模块五采购合同管理

1、第七章采购过程与采购合同管理回顾：采购程序采购程序是指从提出和接受材料请购单起至到货验收与核付货款止的一系列采购业务活动 。采购程序包括以下流程：中购人提出申请-部门主管或部长审核、签批-大额向 财务提出用款申请和采购清单-会计主审、查询库存-财务主管或部长审核、签批- 总经理（或财务副总）批准-签订采购供货合同-采购人领取支票汇票-实施采购、 运输到库-有关方会同物料质量检验-不合格办理退货或索赔；合格办理入库手续、 搬运堆码。以上是大额采购的程序，对于小额或易耗品采购，一般不需要这样繁琐的程序，一般申购人提出申请送交部门主管或部长审核、签批后，就可以直送采购部主办询价或比价，进行采购活动。

2、一、要购要购就是需要购买。1、采购需求分析在采购的初始阶段进行需求分析，确定采购需求。传统方法是采购部门收集的采购需求计划表和请购单，然后进行分类整理。还可以使用需求分析法，根据历史数据和生产计划找出其中的规律，根据需求规律预测客户将来的需求品种和数量，作为采购计划的依据。2、编制采购计划根据需求分析先要确定采购量及采购规格。采购规格可以根据行业或国家的标准来确认。采购计划是企业进行采购的基本依据，企业要根据采购需求、资金情况等来编制采购计划，并严格执行计划。采购计划可以控制盲目采购，做好现金流量图的一种有效方法。3、提出采购需求（ 1） 、规格、图样和采购文件。这些东西可以准确地对所采购的产

3、品做出规定，同时让供应商能准确理解采购方所做出的产品的相关规定。（ 2） 、对采购产品的要求。准确规定产品的类别、形式和等级，建立产品检验的流程和规范，选定质量体系标准（ISO9000、 Qs9000、 as9000）QS9000 是 “ QS9000 质 量 体 系 要 求 ” 的 简 称 ， 它 是 由 美 国 三 大汽车公司克来斯勒、福特和通用于1994 年 8月制定的对其供方的标准质量要求。QS90Q以ISO9001为基础，增加了汽车行业的特 殊要求。ISO是一个国际标准化组织，其成员由来自世界上100多 个国家的国家标准化团体 组成，代表中国参加ISO的国家机构是中国 国家技术监督局

4、（CSBTS）标准的内容涉及 广泛 , 从基础的紧固件、轴承各种原材料到半成品和成品, 其技术领域涉及信息技术、交通运输、农业、保健和环境等。（ 3） 、明确主要控制环节。对规格、图样和采购文件的编制、审批、发放的环节。（ 4） 、 提出完整的采购文件。合格的采购合同、图样、 标准、 样品和技术协议书等。二、定购指供应商调查、选择供应商、进行采购谈判，签订采购合同，并进行采购订单的管理。定购过程要监督供应商是否按照合约暗示供货，对供应商的延期供货要及时催货， 对供应商的质量问题要及时提出和处理，以避免给生产造成重大影响。1-供应商的调查：初步供应商调查一一资源市场调查一一深入供应商调查2、供应

5、商选择：（ 1） 、是分包还是总包。总包把整个任务交给一个供应商。分包一一把任务分成几个部分，分别交给不同的供应商，由采购方进行协调。（ 2） 、付款方式。固定价格、一次付款 采购方会要求供应商必须在预定的时间内完成工作， 同时以固定的价格一次性付款。 优点：采购方确切地了解供应商的财务状况。由于供应商承担了所有风险，所以工作完成之后没有结算的必要。具有严格的完工日期。缺点：采购方如果不熟悉供应商的成本分析，就会出现采购价格偏高的情况。需要足够的实践准备购货订单说明书，并进行正式招投标程序。事先不能预计那一个是理想的供应商。采用成本补偿法一一将要完成的工作特性和范围是实现不能确定的，采购方要求

6、采用事先确定的单位时间内的费率来计算报酬，或预先安排的百分比来冲消管理费。优点：采购方了解整个工作的成本构成。采购方可以事先了解供应商，自由地选择供应商。 缺点：没有事先确定的固定价格，采购方对财务成果不能肯定。由于供应商是按工时计价，因此他就没有加紧工作的动力，因为厌恶还可以 向采购方收取费用。完成日期无法确定。用于一些非重要的产品采购以及需要维修保养的活动。（ 3） 、实行招投标采购或询价采购等采购方式。招投标采购，按照招投标的标准程序执行。询价采购在供应商中挑选 35家，收到报价单后，组织专家评估及分析，选择 一个最适合本企业的供应商并与之谈判。3、签订采购合同不同的行业，合同的内容、条

7、件及附加条款有所不同。合同具有法律效力，合同上规定签约者应履行和应获得的权利和义务（ 不能列入与法律相抵触的条款） ，受到国家法律的承认、维护和监督，违反时要受到法律的制裁。因此，签订合同既是一种经济活动，同时也是一种法律行为，经济合同制是管理经济的一种有效的经济办法，也是一种依据法律办事的法律办法。签约双方之间达成的一致意见的各项条款构成经济合同的内容。经济合同的内容一般包括：合同的标的，标的数量和质量，价款和酬金，履行的地点、期限和方式，违约责任，合同附则与签署等。因此，零售企业采购合同的条款，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：（ 1） 、交货价格和条

