电子邮件礼仪与Outlook使用技巧ppt课件

1、圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀電子郵件禮儀與電子郵件禮儀與Outlook运用技巧运用技巧資訊中心 王仁宏 .tw圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u .

2、t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀一慎重選擇發信對象一慎重選擇發信對象 確認傳送訊息的對象，並將確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低：人數降至最低(Cc全名為全名為CarbonCopy，中，中 文譯為副文譯為副本轉送本轉送傳送電子訊息之前，須確認收信對象能否正確，以免呵斥不用要的

3、困擾。假设要將信傳送電子訊息之前，須確認收信對象能否正確，以免呵斥不用要的困擾。假设要將信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最低，否：的功能，但要將人數降至最低，否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不用要的渣滓。則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不用要的渣滓。 掌握掌握“廣播清單廣播清單“廣播功能是電子郵件系統最具威力的功能之一。运用者只須將其問題或意見傳送至廣播功能是電子郵件系統最具威力的功能之一。运用者只須將其問題或意見傳送至特定網路廣場或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多線上朋友的回

4、覆。然而問題在於：特定網路廣場或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多線上朋友的回覆。然而問題在於：一個人的問題或建議能否會成為另一個人的渣滓郵件，甚或無心地觸怒他人一個人的問題或建議能否會成為另一個人的渣滓郵件，甚或無心地觸怒他人?因此，當因此，當运用者有运用者有“廣播需求時，務必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。廣播需求時，務必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s

5、 c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀( 二二 )留意撰寫信件內容留意撰寫信件內容 切記收信對象是一個人，而不是一台機器切記收信對象是一個人，而不是一台機器因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的，运用者經常會不自覺地忘記與本因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的，运用者經常會不自覺地忘記與本人真正互動的是遠端的人。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而人真正互動的是遠端的人。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和他寫一封信是完全一樣的，只傷到對方甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和他寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方

6、式不同罷了。是差別在傳遞的方式不同罷了。 2.電子信件標題要明確且具描画性電子信件標題要明確且具描画性電子郵件一定要註明標題電子郵件一定要註明標題(Subject)，因為有許多網路运用者是以標題來決定能否繼，因為有許多網路运用者是以標題來決定能否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描画性，或是與內容相關的主旨續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描画性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。 3.信件內容應簡明扼要信件內容應簡明扼要線上溝通講求時效，經常上網的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應線上溝

7、通講求時效，經常上網的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應力求簡明扼要，並求溝通效益。普通讯件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線力求簡明扼要，並求溝通效益。普通讯件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。盡量掌握一個訊息、一個主題的原則。上溝通時都可以省略。盡量掌握一個訊息、一個主題的原則。 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀

8、4.考量他人電腦的容量上線溝通的網友所擁有的系統與硬體不盡一样，這其中還有人仍在运用傳統的終端機和陳舊的電子郵件系統(如系統無法自動斷行)。為確保對方能讀到本人發出的訊息，撰寫郵件時應特別留意傳送對象，考量其能否有系統的限制。以普通的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個字母，並以Enter鍵結束每一行文字。 5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。 6.釐清建議或意見假设要表達對某一事情的看法，可先簡要地描画事

9、情緣起，再陳述本人的意見；假设是想引發行動，則應針對事情能够的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象能够會不清楚發信者陳述的究竟是建議或是意見，因此呵斥不用要的誤解或行動。 7.防止运用太多的標點符號我們經常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚歎號的运用 !假设真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調，而不應运用太多不用要的標點符號。 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i

10、 s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀8.小心幽默的运用小心幽默的运用在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別留意幽默的被誤在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別留意幽默的被誤解與扭曲。假想象展現幽默或特定情緒，發信者必須寫明或运用解與扭曲。假想象展現幽默或特定情緒，發信者必須寫明或运用“情緒符號情緒符號(smilies，如：如：)代表笑臉、高興代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多麼明顯，最好加註以提示收信者真正的意。無論所開的玩笑是多麼明顯，最好加註以提示收信者真正的意思。思。 9.切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話切勿講一些不會在

