持续改进工具之一— 记录表(Checksheet)的使用

1、持续改进工具之一 记录表(Checksheet)的使用什么是记录表Checksheet) ？记录表是一种从观察、经验或现有的公司文档和记录来收集和记录数据的表格。工作小组或团队经常在他们的工作中使用记录表收集资料。经过仔细设计的记录表，可以使记录的数据方便地使用 Pareto 帕瑞托图、Histogram直方图、Run Chart折线图、Scatter Diagrams散点图和Control Chart控制图。记录表的资料可以为推进持续改进和消除猜测性工作提供关键性信息。原那么如果你不去衡量它，你就不可能去改善它。记录表的用途组织资料的收集活动监督一系列的任务或步骤是否已完成检查列表在视觉上进

2、行结果的沟通为通过帕瑞托图、直方图、折线图、散点图和控制图等进行数据分析打下根底。记录事件发生的频率记录事件发生的地点记录不可测量的事件的特征或计数数据，如：合格/不合格、行/不行、好/坏，等。记录表类型之一日志式记录表为了使用图表方式进行资料的进一步分析，工作小组或团队可以用日志式记录表来组织数据的收集。生产线停工记录例如：记录表类型之二观测数据记录表可以用于收集有度量的数据，如时间、温度、体积等。可以用于记录特征资料。如及格/不及格、接受/拒绝等。用于作直方图温度记录例如：生产线停工特征资料记录例如：记录表类型之三地点、部位记录表用于记录事件发生的地点和部位等信息。如：工伤事故发生的地点或

3、人体部位、说明生产瓶颈发生部位的平面图、主要客户群的地理分布图。平安事故发生部位上 海分支机构分布情况 1997年1月1日记录表类型之四列表式记录表列表式记录表可用于监督一系列任务和步骤是否完成这种记录表既可用作收集资料又可又作交流结果。如设备预防性维护列表、工作小组方案列表。招聘推广内容方案流程招聘实施流程面试技巧改进流程人力资源推广初期任务列表例如：招聘推广内容列表例如：产生记录表的步骤第一步 针对记录表，清楚地定义你的小组希望 解答的问题。第二步 决定使用哪些数据分析工具。第三步 明确所需数据的位置。第四步 决定收集多少数据并建立时间框架。第五步 设计资料收集所用的表格： 决定哪一种记录

4、表最适用。 标注记录表日期、人员、研究项 目、时间等。 验证记录表能否答复小组欲知问题。第六步 确定怎样收集资料才能最小限度地影 响日常工作。确认收集资料的小组成 员。第七步 决定小组如何能保证收集到适宜的资 料。如： 用审计资料吗？ 成员需要特殊训练吗？ 表格本身是否表述清楚？ 收集资料质量很差是怎么办？第八步 测试一下你的记录表。通过反响，对 记录表作适当的更正。第九步 开始用记录表在规定的时间段内收集 资料。记录表使用的提示Fully understand which question(s) the team wants the data collection check sheet t

5、o answer.Before designing the check sheet, determine how the data will be analyzed.Design the check sheet form so that very little effort is required to complete it.Error proof your check sheet whenever possible.Pilot or dry run the check sheet before its widespread use.Determine who will be respons

6、ible for completing the check sheet and for how long.Properly label the check sheet with the dates observed, the team involved,the process or area under study, and the time period for the study.Consider logistics such as check sheet placement in the work area, recording data in multiple shift operat

7、ions, check sheet form availability, and storage of completed check sheets.应防止的陷阱没有定义需用记录表答复的问题。没有事先决定分析资料的工具。没有明确小组成员收集资料的责任。没有培训小组成员如何使用记录表收集资料。没有效验错误。没有说明收集资料的时间。当公司的记录和档案中已有所需资料时，还在尝试收集原始资料。结束持续改进工具之二 帕瑞托Pareto图的使用什么是帕瑞托Pareto图 ？是一种按影响程度大小顺序排列显示对某一问题或机遇有影响力的因素的图。是一种用于从很多有意义的因素中挑选出最重要的几个 因素的图。是一种