8、件采购方愿意采用固定的价格，这个固定价格是通过采购方和供应商谈判达成的，是双方都可以接受的。对合同运作过程中可能出现的各种风险在合同里要有明确的规定。固定价格加奖励：供货及时、质量优良，用奖金的形式奖励。成本加利润成本补偿合同：以设备或人工的固定计时工资为依据。价格调整合同。（ 2）商品的品种、规格和数量商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出；必要时可附上商品品种、规格、数量明细表。（3） 商品的质量和包装合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商或凭样订（ 交 ）

9、 货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的方法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积，重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。（4） 商品的价格和结算方式合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。（5） 交货期限、地点和发送方式。交 （ 提 ） 货期限（ 日期） 要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。（6） 6） 、付款条件以供应商履行合同的情况为基础。例如：当工

10、作完成25%时，付总货款的20%。而最后的5%10%的货款在可定设施能够正常运转的情况下，供应商的工作完全满足采购方的需求后财进行支付。以银行担保的方式抵补。有利于供应商履行承诺。（7） 7） 、罚款条款和保证条件合同中要求供应商提供的货物必须满足三个方面的要求：1、产品的质量优良，和合同中的要求以致，能够使用。2、产品必须是全新的，无缺陷，产品的制造必须使用适当的原材料和良好的技术和管理。3、产品要满足供应商所在国的法律法规，产品的使用不会对人员、财产和环境造成任何的影响和损失。产品的保质期12 个月，规定开始生效时间- 是货物投入使用的日期，获交货期。还要保证维修和提供备用件。如果没有达到

11、合同中的规定，首先考虑纠正措施，不齐作用的时候采取罚款措施，要求供应商补偿采购方的成本损失。或者退货。（8） 违约责任签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金；1不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。2不按合同中所规定商品质量标准交货；3逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。（9） 合同的变更和解除的条件合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。此外，采购合同应视

12、实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实 际，行之有效。4、其他协议包括保险和安全规则，权利和义务的转移，向第三方转包，交货条件等。（ 4） 、定购和发出订单采购合同就是购货订单。采购订单分两种：一种按照传统采购方式，发放采购订单。另一种企业如果使用ERP MR陈统会根据产量、库存量确定一个需要量，制定物料需求计划，提出什么时 候定什么货，订多少。订货单上要有：订单编号、产品简要说明、单价、需求数量、交货时间、交货地址等。（ 5） 、采购完成<1>、供应商跟踪管理供货过程中，对供应商跟踪管理很重要。实际执行过程中还是会出现质量不合格、交货不及时、数量差错等问题，这些问题

13、供应商不会重视，因此采购部门要采取相应的措施。对过程中的问题要积极的向供应商提出，采取补货、退货、扣款等相应措施。跟踪和催货的方法有：订单跟催 安订单预定的日期提前一段时间进行跟催。有联单法，安日期拍理好，提前一定的时间跟催；统计法，奖订单统计成报表；跟催箱，30 格的箱子，安日期顺序排放，每天跟踪相应的订单。定期跟催固定时间内，奖跟催的订单整理好，打印呈报表跟催。物料要是落后于进度，采购人员即使采取措施：与供应商联系，得到确定的进货时间，通知物料控制人员，告知准确的供货时间；与技术人员和无聊控制人员商量，找替代品；改变生产计划。重要供应商经常出现问题，则要考察供应商的生产情况，甚至重新审核供

14、应商。<2>、进货验收收获时必须进行验收。设备验收：装运之前的供应商的生产现场进行的验收测试；交货后在采购方的安装现场的验收测试；设备第一次投入运行之前的验收测试。产品验收：免检某种物料的质量长期幼稚稳定。全检交织很高和关键的物料；抽检前提是生产过程稳定，从整批产品中随即抽取的一些样本，根据赝本的情况来判断整批产品的质量情况。需要合格的检验人员，适当的检验工具。（检验文件重要一句，包括物料的名称、规格、型号、计量单位、抽样方案等；若通过 ISO9000的认证，所有原材料的检验报告嗾使质量记录。）付款并结清票据。付款是供应商关心的问题。是财务部门的工作，采购部门也要 协助。结算和支付

15、工具是票据，包括汇票、本票和支票，以汇票为祝。支付的方式有: 汇付、托收和信用证。付款方式有：预付、活到付款和月结 30天等。第二节 米购表格、请购单产品名称生产数量生产日期1 丁 P材料 名称规格标准 用量库存数量本批 采购 数量请购 数量批准数量备注2、订购单）商名称）商编P1向地址电话/传真4 P料号品名 规格单位数量单价金额交货数量及 日期采购部门要协助使用部门进行物料需求预测。使用部门应及时、准确尽早提供需 求预测，尽量少采用一些紧急订单和特殊订单。订购单要对采购的产品有准确的描述，此外还包括交易的条款，如交货期、质量、 不良品处理、以及其它有关人员的签名等。在交给供应商之前，采购部

