检测中心样品管理程序

1、样品管理程序1 目的为保证检验样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检验结果的准确性，实现对样品的接收、流转、贮存、留存、保护、处置以及样品的识别等各个环节实施有效的质量控制维护公司和客户利益，制定本程序。2 适用范围适用于检验业务中样品的接收、流转、贮存、留存、保护、处置、识别等项管理。3 职责3.1 样品管理室负责样品的接收、检查、登记、编号、保管、发放等，各实验室工作人员严格按规定的程序领取样品；3.2 实验室负责样品的检测；3.3 样品管理员负责样品管理过程中的质量控制工作，并配合质量体系审核组对样品管理这一要素进行审核； 3.4 质量管理部负责对样品管理室进行管理。4 程序4.1 采

2、样管理抽检部负责采样业务，按照市场部的任务要求组织现场采样，将采集好的样品按照规范要求进行运输并将现场采样记录一起移交至样品管理室。4.1.1采样应确保科学、公正。所得样品应具有代表性或可获性，并保持完整。4.1.2采样应按标准规定方法进行。4.2样品的接收、识别4.2.1样品管理室接收样品时，应根据检测需求，检查和记录样品的状态和外观、标识、样品体积或数量等，认真查验样品与资料的完整性、符合性以及确认样品的可检性，当物品与规定条件发生偏离时应予以记录。当对物品是否适用于检测或校准有疑问，或当物品不符合所提供的描述时在开始工作前需再次询问客户得到进一步的说明并记录询问结果。当客户知道偏离了规定

3、条件仍要求进行检测时，公司应在报告中作出免责声明，并指出偏离可能影响结果。对样品进行唯一性标识与检测状态标识、记录登记。4.2.2样品区分识别号可贴在样品上或贴（写）在样品袋（器皿）上。样品在实验室负责期间内都要保留该标识确保物品在实物上、记录或其他文件中不被混淆。样品唯一性编号标识由样品管理员负责统一编排。样品编号应按照4.2.4规定执行。实验室接收样品后不再统一编号，样品编号不得重复。4.2.3样品受理号：样品受理号按样品类别分类登记，同一个地方同一时间接收的同一类型的样品为同一受理号，具体规定如下： 样品受理序号月份年份样品类型代码食品及其接触材料（SP）：SPXXXX YY ZZZZ；

4、食品添加剂及其他食品相关产品（SQ）：SQXXXX YY ZZZZ；公共及消毒卫生（GG）：WSXXXX YY ZZZZ；环境（HJ）：HJXXXX YY ZZZZ；水和废水（SZ）：SZXXXX YY ZZZZ；日用化工产品（HG）：HGXXXX YY ZZZZ；农药（NY）：NYXXXX YY ZZZZ；饲料（SL）：SLXXXX YY ZZZZ；中药及饮片（ZY）：ZYXXXX YY ZZZZ；其他特殊样品（）:XXXX YY ZZZZ。其中XXXX表示年份、YY表示月份、ZZZZ表示受理序号，即样品类别+年份+月份+受理序号。4.2.4样品的编号应分类进行，每个样品一个编号，编号为：X

5、XXX YY ZZZZ *，即受理号后面添加样品序号。编号示例：20年7月第三次受理的第一批食品样品，表示为：SP20070003001；20年7月第四次受理的第三批公共卫生样品，表示为：GG20070004003。4.3样品检测状态标识其中，“待检”指样品处于待检状态；“在检”指该样品正在检测中；“己检”指该样品已经检测完毕；“留样”指该样品留作必要时复检之用。样品管理员接收样品后，分别在待检样品标识卡相应栏目的圈内打“”。“待检”样品移交给实验室后，检测人员在检测工作开始前和结束后，分别在样品标识卡相应栏目的圈内打“”。4.4 样品的划区摆放（1）样品管理室分区样品管理室分为“待检”、“已