11、公眾場所對他人講的話在發信之前問問本人，他會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎在發信之前問問本人，他會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?假设答案能假设答案能否认的，請再重讀重寫，或重新思索究竟要不要發出這麼一份訊息。千萬不可以因為否认的，請再重讀重寫，或重新思索究竟要不要發出這麼一份訊息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思索的話語。切勿在不給予回應或申沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思索的話語。切勿在不給予回應或申辯機會的情況下批評或汙衊他人。辯機會的情況下批評或汙衊他人。 10.勿於學術網路上從事商業行為勿於學術網路上從事商業行為普通學術網路是

12、制止商業行為的，請不要恣意違反此一共識。當然，張貼營利廣告也普通學術網路是制止商業行為的，請不要恣意違反此一共識。當然，張貼營利廣告也是不受歡迎的，而這些附有營利性質廣告包括：產品促銷、自我業務推廣、在特定群是不受歡迎的，而這些附有營利性質廣告包括：產品促銷、自我業務推廣、在特定群體中散播營利音讯，及提供迅速致富的方法等等都一樣。體中散播營利音讯，及提供迅速致富的方法等等都一樣。 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t

13、w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀( 三三 )養成良好傳送習慣養成良好傳送習慣 註明送信者及其身分註明送信者及其身分除非是熟識的人，否則收信人普通無法從帳號解讀出發信人究竟是誰，因此除非是熟識的人，否則收信人普通無法從帳號解讀出發信人究竟是誰，因此標明發信人的身分是電子郵件溝通的根本禮節。有許多人將本人的身分設計標明發信人的身分是電子郵件溝通的根本禮節。有許多人將本人的身分設計成一個附著檔案，每當發信出去時，此一檔案也將自動地貼附該訊息後面。成一個附著檔案，每當發信出去時，此一檔案也將自動地貼附該訊息後面。我們希望針對我們希望針對“身分設計強調兩點留意事項：身分設

14、計強調兩點留意事項：(1)：“身分設計應充分代身分設計應充分代表發信者本人，無論是援用文學名作詞句或以圖繪表示，都必須真實且充分表發信者本人，無論是援用文學名作詞句或以圖繪表示，都必須真實且充分地反映本人。有些人的身分設計為：地反映本人。有些人的身分設計為：&%$&()C.YLiang，讀來难免，讀來难免讓人感覺他或許是一個讓人感覺他或許是一個“精神錯亂的人；精神錯亂的人；(2)：切勿過度裝飾本人的：切勿過度裝飾本人的“身分身分設計，例如援用名作太多或圖繪太華麗等等均會妨礙電子郵件的正常溝通設計，例如援用名作太多或圖繪太華麗等等均會妨礙電子郵件的正常溝通效益。效益。 遵守普通法

15、律規定遵守普通法律規定進行網際溝通時，普通日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過電腦系統，進行網際溝通時，普通日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過電腦系統，要擷取、複製或篡改他人作品是相當容易的，因此在網際空間中對於智慧財要擷取、複製或篡改他人作品是相當容易的，因此在網際空間中對於智慧財產權的尊重是非常重要的。凡是援用或改編他人文字或圖繪作品時，須要對產權的尊重是非常重要的。凡是援用或改編他人文字或圖繪作品時，須要對原作者與原作品的出處詳加註明，以示尊重。原作者與原作品的出處詳加註明，以示尊重。 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e

16、d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀3.勿恣意或無心地浪費頻寬勿恣意或無心地浪費頻寬傳送冗長文字與大型圖繪均會佔用大量的頻寬，呵斥網路塞車。為防止浪費網際空間运傳送冗長文字與大型圖繪均會佔用大量的頻寬，呵斥網路塞車。為防止浪費網際空間运用者的寶貴時間，應謹慎考慮傳送訊息容量的大小。用者的寶貴時間，應謹慎考慮傳送訊息容量的大小。4.小心附件功能的运用小心附件功能的运用在假设干電子郵件系統中，由於附件功能的缺乏或不成熟，會呵斥运用者無法順利在假设干電子郵件