16、门要进行最后的审核3.其他辅助性单据料号品名 规格适用 产品上旬中旬下旬库存量订购量生产单号用量生产 单号用量生产 单号用量包括：采购计划表、进料验收单，外协加工成本核算。第三节 采购的监管与控制控制好企业的采购环节是实现企业经营计划目标的重要手段，也可以说，控制好企业的采购环节就等于控制住了企业生产的起点和源头。采购活动是一项很重要的工作，做得好与坏影响企业各项工作的正常进行，所以有必要对采购的全过程进行监督和控制，以此来降低采购风险。一、采购监控的内容目的：保证实现采购的目标和完成采购计划。依据：采购计划。在采购过程中，实际工作和采购计划往往会出现偏差。内容：采购人员的控制、采购流程的控制

17、、采购资金的控制、采购信息的收集与使用以及采购绩效的考核。1、采购人员的控制采购人员必须具备与工作复杂性相适应的素质和能力，要通过专业化的工作和能力培训达到甚至超过与企业和市场要求相适应的水平。作为现代企业来讲，好的采购人员应该具备品德、知识、能力三个方面的素质。（ 1） 、品德方面正直、不贪婪，具有道德素养职场论坛上有一篇贴子，写的是老板在招聘员工时使出的种种“试金石”，其目的是测试员工在专业技能之外的职业操守，其中排在第一位的便是采购。根据网友的交流内容，腐败大多出现在采购与销售环节，几乎所有在大企业里做营销和采购的人都对拿回扣的行为见怪不怪。商业界时不时上演经理人因个人职业发展而离职的乔

18、段，采购部门走马灯似的换将，美国国会颁布的反海外腐败法也没法保证美国企业的中国业务部门独善其身。为此，一些公司甚至还列出了一些土规矩，比如把业务人员薪酬收入的百分之多少当作职业道德保证金暂扣，无违规行为年终统一发放。由此可见，职业道德已成为企业考核员工的主要标准。在采购经理所有的必备素质中，很高的道德素养是被排在第一位的。一些在行业中做得顶尖的采购经理大多具备很高的道德素养以及严谨的工作态度。这包括：保持对企业的忠诚；不带个人偏见，在考虑全部因素的基础上，从提供最佳价值的供应商处采购；坚持以诚信作为工作和行为的基础；规避一切可能危害商业交易的供应商，以及其他与自己有生意来往的对象；拒绝接受供应

19、商的赠礼；不断努力提高自己在方式方法、材料、和影响采购工作的作业流程上的知识；在交易中采用和坚持良好的商业准则等。 ）具有敬业精神虚心、诚心、耐心。（ 2） 、知识方面：采购管理专业知识（ 实际采购技术能力。采购人员应该是精通采购技术的专家。采购人员应当掌握一定的采购原理，在实际工作中熟练运用各种的采购方式和程序。特别是编制采购计划和制作招标文件，组织评标或主持采购谈判的技术。市场分析与判断能力。采购人员应当具备对市场调查、分析和判断的能力，能够及时掌握国际、国内市场的变化的特征及发展趋势。采购人员明确政府采购的需求定位，广泛收集市场变化信息，研究和分析产品价格的变动趋向，善于进行采购价格和采

20、购成本的核算，对各种不同产品成本进行科学的估算，以实现采购的物有所值。缔约与履约验收的能力。采购人员能够制作合同文本，充分理解合同条款的含义，明确双方的权利和义务。在合同履行过程中懂得全面适当履行合同，懂得行使合同履行的抗辩权。及时了解采购的货物、工程、服务的履约状况，掌握商品质量与技术监督方面的知识和技能。采购管理能力。采购管理是对整个采购过程的组织、协调、监督与控制的过程，它贯穿于整个采购过程之中。采购人员应该懂得政府采购的管理知识与技术，具备采购过程管理能力。）财务管理知识、相关法律、掌握特定语言、信息系统、采购物品相关知识。（ 3） 、能力方面价值分析能力（ 一位知名的采购专家提出，一

21、次优秀的采购并不是只强调物品的成本， 如果花 50 美分买的笔用两天就坏，那倒不如买5 美元一支但可以用上好几个月的笔，采购人员最主要的是要学到关注采购行为的总成本，而不是某个商品的价格。看似简单的道理实施起来却并不容易。要买到真正物美价廉还适合的商品，除了要求采购经理的谈判水平外，对于其眼光、对商品成本构成的了解以及采购策略都提出了不低的要求。现在，不论是松下、通用汽车等老牌企业，还是戴尔、惠普等新兴企业，都打造了强大的采购部门和完善精密的采购制度，目的就是把采购部门也打造成一个利润中心。） 、逻辑思维能力、决策能力、预测能力、个人能力、灵活性与敏捷性、团队精神 （ 有一则寓言以地狱和天堂的

22、比喻来说明了协作的重要性。有人和上帝谈论天堂和地狱的问题，上帝决定分别带他到这两个地方看看。他们先去看地狱。这是一个房间，屋里有一群人围着一大锅肉汤，每个人看起来都营养不良，饥饿又绝望。他们每个人都有一只可以够到锅子的汤匙，但汤匙的柄足足有两米长，自己没法把汤送到嘴来。他们看上去那么悲苦。上帝接着让这个人去看了天堂，一样的房间，同样的一锅汤，一样的长柄汤匙，也有一群人，可是他们看起来精神焕发，大家都在快乐的唱着歌。 “为什么会这样？”这个人不解地问。上帝微笑着回答：“其实很简单，天堂里的人会用自己的汤匙喂给别人，而地狱里的人不会这样做。 ”相互协作是衡量团队精神的重要指标之一，也是在供应链致胜

