如何举办一场成功的订货会

1、订货会培训订货会培训讲师:谭小琥如何举办一场成功的订货会畅所欲言：订货会常见问题有哪些？ 1所邀参会的经销商的识别调查、信息跟踪、会前沟通未到位，对所来经销商的人数、质量、类别、分布、心态及所关心的问题和疑虑心中无数。会议的内容结构、流程设计不合理，演讲者的综合素质不够。有关公司的产品、营销模式、政策的演讲介绍缺乏策划及针对性，索然无味，未能激发经销商浓烈的兴趣。会议开完，经销商的疑虑不仅没有消除反而顾虑增加。2对经销商的顾虑、疑问准备不足，常被经销商问的卡壳，或不能自圆其说。 3缺乏对会议整体组织的驾驭能力，缺乏对参会经销商有意识的管理引导，致使个别心态偏激的经销商反而操纵了会场气氛，造成会

2、议整体被动局面。4今天交流的主题怎样举办？才能成功!让经销商达到五个信任（1）信企业：使经销商了解、确信企业是有实力、 讲信誉的，有能力、有战略、有远见的。（2）信产品：产品的功效确实、卖点独特、定位准 确、质量可靠，是有市场前景的产品。（3）信模式：企业的营销模式先进而又实效、管理 规范，可操作性强。（4）信利润：有钱可赚、利润空间大。（5）信合同：合同严密、责权利明确，有绝对的约 束性和保障性，不会签而无效。做好五信的两项重点工作：（1）订货会内容、流程、设计准备要专业，要有针对性；（2）全部流程都要严密，不可轻视。例：接 是否专业， 是否体现了与公司要展示的形象相匹配。成功订货会的三个关

3、键:会前筹备会中组织会后跟进成功订货会四步骤第一步：运筹期第二步：筹备期第三步：运作期第四步：促进期第一步：运筹期第一步：订货会运筹期一、 会场的选定及布置 二、 会前费用预算（需要各个部门配合完成） 一、 会场的选定及布置 会场选择标准一：交通便利市区：交通：火车站、客运站附近（最好打的不跳表）郊区：交通：安排往返空调豪华大区一、 会场的选定及布置 会场选择标准二：在当地比较知名会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地小有名气。市区酒店标准：在当地属四星以上级别的酒店郊区渡假村标准：在当地有知名度的特色渡假村（高尔夫，温泉等）一、 会场的选定及布置 会场选择标准三：具备同时开会、住宿、就餐

4、条件会场要求：1、以蓝色和浅灰色为主。2、会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音， 光线充足，能满足预期人员的座席，音响效果良好， 具有数码投影仪与幕布、立式讲台、白板等。3、卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。 （如不具备投影仪的会场则要提前与投影仪设备公司租用，一般一天的使用费在500元左右，压金可以争取不交） 会场硬件准备：会议室要求：根据实际到会人数确定会场内座套要求：浅色或红色投影仪：1台（高流明，必须有长数据线）投影幕：1张（大幅尺寸，较新干净）有线麦：2支（电量充沛，音质清晰）环绕组合音响：1组会议讲台：1个住宿要求：1、住宿要求以双人标间为主，无噪音，会务组

5、安排 在楼层首间或便于查找的位置，如到会人员在50 人左右最好给会务组安排两个房间，便于沟通；2、与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好每日几点 定时拔打叫醒 /用餐 /课前通知； 避免分散住宿，所有房间要集中安排；3、提前将房卡领取至会务组，来宾到会务组签到后 交房卡压金领取房卡。就餐要求:1、就餐环境能满足参会人员同时用餐的需求，每张 餐桌应有餐桌号，便于分组后确认。2、就餐按当地标准安排，原则是中、晚餐按10人台 计算，晕素搭配每桌不超过十个菜，主食以当地 习惯搭配，上菜速度要合理，不能过长；早餐最 好是自助餐（有些酒店的早餐可以争取免费）；3、订货会后如安排聚餐，菜可适当增加，酒水以啤 酒

6、或低度酒为主，高度酒容易喝醉，使会议结束 后的沟通不能顺利进行，所以会议后的聚餐通俗 讲是喝好不能喝倒，尤其是自己员工不能喝倒。会议餐饮安排：餐饮：（建议围餐600以上/桌，每桌1012人）酒水：可乐、雪碧、啤酒、红酒、白酒（按当地中高以上标准，根据当地习惯在以上酒水品类中进行选择）餐桌牌：（自行划分，要体现来自区域和客户的尊姓大名）指引水牌（24个） 会场门口：1个 电梯入口：1个 酒店大堂：1个 餐厅门口：1个 一、 会场的选定及布置 会场选择标准四：会场的布置 1、条幅、海报、吊旗必不可少； 2、X展架、形象喷绘、全套展柜缺一不可；会场的布置1、条幅：大门口要悬挂欢迎主题条幅2、签到处：