17、系統中，由於附件功能的缺乏或不成熟，會呵斥运用者無法順利閱讀文件。运用者經常會因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。假设附件內容不閱讀文件。运用者經常會因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。假设附件內容不長時，請直接撰寫於信件中。假设一定要运用附件功能，也須註明附件的撰寫軟體，例長時，請直接撰寫於信件中。假设一定要运用附件功能，也須註明附件的撰寫軟體，例如：如：“本信附件內容撰寫軟體為本信附件內容撰寫軟體為Word 6.0 for Windows。 5.勿重複傳送同一訊息勿重複傳送同一訊息勿一再傳送一样的訊息給一样的對象，這不僅會使網路超載而降低傳輸速率，同時佔用勿一再傳送一样的訊息給一样

18、的對象，這不僅會使網路超載而降低傳輸速率，同時佔用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時也須留意，不要分別發送一样的訊息給多個組他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時也須留意，不要分別發送一样的訊息給多個組群群(group)，因為有不少網路运用者同時隸屬於幾個不同的電子郵件組群，如此一傳送，因為有不少網路运用者同時隸屬於幾個不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些运用者勢必會重複收到一样的訊息。假设要傳送郵件給多個組群，請一次傳送完畢這些运用者勢必會重複收到一样的訊息。假设要傳送郵件給多個組群，請一次傳送完畢。 6.定期檢查電腦系統的時間與日期之自動標示定期檢查電腦系統的時間與日期之自動標示電子郵件傳

19、送時會以所用電腦的設定日期與時刻來標示信發送的時間，為防止不用要的電子郵件傳送時會以所用電腦的設定日期與時刻來標示信發送的時間，為防止不用要的誤會或窘態發生，运用者須定期檢查電腦系統時間與日期之設定能否正確。誤會或窘態發生，运用者須定期檢查電腦系統時間與日期之設定能否正確。 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀( 一一 )三思回覆內容三思回覆內容 勿期盼

20、他人會立刻回覆他的信件勿期盼他人會立刻回覆他的信件發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回覆。我們不要對他人回覆信件的時效性做過分期許。覆。我們不要對他人回覆信件的時效性做過分期許。 2.當他人誤送郵件給他時，儘能够代為傳遞或通知原寄送人當他人誤送郵件給他時，儘能够代為傳遞或通知原寄送人忽視或去除他人給本人的電子郵件而不回覆者，都是不好的網際行為，因為忽視或去除他人給本人的電子郵件而不回覆者，都是不好的網際行為，因為發信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件能否到達了該去的地方發信人通常會焦慮地等待回信，

21、甚或懷疑信件能否到達了該去的地方?假设假设收信者能從信件內容看出正確的收信者，應迅速轉送出去。假设無法辨認，收信者能從信件內容看出正確的收信者，應迅速轉送出去。假设無法辨認，也應即刻回覆發信人並簡單解釋傳送的錯誤。在網際空間中，要有寬容互助也應即刻回覆發信人並簡單解釋傳送的錯誤。在網際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯誤並熱心協助。的心胸，原諒別人無心的錯誤並熱心協助。 3.情緒高漲時防止立刻回覆訊息情緒高漲時防止立刻回覆訊息人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，运用電子郵件溝通卻缺乏

22、這些看得到或聽得到的輔助，極易呵斥誤解。然而，运用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易呵斥誤解。有很多的字句在日常口語溝通時並不會冒犯他人，例如有人以三字經作有很多的字句在日常口語溝通時並不會冒犯他人，例如有人以三字經作為見面時打招呼的口頭禪，但假设將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕為見面時打招呼的口頭禪，但假设將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時，此時應等心境平靜後將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時，此時應等心境平靜後再看一遍，恢復正常明智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。再看一遍，恢復正常明智時，解讀信件內容的方式或

23、許全然不同。 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀4.謹慎處理惡意中傷的郵件在網際空間中，惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為“Flames。對於Flames的處理要非常謹慎，以防止中計而呵斥連鎖反應的汙衊行為。應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過著本人正常而理性的生活。 5.閱讀信件時應設法釐清建議與意見好像撰寫傳送郵件時須留意釐清建

