秘书手册(联想)

1、.PAGE ：.； TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc187161098 秘书手册 PAGEREF _Toc187161098 h 3 HYPERLINK l _Toc187161099 联想电脑公司企划部秘书处 PAGEREF _Toc187161099 h 4 HYPERLINK l _Toc187161100 第一章 秘书必备的素质 PAGEREF _Toc187161100 h 5 HYPERLINK l _Toc187161101 一、职业化秘书的规范: PAGEREF _Toc187161101 h 6 HYPERLINK l _Toc18716110

2、2 敬业精神 耿直-公平，坚持既定政策和原那么 PAGEREF _Toc187161102 h 6 HYPERLINK l _Toc187161103 表率作用 老实-实事求是 PAGEREF _Toc187161103 h 6 HYPERLINK l _Toc187161104 指点风范 敬业-以任务为荣，设定高的任务水准 PAGEREF _Toc187161104 h 6 HYPERLINK l _Toc187161105 业务才干 守信-不失约、不违约、不食言、不泄密 PAGEREF _Toc187161105 h 6 HYPERLINK l _Toc187161106 指挥与控制才干

3、勤劳-努力任务，不断学习 PAGEREF _Toc187161106 h 6 HYPERLINK l _Toc187161107 协作精神 有序-利落，有条不斋 PAGEREF _Toc187161107 h 6 HYPERLINK l _Toc187161108 学习与创新才干 高效-追求效率和效益 PAGEREF _Toc187161108 h 6 HYPERLINK l _Toc187161109 知人善任的才干 可靠-按商定完成任务，保质、保量、及时 PAGEREF _Toc187161109 h 6 HYPERLINK l _Toc187161110 对待意见与批判 PAGEREF

4、_Toc187161110 h 6 HYPERLINK l _Toc187161111 大局观 PAGEREF _Toc187161111 h 6 HYPERLINK l _Toc187161112 二、秘书的职业态度 PAGEREF _Toc187161112 h 6 HYPERLINK l _Toc187161113 自动性Initiative) PAGEREF _Toc187161113 h 6 HYPERLINK l _Toc187161114 顺应性(Flexibility) PAGEREF _Toc187161114 h 6 HYPERLINK l _Toc187161115 团队

5、精神(Team work) PAGEREF _Toc187161115 h 6 HYPERLINK l _Toc187161116 尊重他人(Respect for People) PAGEREF _Toc187161116 h 6 HYPERLINK l _Toc187161117 创新精神(Creativity) PAGEREF _Toc187161117 h 6 HYPERLINK l _Toc187161118 坚持原那么(Uncompromising Integrity) PAGEREF _Toc187161118 h 6 HYPERLINK l _Toc187161119 效力与奉

6、献(Service & Contribution) PAGEREF _Toc187161119 h 6 HYPERLINK l _Toc187161120 认同与分享 (Sharing) PAGEREF _Toc187161120 h 6 HYPERLINK l _Toc187161121 双赢与相互依存(Win-win & Interdependence) PAGEREF _Toc187161121 h 6 HYPERLINK l _Toc187161122 温顺的心和自省 PAGEREF _Toc187161122 h 6 HYPERLINK l _Toc187161123 第二章 秘书的

7、重要职业技艺 PAGEREF _Toc187161123 h 7 HYPERLINK l _Toc187161124 一、拨打/接听的程序和技巧 PAGEREF _Toc187161124 h 7 HYPERLINK l _Toc187161125 二、 PAGEREF _Toc187161125 h 8 HYPERLINK l _Toc187161126 三、邮件 PAGEREF _Toc187161126 h 8 HYPERLINK l _Toc187161127 注：、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出 PAGEREF _Toc187161127 h 9 HYPERLINK l _To

8、c187161128 五、名片 PAGEREF _Toc187161128 h 9 HYPERLINK l _Toc187161129 第二部分 日程安排 PAGEREF _Toc187161129 h 9 HYPERLINK l _Toc187161130 控制日程，意味着他与总经理一同有序任务。 PAGEREF _Toc187161130 h 9 HYPERLINK l _Toc187161131 一总体原那么： PAGEREF _Toc187161131 h 10 HYPERLINK l _Toc187161132 对方案内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突； PAGEREF