7、进入会场大厅要有登记处3、导引牌：会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫 生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌 等，并由酒店专人负责前厅会议接待。引导牌的 制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。 4、提示牌：“禁止吸烟”，“请将 关闭或调至 无声”，“会场内请勿打 和走动”等警示语 分别贴在会场明显处。 三、 会前费用预算1、设计部物料（布场费用）2、培训部物料（展示费用）3、销售部物料（资料费用）4、后勤组物料（预定费用）5、客服部物料（通讯费用）第二步：筹备期第二步：订货会筹备期 一、 会前会的召开二、 资料的准备 三、 人员分组与协调 四、 课程的审定与演练 五、 会前动员会及各小组

8、工作流程演练 六、 工作人员提前进驻会场 一、会前筹备会共应开两次会前会第一次召开时间：会前15-30天第二次召开时间：会前1-3天第一次会前会的主要内容1、会议目的 2、会议时间 3、会议地点 4、会议对象 5、会议目标 6、会议内容 7、政策培训 8、产品培训 9、邀约培训 10、事项分工第二次会前会的主要内容1、会务接待培训 2、会议礼仪培训 3、会议着装标准 4、会场人员分工 5、会场布置标准 6、产品陈列标准 7、客户礼包标准 8、应急事件处理 9、会议注意事项 10、流程培训及现场彩排二、会议资料及物资的准备1、会议资料的准备：A客户资料袋内容：根据公司每次会议的要求准备B会务组资

9、料内容：接站一览表，客户签到表，住宿登记表，用餐分组表，会务组成员通讯录（人手一份）C业务组资料内容：客户签到表，住宿登记表，用餐分组表，会务组成员通讯录（人手一份）及相关资料二、会议资料及物资的准备2、会议物资的准备：A：电脑，打印机，打印纸，饮用水，照相机、摄像机或小型 DV，备用插座，剪刀，胶带纸（宽窄均备），双面胶，回 形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标 识、以及各种通知条。如有现场打 的客户，应直接 递一张纸条：“先生/女士，您好，请维持会议现场的安 静，请把 调至震动或关闭，谢谢配合；B: 产品样品（常用的产品可多备，以防现场有人购买）C: 常用药品（感冒、发烧、消

10、炎、肠胃药品等）及员工值班 食物（如牛奶、饼干，因为员工极有可能吃不上饭）； 三、人员分组与协调 1、分组的原则：专组专职，各负其责。2、分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有 事做，事事有人做。尽量做到包干到人，科学分 配，避免一件事几次换人等重复用工现象。如： 会场组人员在没有课程时可协助业务组谈判或会 务组工作。 3、分组的设置：分成四个组； 总指挥/ 副总指挥人选：总经理或总监担任责任：会议前期组织、后期服务和总协调； 组一：会务组组长人选：行政部经理或者市场部经理担任要求：心态平和，熟悉各个经销商的情况。责任：1、负责会议接待、签到、会议资料的发放、各个住 宿房间的安排及会场的整

11、理、各个成员的分组、 突发事件的处理和协调。2、用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往 返接送等；若人员充足可在会务组中再设接待、 接站两组； 组二：会场组组长人选：培训部经理或主管责任：会场陈列及布置、会议硬件设施的调试以及会议流程安排、会场突发事件处理、会场气氛营造、会场秩序的调节、摄影、摄像等。组三：业务组组长人选：副总或者市场总监担任责任：负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向经销商的沟通促进、配合会务组进行业务安排等。组四：后勤组组长人选：财务部经理或主管责任：各项会议物料的采购、会议各种费用结算与支付等；四、课程的审定与演练 1、提前7天定好

12、讲课内容，并由授课人提供课件或讲课提纲； 2、授课内容不冲突，而且要有递进关系，课程的顺序很关键；3、设计备讲主题与备讲人，以防突然情况发生； 4、主持人讲稿的审定很关键，主持人不仅仅是一个主持，更是 一个总结者，一个优秀的主持，会把每一个讲课人的内容总 结以及导引到下一个课题 ，过渡的很自然。所以必须安排 主持人提前演练，对主持人的表达能力及语言习惯充分了 解，如不符合要求应及时调整或更换。 五、会前动员及各组工作流程演练 1、各部门熟悉所属具体工作流程2、会前的演练及彩排 六、工作人员提前进驻会场1、所有工作人员应提前一天到会场熟悉会场环境， 了解各自工作岗位，发现问题及时解决。2、所有工