24、議與意見普通，閱讀他人郵寄來的信件也須留意這項原則。詳細辨明來信究竟只是表達看法、反應需求還是提出方案、鼓吹行動?如此，才干適當地回覆來信。 6.防止非相關主題性的言語網際空間具有八卦傳播與間聊的特性，切勿讓本人無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。因此，回覆他人建議與意見時，必須扣緊主題，並提出相關的實證予以說明，盡量防止非相關主題的言論涉入回覆信函的內容中。此外，要回覆他人信件時，請运用“Reply的功能，不要另起一標題而呵斥對方的混淆。 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p :

25、 / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀7.將同一主題的一切後續意見閱讀完畢，再回覆本人的意見將同一主題的一切後續意見閱讀完畢，再回覆本人的意見在回覆某一特定信函之前，請先閱讀一切已回覆該信的內容，也許他原定的回在回覆某一特定信函之前，請先閱讀一切已回覆該信的內容，也許他原定的回覆內容已有十個人講過一样的意見。假设真如此，只須輕描淡寫地表達即可，覆內容已有十個人講過一样的意見。假设真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重複大家已覺厭煩的意見。在網際空間中，長篇大論往往不會引發他人閱無須重複大家已覺厭煩的意見。在

26、網際空間中，長篇大論往往不會引發他人閱讀的興趣，反而是那些精簡有力的言論會吸引群眾。讀的興趣，反而是那些精簡有力的言論會吸引群眾。 8.切勿在未經赞同前，將他人信函轉送給第三者切勿在未經赞同前，將他人信函轉送給第三者假设要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的赞同，否則犯了網假设要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的赞同，否則犯了網路禮儀的大忌！對來信者而言，郵件內容是針對收信者所撰寫的私人信函，不路禮儀的大忌！對來信者而言，郵件內容是針對收信者所撰寫的私人信函，不見得適合他人閱讀。見得適合他人閱讀。 9.考慮替代性的溝通管道考慮替代性的溝通管道回覆電子信件前，再思索一下：為

27、何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽回覆電子信件前，再思索一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆覆?別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟习的溝通輔助別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟习的溝通輔助(如表情、肢體語言等如表情、肢體語言等)。見面三分情，即使是运用電話，狀況也會完全不一樣的，更何況目前太多的。見面三分情，即使是运用電話，狀況也會完全不一樣的，更何況目前太多的人都是以非本人母語的英文進行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。最人都是以非本人母語的英文進行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。最後，要提示一切新新的電腦族群們，當他們成為優秀的好國民時，千萬要遵守後，要提示一

28、切新新的電腦族群們，當他們成為優秀的好國民時，千萬要遵守網際網路的禮儀，不要認為在電腦的世界裡，沒有人可以看見他，就可以網際網路的禮儀，不要認為在電腦的世界裡，沒有人可以看見他，就可以為所欲為哦！為所欲為哦！ 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀適當的援用表情符號，可以拉進彼此的距離。適當的援用表情符號，可以拉進彼此的距離。BBS站上常用的表情符號：站上

29、常用的表情符號：(右轉右轉90度觀看度觀看)：浅笑：浅笑：奸笑：奸笑：-D邊說邊笑邊說邊笑：不太高興：不太高興：頗為氣憤：頗為氣憤：親他一下：親他一下：-O我很驚訝我很驚訝O：天使：天使：)_流口水流口水-O嚇的目瞪口呆嚇的目瞪口呆 圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀1、選項2、郵件格式3、挑選簽名圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p :

30、 / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀4、他可以新增、刪除或是修正5、在畫面中修正資料，或是點選進階編輯，將會開啟word或是Frontpage修正圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及

31、發信應注意之禮儀6、大功告成圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀技巧技巧1：讓他的簽名郵件居左而不是居中。其缘由在於字符大小在不同機器上的顯示誤差問題。請記住：簡：讓他的簽名郵件居左而不是居中。其缘由在於字符大小在不同機器上的顯示誤差問題。請記住：簡單為佳。單為佳。技巧技巧2：簽名文件與郵件正文之間的分界線不要太長。把分界線劃得長長的，是較常見的一種錯誤

