强化档案管理做好服务文章

1、强化档案管理做好服务文章强化档案管理做好服务文章位于西施故里-诸暨市的海亮集团，是一家以生产铜管、铜棒为主，集工业、贸易、教育和科研于一体的跨地区、跨行业的大型民营企业集团，被业内人士称颂为中国的铜材王国。现有员工2600余人，总资产16亿元，下设3个工业园区、10多家专业公司。2003年实现销售额31亿元，利税1.95亿元。海亮集团自1989年办厂以来，就十分重视档案管理工作。全国经营管理大师、海亮集团董事局主席冯海良先生一直认为，档案管理工作是一项基础工作，海亮要铸就百年企业，就离不开对档案的管理。因此，他始终把档案管理上水平作为全面提高企业综合管理水平、向着现代企业制度迈进的重要环节来抓

2、。15年来，公司通过组建队伍、加大投入、建立网络，档案管理工作基础扎实，成效显著，先后顺利通过了档案工作目标管理市、省级认定和国家二级认定，被绍兴市确定为现代企业制度档案工作试点单位。在档案管理过程中，我们始终把围绕企业中心、服务海亮发展大局作为档案工作的指导思想，努力树立档案工作的服务意识和创新意识，根据企业经济发展要求，为企业的决策和其它各项工作服务。一、领导抓，抓领导，建立健全档案工作网络体系领导重视是做好档案工作的前提。档案为企业带来的直接和间接效益使得公司决策层清醒地认识到要想企业保持健康快速发展，作为经营有机组成部分的档案工作就绝不能滞后。于是公司决策层主动把档案工作纳入到其主要工

3、作的范围内，制定了档案管理上等级的目标，组建了档案专门工作机构，健全了档案管理网络，成立了档案鉴定小组，把档案管理的工作深入到每一个公司、部门、办公室，从而形成了在集团总部由总裁直接领导，在下属各公司则由主要领导分管，以综合档案室为枢纽，各公司部门为分支机构，专职与兼职档案员各负其责的档案工作管理网络体系。为进一步配合做好档案管理工作，各个公司档案分管领导协同档案室从兼职档案网络员中分别指定一名档案负责人，由其全面负责该公司的档案收集整理工作，并为此建立档案工作岗位责任制，直接与年终考核评比和工资资金挂钩，档案室对其档案工作进行监督、检查和指导。公司通过建网络，抓工作，大大强化了档案管理工作，

4、为档案工作的全面开展创造了良好条件。二、重队伍，强素质，切实提高档案网络员管理水平要做好档案管理工作，充分发挥档案工作网络的作用，必须有一支稳定、可靠的档案员队伍。对此，海亮集团在选配档案管理人员时，致力于把好入口关，按照年纪轻、文化高、责任心强、热爱档案工作的要求，选配好档案网络员。为避免档案网络员频繁调动而影响档案工作的开展，海亮集团规定，下属公司调动档案网络员，必须征得海亮集团综合档案室同综合档案室针对档案网络员所在的部门、岗位、工种和工作性质确定各自的工作内容、工作职责和具体时间要求。公司现有的42名档案员队伍基本稳定，工作状态良好，为公司档案管理尽心尽职。为提高档案员的技能和素质，海

5、亮集团积极开展活动，如为纪念档案法颁布15周年，公司举办了海亮杯档案法制知识竞赛，集团档案室还组织所有档案员参加中国档案局举办的剑兰杯档案法制知识竞赛和浙江省档案局举办的浙江电信杯档案法制知识竞赛等活动。为加强档案员之间的联系和交流，海亮集团还开展每季一次的档案员例会活动，大家在一起交流经验，畅谈体会，极大地提高了工作热情。另一方面，还采用请进来、走出去的方式，聘请市档案局专家为档案员授课，解答疑难问题，并通过外出考察，赴省内外一些著名企业如富润集团、传化集团等学习取经，取长补短，提高素质。三、重投入，抓基础，促进档案管理工作现代化档案管理现代化是新形势下档案工作发展的必由之路。为了促进档案管

6、理的现代化，公司先后投入二十余万元为档案室配备了密集架、去湿机、防磁柜、复印机、数码相机、计算机、扫描仪、打印机等现代化办公设备，同时引进了暨阳文档一体化软件、办公自动化软件与ERP,从而加快了档案数据开发，提高了数据库质量，保证了档案的检索速度和准确率。通过开发实现了一次输入、多次输出的检索功能，档案工作也由传统的手工操作向自动化、现代化的管理迈出了巨大的一步。今年，又对软件进行了换版升级，全面实现了档案的文件级管理。目前，数据库已录入案卷级条目6千多条，文件级目录2万多条，公司员工使用浏览器只要具备了查询权限，可以在任何地点、任何时间查询档案信息。在即将建成的海亮办公大楼，我们的综合档案室