9、 _Toc187161132 h 10 HYPERLINK l _Toc187161133 二阅历与技巧 PAGEREF _Toc187161133 h 10 HYPERLINK l _Toc187161134 根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息； PAGEREF _Toc187161134 h 10 HYPERLINK l _Toc187161 控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程； PAGEREF _Toc187161 h 10 HYPERLINK l _Toc187161 月/周方案安排模版 PAGEREF _Toc187161 h 10 HYPERLI

10、NK l _Toc187161 可运用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可； PAGEREF _Toc187161 h 10 HYPERLINK l _Toc187161 也可按照总经理习惯，自行制造日程表； PAGEREF _Toc187161 h 10 HYPERLINK l _Toc187161 二、出差日程安排 PAGEREF _Toc187161 h 10 HYPERLINK l _Toc187161140 附件一：出差物品携带表 PAGEREF _Toc187161140 h 11 HYPERLINK l _Toc187161141 附件二：授权书模版 PAGEREF _To

11、c187161141 h 11 HYPERLINK l _Toc187161142 授 权 通 知 PAGEREF _Toc187161142 h 12 HYPERLINK l _Toc187161143 附件三：国内出差日程范例 PAGEREF _Toc187161143 h 12 HYPERLINK l _Toc187161144 刘军总经理出差深圳日程安排4月25-27日 PAGEREF _Toc187161144 h 12 HYPERLINK l _Toc187161145 附件四：国外出差日程安排表 PAGEREF _Toc187161145 h 13 HYPERLINK l _To

12、c187161146 执行副总经理访问汉城行程表99年7月14日至17日 PAGEREF _Toc187161146 h 13 HYPERLINK l _Toc187161147 三、会议安排 PAGEREF _Toc187161147 h 15 HYPERLINK l _Toc187161148 一 内部会议安排 PAGEREF _Toc187161148 h 15 HYPERLINK l _Toc187161149 N PAGEREF _Toc187161149 h 16 HYPERLINK l _Toc187161150 Y PAGEREF _Toc187161150 h 16 HYPE

13、RLINK l _Toc187161151 时间冲突 PAGEREF _Toc187161151 h 16 HYPERLINK l _Toc187161152 N PAGEREF _Toc187161152 h 16 HYPERLINK l _Toc187161153 Y PAGEREF _Toc187161153 h 16 HYPERLINK l _Toc187161154 留意：把握前往会议地点出发时间的安排。 PAGEREF _Toc187161154 h 16 HYPERLINK l _Toc187161155 二外部会面安排 PAGEREF _Toc187161155 h 17 HY

14、PERLINK l _Toc187161156 总经理主持的外部会面 PAGEREF _Toc187161156 h 17 HYPERLINK l _Toc187161157 Y PAGEREF _Toc187161157 h 17 HYPERLINK l _Toc187161158 会中达成共识的 PAGEREF _Toc187161158 h 17 HYPERLINK l _Toc187161159 终了 PAGEREF _Toc187161159 h 17 HYPERLINK l _Toc187161160 总经理参与的外部会面 PAGEREF _Toc187161160 h 18 HY

15、PERLINK l _Toc187161161 总经理参与其他部门组织、主持的会面，秘书的任务能够就不像前面引见的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点： PAGEREF _Toc187161161 h 18 HYPERLINK l _Toc187161163 N PAGEREF _Toc187161163 h 18 HYPERLINK l _Toc187161164 Y PAGEREF _Toc187161164 h 18 HYPERLINK l _Toc187161175 本卷须知： PAGEREF _Toc187161175 h 18 HYPERLINK l _Toc187