8、根据帕瑞托原那么也称为80/20原那么制作的图。原那么我们应该将我们的精力放在几个最需要改进的地方，而不是全面开花。因为80%的问题是由20%的原因造成的。因此，如果我们能够去处20%的原因，我们就能得到80%的改进。100908070605040302010影响品牌的原因调查55.24%85.28%100%质量宣传价格累计影响曲线影响品牌的因素帕瑞托Pareto图例如 影响品牌因素调查100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%帕瑞托图的用途显示由数据说明的对问题有影响事项的先后顺序。用图示方式强有力地沟通处理某一个特别问题的重要性。展示工作小组或团队的持续改进所带来的前后

9、变化。与“因果图联合应用。在用帕瑞托图找出问题的主要原因后，工作小组可以把主要原因当作一个新的“因果图中的结果。在找到了这个结果的原因后，第二层的帕瑞托图就可以用来进一步分析更深层次的原因。这两种方法的交替循环使用是工作小组用来分析复杂的工程的非常有效的方法。说明对问题的整体有影响的其它因素的累计效果。因此，能很清晰地显示出对问题有80%以上影响的原因。制作帕瑞托Pareto图的步骤第一步 定义数据表格式定义你的小组收集感兴趣资料的数据表格式。第二步 收集资料第三步 计算总数从记录表计算总数。有时经计算后，有些项的出现频率很小或重要性很低。这些项可以合起来归入“其它项。第四步 画帕瑞托坐标轴1

10、在图纸上画出左垂直轴和底部的水平轴。记录表合计 27制作帕瑞托Pareto图的步骤续一2将左垂直轴根据你检测到的最大数值进行等分。3将底部水平轴按测试的工程进行等分。4将频率最高的工程画在最前面，然后是第二高频率，直至所有项都画出来。这样，最重要的项出现在最左面，而“其它项那么出现在最右面。第五步 画出帕瑞托柱子柱子的高度应该等于各工程的数值。相邻的柱子应紧靠一起。第六步 画出每项的累计曲线1画出右边的垂直轴。2在右垂直轴与左垂直轴上的最高数值点的对应位置上标出100%，并将以下均分为五局部，标出百分数。制作帕瑞托Pareto图的步骤续二3从最左边的帕瑞托柱子的左下角开始画该柱子的对角线。4再

11、将第二项的数值与第一项相加，从第一项柱子的右上角画到相加所得的数值位置，水平方向等于延伸的宽度应等于第二项的宽度。5重复上述步骤直至画到图的右上角。最终的高度应等于所有项之和的数值并画到100%的地方。第七步 加上图例日期、资料来源、责任人以及图名等均应标出。500400300200100100%100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%长江公司1998年2月15日数据由改革推广小组收集和分析与他人的关系愉快的工作环境学习时机其它员工不满意度调查的帕瑞托分析应答频率百分比48%76%88%员工不满的原因帕瑞托图使用的提示Look for a bend or elbow in

12、 the cumulative effects line. The bend or elbow separates the vital few from the significant many.Pareto Diagrams can be constructed by frequency of occurrence as well as by other categories such as cost,volume,yield,minutes,etc应防止的陷阱图的比例不适宜没有标注图上的轴没有报告帕瑞托图数据的时间跨度结束持续改进工具之三 因果或：鱼刺图的使用什么是因果鱼刺图 ？是一种表示

13、结果正面的或负面的和造成该结果的原因的图。因果图显示了每一个潜在原因与结果和另外的潜在原因之间的关系。要求建立主要的导致结果和问题的原因分支。画出来很象鱼刺，因而也称为鱼刺图。原那么通过系统地识别和消除一个问题的“根本原因，我们能够预防问题的再次发生。因果图的用途识别潜在的导致问题和结果的原因。图示地显示问题的潜在原因。将改进的努力集中在导致问题的原因上。将数据收集的精力集中在最可能的原因上。客观地解释导致问题发生的原因。因果图例如什么造成了我们对客户要求的不理解？对客户要求的不理解 方法人评估 没有用户档案 没有投诉分析 部门之间的协调 缺少训练 缺乏鼓励 没有投诉资料 没有客户满意度评估信

