集团公司行政工作手册讲课讲稿

1、集团公司行政工作手册*集团行政系统工作手册*集团办公室2013.10目录第一部分 企业文化 -2 -一、 集团简介-3 -二、 集团“333发展战略-3 -三、 企业理念 -3 -第二部分行政部门组织和职责 -5 -一、 集团行政系统组织架构图 -6 -二、 行政部门主要职责 -7 -第三部分公文办理 -9 -一、公文处理流程 -9 -二、详细说明-11-三、注意事项-13-第四部分档案管理 -14-一、档案管理流程-14 -二、注意事项 -15 -第五部分印章管理 -17 -一、印章管理流程及要求 -17 -二、注意事项 -18 -第六部分车辆管理 -20 -一、车辆预约范围： -21 -二

2、、车辆预约使用流程 -21 -三、注意事项 -22 -第七部分接待管理 -23 -一、 总贝U - 24 -二、 接待流程 -24 -三、 注意事项 -24 -第八部分会议组织管理 -25 -一、 会议组织 -26 -二、 会议纪要拟定的注意事项 -26 -第九部分案例分析 -28 -一、公文办理案例 -29-二、档案管理案例-36-三、印章使用案例 -38-四、接待管理案例 -39-第一部分企业文化一、集团简介*、集团发展战略*三、企业理念（一）企业精神诚信勤敏谦学艰毅（二）企业核心价值观创新开放回报（三）企业核心竞争力人才质量品牌市场（四）工作作风务实求真、快速行动（五）工作座右铭天天改进

3、、日日创新（六）选拔人才的方法七个选择法（业绩、品德、经历、教育、记录、民意、竞聘）（七）基本准则一个事业心、二个务必、三个保持、四个不许一颗强烈的事业心，有抱负，有理想；二个务必：务必对企业忠诚，务必怀着感恩的心态；三个保持：保持吃苦耐劳、任劳任怨、雷厉风行的工作风格；保持谦虚 学习、戒骄戒躁，创新、创意、创造的工作精神；保持良好工作心态，具备承 受力、有耐力、有毅力；四个不许：不许贪污腐败、不许拉帮结派、不许在企业内有不正当男女 关系、不许介绍“三缘”关系的亲戚、朋友、同学来企业工作或发生关联交易。（八）干部素质要求七四三三“七”是指忠诚、主动、勤奋、负责、专业、大局观、团队精神；“四”是

4、指执行力、决策力、协调力、凝聚力；“三”是指把握分寸、把握尺度、把握节点；“三”是指创意、创新、创业。（九）关于加强管理干部作风建设十一项措施为加强农产品物流集团管理干部作风建设，塑造忠诚雨润、履职尽责、成事 为先、遵章守纪的团队形象，为实现雨润集团进入世界 500强的目标做贡献， 特制定以下一项具体措施：一、要忠诚企业，与企业发展保持步调一致；要接受企业文化，主动履 责、甘于奉献。二、要恪尽职守，不失职、不渎职、不滥用职权；要执行首问负责制， 要敢于担当；切忌互相推诿。三、要成事为先，加强工作的计划性，工作目标要与实际挂钩；要做到 指标逐级分解、逐月分解。四、要遵照集团流程制度办事；切忌越级

5、上报，切忌“先执行、后报 批”，减少特办、补办事宜。五、要讲求工作效率，做好日清日毕；接到工作后要4小时内有对接、8小时内有反馈、48小时内有结果。六、要加强工作任务的考核和督办，以结果为导向，完成好的要奖、做 得差的要罚；切忌走过场、搞形式主义。七、要固化会议制度，严抓会议落实；要做到总裁班子会议每周1次、 职能部门会议每周1次、项目公司汇报会每月1次、整建制项目公司内部例会 每月不少于2次；要缩短会议时间，提高会议实效，切实改进会风。八、要规范接待标准，杜绝铺张浪费；要禁止内部相互宴请，严控外部 接待费用。九、要遵守工作纪律，加强纪律督查；要严格执行请销假及公出手续、 按照流程逐级汇报。十

6、、要严控日常费用开支，加强费用预算审批；要做到有计划、有目的 的支出，要尽量少花钱或不花钱办成事。十一、要加强廉政建设，加强反腐防腐的力度和措施，坚决反对任何形 式的腐败；要严肃处理被查实的人员，相关领导承担连带责任。第二部分行政部门组织和职责、集团行政系统组织架构图、行政部门主要职责职责1负责公司各类公文起草、收发、流转、存档工作职责2负责公司各类会议的组织、服务、记录、记录归档工作;职责3负责公司各类印章使用、保管工作职责4负责公司车辆使用、管理工作职责5负责公司各类档案、资料的整理、存档、借阅和保管工作;职责6负责公司各项行政管理规章制度的编制、修改、完善工作;职责11参与公司法律文书编