6、检”和“留样”三个区域，并明确加以标记。（2）样品摆放次序样品分类摆放的优先级次为状态标识、样品来源类别、样品序号。即先根据样品的状态标识（待检、已检、留样）确定样品摆放区域，再根据样品来源类别（本公司自行抽样和客户委托），在既定区域内分块摆放。摆放次序按样品的序号。4.5样品的登记样品管理员接收样品时，应会同采样人员按“采样单”记录的内容检查、登记、编号、验收。如发现异常情况，应立即报告采样负责人或部门负责人，酌情处理。样品经核查无误并登记编号后由采样负责人和样品管理员/检测人员在交接单/采样单上签字。4.6样品的流转4.6.1样品管理员及时填写样品流转卡，记录样品的状态，编制样品号码，并通

7、知有关检测人员领取样品，检测人员在领取样品时应检查采样记录是否完整规范、样品是否变质、污染、丢失等，在样品流转卡上签字后将样品带回实验室进行检测。4.6.2 留样应按照规定数量、种类执行，以备复验、备查或仲裁用，空气样品不留样。留样由样品管理室负责保管，并加贴样品识别“留样”标签。4.6.3 样品按流转顺序流转，每一个“接口”交签署时，应检查样品数量与状态。4.6.4测试完毕的样品一般情况下返回样品管理室保管至检测报告发出后十五天，必要时可延迟或缩短保管期限。4.7样品的贮存4.7.1 样品贮存于专用且适宜并有足够保存空间的样品管理室，专人管理，限制出入。样品应分类存放，确保安全，不污染、不变

8、质，不丢失，不损坏做到物帐相符并遵守随物品提供的操作说明。4.7.2 样品管理员负责保管样品的完好性。样品室环境条件：常温储存应控制在20以下，相对湿度控制70%以下，冷藏贮存应控制在010条件下，冷冻贮存应控制在-18以下尤其对于易变质、易燃、易爆样品应储存在阴凉处并控制温度与湿度。剩余的微生物样品应没存放在食品加工车间冷库如果样品储存的环境条件很关键，应予以监控和记录，以证实满足需要。4.7.3 样品管理员应忠于职守，充分控制样品存储室的条件，防火、防盗，保证样品不丢失、不混淆、不变质、不污染、不损坏。对委托单位的样品、附件及有关信息负保密责任。留样期内的样品不得以任何理由挪作它用。4.7

9、.4 如涉及生物安全的实验室，需要按照实验室生物安全要求进行保护。在致病菌检测项目的结果报告发出后才处理剩余的微生物样品，并满足实验室对样品保存的规定要求。检出致病菌的样品以及疑似病原微生物污染的样品还需经过无害化处理。4.8样品的处置4.8.1 样品在制备、检测、传递过程中应加以防护，避免受到非检测性损坏，并防止丢失。样品如遇意外损坏或丢失，应在原始记录中说明，并向部门负责人报告，必要时应立即与客户联系。4.8.2 空气样品检测完毕后，由检测人员按有关规定自行处置；其他样品检毕后应交样品管理员妥善保管，样品管理员应在检毕样品标识“检毕”栏打“”。4.8.3 样品管理室应有专门且适宜的样品柜（

10、架）。样品应分类存放，标识清楚，做到帐物一致。4.8.4 样品贮存环境应安全，无腐蚀，清洁干燥且通风良好。如样品需要在规定的环境条件下储存时，应保持、监控和记录这些环境条件。样品管理员应对保管样品的完好性、完整性负责。4.8.5 样品检毕后储存期不得少于报告投诉期；空气样品检毕后不贮存；其他样品根据标准方法中的规定贮存。4.8.6 对已过贮存期样品，样品管理员填写样品处理申请表，由部门负责人审核，报质量负责人批准后进行处理。所有样品处理记录应归档保存，保存期一般为三年。4.8.7 对与有必要的样品或标本，相关实验室应明确区分检验前过程、检验过程、检验后过程的要求，并制定出相应的作业指导书或指南等。4.8.8 对那些延长储存时间可能会影响待测项目的样品