16、161176 会前为总经理预备详细的背景资料； PAGEREF _Toc187161176 h 18 HYPERLINK l _Toc187161177 会前了解会议的详细地点，如在不同办公区，请留意把握出发参会时间； PAGEREF _Toc187161177 h 18 HYPERLINK l _Toc187161178 对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反响； PAGEREF _Toc187161178 h 18 HYPERLINK l _Toc187161179 外部会面会议备忘模版 PAGEREF _Toc187161179 h 19 HYPERLINK l _Toc1871

17、61180 Guest Meeting Table PAGEREF _Toc187161180 h 19 HYPERLINK l _Toc187161181 Mr. Raymond Lee PAGEREF _Toc187161181 h 19 HYPERLINK l _Toc187161182 Mr. Kelvin Kwok PAGEREF _Toc187161182 h 19 HYPERLINK l _Toc187161183 Mr. Perry Chan PAGEREF _Toc187161183 h 19 HYPERLINK l _Toc187161184 Mr. Jack Lee PA

18、GEREF _Toc187161184 h 19 HYPERLINK l _Toc187161185 Mr. PAGEREF _Toc187161185 h 19 HYPERLINK l _Toc187161186 Mr. PAGEREF _Toc187161186 h 19 HYPERLINK l _Toc187161187 Mr. PAGEREF _Toc187161187 h 19 HYPERLINK l _Toc187161188 Miss. PAGEREF _Toc187161188 h 19 HYPERLINK l _Toc187161189 Mr. PAGEREF _Toc187

19、161189 h 19 HYPERLINK l _Toc187161190 15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) PAGEREF _Toc187161190 h 19 HYPERLINK l _Toc187161191 第三部分沟通协调 PAGEREF _Toc187161191 h 27 HYPERLINK l _Toc187161192 一业务协作： PAGEREF _Toc187161192 h 27 HYPERLINK l _Toc187161193 二礼尚往来： PAGEREF _Toc187161193 h 28 HYPERLI

20、NK l _Toc187161194 第四部分 文字支持 PAGEREF _Toc187161194 h 29 HYPERLINK l _Toc187161195 结尾通常采用下述方式： PAGEREF _Toc187161195 h 31 HYPERLINK l _Toc187161196 第五部分 会议支持 PAGEREF _Toc187161196 h 32秘书手册试讲稿 联想电脑公司企划部秘书处 目 录前言 3秘书必备的素质 4秘书的重要职业技艺 5 第一部分 日常事务处置 5 、邮件、文件管理、名片 第二部分 日程安排 7 总体日程安排 7 出差日程安排 8 会议安排 13 媒体采访

21、 18 大型活动 21 突发来访接待 24 第三部分 沟通与协调 25 内部沟通 25 外部沟通 25 秘书应具备的礼仪 26 秘书礼仪素质的培育 27 第四部分 文字支持 27 第五部分 会议支持 30前言 在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟习又不被人了解的职业。秘书的辅助和顾问作用在该职业特征中最具代表性，他们是指点的左膀右臂，是指点与公司上下坚持沟通的桥梁 ，为此，他们必需全心全意并准确无误地提供支持与效力，从而表达出其本身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、忙碌的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子无论如何，秘书这个词会让许多正预备从事这

22、个职业的人们有着太多的想像 。然而,秘书的任务到包括哪些，在秘书的任务背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处置。在指点处置每一项任务的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需求扮演更多角色，以顺应任务安排和指点需求。别看都是秘书，但由于所效力的对象不同,各部门性质不同,其所进展的任务义务也必然存在着很大差别，但由于秘书任务是以效力为其根本性质，这在共性的寻觅上为我们提供了根据。现实上有很多类似的任务不同之处只是由于事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于

23、一类的。无论什么时候，谨慎仔细的任务态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的根底上更要加强这一才干的综合运用和发扬。因此，什么是一个出色地秘书的该具备的职业素质，什么样的秘书会得到指点的认可，在联想,不同岗位的秘书在提高任务效率的呼声下又该做什么呢 ？这些是我们不断以来需求探求的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。 我们-作为企划部秘书处的秘书，在长期的任务之中，在指点日常所给的协助 中以及本身在各项任务中的锻练使得我们为本身寻觅到了一些适用的任务方法，积累了一些任务阅历和技巧，在处置许多类似情况时构成了一些惯用做法和商定俗成的规定，我们将这些