23、时代企业立足市场争取优势地位的不二法门。实践证明，采购人员要在执行采购中最大限度的节约成本，不仅要考虑到价格因素，还要了解供应链各个环节的操作，明确采购在各个环节中的不同特点、作用及意义。） 、沟通与交流的技巧、市场把握能力及供应商关系处理。（ 从几个知名企业的案例中我们可以看出采购人员为了降低成本所做的努力及使用的技巧。福特汽车的采购经理把开发新供应商当成自己每年的常规工作。每次招标都要求有新面孔出现，主要商品、材料的供货商至少有3 家，而且每年应至少再发展一家。这么做是为了营造供应商之间的竞争局面，保证供货质量和降低成本。与沃尔玛打交道的供货商大多对活尔玛又爱又恨。爱的是商品进了活尔玛一定

24、好销，恨的是活尔玛的采购人员通过先进的信息系统对供货商的成本了如指掌，他们的利润率被压在一个较低的水平上。所以，了解了供货商的成本构成才能问他们要利润，这是谈判时的主要武器。全球微波炉冠军格兰仕公司非常注重与供货商的共赢关系，其采购人员在供应商中以最不愿意与供货商“搞关系”闻名。不仅如此，物资部门的人员还与供应商一起探讨降低零部件成本的方法，朝着更高品质、更低成本的目标共同努力。与供货商的共赢关系有助于提高企业利润。和记黄埔建有采购成本数据库，包括众多厂商同类产品的市场价、成本构成等，由审计专家进行维护。所有的采购都通过招标进行，和记黄埔规定：所有采购都要通过招标进行。3000 元以上的采购必

25、须有3 家以上的竞标，5000 元以上的采购必须有5家以上，招标比价以后，采购员可以初步定价，由审计专审计通过。招标比价使成本控制有章可循。另外，如今采购经理中比较流行的另一个技巧是，要求投标方在投标书上列出单项成本，而不只是一个总价，以方便他们看出其中的水分。）采购人员岗位要求：职位描述：负责准备、制定和发出采购订单。罪囚最低采购总成本，在价值最大化的同时，识别和发展合格的供应商。如果发生供应中断要恰当的加以协调。管理全部产品和服务的采购，与250个供应商保持联系。处理各种不确定的任务，确保谈判 成功。一般要求是工商管理专业大专以上学历，良好的沟通技巧、分析能力。案例一：在零售业,商品进店环

26、节上的采购是腐败的多发地带，几乎令所有企业都头痛不已。如在之前推行“单店作战”放权模式的家乐福,由于从门店课长、处长、店长等环节都不同程度拥有订货等权力，出现了大 大小小的蛀虫。而其他企业的采购“大贪”也时有出现。但是在沃尔玛,采购员是谈“腐”色变。在沃尔玛总部的资产保 护部内设有一个专门的调查小组，如“秘密特工” 一般调查公司内部采购 等环节的腐败。“秘密特工”：一只无形的手在沃尔玛，采购人员都有一个共同的意识是“不要使自己处于被 怀疑的边缘”。一位沃尔玛原采购高层告诉记者，在新员工入职的时候，公司就 开始给员工制造一种紧张的气氛。如公司会告诉你在总部资产保护部有一 个专门调查腐败的小组，有

27、很多“秘密特工”，平时在公司是不露面的， 谁都不知道是哪些人，但是他们可能正监视着你。这就出现“此处无形胜有形”的效果，在很多企业，采购人员与 客户吃饭是很平常的事，但是在沃尔玛员工都会自动避免在公司外与供应直接触。如上述原沃尔玛采购高层就遇到过一次尴尬的事。有一次，他请沃尔玛在职的一个高级采购经理吃饭，同时他也请了一位供应商朋友，但 是与沃尔玛并没有业务往来。结果这位采购经理得知对方是供应商身份 后，中途就找个借口匆匆离开了，因为怕引起“秘密特工”的怀疑。据记者了解，“秘密特工”会采取多种手段监控采购人员。他们会冒充沃尔玛的采购员去向供应商买东西，然后对比采购人员谈的价格， 看是否存在回扣的

28、空间。他们还会直接向供应商询问，采购人员有没有拿 回扣，几乎所有的采购员都会被这样调查。另外还有阶段性的跟踪。如在 采购人员下班后，可能会跟踪一段时间，了解你私下有没有与供应商接触 等。他们会调查采购人员与供应商的关系。止匕外，沃尔玛还会动用特殊手段，如 通讯设备监控。据说沃尔玛 有在公安局申请备案，员工的通话可以被监听。一旦发现内部腐败行为，“秘密特工”就会去调查，情节严重的 移交公安。据上述原沃尔玛采购高层透露，有一次，沃尔玛工程部一个员 工被发现有收受供应商贿赂的行为，“秘密特工”就让供应商协助调查， 条件是如果供应商协助就减轻处罚，否则加重。据说当时他们设了一个局 让受贿的员工“现形”