14、息文化/环境管理 短期行为 不兑现诺言 方向不明 强烈生产导向 枪打出头鸟 效劳=低贱 没有用户资料库 市场部与作业部 沟通不顺制作因果图的步骤第一步 在图的右侧将结果或问题画在框中。结果结果 方法人机器材料第二步定义原因的分类，即“鱼骨。1决定要画出哪些分类。常用的分类有： 机器 方法 材料 人 评估 环境2将分析的原因与主箭头平行写下来。制作因果图的步骤续一机器停工 方法人机器材料 维护 速度机器年龄 去除铁屑启动 培训 仓库环境 库存量 第三步建立一系列可能的原因。1作为一个团队，要决定使用哪一种产生主意的方法。很多团队用头脑风暴法。2作为一个团队，要决定找出问题所有的原因还是在讨论下一

15、个“鱼骨前集中在当前的“鱼骨上。3提醒团队成员他们正在分析产生问题的原因而不是解决问题的答案。通常要在图的上面直接写出头脑风暴的问题，如右图。4回忆使用方法的规那么。5画出小“鱼骨。为何我们会产生机器停工？因果图使用的提示Keep asking,Why? Why?Why ? Why? Why?Dont get hung up on which categories to use. Try the ones that seem to make sense.Look for patterns in the cause identified.State causes, rather than pot

16、ential solutions.Plan on more than one session to complete a Cause and Effect Diagram.应防止的陷阱企图通过主观的列表消除等方法来识别“根本原因。不通过资料收集和实验来识别“根本原因。没有系统化地串联使用因果图和帕瑞托图来分析“根本原因。假定每一个原因必须适合一个预先定义的分项鱼骨。结束持续改进技能之四能之二 如何开头脑风暴会什么是头脑风暴会 ？是一种开发团队智慧的技术。是一种所有团队成员的初始想法都能被考虑到的技术。原那么如果我们拥有的主意量越多、种类越多，我们就越容易找到我们所需的答案。头脑风暴会的用途为团

17、队工作找出问题和时机。确定收集哪些材料。当做出因果图时帮助找出可能的原因。找出潜在的问题或时机的答案。找出实现答案的可能障碍。头脑风暴会例如问题：我们团队怎样才能取得100%的顾客满意度？清楚地定义顾客的要求 与他们访谈、了解。分析出他们最高的期望。将我们的表现与顾客的要求进行对照。将我们的效劳水准与使顾客满意的要求对齐。征求和分析顾客的投诉。将质量的概念全面地引入我们的产品和效劳。注视竞争。以相对最低的价格提供相对最高质量的效劳。与顾客开展长期的开放式的关系。及时地解决顾客的投诉。对导致顾客超常满意员工行为进行奖励。保证我们所做的就象我们的广告所说的。头脑风暴会的类型团队使用的头脑风暴会有几

18、种变形。但大致可以分为以下两中类型。非结构化的头脑风暴会非结构化的或自由滚动式的头脑风暴为团队成员提供了自由的提出见解和意见的时机。这种方式鼓励成员任意地奉献出尽可能多的主意，直至没有人再有新东西可增加了。结构化的头脑风暴会对于团队负责人或会议主持人提出的问题，团队成员一个接一个地提出自己的见解。每人每次只能提一个。当某个成员再也没有新的主意时，可以跳过。所有的主意都应记录在白纸板上。这种方式的一个变种可以用于比较敏感的主题。这种方式要求成员在规定的时间内安静地在小纸片上写出自己的主意。当时间到时，所有的小纸片都交到主持人手上，并粘贴或写到大白板上。两种头脑风暴会的优缺点比较优点缺点非结构化头

