湖北省国家行政机关公文处理实施细则

1、湖北省国家行政机关公文处理实施细则第一章总则第一条 根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法（国发200023号， 以下简称办法），结合我省实际，制定本实施细则。第二条 行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有 法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接 有序的工作。第四条公文处理必须做到及时、准确、安全，努力实现规范化、制度化、科学化。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的 安全。第六条各级行政机关应当坚持精简、务实、高效的原则，发扬深

2、入实际、联系群众、 实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理 工作质量和效率。第七条各级行政机关负责人应当把公文处理视为机关一项重要的基础性工作予以高 度重视，模范地遵守办法和本实施细则，切实加强对本机关公文处理工作的领导和检查。第八条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理管理机构，主管本机关的公文处理工 作并指导下级机关的公文处理工作。第九条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处 理工作，同时要加强对文秘人员的培训和教育，使其不断提高政治和业务素质。第二章公文种类第十条 行政机关的公文种类主要有：命令（令；决定；公告；通

3、告；通知；通报； 议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。各级行政机关必须严格按办法第九条 规定的适用范围正确使用公文文种，同时应符合下列要求：（一）用令发布行政规章的，只限于省人民政府及省人民政府所在地武汉市人民政 府和经国务院批准的较大的市的人民政府。（二）县级以上人民政府依照法律的规定，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有卓越 贡献的单位（集团）和人员，可使用令。（三）奖励有重大贡献的单位（集团）和人员，可使用决定。（四）表彰有较大贡献或有较好业绩的先进单位（集体）和个人，使用通报”。（五）不得滥用公告。（六）请示、报告、意见必须严格区分，不得混用、并用。（七）”意见作为上行文，应按请

4、示性公文的程序和要求办理；作为下行文，下级机 关应遵照执行；作为平行文，仅供对方参考。（八）不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项， 一律用函；（九）不得在办法规定的公文种类之外自立文种。第三章公文格式第十一条 公文一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发 文字号、签发人（会签人）.标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、 附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。（一）涉及国家秘密的公文应当标识秘密等级和保密期限。秘密等级分为绝密”机 密、秘密（简称三密公文），其中绝密、机密级公文还应在首面版心左上角用 阿拉伯数码

5、标识份数序号。凡标识秘密等级而未标识保密期限的公文，其保密期限按绝密级 3 0年、机密级2 0年、秘密级10年认定。（二）公文的紧急程度分为特急、急件。其中电报的紧急程度分为特提、特 急、加急、平急。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称，如不能标识全称的，应标识规范化简称。 联合行文，主办机关排列在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序排列。（四）发文字号应包括发文机关代字、年份和序号。年份、序号用阿拉伯数码；年份应 标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（即I不编为0 0 1）行政机关之间联合行文，只标识主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前的机关发文 字号。（五）上行文应

6、当标识签发人、会签人姓名。其中，请示应在附注处注明联系人的 姓名和电话。（六）公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。1、标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。2、下发规章用发布；下发本机关产生的公文用印发；下发下级机关的公文用批 转，下发上级、同级或不相隶属机关的公文用转发。批转、转发公文，只将事由写清楚， 不必照抄原标题，也不得只写原发文字号。3、标题中除对法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。4、标题可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。向下级

7、机 关普遍发送的公文主送机关名称还应按惯例排列。省人民政府向下级机关普遍发送的公文， 主送机关名称排列惯例为各市、州、县人民政府，省政府各部门。如主送机关名称过多 而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至主题词之外，抄送机关之上排列。（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件序号 使用阿拉伯数码（如附件：1.xxxxx）;附件名称后不加标点符号。附件应与公文正 文一起装订，并在附件左上角标识附件，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标 识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角标识公文的发文字号并在其后 标识附件（或带序号），（九）成文日期以负责