29、，供应商拿了钱与那个采购人员接头，“秘密特 工”就藏在隐秘处，就在他们交易的时候当场抓住该员工。“秘密特工组织如同一只无形的手，给采购人员造成巨大的 心理压力，这是监控腐败的高境界。” 一位业内人士如是评价。与供应商签订反腐协议：从外部制约除了 “秘密特工”组织外，沃尔玛还通过向 合作伙伴供应商 们宣传公司的廉洁政策，从外部来制约腐败行为的发生。最关键的是，沃尔玛会与供应商签订反腐协议，采购人员也要签 字。其中供应商的条款有：保证不贿赂公司的员工，包括现金、实物、票 证等各种形式的馈赠；如果供应商行贿被公司发现，将自行承担后果，包括解除与沃尔玛的合作，以及其他形式的处罚等；如果有采购人员索贿的

30、 话，要向公司汇报等。实际上，沃尔玛通过这个协议也对供应商的行为进行了规范，并 通过解除合作等严重的处罚作为威慑。而且在防腐问题上，沃尔玛的原则是“在诚实问题上不能有任何 折扣”，对再细小的问题也不会睁一只眼闭一只眼。如逢年过节，供应商 送挂历、文具等小礼物,沃尔玛的员工都一概不能收。有一次在沃尔玛 东 莞一家门店，有收银员被发现用的笔是由供应商提供的，结果7个有关系的收银员都被开除了。还有就是采购人员到供应商工厂考察，由供应商接送、请吃饭在 很多企业是正常的。但是在沃尔玛，采购人员去的路费、食宿费都有公司 承担。当然，供应商也逐步适应了这种方式。各个环节监控：在 管理流程上控制腐败事实上，沃

31、尔玛防腐比较有效的另一个关键因素是，在各个管理 流程上不给腐败留下空间。在供应商样品管理上，每个送达的样品都要贴上标签，包括样品 名、送达时间、价值、采购人员等；在样品看完后，让供应商带走或者交 到公司的样品管理处，如果采购人员下次要看样品就必须填写样品借记 单；样品看完后必须归还样品管理处，不允许私自动用。而在很多公司样 品管理是相当松散的，即使是仓库的货物丢失也不少。还有令上述原沃尔玛采购高层印象深刻的是，沃尔玛原则上是不 允许用公司电话打长途的，每个月防损部（现在改名为资产保护部）的人就会把每个员工的电话清单拿过来，让你写打给了谁。如果员工忘了打给了谁， 会被要求再打一遍确认。防损部的人

32、员还会根据你提供的清单抽查，看提供的情况是否属实。“这主要是调查员工有无乱打电话，从而看有无侵占公司资源。”他补充道。通过“秘密特工”调查小组给员工制造一种紧张的气氛，使员工自动避免处于“瓜田李下”。并通过与供应商签订反腐协议以及严密的内部流程控制来防腐。2、采购流程控制采购流程既整个采购过程。对主要的流程进行控制。如下：采购计划的制定；采购文件的准备；采购文件的基本内容和要求；采购文件的审批；向合格的供应商提交采购文件；采购合同的审批；采购合同的签订；向供应商提供的采购文件；向供应商反馈采购物资的质量状况；在供应商处验证采购产品；对供应商提供的产品进行验证；采购文件的保管。在采购流程的控制中

33、介绍两个比较重要的环节。（ 1） 、采购招标监督招标是指由招标人发出招标公告和通知，邀请潜在的投标商进行投标，最后由招标人通过对各投标人所提出的价格、质量、交货期限和该投标人的技术水平、财务状况等因素进行综合比较，确定其中最佳的投标人为中标人并与之最终签订合同的过程。与招标相对应的一个概念就是投标。投标是指投标人接到招标通知后，根据招标通知的要求填写招标文件（也成标书），并将其送交给招标人的行为。可见，从狭义上讲，招标与投标是一个过程的两个方面，分别代表了采购方和供应方的交易行为。招投标方式：采购的基本方法，也是防止不正当交易的手段。总体来看，目前世界各国和有关国际组织的有关采购法律，规则都是

34、规定了公开招标、邀请招标、议标等三种招标投标方式。1、公开招标公开招标又叫竞争性招标，既由招标人在报刊、电子网络或其它媒体上刊登招标公告，吸引众多企业单位参加投标竞争，招标人从中择优选择中标单位的招标方式。按照竞争程度，公开招标可分为国际竞争性招标和国内竞争性招标。国际竞争性招标一一在世界范围内进行招标，国内外合格的投标商均可投标，讨要求制作完整的英文标书，在轨迹上通过个中宣传媒介刊登招标公告。国内竞争性招标一一在国内进行的招标，可用本国语言编写标书，只在国内的媒体上等处广告，公开出售标书，公开开标。同常用于合同金额较小（世界银行规定，一般 50 万美元以下）、采购品种比较分散、分批交货时间较