32、。實際上，：簽名文件與郵件正文之間的分界線不要太長。把分界線劃得長長的，是較常見的一種錯誤。實際上，只需將二者的信息區分開來就行了。另外，也別將分界線的長度劃得與他的簽名長度絲毫不差，因為不同只需將二者的信息區分開來就行了。另外，也別將分界線的長度劃得與他的簽名長度絲毫不差，因為不同的電腦顯示他的字符的寬度是不一样的，在他的機子上完美美丽的簽名，到別人的機子上很能够會出現像的電腦顯示他的字符的寬度是不一样的，在他的機子上完美美丽的簽名，到別人的機子上很能够會出現像折行這樣的問題。折行這樣的問題。技巧技巧3 : 分界線有這多忌諱，是不是可以不要呢？還得要，這樣的一條分界線是必不可少的。沒有它，人

33、家分界線有這多忌諱，是不是可以不要呢？還得要，這樣的一條分界線是必不可少的。沒有它，人家會誤以為他的簽名是郵件正文的一部分。會誤以為他的簽名是郵件正文的一部分。技巧技巧4：不要运用類似：不要运用類似或或$之類的醒目符號。上網時間較長的網友都知道，之類的醒目符號。上網時間較長的網友都知道，網上掛著網上掛著“快速致富的招牌行騙的快速致富的招牌行騙的“營銷者很多，這類符號幾乎是他們的身份標志。他假设希望本人有營銷者很多，這類符號幾乎是他們的身份標志。他假设希望本人有個專業的形像，就最好別沾這類符號，否則人家很難看重他。個專業的形像，就最好別沾這類符號，否則人家很難看重他。技巧技巧5：無論他是創建還是

34、更改簽名文件，首先必須進行測試。方法是給他本人發一封郵件，看看簽名文件：無論他是創建還是更改簽名文件，首先必須進行測試。方法是給他本人發一封郵件，看看簽名文件的效果：能否在郵件窗口的寬度之內？有無折行？文件中的鏈接正確嗎？整體效果感覺好嗎？的效果：能否在郵件窗口的寬度之內？有無折行？文件中的鏈接正確嗎？整體效果感覺好嗎？技巧技巧6：簽名文件最常見的一個錯誤，是想拼命多傳達點信息，結果拉得老長老長。假设他有很多產品、服：簽名文件最常見的一個錯誤，是想拼命多傳達點信息，結果拉得老長老長。假设他有很多產品、服務要營銷，可以多做幾個簽名文件，交替运用。超過務要營銷，可以多做幾個簽名文件，交替运用。超過

35、5行就太長了，像在大喊大叫，讓人生厭。行就太長了，像在大喊大叫，讓人生厭。圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀1、在個人資料夾中建立他想要分類的資料夾2、選擇組合管理圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u

36、 . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀3、建立規則运用資料夾4、建立規則运用颜色5、建立規則渣滓電子郵件圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀1、在郵件中點選選項圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t

37、t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀2、索取回條圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀4、寄件人收到的回條內容3、當收件人收到要求回條的信件時，會出現能否傳送回條的對話框當別人向他要求回條的時候，記得要傳送回條給對方，以方便對方任务上的需求。圖圖 書書 資資

38、 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀此功能僅限Outlook运用，Outlook express以及未参与網域的outlook是無法运用的。1、在郵件中點選選項圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u .

39、t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀2、运用投票按鈕3、鍵入選項星期一；星期二；星期三圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀4、當收件人收到時看到的投票鈕投票的功能尚有一點需求留意，那就是郵件必須要是點開的而非預覽的，才會看到投票的按鈕，所以运用上必須留意。圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀6、收到投票回覆時的畫面5、點選投票選項後，會要他選擇立刻傳送或是先編輯答覆圖圖 書書 資資 訊訊 中中 心心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c h t t p : / / c