南京市中小学文件材料分类编号、归档范围一览表

1、南京市中小学文件材料分类编号、归档范围一览表一级类目编号二级类目编号归档基本范围期限党群类1党务011、 党支部工作计划、总结2、 支部大会、支委会、民主生活会记录、其他有关会议记录、决议、决定等3、 政治思想教育、精神文明建设材料4、 各项专题教育活动材料5、 本校出席各级党代会、人代会、政协会议人员名单、会议交流材料 6、 建立、改选支部、增补支委的批复、报告、通知、决定7、 党组织、党员年报表、党员花名册8、 支部发展党员和预备党员转正材料9、 党员组织关系介绍信10、表彰、处分方面材料永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长群团021、 本校团委、少先队年度工

2、作、学习计划、总结2、 团委、少先队、学生会干部名册、团员名册3、 建立、改选团组织的批复、报告4、 本校团代会、学代会材料5、 团委会议记录6、 工会工作计划、总结7、 工会成立、改选、增补委员的批复、报告8、 本校教代会会议材料长长长长短永或长长长统战03本校统战、民主党派工作材料永或长行政类2行政事务011、 学校年度、学期工作计划、总结、学年度报表2、 学校规章制度、岗位职责3、 本校行政办公室、校务委员会会议记录4、 本校历史沿革、大事记、学校基本概况5、 本校重要纪念日及外事接待材料6、 本校重要活动中形成的材料7、 本校重大事故调查处理情况8、 本校治安保卫工作材料9、 独生子女

3、登记表、计划生育工作材料10、本校财务审计情况小结及有关材料永或长永或长永或长永或长短永或长长短短长人事劳资021、 本校机构设立、体制变更、启用印章、人员编制、干部任免的批复、决定、通知2、 本校教职员工、离退休人员花名册3、 教职员工录用、转正、定级、调资、职称评定、抚恤、退职、留职停薪的有关材料4、 本校人员出国审批材料5、 劳动工资年报6、 本校职工生活福利、工龄、教龄、住房补贴等材料永或长永或长长长永或长长一级类目编号二级类目编号归档基本范围期限总务后勤031、 总务处年度工作总结、计划2、 食堂管理3、 绿化环保工作材料4、 校产管理材料长短短长校办工厂04有关校办工厂生产、经营、

4、管理等方面的材料长教育教学类3教务管理011、 本校学期教学计划、总结及各教研组、年级组的计划、总结2、 本校学期授课计划、课程安排表、教师任课一览表3、 各学科教学质量分析材料4、 班主任名册及任课教师情况5、 量化管理、学校规范化达标验收、重点评估材料6、 学生参加各种竞赛名单、成绩7、 期中、期末等试题及典型答卷、评分标准8、 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料9、 上级有关招生工作的指示规定10、招生计划、总结11、新生录取材料及新生名册、入学登记表12、学生学籍卡片、成绩总册、在校学生名册13、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）14、毕业生学籍册、毕业证书存根

5、、名单、学历证明15、对毕业生的鉴定总结、毕业班照片永或长长长长长长短长短长永或长永或长长永或长长德育管理021、 德育工作的计划总结2、 德育工作的活动记录3、 常规检查表、评比表、操行评语成绩4、 先进班级、三好学生登记表、花名册5、 优秀干部登记表、花名册6、 学生表彰（处分）登记表、材料长短短短短短体卫艺管理031、 文体活动计划、总结2、 校运会程序册、比赛成绩、受奖名单，破国家、省、市、区各项记录情况3、 参加区以上体育竞赛名单、成绩4、 体育锻炼达标成绩统计表5、 校体育传统项目代表队训练计划、小结、队员名单6、 参加区以上文艺活动的自编剧本、名单、获奖证书7、 上级对本校体育工

