如何建立时间管理意识

1、两个问题1、这一辈子你最想做成的事？2、在未来23月里你想做成的事？ 课程内容建立时间管理意识 有效的运筹时间 以目标导向的工作时间管理系统改善时间管理不良习惯的策略 第一代：备忘录第一代：备忘录第二代：时间进程表第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第三代：轻重缓急第四代：个人管理第四代：个人管理四代时间管理请列出你在时间管理上觉得受到打扰的因素请列出你在时间管理上觉得受到打扰的因素全球的调查：对成效的挑战 1.优先顺序不明确/危机管理2.电话打扰3.缺乏优先/目标4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.会议 IIIIVIII紧紧

2、 急急重重 要要不不 紧紧 急急不不 重重 要要优先矩阵 III（欺骗象限）（欺骗象限）IV（浪费象限）（浪费象限）I（必要性象限）（必要性象限）II（领导力象限）（领导力象限）紧紧 急急重重 要要不不 紧紧 急急不不 重重 要要小组讨论问题（半年）1.有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的个人生活？2.有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的工作或专业水平？3.为什么过去没有做这些可以给你带来积极效果的事情？评估你的工作效率日常性事务日常性事务15%15%持续性项目持续性项目25%25%规划与发展规划与发展60%60%日常性事务日常性事务持续性项目持续性

3、项目规划与发展规划与发展理想的时间分配理想的时间分配日常性事务日常性事务60%60%持续性项目持续性项目25%25%规划与发展规划与发展15%15%实际的时间分配实际的时间分配4D原则 Do it Now 立刻做Delegate 授权别人做Do it Later 以后做Dont do it/Dump 不做 时间管理的核心1.把每天要做的事情列一份清单 Make a list of things to do today 2.确定优先次序，从最重要的开始做 Set Priority and work on the most important 3.每天这么做 Do it every day! Mi

4、ssion Statement:使命陈述使命陈述Roles & Goals:角色与目标角色与目标Goal Planning目标计划目标计划每月月历每月月历30311234567891011121314151617181920212223242526272829 2000 年年12月月每日计划每日计划T P Task List7891011121314151617181920会见会见备注备注 13-11-2000时间管理步骤1、写下周一要处理的事情，不分轻重缓急；2、区分重要（A）和紧急（B）；3、在A和B中排序；4、列出时间长度，统计时间；5、授权或找同事帮忙；6、授权跟进。确定工作的优先级（

5、待办单）填写方法：1、将月历中的事项列入2、将昨天未完的工作列入3、确定工作优先级，排定时间4、抓住正在做的一项工作5、完成后划掉，盯住下一个目标6、临时插入的工作先记录、评估，再安排时间7、坚持使用，养成习惯确定工作的优先级（待办单）分析工作任务：把你目前、将来和日常的目标任务分为三种类型：A型：重要且紧急，必须在几小时内完成的B型：重要或紧急、但不是既重要又紧急的任务；在24小时之内需完成的C型：既不重要也不紧急的日常任务，可以在几天内完成(如果你对某项任务的分类犹豫不决，就将它归入C型，或取消）一个工作日一个工作日确定工作的优先级（待办单）A型任务型任务你应该尝试每天完成几项你应该尝试每

6、天完成几项紧急和有难度的工作紧急和有难度的工作B型任务型任务你的工作主要由这部分任你的工作主要由这部分任务构成，这些任务应占去务构成，这些任务应占去你大部分工作时间你大部分工作时间C型任务型任务这些不紧急的事情这些不紧急的事情应在有时间时再做应在有时间时再做如果你的待办单内充满如果你的待办单内充满A型任务，型任务，则就要进行委派或重新分类则就要进行委派或重新分类每个人的精力状况都有一定的节律性，它决定了人的体和脑力状况有规律地出现高峰和低谷。每个人的精力状况都有一定的节律性，它决定了人的体和脑力状况有规律地出现高峰和低谷。知道了自己的节律，就可以根据它来安排工作。知道了自己的节律，就可以根据它

7、来安排工作。-5-5-4-4-3-3-2-2-1-10 01 12 23 34 45 58:008:009:009:0011:0011:0013:0013:0015:0015:0017:0017:0019:0019:008:008:009:009:0011:0011:0013:0013:0015:0015:0017:0017:0019:0019:00上午高峰期：上午高峰期：A型型任务的最佳时间任务的最佳时间低谷：处理低谷：处理C型任务型任务下午高峰期限：下午高峰期限：B型任务最佳时型任务最佳时间间每天安排一些放松时间是很必要的，普通人只能不间断地高度集中注意力工作每天安排一些放松时间是很必要的