7、将是一个严格按照档案馆库房标准进行设计建设，由库房、办公室、阅览室和展览厅四个部分组成的400多平方米的办公大厅。四、重意识，强管理，夯实档案业务基础档案工作不仅仅是领导、档案员的事，它还涉及到每一位员工，因此提高全体员工的档案意识是搞好档案工作的关键公司决策层领导在不同场合多次强调，档案工作是企业发展的重要内容，它反映和体现了一个企业的综合管理水平和综合经济实力，并多次对档案工作的具体问题作出明确指示。综合档案室还开展多种活动宣传贯彻档案法，如对公司中层以上干部举办档案法知识讲座、分发档案法宣传册、张贴档案法宣传画册、开展档案法知识测试，在海亮网站、内部局域网、海亮报、海亮通讯上发布档案工作

8、信息等，全体员工的档案意识有了明显提高，现在档案管理在公司已形成共识与制度。2001年本公司ISO9002（2000版）换版工作，海亮集团档案管理暂行办法作为程序文件编号为HL/QG-4C02-2001已纳入质量管理体系，2002年为适应公司不断发展需要，对该办法进行修改补充，制定了档案管理工作制度。制度的实施使公司文书、会计、基本建设和设备、声像、实物等档案材料实行了统一管理，档案的归档、收集、整理、保管、统计、利用等环节三纳入、档案人员四参加等工作都有章可循。随着中国加入WTO以后，企业的信用状况受到国内外各界的广泛关注。在国际经贸活动中，不但外商最为关注与之交往的企业的信用状况，而且国内

9、外的银行、保险、海关等部门也极为关心相关外经贸企业的信用，海亮集团综合档案室在做好日常档案管理工作的同时，着重加强对企业信用档案的管理，把打造企业信用的全部档案输入电脑，企业经营活动中每一笔应付款存入系统实行动态管理，对于各种资质认证书和荣誉证书等采取及时归档，建立了企业信用体系。五、重开发，促利用，为企业提供全面优质服务企业档案工作的目的是为企业各项工作服务。海亮集团始终把围绕企业中心、服务海亮发展大局作为档案工作的指导思想，把提前介入，超前服务；深入基层，现场服务；收集信息，跟踪服务；打破常规，上门服务；围绕重点，突出服务作为实现优质服务的渠道和方法。采取分发案卷目录、电话调卷、网络调卷等

10、现代化手段及时提供信息，满足公司各项工作的需要，取得显著成效。2002年，在设立海亮美国公司时，档案室为其提供了本集团公司从创建以来的所有信用档案和董事长个人档案，完整的档案资料有力地证明了企业的实力和信誉，海亮（美国）公司非常顺利地被美国洛杉矶政府批准注册登记。我们在做好日常利用工作的同时，还加大信息开发编研力度，注重对材料的深层加工，编写了海亮年鉴、大事记、海亮商标展示、产品介绍、荣誉汇编、历年经济技术指标汇总等19种材料，这些编研材料为挖掘企业文化、塑造企业形象，记载企业发展历程，向外推介企业发挥了积极的作用。2003年国际铜价跌拓起伏，铜加工行业竞争激烈。面对极为不利的市场条件，海亮集

11、团有限公司仍然实现了跨越式发展，取得了令同行敬佩的业绩，铜加工材产销量达到16.6万吨，实现销售收入31亿元，自营出口1880万美元，上交税金3544万元，分别比去年同期增长44%、43.2%334.2%、40.5%。拥有总资产16亿元，现已跻身于全国民营企业100强、中国成长企业100强、全国大型企业500强的行列，并已成为诸暨市首批销售额超30亿元的大企业、大集团之一。这其中的一个重要原因就在于公司根据市场需求的变化加大科技投入，及时调整产品结构，大力开发新产品。技术人员利用档案室提供的十多年来所有铜管棒工艺设计档案和收集到的市场信息，在稳定空调直管和盘管、蚊香管生产的同时，研发了一批适应在卫生洁具和水暖市场的铜棒系列产品。这些新产品的问世，大大拓宽了企业的生存空间，提高了企业的市场竞争能力和抗风险能力。据不完全统计，15年来共有4100人次利用各类档案5372卷，取得直接经济效益110多万元，间接经济效益400多万元。档案的综合利用，为