6、作检查验收形成的材料8、 学生体质健康情况调查表9、 学生有关视力保健材料长长长长短长长长长教科研管理041、 教研工作计划、总结2、 各教研组活动记录3、 专题讨论分析报告4、 公开课典型教案、教学大纲、观摩教学方案、听课记录、评议记录（录音、录像）5、 教师在各种刊物上发表的业务论文、获奖论文6、 教改典型材料7、 毕业生跟踪调查永或长短长长长长长长教师业务档案051、 个人工作总结、计划2、 听课评估表3、 年度业绩考核表4、 自编教材、论文5、 个人简历长长长长长基建类4按工程项目设置1、 校舍总平面图、规划图及有关综合文件2、 基建项目、设施在立项申请施工、建造（维修）竣工验收等过程

7、中形成的成套材料，一般有：（1）项目申请书及上级批复（2）地质勘测报告（3）设计文件（4）征用土地批准文件及红线图拆迁、补偿协议书（5）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件（6）施工执照（7）环保三同时、消防、卫生等文件，水、电、气、暖供应协议书（8）土建施工文件、各类管线图（9）设计变更、工程更改治商单（10）竣工验收报告（11）全部竣工图纸（12）工程概算、预算、决算永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长设备类5按设备仪器种类设置设备仪器在申请购置、开箱验收、安装调试及维修中形成的材料，一般有：（1）申购报告、计划及论证报告（2）批复及准购批示（3

8、）定购合同（4）开箱记录及装箱单（5）设备说明书及全套随机文件（与设备共存）（6）安装、调试记录、双方签字移交文件、保修单（7）使用、检修、故障事故记录（与设备共存）会计档案类6报表01各种财务报表永或长帐簿02各种财务帐簿长凭证03各种财务凭证短其他04人事档案类7教职员档案01按干部档案工作条例执行工人档案02离退休职工档案03死亡职工档 案04名人全宗051、特级教师2、市以上劳动模范、省以上学会会员、市以上学科带头人等，学术成果、专业水平在一个地区有较大影响的教师附表说明：1、本表参照国家教委“高等学校档案实体分类法与高等学校工作规范”，依据学校教学管理职能，并结合学校机构设置情况，设

9、七个一级类目，代号为17即党群类、行政类、教育教学类、基建类、设备类、会计档案类、人事档案类。2、本表二级或二级以下类目为学校档案分类的基本类目，各学校可根据各自实际情况增设或减少。对于文件形成很少，内容很单一的学校，可直接省去属类，直接按问题或项目设置。二级或二级以下类目的代号为双位制，如01、02基建类、设备类的二级类目，按工程项目、设备仪器种类设置。3、声像、照片或其他非纸质载体形成的档案，可视其内容同纸质档案对应分类编号，同时还需编制排架管理号。4、归档范围本表中的归档范围，为中小学文件材料的基本归档范围，各学校可根据工作实际，参照选用，适当增减。其中应以本校形成的为主，上级来文除直接

10、针对本校的外，一般放“短期”保管或作资料保管。5、本表自1997年开始执行。南京市中小学文件材料分类编号、归档范围一览表一级类目编号二级类目编号归档基本范围期限党群类1党务01党支部工作计划、总结支部大会、支委会、民主生活会记录、其他有关会议记录、决议、决定等政治思想教育、精神文明建设材料各项专题教育活动材料本校出席各级党代会、人代会、政协会议人员名单、会议交流材料 建立、改选支部、增补支委的批复、报告、通知、决定党组织、党员年报表、党员花名册支部发展党员和预备党员转正材料党员组织关系介绍信10、表彰、处分方面材料永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长群团02本校团

11、委、少先队年度工作、学习计划、总结团委、少先队、学生会干部名册、团员名册建立、改选团组织的批复、报告本校团代会、学代会材料团委会议记录工会工作计划、总结工会成立、改选、增补委员的批复、报告本校教代会会议材料长长长长短永或长长长统战03本校统战、民主党派工作材料永或长行政类2行政事务01学校年度、学期工作计划、总结、学年度报表学校规章制度、岗位职责本校行政办公室、校务委员会会议记录本校历史沿革、大事记、学校基本概况本校重要纪念日及外事接待材料本校重要活动中形成的材料本校重大事故调查处理情况本校治安保卫工作材料独生子女登记表、计划生育工作材料10、本校财务审计情况小结及有关材料永或长永或长永或长永