8、人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期 为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全，零写为0”。（十）除会议纪要、电报、翻印件以及公开发布、张贴的公文以外，公文应当加盖印章。 联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章必须与正文同处一面但不得压正文。当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识此页无正文的方法解决。（十一）附注是对公文的发送范围、使用时需注意事项及与公文有关的情况说明，加圆 括号标识在成文日期下1行。（十二）公文（除电报外）应当标注主题词。上行文按照上级机关的要

9、求标注主题词。 省人民政府以及各地各部门报送省人民政府的公文主题词统一按国务院公文主题词表标 注，先标类别词，再标类属词，最后标文种，词目最多不超过5个，词目之间空1字。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者 规范化简称、统称。抄送机关的排列顺序一行为上级机关，一行为同级党政机关、军事机关、 人民团体，一行为人大机关、政协机关、法院、检察院，一行为其他单位。（十四）印发机关名称署全称；印发日期以公文缮印日期为准，用阿拉伯数码标识。第十二条 公文各组成要素的标识规则，前条尚未明确的，参照国家行政机关公文格 式（GB/T9704-1999）国家标准执行。第十三

10、条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmx297mm）,左侧装订。 张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十四条行文应当确有必要，注重效用。第十五条各级行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系一般不得越 级请示和报告。（一）省人民政府向各市、州、直管市、神农架林区人民政府和省人民政府各部门直接 行文，也可向各县（市）人民政府直接行文。（二）各市、州、直管市、神农架林区人民政府和省人民政府部门向省人民政府报告和 请示工作。（三）各县（市、市辖区）人民政府向各市、州人民政府报告和请示工作；乡（镇）人 民政府向县（市、市辖区）人民政府报告和请示工作。（四）政府部门向上一

11、级政府主管部门报告和请示业务工作；政府部门的直属单位向其 主管部门报告和请示工作。第十六条 各级政府部署全局性工作，发布命令，下达重要决定和办理重要事项，以政 府名义行文；传达政府某一方面工作的决定，通知有关事项和办理重要事务，以政府办公厅 （室）的名义行文。各级政府办公厅（室）的公文是本级政府公文的补充形式，根据本级政府授权，可以向 下级政府和本级政府各部门直接行文，但一般不与下级政府或本级政府部门联合行文。第十七条政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行 文。政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项 外，一般不得向下一级政府正式行

12、文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅 （室）转发。因特殊情况确需向下级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注 明经政府同意。政府部门内设机构除办公室外不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政 策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。政府部门办公室根 据本部门授权，可以向所属的下级部门行文。第十八条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政 府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文政府部门与同级人民团体和具有行政职能 的事业单位也可以联合行文。第十九条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合

13、行文应 当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政 府同意。第二十条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。政府部 门之间需要行文商洽解决的问题，应当直接行文，不得报本级政府转办；同级政府之间需要 协商解决的问题，亦应直接行文商洽，不得报请上级政府转办。第二十一条 部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文。如擅自行文，本级 政府应当责令纠正或撤销。第二十二条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第二十三条请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他上级机 关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

14、因情况特殊确需越级的请示，应当抄送被越 过的机关；上级机关对越级请示的批复，亦应抄送被越过的机关。第二十四条报告中不得夹带请示事项。第二十五条除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。第二十六条 受双重领导的机关的向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上 级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关。第二十七条对上级机关公文没有具体贯彻意见的原则上原文翻印或复印下发贯彻执 行。第五章发文办理第二十八条 发文办理包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、 传递等程序。第二十九条草拟公文应当做到：（一）符合法律、法

15、规、规章和上级机关的有关规定。如提出新的政策、规定等，应切 实可行并就其必要性加以说明。（二）情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确， 篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系确定。（四）草拟紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、姓名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应 当写具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为一、，第二层为（-T，第三层为1、，第四层 为（iy。（七）必须使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外

16、文名称或其 缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。第三十条部门代本级政府草拟的公文文稿或要求本级政府批转的公文文稿应由部门 主要负责人签字同意或加盖部门印章。对文稿中涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应 主动与有关部门协商一致;如有分歧，主办部门主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时， 主办部门可以列明各方理据提出建设性意见并与有关部门会签后报本级政府协调或裁定。第三十一条 公文文稿送机关负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。