19、脑风暴结构化头脑风暴未经雕琢的见解很自然鼓励创造性易在他人的根底上发挥快节奏难以主持外向型、强势型成员易占主导地位当成员不思考而立刻发表见解时易迷失主方向不易让某个人主导整个过程强迫性地参与易主持允许成员有时间考虑难以等到一个人的伦次慢节奏不易在他人的根底上再发挥团队能量的某些损失头 脑 风 暴 的 规 那么 结构化的和非结构化的头脑风暴的根本规那么是一样的。强调主意的数量而不是质量。鼓励荒唐的和牵强的主意。防止对所出主意的批评、评价和判断。应鼓励对别人的主意搭顺风车和加以发挥。头脑风暴会的步骤第一步 第二步 第三步 第四步 第五步 第六步第七步 确定头脑风暴会的目的或目标。将问题或题目写在白

20、纸板上。确定使用哪一种头脑风暴会的形式结构化的还是非结构化的。与团队回忆头脑风暴会的根本规那么。非结构化的头脑风暴个人任意地说出想法。所出的主意一起记录在白板纸上。当团队的主意已出尽后，主持人可以用提问的方式来产生更多的主意。当完成以上步骤后，主持人可以要求澄清先前的主意。结构化的头脑风暴个人轮流地说出想法。所出的主意一个一个地记录在白板纸上。头脑风暴的提示清楚地定义头脑风暴会的目标。在产生主意时不要评价或批评成员所出的主意。要求数量不求质量。将所出的主意确切地写下来，不要重新组词。当完成出主意阶段的工作后，给予充分的时间用于说明主意。坚持头脑风暴的根本规那么。如果有成员违反规那么，主持人应重

21、申规那么。头脑风暴的陷阱没有遵守根本规那么。没有将所出的主意写在白纸板上让所有成员都看得到。头脑风暴会练习一 非结构性头脑风暴会如何提高和改善我们小组的团队精神？头脑风暴会练习 结构性头脑风暴会一营销增员中存在的问题及改进建议？头脑风暴会练习 结构性头脑风暴会二营销培训中存在的问题及改进建议？头脑风暴会练习 结构性头脑风暴会营销人员主任、营销员需要哪些培训？持续改进技能之三 如何进行影响力场分析什么是影响力场分析？是一种分辨出在缩小当前状态和理想状态的差异时的各种正向作用力动力和负向作用力阻力的技术。原那么改革的成功取决于克服各种阻力和发挥推动力的作用。影响力场分析的用途分辨和预测出阻碍改进努

22、力的作用力。分辨出帮助改进的作用力。帮助分析克服阻力的方法。影响力场分析的步骤清楚地定义影响力场分析将运用的情景。这可以用作为图名。在页面的正中画一条垂直线。将此线标注为当前的情形。在页面的最右边一条垂直线。将此线标注为期望的情形。整个团队一起回忆头脑风暴规那么并开始头脑风暴出推动力。并将这些推动力画在中间线的左侧。接着头脑风暴出阻力并画在中间线的右侧。团队在一起讨论如何在使推动力极大化的同时，使阻力最小化或消除阻力可能的话。第一步第二步第三步第四步第五步第六步影响力场分析例如实现“愉快的工作环境的推动力/阻力分析季度性工作认可方案的实施解决问题小组的启动现行的福利待遇太差今年没有奖金部门内没

23、有连贯的工作认可措施没有培训工作空间太拥挤工作负荷太大两个新招聘人员的参加 圆桌讨论推动力阻力当前情况理想状态应用影响力场分析的提示清楚和准确地定义出你所分析情况。遵守头脑风暴的规那么，分辨出推动力和阻力。不要耽误在那一个作用力上先分析。通常两种力场一起分析更好。影响力场分析练习人力资源改革成功的推动力/阻力分析持 续 改 进 技 能 之 六 如何进行访谈访 谈 前 需 做 的 准 备要 做 的 “ 软 件 方 面 的 准 备 访 谈 的 目 的 或 动 机设 计 访 谈 问 题 必 谈 问 题 、 重 点 问 题 与 一 般 问 题 选定 被 访 谈 人 ， 了 解 被 访 人 的 心 理