8、，普通人只能不间断地高度集中注意力工作1小时小时不应包括在待办单之中的事项1、日常活动（除非它们会被忘掉）2、立即行动的事情1）马上对环境有消极影响的情况2）必须“现在”解决的事情3）目标跟踪活动可在待办单之列确定工作的优先级（待办单）确定工作的优先级（待办单）要点：1、每天的同一时间制定待办单2、把要做的事按分钟进行计算3、已完成的部分就划掉4、要具有灵活性5、要留出被打扰时间6、上司和你在工作的优先顺序上可能会不同7、越接近自己的目标，集中、重点地处理手头工作就越重要8、保证每天有静处的时间评估你的工作效率自我提问：自我提问：我是否做了应该由别人来我是否做了应该由别人来 完成的工作？完成的

9、工作？在我的时间日志里，是否存在我的时间日志里，是否存在经常重复的模式？在经常重复的模式？在早晨，我是否总被习惯地在早晨，我是否总被习惯地进入日常事务？进入日常事务？我是否对工作任务所完成的我是否对工作任务所完成的时间估计不足？时间估计不足？我是否有足够的时间进行创我是否有足够的时间进行创造和组织？造和组织？解决模式：解决模式：将对你来说没有效率的工作委派将对你来说没有效率的工作委派给他人给他人做好事前的调研，工作一步到位做好事前的调研，工作一步到位将你的工作日以将你的工作日以30分钟为单位进分钟为单位进行分割管理行分割管理找出所有你不满意的工作模式，找出所有你不满意的工作模式，尤其是已养成的

10、坏习惯，并一一做尤其是已养成的坏习惯，并一一做出改正计划出改正计划每天要有一定的时间给自己来组每天要有一定的时间给自己来组织工作织工作时间管理技巧：1、界定为了节省时间你必须去影响的人2、拨时间制定计划及做创意性的思考3、使用计划表4、以每月、周、日为准，将事情依优先顺序排列5、在做你喜欢的工作之前，先做困难的工作6、了解自己一天当中精神最充沛的时段，利用该时间完成困难的工作7、要有弹性，抽一定的时间做决定8、次日结束前，将前一天未完成的事项处理完毕9、将长时间分配给规模大的工作10、学会拒绝非份内的工作11、保持桌面干净，仅放目前正在处理的文件12、守时13、确认第一次就将事情做对14、记录

11、开会和通话的重点15、将不重要的事项，留待工作效率低的时间处理清理桌面1.建立三到五个档案（根据你的情况） 2.根据4D原则整理所有文件3.把“立即做”的工作一件件处理完4.给待处理活动定下时间并相应存放文件5.使用活页文件6.每日清理桌面清理办公桌你所需要的文件能在3分钟内保证准确找到 办公桌上只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，不要将乱摊子留到明天 抽屉里面的物品井然有序超过一周的文件不在办公桌上 处理完的文件当时进行装订和归类 用过的文件和废纸进行销毁或其它处理 已完结的工作按项目进行保存能有效帮助归整的文具 打孔机、文件夹、及时贴、档案袋、分类袋等将桌面上的涉及他人的文件当时转交

12、出去 分清职责人 及时更新评估效率评估效率整理文档标签明确 通过颜色或版式迅速指示出每份文件的分类或分级 采用自己能明确看到的文件名多长时间清理你的文档 当时将需要的文档进行归整 每天结束时清理桌面上的文档 每周清理电子文档 每三月清理纸面文档，将需保存的文档纳入长期文档电话干扰请前台帮助筛选电话 将不愿接听的电话告诉前台 可对前台进行一定的培训进行电话筛选提前安排电话的干扰 将希望再打来的电话告诉助理，让其进行拒绝 避免用题外话进行开场白电话技巧 尽量将打出去的电话集中到一起 学会结束谈话的技巧 事后回复电话 学会授权文件处置练习（如无法决定的请打？）以下的工作你如何确定优先级，收到后你将放

13、置何处？1、购买物料后所取得的帐单2、收到一本管理杂志，其中有值得阅读的文章，但你目前无空阅读3、来自上司的会议通知（下周一开会）4、某大学寄来的一份调查表5、一封需尽快回复的信，但你需要打若干个电话方可回复6、一位你以后需经常联系人的电话及地址7、下级交来的一份用于准备下一个月业务报告的有关资料8、其它部门的函，需要取得你部的一份调查报告9、出版宣传单，其中一本你认为值得订购，但你无法确定是否订购10、顾客寄来的一封投诉信11、人事部门发来的有关员工考核程序的函12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录通常做法：1、贴报销单，放入报销文档（C）2、翻到该文章，并放在桌面醒目位置，抽空阅读（C）3、记入下周一日程，将通知丢弃（C）4、有用则快速填写并回寄，无用则丢弃（C）5、马上打电话进行落实回复（A）6、马上记入电话本（A）7、在封面写下必须阅读的最后期限，放在桌面（B）8、交相关人员处理，并记入日历自己需落实此事时间（B）9、放弃（C）10、马上交有关部门处理（B）11、交给部