或接受访谈回答问题，或逐日记录工接受访谈回答问题，或逐日记录工作情况。作情况。n填写及或提供工作实况的详细说填写及或提供工作实况的详细说明。明。 精品资料网58样本岗位代表人员的责任样本岗位代表人员的责任n确认所提供资料之正确性。确认所提供资料之正确性。n提供往后修正工作内容的资

30、料。提供往后修正工作内容的资料。n确认工作分析结果涵盖之周延性。确认工作分析结果涵盖之周延性。n配合执行结案后公司所相应订定配合执行结案后公司所相应订定修定的各项政策及作业。修定的各项政策及作业。 精品资料网59工作分析步骤及分工汇总表工作分析步骤及分工汇总表 ：是对该项工作的督导或：是对该项工作的督导或审核。审核。：是对该项工作的计划。：是对该项工作的计划。：是对该项工作的实际执：是对该项工作的实际执行。行。 精品资料网60工作分析步骤及分工汇总表工作分析步骤及分工汇总表 ：是协助该项工作之完：是协助该项工作之完成。成。：是提供意见以完成该：是提供意见以完成该项工作，或会办。项工作，或会办。

31、：是参加与该项工作有：是参加与该项工作有关之说明会或训练。关之说明会或训练。 精品资料网61工作分析步骤及分工汇总表工作分析步骤及分工汇总表-1-1工作内容工作内容 决定工作分析的用途决定工作分析的用途SII成立工作小组成立工作小组SII对工作小组实施训练对工作小组实施训练AT选择样本岗位进行分析选择样本岗位进行分析IP对部门单位主管召开对部门单位主管召开说明会说明会AT指派样本岗位代表人员指派样本岗位代表人员AE 精品资料网62工作分析步骤及分工汇总表工作分析步骤及分工汇总表-2-2工作内容工作内容 确认所需收集之资料确认所需收集之资料IP选择收集资料的方法选择收集资料的方法及使用之相关表格及使用之相关表格IP对部门领导及样本岗对部门领导及样本岗位代表人员实施训练