12、或长短永或长长短短长人事劳资02本校机构设立、体制变更、启用印章、人员编制、干部任免的批复、决定、通知本校教职员工、离退休人员花名册教职员工录用、转正、定级、调资、职称评定、抚恤、退职、留职停薪的有关材料本校人员出国审批材料劳动工资年报本校职工生活福利、工龄、教龄、住房补贴等材料永或长永或长长长永或长长一级类目编号二级类目编号归档基本范围期限总务后勤03总务处年度工作总结、计划食堂管理绿化环保工作材料校产管理材料长短短长校办工厂04有关校办工厂生产、经营、管理等方面的材料长教育教学类3教务管理01本校学期教学计划、总结及各教研组、年级组的计划、总结本校学期授课计划、课程安排表、教师任课一览表各

13、学科教学质量分析材料班主任名册及任课教师情况量化管理、学校规范化达标验收、重点评估材料学生参加各种竞赛名单、成绩期中、期末等试题及典型答卷、评分标准教学实习、生产实习计划、总结及有关材料上级有关招生工作的指示规定10、招生计划、总结11、新生录取材料及新生名册、入学登记表12、学生学籍卡片、成绩总册、在校学生名册13、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）14、毕业生学籍册、毕业证书存根、名单、学历证明15、对毕业生的鉴定总结、毕业班照片永或长长长长长长短长短长永或长永或长长永或长长德育管理02德育工作的计划总结德育工作的活动记录常规检查表、评比表、操行评语成绩先进班级、三好学

14、生登记表、花名册优秀干部登记表、花名册学生表彰（处分）登记表、材料长短短短短短体卫艺管理03文体活动计划、总结校运会程序册、比赛成绩、受奖名单，破国家、省、市、区各项记录情况参加区以上体育竞赛名单、成绩体育锻炼达标成绩统计表校体育传统项目代表队训练计划、小结、队员名单参加区以上文艺活动的自编剧本、名单、获奖证书上级对本校体育工作检查验收形成的材料学生体质健康情况调查表学生有关视力保健材料长长长长短长长长长教科研管理04教研工作计划、总结各教研组活动记录专题讨论分析报告公开课典型教案、教学大纲、观摩教学方案、听课记录、评议记录（录音、录像）教师在各种刊物上发表的业务论文、获奖论文教改典型材料毕业

15、生跟踪调查永或长短长长长长长长教师业务档案05个人工作总结、计划听课评估表年度业绩考核表自编教材、论文个人简历长长长长长基建类4按工程项目设置校舍总平面图、规划图及有关综合文件基建项目、设施在立项申请施工、建造（维修）竣工验收等过程中形成的成套材料，一般有：（1）项目申请书及上级批复（2）地质勘测报告（3）设计文件（4）征用土地批准文件及红线图拆迁、补偿协议书（5）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件（6）施工执照（7）环保三同时、消防、卫生等文件，水、电、气、暖供应协议书（8）土建施工文件、各类管线图（9）设计变更、工程更改治商单（10）竣工验收报告（11）全部竣工图纸（12）工程概算、预

16、算、决算永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长永或长设备类5按设备仪器种类设置设备仪器在申请购置、开箱验收、安装调试及维修中形成的材料，一般有：（1）申购报告、计划及论证报告（2）批复及准购批示（3）定购合同（4）开箱记录及装箱单（5）设备说明书及全套随机文件（与设备共存）（6）安装、调试记录、双方签字移交文件、保修单（7）使用、检修、故障事故记录（与设备共存）会计档案类6报表01各种财务报表永或长帐簿02各种财务帐簿长凭证03各种财务凭证短其他04人事档案类7教职员档案01按干部档案工作条例执行工人档案02离退休职工档案03死亡职工档 案04名人全宗051、特级教师2、市以上劳动模范、省以上学会会员、市以上学科带头人等，学术成果、专业水平在一个地区有较大影响的教师附表说明：1、本表参照国家教委“高等学校档案实体分类法与高等学校工作规范”，依据学校教学管理职能，并结合学校机构设置情况，设七个一级类目，代号为17即党群类、行政类、教育教学类、基建类、设备类、会计档案类、人事档案类。2、本表二级或二级以下类目为学校档案分类的基本类目，各学校