01文件控制程序ok【精选文档】-☆精品word☆

1、4/4 1。目的对与本公司质量安全管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用的文件为有效版本，防止采用作废或失效文件。2.范围适用于公司质量安全管理体系相关文件、资料的控制.3。定义3。1。受控文件：文件发布前需经授权人批准，以确保其适宜性,受控文件需编号及依版本版次加以管理，分发时需加盖受控文件章，文件变更时须通知持有部门更换，其作废后应予回收或销毁。3.2.非受控文件：仅提供资讯作为参考,变更时不需更换,也无须收回文件。4。职责4.1各部门负责与本部门有关的文件、资料及质量记录的控制。4.2行政部负责公司文件和资料控制系统的管理及实施，编制文件一览表对文件进行控制。4。3行政部负责组织

2、编制，管理者代表/质量安全小组组长审核,总经理批准质量安全管理手册。5. 作业内容5.1。文件资料编制、审核、批准和控制的权限:文件名称文件阶层文件的编制文件的审核文件的批准文件控制部门质量安全管理手册一层行政部管理者代表质量安全小组组长总经理行政部HACCP计划一层行政部质量安全小组组长总经理行政部程序文件二层相关人员相关部门经理总经理或管理者代表行政部指导性文件三层相关人员相关部门经理管理者代表或相关部门经理行政部表单四层相关人员相关部门经理相关部门经理行政部5。2。文件的格式由相关部门编制者按照公司固定的格式编制文件，其内容:1)目的：指出此文件运行时所应达到的效果、目标;2)范围：指出

3、此文件适用的场所，范围;3)定义：指出此文件中出现的专用名词的内涵和外延；4)职责：指出此文件运行时的职责划分；5)作业:详细列出为达到所需目的而进行的作业程序和步骤。6)相关表单：列出由本程序引出的记录表单.5。3。文件编号5。3。1由行政部按照本文件的规定对质量安全体系相关文件及表单种类进行编号。5.3。2.文件/记录的编号口口 口口 口口 口口 表单序号 部门代码 文件类代码泰维公司5.3。3. 文件类代码QSM：代表一层文件: 质量安全管理手册；HACCPM代表HACCP计划；QSP：代表二层文件: 程序文件WI：代表三层文件:包括作业指导性文件的各种指导书、标准、规章制度等E：代表外

4、部文件部门代码:SC:生产部 ZJ：质检部 JS:技术部 WL：物流部 XS：销售部 XZ:行政部 GC:工程部5。3。4。 文件顺序号以两位阿拉伯数字表示，文件顺序号不得重复。5.3。5。表单序号以两位阿拉伯数字表示，在同一文件类别代码与顺序号中，其顺序号不得重复。文件版本及控制5.4。1。文件的版本规定5。4。1.1。文件的版本用A、B、CZ表示（禁止使用I，O，Q，X等四个字母），直接加在文件编号后面.5。4.1。2.文件的版次用0、1、2、39表示。5。4。1.3。版本与版次的使用规定：文件进行了小修订后,必须更改文件的版次，如A0A1或A5A6等，当文件为A9版次时，即使是进行了小改

5、动后也变为B0,文件进行了较大的改动后，须进行换版处理,如A0B0，或A8B0等.5。4。2。行政部根据文件的类别建立文件一览表，并且在文件制订、更改和作废时更新为最新内容，以供使用部门查询。5。5文件的发放和回收5.5。1行政部根据文件一览表中的分发对象及数量进行分发，分发记录在文件发放与回收记录表中。5。5。2文件原件保留在行政部，不盖任何章；5。5。3凡受控文件均需在文件封面或首页加盖“受控文件，非受控文件不盖章；5.5.4凡盖“受控文件是复印的文件均视为非受控文件；5.5.5作废的受控文件由行政部按照文件发放与回收记录表的名单收回,一次性文件和非受控文件不收回；5.5.6回收的文件由行

6、政部保存或销毁.5。6文件的补发 因文件破损、遗失或其他原因需要申请补发文件时，经管理者代表同意后进行补发。5。7文件的修订和作废5。7.1提出当现行文件有修订和作废的需求时，由原文件编制部门填写文件修订申请表，若为第一、二阶文件,经原审核部门审核、原批准部门批准后交行政部办理相关手续;若为第三、四阶文件，则可由部门经理批准后交行政部办理有关手续，行政部按照文件修订申请表的要求，对文件进行更改。5。7。2若以版本更改的方式进行时，由行政部直接将新版本文件发送文件使用部门，并同时将旧版文件回收。5。7.3 文件修订、作废的审核、批准5.7。3.1文件修订的审核、批准，除非另有规定，应由原审核、批

7、准部门审核、批准；5.7。3。2审核、批准部门有权调阅文件的相关背景资料;5。7.3.3文件的作废由原编制部门提出,经原批准人同意后，交行政部办理相应的手续。5。7.3。4为了查询法令或积累知识而需保留过时文件时,盖“参考文件印章后分档保存。5.8外部文件的控制5.8。1凡各部门因工作需要，将外部文件/资料列为质量安全体系运作的依据或标准时,为正确地使用文件满足要求，需要对此类文件/资料进行控制，如:国家及行业的法律、法规性文件，国际/国家标准，行业标准及企业标准，客户技术标准、产品规格、规范等，均需登录在文件一览表中以控制使用。5。8。2文件编号、登记和分发5.8。2.1由行政部负责进行外部文件的编号、登记和分发;5。8.2。2若外部文件有编号，则使用外部文件的文件编号登记、分发;5.8。2。3若外部文件没有编号时，由行政部按照5.3进行编号，并由行政部在文件首页的右上角标注文件编号，并登记分发.5.8。3使用外部文件，经批准分发的外部文件可以直接使用，不须另转换为内部文件。5。8。4外部文件的更改5.8。4.1因外部文件为外部所制订，本公司只有使用权，故由外部文件登陆申请