7、审、法律事务、纠纷的处理工作第三部分公文办理、公文处理流程1、集团内部上行公文0A审批流程职能部门、项目公司人员草稿交行政人员（职能部门行（申请人）起草报告、请示政人员、项目公司办公室）审1!分公司办公室负责人审核收集于网络,如有侵权请联系审理核无误后，由行政人员（职由第一负责人签发/职能部门能部门行政人员、项目公司办第1条上报控股集团公文0A审批流程集团办公室办文专员拟稿集团办公室主任对文件内容、（根据分公司、职能部门报公文事项简要描述及拟办意见1控股集团审批、下发交由集团总裁审阅、签发第2条集团内部下行公文流程、详细说明（一）公文的拟定1、公文拟定应内容简洁、主题明确、用语准确、书写规范、

8、结构严谨、文 字精炼。2、严格遵守集团公文处理规定及控股集团相关规定（附件一、附件二、附 件三）。（二）公文的处理1、收文办理（1）收文登记对收到的公文逐件清点，核对无误后对文件的主要信息进行登记。登记信息包括：收文日期、来文单位、来文文号、文件标题、文件内容概 述等。（2）文件审核对收到的公文进行审核，重点包括审核文件是否符合行文规则，文种、格 式是否符合要求、文件附件是否完整（附件四）、文件所述事项是否应由本部 门或本单位办理、若文件不符合相关规定，可退回来文单位并说明理由。（3）出具拟办意见在文件审核无误之后，根据公文内容出具拟办意见。拟办意见应明确是否需相关部门、相关分管领导出具意见。

9、（4）过程复审 在文件会签过程中，若相关部门及分管领导给出否定意见，应根据相关 领导意见将文件退回来文单位。 在文件会签过程中，若相关部门及分管领导签署需拟办意见未提到的相 关部门或相关人员出具意见，应及时根据相关领导意见将文件转呈至指定部门 或人员。 在文件会签过程中，若相关部门及分管领导提出需来文单位补充资料、 附件或说明等，应根据相关领导意见将文件退回来文单位并要求其补充资料重 新上报。（5）总裁审批相关部门及分管领导出具意见后，文件交由集团总裁审批。（6）审批完成文件处理根据集团领导批示及集团权限划分（附件五），对批示文件进行下一步处理： 集团总裁审批权限内的文件根据领导审批意见，对文

10、件进行分发，分发范围包括：来文单位行政人员 或办公室、出具意见的相关部门、需对审批意见执行的相关部门或人员。 集团总裁审批权限外的文件根据集团审批意见，及时拟定公文上报控股集团审批，并做好上报文件的 跟催、审批后分发工作（7）文件存档对完成批复的文件及时存档，文件存档前应对存档文件进行登记并编号， 登记主要内容包括：存档编号、收文日期、来文单位、来文文号、文件标题、 文件内容概述、审批人、审批意见、分发范围、审批结束日期、分发日期、存 档日期等。（三）注意事项1. 公文处理应做到及时、准确、无误。2. 公文处理过程中应注意催办，提醒相关人员尽快进行文件批示。3. 行文应当确有必要，注重效用，注

11、重针对性和可操作性。4. 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。5. 所有上行文（报告、请示等）应由主要负责人签发。6. 请示应一事一请，不得在报告等非请示类文件中夹带请示事项。7. 办文专员应加强公文处理内容的了解，对文件所涉及事项做到简单了 解，加强与来文单位沟通。8. 办文专员对存档文件应妥善保管，确保文件完整，并严格遵守集团文件 借阅制度，保证存档文件不会遗失，机密文件不会外泄。第四部分档案管理、档案管理流程丫档案员填写档案登记表，退还档案资1同F交已审核档案资料借阅申请表至办理借阅手续档案员填写档案借阅登!F办公室负责人、借阅人签字借阅3天内归还1、档案员清点查收借

12、阅人在档案借阅登记表上签字确、注意事项档案员归档防止和克服“七重七轻”1防止“重集中突击，轻日常推进”。上边推一推，下边动一动，突击收 集材料、突击整理案卷、突击改造保管条件，日常重视力度应加强；2、防止“重坐门等客，轻主动服务”。被动接待查阅和收集材料多，你来我 收，来多少收多少，把关不严，主动上门服务、收集材料力度应跟上；3 、防止“重档案使用，轻规范流程”。注意档案使用工作便捷同时，往 往不能一视同仁，越过流程、忽视制度规定的要坚决杜绝；4、防止“重档案分类，轻密级划分”。部门按照类别系统性归档的同时，要 注重档案秘密区别对待和知悉权限范围界定；5 、防止“重纸质档案，轻电子台账”。不局