17、审核的重 点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合草拟公文的有关要求，公文文种、格式 和行文规则是否符合办法和本实施细则的规定等。文稿如需作较大修改，应当与原起草 部门协商或请其修改。文稿审核后，应将草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送负责人审定签发。未经办公 厅（室）审核的文稿，机关负责人可不予签发。第三十二条以本机关名义制发的上行文，必须由主要负责人或主持工作的负责人签 发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责 人签发。机关负责人签发公文，应当写明具体意见，并署上姓名和签发日期。第三十三条公文文稿签发后统一由文秘部门进行复核编发文字号。复核的重

18、点是：审 批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿内容进行实质性修改的，应按程序复审。第三十四条 缮印公文必须符合规定的格式式样，做到字迹清晰、纸面整洁；对公文文 稿应当注意保护，不得涂抹和损坏。校对应忠实于文稿，做到准确无误。加盖印章应当符合 有关规定，做到端正、清晰。第三十五条 分发公文应当进行登记、套封。三密公文应当在信封上标明秘密等级。 绝密公文应当加盖专用密封章或贴密封签。三签”公文应当由机要通信部门传递或指定专 人传递。第六章收文办理第三十六条 收文办理包括公文的签发、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十七条 签收。公文应由办公厅（

19、室）的文秘部门或专职文秘人员统一负责签收， 按程序办理。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。 急件应当注明签收的具体时间。第三十八条 登记。公文签收拆封后，应当将公文标题、秘密等级、紧急程度、发文字 号、发文机关、收文单位、签收日期等逐项填写清楚，同时还应区分办件和阅件，避免该办 的公文漏办。第三十九条 审核。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审 核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合法律、法规、规章及 其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签;文种使用、公文格式 是否规范。对不符合办法

20、和本实施细则规定的公文，可由文秘部门退回呈报单位并说明 理由。第四十条拟办。需要本机关办理的公文，文秘部门应及时提出办理意见送负责人批示 或交有关部门办理。拟办意见力求准确，把握不准时应先主动向有关方面了解情况。对紧急公文应明确办理 时限；对需要几个部门承办的公文，应明确主办部门。第四十一条 批办。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓 名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请求事项的，圈阅表示已阅知。对机关负责人审批过的公文，文秘部门登记后应及时转有关部门办理。第四十二条 承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急 公文应当按时限要求办理，确有困

21、难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者 不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。省政府各部门对省政府办公厅转办的公文，一般应在收文后的15个工作日内作出答 复。办理中遇有涉及其他部门的事项，主办部门应主动同有关部门协商办理，有关部门应在 5个工作日内回复主办部门；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一 致，主办部门应将各方意见据实回告省政府办公厅并提出建设性意见请求协调或裁定。第四十三条 催办。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办， 对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第七章公文归档第四十四条 公文办理完毕后

22、，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定， 及时整理（立卷）.归档。个人不得保存应归档的公文。第四十五条 归档范围内的公文应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷）， 保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。第四十六条会议文件和公务活动材料的立卷归档工作应当做到：（一）本机关召开的重要会议和举办的重大活动形成的文件材料（包括记录、录音、录 像、照片等），由组织会议或活动的人员整理（立卷）后交本机关文秘部门归档。（二）政府部门以本级政府名义召开会议和举办活动形成的文件材料，整理（立卷）后 交政府办公厅（室）文秘部门归档，政府部门可保存副本。（三）机关负责人外出参加会议和重要活动带回的文件材料，交本机关文秘部门归档。第四十七条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）归档，其他机关保存复 制件或其他形式的公文副本。第四十八条本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公 文，由其兼职机关整理（立卷）归档。第四十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移 交。第五十条草拟、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章公文管理第五十一条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第五