35、长、劳动密集型、商品成本较低而运费较高者，当地价格明显地域国际市场等类型的采购。2、邀请招标邀请招标也称有限竞争性招标或选择性招标，既由招标单位选择一定数目的企业，向其发出投标邀请书，邀请它们参加招标竞争。一般选择310家企业参加较为合适,当然要视具体的招标项目的规模大小而定。由于被邀请参加的招标的竞争者有限，不仅可以节约招标费用，而且提高了每个投标者的中标机会。然而，由于邀请招标限制了充分的竞争，因此招投标法规一般都规定招标人应尽量采用公开招标方式。特点： （ 1） 、邀请投标不适用公开的公告形式。（ 2） 、接受邀请的单位才是合格投标人。（ 3） 、投标人的数量有限。邀请招标与公开招标相比

36、，因为不用刊登招标公告，招标文件只送几家，招标有效期大大缩短，这对采购那些价格波动较大的商品是非常必要的，可以减少投标风险和降低投标价格。3、议标议标又称谈判招标或限制性招标，既通过谈判来确定中标者。中标者是通过谈判产生的，不便于公众监督，容易导致非法交易，因此我国机电设备照规定，禁止采用这种方式。他的主要方式有以下几种：（ 1） 、直接邀请议标方式。选择中标的单位不是通过公开或邀请招标，而由招标人或其代理人直接邀请某一企业进行单独协商，达成协议后签订采购合同。如果与一家协商不成，可以邀请另一家，指导协议达成为止。（ 2） 、比价议标方式。 “比价”是兼有邀请招标和协商特点的一种招标方式，一般

37、使用于规模不大、内容简单的工程和货物采购。通常的做法是由招标人讲采购的有关要求送交选定的几家企业，就工期、造价、质量条件等细节进行协商，从而达成协议，签订合同。（ 3） 、方案竞赛议标方式。它是选择工程规划设计任务的常用方式。通常公开组织竞赛，也可邀请经预先选择的规划设计机构参加竞赛。一般的做法是由招标人提出规划设计的基本要求和投资控制数额，并提供可行性研究报告或设计任务树、场地平面图、有关场地条件和环境情况的说明，以及规划、设计管理部么好农的有关规定等基础资料，参加竞争的大内据此提出自己的规划或设计的初步方啊，阐述方案的优点和长处，并提出该项规划或设计任务的主要人员配置、完成任务的时间和进度

38、安排、总投资估算和设计等，一并报送招标人。然后由招标人邀请有关专家组成的评选委员会选出优胜单位、招标人与优胜者签订合同，而对为选中的参审单位给予一定的补偿。对采购招标的筹备管理，包括资格预审、准备招标文件、发布招标通告、发售招标文件等过程，对投标、开标、评标的管理也是很重要的过程。在此不做讲解。（ 2） 、物料质量的监督物料质量的监督是指确定物料质量方针、目标和职责并在物料质量体系中通过诸如质量策划、质量控制、质量保证和质量改进使其实施的全部监督管理职能的所有活动。1、物料质量检验的方法物料质量检验的方法很多，一般有感官检验、理化检验和实用性检验三种方法。这些检验方法在实际工作中，常常按照商品

39、的不同质量特性进行选择和相互配合使用。（ 1） 数检验与抽样检验全数检验是对待检验产品成批100检验。抽样检验按照数理统计原理预先设计的抽样方案，从待检总体（一批产品、一个生产过程等）取得一个随机样本，对样本中的每个个体逐一进行检验，获得质量特性值的样本统计值，并和相应标准比较，从而对总体质量作出判断。（ 2） 、计数检验与计量检验计数检验的计数质量数据不能连续取值，如不合格数、癖点数、缺陷数等。计量你的计量值质量数据可以连续取值，如长度、容积、重量、浓度、温度、强度等。计量值类型的质量特征值的统计规律可以用正态分布等连续性随机分布规律来描述。（ 3） 、感官检验在一定的条件下，运用人的感觉器

40、官对商品的感官质量特性做出判断的评价和检验方法。它简便易行、快速灵活、成本低，特别适用于目前还不能用其它检验方法检验的商品，某些质量指标和不具备组织其它检验方法的情况。其涉及的商品很多，如食品、 、纺织品、化装品、家用电器和化工商品等。但也存在不足，它受检验人员的生理、健康状况、技能、工作经验及客观环境等因素的影响，检验效果带有一定的主观性，难以用确切的数据表示其结果。（ 4） 、理化检验理化检验法是在一定的环境下，利用各种一起设备和化学试剂来测定和分析商品质量的方法。它主要用于商品内在质量的检验分析，如对商品成分、结构、物理性质、化学性质、安全性、生物学性质、微生物检验、机械性能、卫生性以及

41、对环境的污染和破坏性等。它比感官检验客观、准确、技术性强，能用具体数据定量说明商品的检验结果。但对检验设备和条件要求严格，对检验人员的素质要求较高。（ 5） 、固定检验固定检验就是集中检验，是指在生产单位内设立固定的检验站，各工作地上的产品加工以后送到检验站集中检验。（ 6） 、流动检验由检验人员直接去工作地检验。（ 7） 、验收检验广泛存在于生产全过程，如原材料、外购件、外协件及配套件的进货检验，半成品的入库检验，产成品的出厂检验等。（ 8） 、监控检验也叫过程检验，目的是检定生产过程是否处于受控状态，以预防由于系统性质量因素的出现而导致的不合格品的大量出现。2、检验的实施供货商实际的检验活