13、限于当“保管员”，纸质档案 之外的电子文档、台账的建立、保管要深入；6 、防止“重制度建立，轻制度落实”。注重建立健全规章制度，但执行 起来不够严格，对领导和熟人较宽，对基层和陌生人较严；7、防止“重档案整理，轻手段保障”。注重档案管理软环境提高的同时，档 案保管安全措施的硬手段应引起重视。第五部分印章管理-、印章管理流程及要求（一）印章领取流程用章领取申请1分公司负责人签字集团总裁签字确认控股集团董事局办分公司相关责任人收集于网控股集团档联案管理员删除（二）印章使用流程填写用章审批表1_经办人签字确认_r部门负责人签字确二、印章管理注意事项1、各子（分）公司应设置专门的电子保险柜用于公司公章

14、和合同专用章的存放，由总经理保管保险柜密码，总经理指定的企管办主任保管钥匙；保险柜钥匙不得乱丢乱放，密码不得私自泄露。财务专用章和法人章应分开保管，财务专用章由财务负责人领取和保管，法人章有子（分）公司办公室负责人领取和保管。保管人应在印章保管登记表上 记录签名。保险柜密码必须 3个月更换一次；2、印章原则上不允许带出公司；3、 子分公司、项目部不得私刻任何印章 （未经董事会同意）；4、每份盖章的合同、文件必须留存原件（不论文件多少页等情况）；5、严禁在空白纸上盖章；6、所有用章文件必须由印章管理员亲自盖章；7、子分公司、项目部关于施工签证、变更类的文件需要用章的，必须由 分管总裁签署意见，否

15、则不得盖章；8子分公司、项目部关于抵押、担保、过户、融资、工商变更与注销等 类特别重要的合同、文件用章必须请示集团董事会办公室。董事长签字的可除 外；9、用章文件页数超过2页（含2页）的，必须加盖骑缝章；10、员工要求公司出具收入证明、实习证明、工作证明等情况的，印章管 理员应审核文件内容，要求人资部、财务部等相关领导签字，证明与事实相 符，否则不予盖章，更不能在文件中出现任何担保类的表述；11、仅有签字和盖章而本页无正文内容的页面（签字页），如需盖章，必 须和前面正文内容加盖骑缝章或在本页正（反）面说明用途或相关情况，否则 不予盖章；12、申请盖章的合同或其他文件必须内容填写完整（含抬头、备

16、注、空 格、领导签名等），一律不能留有空白，无须填写处应划掉。严禁给内容填写 不完整的文件用章；13、严禁私自办理印章交接手续；14、合同正文原则上不能有手写修改之处，如必须修改相应内容的应当由 合同双方领导签字并加盖公章，否则不予盖章；15、一式多份的合同、文件须审核每份是否内容一致；16、作废或损坏的印章不得私自销毁，必须由总经理带回集团总部档案室 予以统一封存；17、合同落款处须有子分公司（或项目部）总经理或其授权人签字，如无 签字的予以退回补签。并且必须根据合同金额大小由对应权限的领导签署，不 得越权越级代为签署；18、印章使用审批表上的用章次数应大写；19、原则上，合同必须由对方先盖

17、章。第六部分车辆管理一、车辆预约范围：为了促进集团公务用车管理规范化，提高小车使用效益，特制定本制度。 集团下属各子（分）公司参照本制度执行。用车范围：以下情况可安排用车1集团、子（分）公司大型接待（政府、媒体、企事业单位等）；2、集团总裁级及以上领导因公出差至子（分）公司；3、集团总部总经理及以下人员去项目公司项目公司不得安排车辆接送。4、其他特殊情况。、车辆预约使用流程1集团总部用车流程:用车2、分公司用车流程: 经办人填写用车申_V部门负责人签字确分公司负责人签字确费用结算车辆使用完毕办公室负责人派车三、车辆注意事项（一）用车预约申请1、非紧急、特殊事务，各部门用车必须提前一天进行预约；