13、作人员统一着装，配带公司徽标，使用统 一培训礼仪、注意自身及公司的整体形象。 3、参会工作人员在会议期间尽量做到不吸烟，公共 场合交流中避免不雅的口头阐，不随地吐啖。注：会务组房间尽量安排在电梯口旁边，如果靠里 面，那么在显眼的墙壁上贴上一个指示牌。 第三步：运作期如何让会议有序进行？1、会场细节不能少！2、人员分工最重要！细节决定成败！1、小朋友的安排；2、技巧区分客户身份；3、员工必须监守岗位；4、精、气、神要有气势；5、耳听为虚，眼见为实。第三步：订货会运作期 一、 会务组的工作流程 二、 接待组的工作流程 三、 接站组的工作流程 四、 会场组的工作流程 五、 业务组的工作流程六、 后勤

14、组的工作流程 七、 主持及主讲人的工作流程 八、 公司留守人员的注意事项 九、 员工作息及用餐注意事项 十、 突发事件及客户投诉的处理 会务组做什么？ 确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：客房部、餐饮部、工程部、会议室等，把 常备，做成小贴条，几个组长每一个人一份，以备急时需要。 会务组的工作流程一 会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行签到，分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥善保管，责任到人，否则容易出现大家都不知道的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗。 会务组的工作

15、流程二 了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费 等。并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。 会务组的工作流程三 如来宾需要特殊的服务如：长话、播放录像、加餐、用餐时点酒点烟等要与前台说明，来宾自己结算，会务组概不负责，如果能形成文字就更好。会务组的工作流程四 会务组除安排日常接待办公房间外还应安排用于专门与客户沟通的房间，套房要开一间到两间，费用这个时候不能省。 会务组的工作流程五 会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息，尤其是注意不能脱

16、鞋以免异味充斥房间，客户没有进门之前先嗅到了味道，你说会有什么感觉。会务组的工作流程六 客户提出的合理建议或问题在第一时间解决，即使不是自己的业务范围，不能直接说：你去找那个那个人吧，支走OK，一定要说你等一下我帮你联系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。 会务组的工作流程七 掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上通过何种方式得知的消息，和公司那个人员沟通过，这个很重要，如果知道那个方式，以及和公司的具体人沟通过，那么会后的谈判就是知己知彼，在言语上也不冲突，因为即使是一个事情，两个人就有两个说法，一点语气的不同都会给客户产生不

17、正规的感觉，同时也容易被客户利用互不通气的弊病，那个谁、谁说了，你们是这样的等等，来制造事件为自己利益打算。 会务组的工作流程八 如接站车辆途中遇到塞车，及时向客户解释，请其等候或自己打车赶往会场。会务组的工作流程九 做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一、第二责任人，如：客户之间产生纠纷，有人在会议现场无理取闹，竞争对手参与等。 会务组的工作流程十接待组做什么？接待组的工作流程一 根据会场环境，制定统一的工作流程。接待组的工作流程二 接待处环境整洁，便于客户签到，禁止摆放无关物品。 接待组的工作流程三 与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排。 接待组的工作流

18、程四 提前向前台领取客房房卡，为客户省去复杂的入住过程。 接待组的工作流程五 一定要收取房卡押金，由我们转向服务台，不是不相信，而是防患以未然，同时也使客户爱惜客房物品，因为抽烟烫洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有发生，没有押金最终公司要承担。 接待组的工作流程六 客户到达时热情接待，详细询问并新自填写签到表，字迹填写工整，便于确认。 接待组的工作流程七 客户填写完签到表后发放整套资料，说明里面装的内容，尤其是嘱咐让其观看会议须知，不明处查询会务组，并告知会务组所在；由专人负责将客户送入客房，主动帮助客户提行李，如客房内已有客人要主动做介绍。 接待组的工作流程八提醒客人将贵重物品妥善保管。 接待