42、动可分为三种类型，即进货检验、供需检验和完工检验。（ 1） 、进货检验进货检验是对外购品的质量验证，即对采购的原材料、辅料、外购件及配套件等入库前的接受检验。进货检验有首件样品检验和成批进货检验两种形式。（ 2） 、工序检验工序检验有时称为过程检验或阶段检验。工序检验的目的是在加工过程中防止出现大批不合格品，避免不合格品流入下道工序。工序检验通常有首件检验、巡回检验、末件检验三种形式。首件检验所谓首件，是指每个生产版次刚开始加工的第一个工件，或加工过程中因换人、换料、换班以及换工装、调整设备等改变工序条件后加工的第一个工件。对于大批量生产，首件往往是指一定数量的样品。首件检验一般采用“三检制”

43、的办法，即先由操作者自检，再由班组长或质量成员复检，最后由检验员专检。无论在何种情况下，首件未经检验合格，不得继续加工或作业。检验人员必须对首件的错检、漏检所造成的结果负责。巡回检验巡回检验要求检验人员在生产现场对制造工序进行巡回质量检验。检验人员应按照检验指导书规定的检验频次和数量进行，并做好记录。工序质量控制点应是巡回检验的重点，检验人员应把检验结果标志在工序控制图上。末件检验末件检验主要是指主要靠模具、工装保证质量的零件加工场合。当批量加工完成后，对最后加工的一件或几件进行检查验证、末件检验应由检验人员和操作人员共同 进行。检验合格后双方应在“末件检验卡”上签字。（ 3）完工检验完工检验

44、又称最终检验，是全面考核半成品或成品质量是否满足设计规范标准的重要手段。完工检验可以是全数检验，也可以是抽样检验，应该视产品特点及工序检验情况而定。戴明环（采购质量的流程控制）戴明环是在国内得到广泛应用的一种管理工作方法，它是由美国着名的质量管理专家E砒明博士（ Dr. W. E. Deming ） 提出的。戴明环的核心思想是PDCA1环，P、D C、A分别是英文的Plan （计划）、Do （执行）、Check （检查）、Action （处理）四个单词的第一个字母，PDCAS环认为质 量管理工作必须顺序经过的四个阶段：计划（P）阶段，明确所要解决的问题或所要实现的目标，并提出实现目标的措施或方

45、法；计划是科学工作方法的第一步。无论你做什么，首先要制定工作计划，计划可以是周计划、月计划、年计划也可以是日计划，也可以针对某项目，某件 工作制定具体的计划。第一步：分析现状，找出存在的质量问题。第二步：分析原因和影响因素。针对找出的质量问题，分析产生的原因和影响因 素。第三步：找出主要的影响因素。第四步：制定改善质量的措施，提出行动计划，并预计效果。进行这一步时，要反复考虑并明确回答以下问题：1、为什么要制定这些措施？（why）2、制定这些措施要达到的目的是什么？（what）3、这些措施在何处既哪个工序、哪个环节或哪个部门执行？（where）4、什么时候执行？（when）5、由谁执行？（wh

46、o）6、用什么方法完成？（how）执行（D）阶段，贯彻落实上述措施和方法；有了计划就应该依据计划立即行动， 光有计划而不付诸行动，等于空想。检查（C）阶段，对照计划方案，检查贯彻落实的情况和效果，及时发现问题和总结经验；依据计划行动起来后，就要把行动的结果与计划进行比较，检查结果与计划之间是否有偏差，分析、查找原因。处理（A）阶段，把成功的经验加以肯定，变成标准，分析失败的原因，吸取教训。查找出原因，如果是行动偏离计划，就要修正自己的行动，如果是计划偏离了实际，就要修正计划，返回到第一步，重复上述四个步骤，直到你完成工作，达到预期目标。PDCA循环既适用于解决企业整体的问题，又适用于解决企业各

47、部门的问题，也适用于解决班组或个人的问题。它的四个阶段并不是孤立运行的，而是相互联系的，处理阶段是关键。因为处理阶段就是解决存在问题、总结经验和吸取教训的阶段。该阶段的重点又在于修订标准，包括技术标准和管理制度。没有标准化和制度化，就不可能使PDCA1环转动向前。案例一：解密沃尔玛采购流程Wal-Mart 通常采购每年有两次，一次在春季，一次在秋季。Wal-Mart 对于产品有很详细的分类，每类产品都有不同的Dept负责。在每一季采购前，Wal-Mart的Buyer（在美国的 ） 会根据上一季的市场销售情况以及未来趋势作一个采购计划，比如未来准备销售什么产品，大致数量等等。然后这份采购计划回提

48、前给每一个相关的供应商，以家具为例，大约在采购的前一个月，每一个供应商基本上都会收到这份计划。然后是供应商们根据自己的情况准备样品。这样一个月后，Wal-Mart 会指定一个地点，给每一家供应商指定一个时间段，比如甲 9:00-9:30 ，乙 9:30-10:00 等等，供应商会提前和上述地方预定场地，比如某个会议室，提前把样品摆出来，有点像交易会的样子。这时通常时间都很紧，要知道，采购经理一家一家轮着看，转一圈回来原来的地方可能有换了一家。这个过程通常是初选，供应商的每个产品上都有一份Wal-Mart 格式的报价单，如果初选通过，采购经理的采办会把选中的报价单带走。初选完后通常要过两三天才是