18、2、预约用车者必须按预约用车时间准时用车，如有变动，至少应在所约时间前半天通知车辆管理部门；3、集团总部长途用车必须有总裁级领导及董事局办公室负责人签字，子 （分）公司长途用车必须有分公司第一负责人签字；4、各子（分）公司车辆每次外出，驾驶员必须接到派车单后方可出车， 每次出车回到公司后驾驶员必须填写出车记录；（二）特殊情况：1、因不可抗力因素，难以履行预约手续，且急需用车的（如工伤、急 诊、危机公关等与相关的紧急事件等），小车班或各项目公司可根据车辆的状 况给与派车，但用车部门需于一天内补齐相关手续。2、公司组织的集体活动，如确需用车的，集团总部必须经过总裁级领导 批准，子（分）公司必须经过

19、第一负责人批准，否则不予派车。第七部分接待管理、总则接待是集团公司行政事务和公关活动的重要部分，为了加强对外公共关 系、提高宣传效果、树立公司良好的外部形象，规范接待工作，特制定本制 度。接待包括集团所属各部门和各子（分）公司经营管理活动所必须的会谈、 接送、食宿、购票和陪同参观等方面的安排和工作。适用于集团公司各事业部、各部门和各子（分）公司。二、接待流程二、接待注意事项（一）不得以任何理由拒绝善意来访者。若因人数过多而不便一次接待 的，在条件允许的情况下，可分批接待；（二）因工作需要安排客人用餐、住宿、用车、旅游、订票的必须提前一 天以上通知相关接待部门；（三）总部在酒店用餐时，在经接待部

20、门负责人和总裁领导签字同意后， 方可进行接待；各分公司需经分公司第一负责人同意后方可接待；（四）一般来访人员，公司只负责帮其预订住宿，住宿期间产生的任何费用 原则上公司不予支付，负责接待人员须事先与客人交代清楚；政府来访人员根 据实际情况进行操作；（五）接待费用纳入部门成本考核：对口接待费用划入接待部门。第八部分会议组织管理一、会议组织会议组织是行政管理的一项重要工作，是行政核心职能之一。会议组织的 好坏直接影响着会议的效果。行政部门，尤其是各子（分）公司的行政部，作 为公司性会议的直接组织者，应该要做好会前、会中和会后的各项工作，才能 确保会议的效果最好、最优。会议组织管理一般分为会前准备、

21、会中控制和会后落实三个步骤。1、会前准备包括：会场布置、席卡摆放、设备调试、会议纪律、会议材料的准备等。会议组织部门要提前考虑到会议期间可能出现的各种状况，准备好应急方案， 以备不时之需，尤其是各类重大的、大型的会议，会前准备工作就显得至关重 要。需要特别说明的要组织召开电话会议的公司，务必要提前与集团办公室联 系，预定电话会议系统并获得上线方式。2、会中控制包括：会议纪律的强调、会议议程的执行、会议时间的控制及突发、临时 状况的处理。会议组织部门在会议推进过程中，要根据会议议程及会场实际进 程合理提醒和控制会议的时间，对于会议推进中出现的突发状况（如临时通知 其他人员参会、座位安排、设备出现

22、故障等）要提前做好预案。3、会后落实包括：会场收拾、会议纪要的拟定、会签和下发、会议任务的跟催和反馈等。原则上会议纪要要在会后 2天内完成拟定、会签和下发。对于会议上布置 和安排的任务，行政部门要进行整理和汇总，定期跟进任务进度情况。二、会议纪要拟定的注意事项会议纪要主要是对会议召开的目的、会议上布置和安排工作、领导提出的 具体要求等进行的整理。会议纪要除了是对会议召开的一种记录见证，同时也 是部署、安排工作的一种途径和方式。纪要内容的准确与否，就要求记录人员 要能认真听、详细记录，并能领会领导的讲话精神。拟定会议纪要要注意以下几点：1、会议纪要要做到言简意赅，突出核心内容即可，切勿用含糊不清

23、的语 句和字眼。2、会议纪要中涉及的会议任务，要做到“四明确”，即明确时间节点、明 确责任人、明确任务内容、明确考核标准。3、会议纪要拟定后，要及时进行会签，原则上参会人员应该全部会签； 纪要应于会后2日内完成会签并下发。4、会议纪要须按照统一的模板格式，套用文号，并做好登记和存档工 作。5、会议纪要的发放范围要根据会议的类型及纪要中涉及的范围进行确定；对于专项会议或涉密的会议，纪要原则上只发放参会人员。第九部分案例分析公文办理案例案例1:榊校易中心有限公司文件交字2013*号签发人:关于购买办公车辆的请示尊敬的* :您好!*公司现有人员30人，部门主要职责包括：*，因公司招商部门外联工作较多