24、特 征和 个 性 及 访 谈 的 切 入 方 式 从 效 果 出 发 确 定 访 谈 地 点 与 时 间主访 人 与 记 录 人 的 分 工 要 做 的 “ 硬 件 方 面 的 准 备 访 谈 问 题 和 问 题 表 访 谈 记 录 用 纸 张 或 笔 记 本记 录 用 笔 最 好 有 两 只 访 谈 的 基 本 程 序 和 步 骤提前到达访谈地点假设临时变化，应及时通知被访谈人致歉意并约定访谈时间与被访者见面、应酬、自我介绍约定下次见面的时间与地点如有必要表示感谢以开放式的问题切入主题以封闭式的问题为主掌握细节控制时间谈明来访目的、所需时间为访谈者保密访 谈开 始过 程结 束访 谈 准 备

25、设计访谈问题约定被访谈人约定访谈时间、地点访谈人分工控 制 访 谈 的 进 程照 顾 被 访 者 的 心 理 / 隐 私不 要 轻 易 打 断 对 方 话 题访 谈 者 行 为完 整 把 握 原 意访谈中不轻易表示自己的观点时 间 到 了 访 谈 需 要 注 意 的 问 题建 立 轻 松 的 访 谈 气 氛封 闭 式 与 开 放 式 问 题 的 结 合 访 谈 需 要 注 意 的 问 题 一 访 谈 气 氛控 制 访 谈 的 进 程 问 题 的 询 问 ， 节 奏 的 调 整 、 深 度 的 控 制 等 从简短应酬开始，创造轻松的 访谈气氛转入细节问题 您当时的想法是？ 简化流程 您的意思是。

26、？来明确其观点 控制时间 这个问题我们可不可以换个时间。 转移话题 剩下的十分钟我们可不可以谈谈。问题？ 引申话题 您谈的问题很有意思，能不能。 尊重对方，以经理、老总、徐工等称呼拉近与被访者的距离用老乡、校友或共同爱好等方式快速建立共同点不要强人所难照 顾 被 访 谈 者 的 心 理 与 隐 私用上述两种方法消除被访者可能的紧张如果您觉得这个问题很难答复，可以不做答复当 被 访 者 谈 的 是 他 她 认 为 是 很 重 要 的 问 题 时 ， 不 要 轻 易 打 断 其 话 题 。 如 有 必 要 如 ： 超 出 访 谈 内 容 需 巧 妙 地 转 移 话 题 不 要 轻 易 打 断 对

27、方 话 题访 谈 需 要 注 意 的 问 题 二当 被 访 者 性 格 过 于 外 向 时 要 多 用 封 闭 式 的 问 题 ， 反 之 ， 那么 多 用 开 放 式 的 问 题 封 闭 式 与 开 放 式 问 题 的 结 合 访 谈 者 行 为谦 虚 、 认 真 倾 听 是 成 功 访 谈 的 先 决 条 件 ， 切 忌 漫 不 经 心 注 意 自 己 的 语 言 、 仪 表 和 姿 势 ， 要 不 卑 不 亢 要 分 析 和 把 握 被 访 者 敏 感 的 问 题 、 事 件 和 人 ，访 谈 者 对 敏 感 问 题 或 不 明 确 问 题 应 当 场 验 证 ， 切 忌 猜 测 、 曲 解 被 访 谈 者 原 意 访 谈 中 切 记 不 要 轻 易 表 示 自 己 的 观 点 遵 守 约 定 的 时 间 ， 养 成 良 好 的 习 惯 ， 为 自 己 树 立 良 好 的 信 誉 时 间 已 到 ， 未 完 成 ？ 另 约 时 间 访 谈 结 束 前 可 用 几 句 话对 访 谈 做 一 个 总 结 ， 做到 对 己 对 彼 均 有 益完 整 把 握 原 意 您的意思是这样的吗？不 发 表 自 己 的 观 点时 间 到 了 访 谈 需 要 注 意 的 问 题 三 访 谈 后 要 做 的 工 作及 时 将 资 料 汇 总 检 查