49、复选，那时基本上是需要供应商和采购经理或者采办面谈，敲定数量、价格、出货方式、交期等等。这样基本上一次搞定半年的订单。Wal-Mart 是个很讲究的公司，通常面谈时都会有一个所谓“防损部”的人员陪同，以防桌面下的交易。一般情况下，Wal-Mart 是一次把半年的单子敲定，所以如果春季没有收获的供应商，基本上也就只能指望秋季了。Wal-Mart 的中标率是很低的，很多时候准备数百件样品，中标也只有个位数。Wal-Mart 除了这两季采购之外，中间也会有一些采购动作，但相比 Wal-Mart 每季的采购量而言，也只能算是下一点毛毛雨了。例如，可能采购经理通过市场调查，发现某种产品在市场很热销，也会

50、临时针对某种产品采购，这时通常都是采办负责寻找供应商，这种单子通常很急。Wal-Mart 的每一个供应商都有一个零售商的身份识别（Vendor ID ） ，通常只有这样的供应商才有资格和Wal-Mart 做生意，而获得Vendor ID 是很难的。Vendor ID 很有用，Wal-Mart 有一个私有的卫星使得Wal-Mart 在全美的超市都是联网的 （ 不知道现在有没有全球联网） ， Wal-Mart 有一个专门对供应商开放的网站，上面有美中产品的销售情况，得益于那颗私有的卫星，网站的数据基本上每天都会更新。而凭借着Vendor ID,供应商可以看到自己的产品的销售情况，比如每周的销量、已

51、经 销了多少，还剩多少，退货率等等。很多时候Wal-Mart 的采购量仅仅是保守估计，比如某种产品卖得比较好甚至断货了，这就会产生所谓“加单”，而加单对于规模不大的供应商也是不好受的。其实这种情况 Wal-Mart 是给了供应商避免的方法的，这就要用到前面提到的Vendor ID 了，用 Vendor ID 供应商可以进入一个特殊的网站看到自己的产品的销售情况，Wal-Mart的订单是有分类的，其中有一类叫做“ Everyday”的订单，这通过 Wal-Mart的订单编 号方式可以识别，而所谓“Everyday ”的订单也就是日常有销售的产品，比如电扇等等，在网站上供应商可以看到自己的产品每周

52、的销售统计，比如你出了20000 台的货用了一个月生产，然后你从网站上知道Wal-Mart 过去四周已经卖了5000 台，平均每周 1250 台，那你大概可以估计未来的12 周你的产品就会卖光了（ 假设盛夏） ，还可以假设至少你的产品还可以卖16 周，那至少还应该缺5000 台，而你生产5000台要用 1周时间，而产品从大陆到Wal-Mart 商场大约要6-8 周，那你就可以大致确定至少未来3 周 Wal-Mart 必须给你5000台的单子才对，这时你就需要及时和深圳的采办联系通知这一情况给Buyer,以防措手不及。3、采购监控方法（ 1） 、建立、健全完善的采购规章制度（采购控制程序、采购规

53、范、采购管理办法、采购作业、采购作业指导、采购作业规定、外协加工管理办法、物料与采购管理系统、进料验收管理办法、采购争端解决的规定）。（ 2） 、实施采购标准化作业（建立标准化采购作业流程、明确采购人员的权限范围，建立请示汇报制度、建立资金使用制度、建立运输进货控制制度）。（ 3） 、建立采购评价制度（采购人员的评价、采购部门的评价）。（ 4） 、及时对采购人员进行奖惩。二、采购合同的概念采购进货过程是一个环节多、因素多、风险大的作业过程，所以最好的控制方法就是采用合同控制。在合同中，有当事人双方各自责任与义务的具体规定，有违反合同的具体处理办法，有各方及单位负责人的签字和公章，有的甚至还有公

54、证人的签字和公章。因此合同具有法律效应，受法律保护，有最大的权威性、约束性和可操作性，可以确定约束控制双方的行为、保护双方的利益。所以我们要充分利用合同这种形式， 进行进货管理控制。补充内容：合同是一种重要的约束和控制手段，可以减少风险。一方一旦违约，给另一方造成损失，则可以根据合同条款，向对方获取赔偿。对方如果不愿意赔偿，则可以提交法院进行裁决处理。A合同广义的合同是指一定债权债务的协议；狭义的合同是双方当事人之间为实现某特定目的而确定、变更、终止双方债权债务关系的协议。合同的特点：1 、订立合同的双方当事人法律地位平等。这是合同作为民事法律关系的一个重要特征。当事人法律地位平等，首先，要求主体双方在平等的基础上充分协商，自愿订立合同。合同的内容要反映当事人的真实意志，而不允许一方当事人强迫对方与自己订立合同。其次，合同当事人无论是法人、组织还是公民，也无论其所有制和隶属关系如何，在订立合同同时双方的法律地位都是平等的。再次，法律地位平等海要求合同当事人双方平等地享受权力承担义务。2 、合同是双方当事人之间意思表示一致的结果。