24、，且公司附近无公交线路，为满足正常办公需求，提高工作效率，拟申请 采购办公车辆一部，建议型号为* ，合计所需费用 900000 元。妥否，请批示！*交易中心有限公司文件2013年*月*日(联系人:*联系电话：*)案例分析:一、文件中存在的问题：1 、公文格式问题：公文中货币格式应为玖拾万元整(Y900,000.00 )2 、公文所需附件：购车文件需提供：公司规模、项目目前进展情况、公 司现有车辆情况、周边子公司车辆情况、购买原因，该文件所需支撑性说明不 全。二、处理意见：因公文内容错误(货币书写方式)及所需附件不全，现退 回，请项目公司根据集团规定重新拟定后报送。案例2:榊榊集团办公室文件办字

25、2013*号签发人：关于*的报告尊敬的* :您好!*项目现已取得土地*，各项工作正有序推进，现由于* ，经公司领导、相关部门讨论后，建议 *。妥否，请批示!附件:1.*集团办公室2013年*月*日(联系人:*联系电话：*)案例分析:报告、请示两种公文性质完全不同，报告为向上级领导汇报工作进展、汇 报某些事项时所用文体，请示则为需上级领导审批、指示是所用问题，对报告 审批时，上级领导可不签署具体意见，圈阅即可，请示文件则应出具相关意 见，明确表示是否同意或研究。案例3：*集团*文件*字2013*号签发人:关于* 的请示尊敬的* :您好！一、鉴于由*有限公司、*有限公司和*公司三方 达成的合作协议

26、书及补充协议书解除生效，*、*通过*有限公司将补偿款 2万元现已支付 于江苏雨润*有限公司。二、目前该公司拖欠民工工资较多，余下的工程款远不 足以支付民工工资，所以该公司迟迟不到我司办理结算， 反而告知民工为我公司未汇工程款，还让民工到我公司讨 要说法。针对这种情况我司已经多次与该公司协调，并两次发函 要求该公司处理，该公司以我项目计算建筑面积有误（该 公司要求按滴水为界计算建筑面积）为由，故意不办。故 我司建议给该公司发律师函，但成都项目没有律师，恳请 集团法务部提供法律支持。3、*公司报送文件，要求对某项工程所需材料自行 采购，原因为同工程承包单位无法谈拢材料价格，文件中 未注明商谈细节，

27、只写明自行采购价格，文件处理时，电 话咨询对接人员（下班时间），被告知是*部门行文上报的，具体细节不清楚，直接咨询*部门，该部门人员告知，此事前期为另一部门负责商谈，具体细节不清楚。妥否，请批示！附件：1.*部门现有人员及电脑配置情况（联系人：* 集1 才1 *2013年*月*日 联系电话：*)集团 *2013年*月*日印发案例分析：在进行公文拟制时，首先需要保证的便是内容清晰、主题明确，应确保一 个完全不了解所述内容的人在阅读完毕公文之后，能够清楚的了解公文所述内 容、主题，若公文拟制后无法保证此点，则该公文未完全不合格公文。案例4:集团办公室文件办字2013*号签发人:关于前往美国明尼苏达

28、州考察的请示尊敬的董事长：您好！根据您在5月2日项目汇报会上的要求，农产品集团*总裁、*副总裁协同*副总裁拟定于6月20日左右 前往美国明尼苏达州布卢明顿市，针对西安项目4#地块商业Mall规划建设事宜考察美国最具规模的封闭式购物中心 Mall of America，计划考察周期为 7天，根据初步计算，往返机票及火车票费用约为85000元、食宿费用约为25000元，共计约为壹拾壹万元整(Y110,000.00 )，所有费用以发生为准，据实报销，总额控制在11万元以内，不纳入农产品集团预算考核。妥否，请批示。* 集团办公室2013年5月11日(联系人：*联系电话：8888)*集团办公室2013年 5月11日印发案例分析：集团领导根据董事长指示，前往美国考察商业 MALL因领导未指示前往 美国何地，考察哪一个商业 MALL因此需针对美国商业 MALLt况进行整体调 查，最终确定具有代表性的美国明尼苏达州商业MALL并应针对往返机票价格、住宿价格进行查询，估算用餐价格，最终形成专题报告。注意：类似出国考察费用应注明列为专项，不纳入考核。、档案管理案例案例5:档案保管图1图2案例分析：档案存档工作要注重档案类别、时间先后、逻辑关联性三大原则进行归档存 放；图1中档案存放凌乱、无序，档案盒和档案卷宗交叉混存，档案名目字体 不一、模糊不清；图2中按照档案分类的“三原则”