物业管理企业的组织形式与机构设置

1、第三节物业管理企业的组织形式与机构设置一、物业管理企业的组织形式物业管理企业应根据自身实际情况，选 择适宜的组织形式。物业管理企业的组织形式有直线制、直线职能制、 事业部制、矩阵制等。（二）直线职能制直线职能制以直线制为基础，在各级主管人员的领 导下，按专业分工设置相应的职能部门，实行主管人员统一指挥和职 能部门专业指导相结合的组织形式。其特点是各级主管人员直接指挥，职能机构是直线行政主管的参谋。 职能机构对下面直线部门一般不能下达指挥命令和工作指示，只是起 业务指导和监督作用。这种组织形式是目前物业管理机构设置中普遍采用的一种形式。（1）主要优点：加强了专业管理的职能，适应涉及面广、技术复杂

2、、 服务多样化、管理综合性强的物业管理企业。（2）主要缺点：机构人员较多，成本较高；横向协调困难，容易造成 扯皮，降低工作效率。二、物业管理企业组织机构设置的影响因素（一）企业战略因素战略是为实现组织目标而制订的产业定位和发展 方向。组织机构与组织战略密切相关，一方面组织战略要受到现实 组织机构的影响；另一方面，当组织战略发生了重大变化时，组织机 构应作相应的调整，以支持组织战略的变化。（二）外部环境因素外部环境主要包括物业管理的行业特点、人力资 源条件、产品特点、客户、市场特点、物业管理的政策法规和宏观经 济形势等因素。在设计组织机构时要考虑外部环境及其稳定性。外部 环境越复杂、多变，组织机

3、构就越应该强调其适应性，以便采取多种 对策来消除外部环境对企业的不利影（三）技术因素技术因素主要指包括设备、技术、管理知识在内的广义 技术概念。一方面，组织活动需要利用技术来进行；另一方面，技术 及设备水平影响组织活动，亦影响职责划分、岗位 设置及素质要求。（四）组织规模及所处阶段组织规模直接影响到组织机构的管理层次、 集权程度、规范化及制度化；组织规模比较大的企业，工作专门化、 部门化的程度较高。企业所处的发展阶段不同，面临的主要任务和目 标也有所不同，组织机构也应有所差异。三、物业管理企业组织机构设置的要求（一）按照规模、任务设置物业管理企业在设置组织机构时，一方面应 考虑管理的规模，一般

4、而言，管理面积越大，员工越多，划分的管理 层次就越多，部门和职能设置就越全面，分工越精细；另一方面，在 保证关键职能的基础上，又应适当减少部门划分，或者将几个相关的 部门合并成一个综合部门，采用一专多能、一职多责的组织机构设置 方式。物业管理企业的组织机构设置要服从企业的任务和目标，根据 物业管理模式的任务和目标的不同，组织机构设置的重点也应该有所 区别。（二）统一领导、分层管理物业管理企业各部门和项目应有明确的分 工，把企业的任务和目标进行层层分解，落实到每个职能部门和项目， 有效控制管理行为，实现集权与分权相结合。物业管理企业无论进 行怎样的组织机构设置，都要服从统一指挥的原则，即企业的各

5、个机 构在公司的总体发展战略和方针的指导下，服从上级的命令和指挥。 这样才能避免多头领导和多头指挥，保证政令畅通，提高管理工作的 效率和效果。（三）分工协作在物业管理企业中，应加强上下级之间纵向协作，改善 各职能部门、各项目、各岗位之间的横向协作关系。物业管理企业组 织结构的划分包括管理层次的划分、部门的划分和职权的划分。各层 级、部门和职位之间要有专业的部门或人员来管理和负责，各部门和 人员之间又应该保持相互协作关（四）精干、高效、灵活物业管理企业组织机构在精简、精干、高效的 同时，还应根据企业外部环境的变化和企业内部业务发展的需要，及 时作出必要的调整。四、物业管理企业的机构设置物业管理企

6、业规模较大、管理的物业较多时，企业的总体结构可分为 两级：企业总部和各项目管理机构（也有称管理处、服务中心或服务 处的）。在企业总部可以设置若干职能部门，分管各项目管理机构的 不同业务；项目管理机构负责具体管理服务操作。一般情况下，企业 职能机构及其职责，主要包括以下内（一）总经理室总经理室一般设总经理和若干副总经理及“三师”（总 会 计师、总经济师、总工程师等），部分企业还设有总经理助理，他 们共同构成企业的决策层，对企业的重大问题作出决策。（二）人力资源部人力资源部的主要职责包括：制订企业各项人力资 源管理制度，编制人力资源发展和培训计划，优化人力资源结构和人 力资源配置，设计实施薪酬管理

7、方案，完成人员招募、任免、调配、 考核、奖惩、培训、解聘、辞退等工作。（三）行政管理部行政管理部的主要职责包括：编制实施行政管理、企 业文化建设、品牌管理和信息化建设的规划和预算，建立相关规章制 度、管理标准和工作标准，完成企业日常行政管理、企业文化和社区 文化建设、品牌策划、后勤保障、内部信息 管理、信息化建设、对 外事务的联络等工作。（四）财务部财务部的主要职责包括：坚持原则，遵守财经纪律，执行 财务规章制度；编制财务计划，做好财务核算、成本控制、预算和决 算管理、财务分析和财务管理等工作；督促检查各项目的财务收支情 况，监督资金和资产的安全运作，增收节支；定期向总经理室汇报财 务收支情况

8、。（五）品质管理部品质管理部的主要职责包括：企业质量管理体系运行 和维护，各物业项目服务品质监督，客户满意度评价及监督，管理 评审，协助新物业项目建立质量管理体系，外部质量审核的协调，内 部服务品质审核的组织协调，客户服务监督管理，客户关系管理，客 户投诉处理，客户满意度评价等。（六）市场拓展部市场拓展部的主要职责包括：物业管理市场调查研 究，物业管理市场拓展，物业项目可行性研究分析，制作标书，投 标管理，新接管物业项目前期介入管理的组织和协调，顾问项目管理 与协调等。（七）经营管理部经营管理部的主要职责包括：制订和分解企业经营计 划和经营目标，制订物业项目考核体系、考核指标和标准，组织对各

9、物业项目进行目标考核等。（八）工程管理部工程管理部的主要职责包括：工程维修和运行保障， 合格工程维修分包商评审，各项维修保养工程和工程改造项目招投 标、预算及审价、合同评审工作，为各物业项目提供工程技术支持、 工程设备运行和维修评审，支持新项目做好新接管物业的移交、验收 和工程管理，负责或参与有关工程设备管理文件的编制等。（九）安全管理部安全管理部的主要职责包括：各物业项目安全管理 监督控制、安全管理指导的统筹安排、安全检查的统筹安排、安 全 管理评审、新项目安全管理支持和协助、负责或参与有关标书安全管 理文件的编制等；具体负责公司安全管理制度及工作计划的制订与实 施，并监督、指导、协调和考核各项目的执行情况；完成安全巡查、 安全投诉处理、定期消防安全检查等工作；协助项目对重大安全事故 或突发事件的调查和处理