19、组的工作流程九 客房安排尽量一次到位，避免对客户进行调房，如有特殊情况必须安排的，应向调动双方做好解释工作。 接待组的工作流程十 本地的客户要对其进行指引，告知会务组、会场、卫生间的具体位置。 接待组的工作流程十一 轮流用餐，确保岗位始终有人，在接待工作较少的情况下可以考虑轮流休息，确保旺盛的工作精力接站组做什么？接站组的工作流程一 详细检查接站所用物品： 接站牌、接站人员一览表等。 接站组的工作流程二 接站组成员应详细了解所接对象， 并有其移动联系方式。 接站组的工作流程三 如出现晚点应耐心等候， 在无接站任务时注意自行安排休息， 但是要保证随叫随到，不能离会场和车站太远。 接站组的工作流程

20、四 接站司机应随时待命， 并合理安排行车路线， 禁止出现饮酒和脱岗现象。 接站组的工作流程五 接到客户应热情主动的协助其提行李， 并将其送上车，如还需等其它来宾则向其说明。 接站组的工作流程六 如遇塞车现象应及时向会务组反映情况。 接站组的工作流程七 如休息或办理其它事情将车钥匙统一放在会务组。 接站组的工作流程八 若客户要求外出游玩必须请示会务组， 得到同意后方可出行。会场组做什么？会场组的工作流程一 与会场服务员充分沟通， 做到双方紧密合作。 会场组的工作流程二 在会议开始前两小时进入会场， 检测会场设备： 投影仪、幕布、音响、电脑、麦克风、 白板、白板笔、灯光、空调等。 会场组的工作流程

21、三 选择并预留摄像机位， 尽量减少人员走动对摄像效果的影响。 会场组的工作流程四 由1-2人在会场入口处迎接客户，并向其说明 关闭或调到无声，或向其出示警示牌，上面写有：“禁止吸烟”，“请将 关闭或调至无声”，“会场内请勿喧哗和走动”等警示语。 会场组的工作流程五 引导客户从前向后坐，如客户中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调节会议气氛，如：带头鼓掌，向授课人点头示意等。 会场组的工作流程六 客户入席后由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间倒水一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免要小解，会扰乱会场秩序。 会场组的工作流程七在授课期间，如有来宾交头接耳或接打

22、 ，可递上小纸条提示不要说话影响他人。第四步：促进期第四步：订货会促进期一、 订货程序以及细节准备二、 订货会结束客户的撤离与返程安排 三、 会务组撤离酒店注意事项四、 会后总结 五、 宣传材料编辑、制作与存档六、 业务组后期追款注意事项七、 会后跟进第一项：订货程序以及细节准备1、订货押金的定额2、订货时间的把控3、预约同区域的订货时间4、酒水要控制（以饮料及啤酒为主）第二项：订货会结束客户的撤离与返程安排1、切忌虎头蛇尾或贫富有差别2、房卡及押金一定交接清楚，避免麻烦第三项：会务组撤离时注意事项1、巡视检查每个客户的房间或者和前台进行问寻，以免有客 户忘了东西，同时让服务员查房以确定是否有

23、其他事情。2、结算时公司财务人员要注意前面说的餐费问题和房间 以及退房房间的数量问题，带上会务组的人员以便确认；3、为留下的客人讨个方便，除了公司该付出的费用以外，有 的客人到时候不退房，而是自己留下来办些事情，一定要 给前台说清楚按照我们开会时候的标准结算，给客人留一 个长久的好印象；4、资料能带则带，不能带则撕毁，不要随意留在酒店，如被 不怀好意的人利用，也是后患无穷。第四项：会后总结，重中之重第一、会后总结不要仅仅停留在开会或者奖罚上，必 须有专人负责会议记录，然后存档，用于下次 会议评估。第四项：会后总结，重中之重第二、奖优罚劣是必须的，如果感觉会议过去了，在 说也没有用了，大家都这么辛苦，想迁就一下 那么就错了，第二次，第三次还会犯同样的错 误，惰性和错误有时候是惯出来的。第四项：会后总结，重中之重第三、会议结束不等于订货结束，因为最重要的款项 还没有进帐，必须安排专人定好计划来执行， 大客户必须由品牌经理或总经理来盯，中小客 户交给客服部或者市场人员，因为有时候大客 户讲究一个名分或者面子，这个是会议总结的 关键，前期必须由市场人员盯着，直到全款倒 帐为止在进行移交。 第五项：宣传资料的存档1、将会议摄录类碟片进行剪辑后标示存档2、将会议宣传品类标示存档3、将会议讲解课件及相关政策制度表示存档第六项：业务组后期追款注意事项1、追款要讲究技巧，寻找一个好的开头语2、款