24、点滴一一搜集，在经过了反复总结和提练、否认和自创的过程后，已将其做成了本部门任务的一种规范，达成了在方法和流程上的一致。我们置信，在我们本人的不懈努力和对秘书任务的热爱之下;为联想,为我们的事业未来的开展进展一番斗争后,我们定会做出成果.我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面，希望它能为同行们的任务中提供方便快捷的参考之用，同时我们非常情愿将这些阅历和技巧共享出来和大家一同讨论，也希望能利用这样一个时机使我们的任务得到指点和专家的指点，以发现问题，补已之短。秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员，努力于给予任何一个联想人关于行政方面的指点。手册编写任务是由企划部秘书处完成的，在此其间我们得到了

25、部门同仁及上下各部门的相关人员的大力支持，在此，我们深表谢意，关于本手册所搜集的内容，由于程度有限，不妥之处请及时向我们提出，我们热忱盼望着您的意见。这本手册随着任务需求我们还将不断补充完善，使手册真正可以成为一部联想秘书的行为指南，为您效力，为他所用。 第一章 秘书必备的素质一、职业化秘书的规范: 敬业精神 耿直-公平，坚持既定政策和原那么 表率作用 老实-实事求是 指点风范 敬业-以任务为荣，设定高的任务水准 业务才干 守信-不失约、不违约、不食言、不泄密 指挥与控制才干 勤劳-努力任务，不断学习 协作精神 有序-利落，有条不斋 学习与创新才干 高效-追求效率和效益 知人善任的才干 可靠-

26、按商定完成任务，保质、保量、及时 对待意见与批判 大局观二、秘书的职业态度 自动性Initiative) 顺应性(Flexibility) 团队精神(Team work) 尊重他人(Respect for People) 创新精神(Creativity) 坚持原那么(Uncompromising Integrity) 效力与奉献(Service & Contribution) 认同与分享 (Sharing) 双赢与相互依存(Win-win & Interdependence) 温顺的心和自省第二章 秘书的重要职业技艺第一部分：日常事务处置一、拨打/接听的程序和技巧打前的预备预备好记录本和笔把要

27、与对方阐明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无脱漏。预备好通话时需求的文件资料。查阅对方号码，确认无误，开场拨打。正式拨打： 拨通后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“他好！我是联想电脑公司*部*。如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。如告知对方的内容较复杂，应自动提示对方做好记录逐一将事情阐明，留意言语简明、准确；通话终了后，确认对方已放下话筒，然后放。3、接听3声铃响内将接起，平和有礼貌的：“他好！我是*部*。判别WHO，分以下几种情况：来电人员总经理可接时总经理不在时内部直接上级及平级直接转入记录留言如事务紧急，记录上级，速联络总经理回电。直接下属问清事情

28、梗概，转接时向总经理阐明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理如事情紧急，告知总经理联络方法。普通员工问清事由，如需求，转告总经理；其他可视情况处置外部重要且严密问清概要，向总经理阐明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录上级，速联络总经理回电。重要但不严密问清概要，向总经理阐明后，依总经理指示转入或不转入记录留言，向总经理汇报。不重要且不严密问清概要，酌情处置假设通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后该当将要点反复一便，以免脱漏或有偏向。通话终了后，确认对方已放下话筒，然后放。通话技巧：日常礼貌用语：讯问对方时，可用：“请问您哪里？、“请问您怎样称谓？“请问有什么事？等对总经理直接指

29、点、坚持经常联络的外部、内部人员应在日常任务中尽量熟习，到达闻其声知其人，并及时予以转接。如对方有事需求他传达，必要时需将对方姓名、单位、号码以及需求传达的事再反复一遍，以便必要时再与对方联络。如不能把握总经理能否要和对方通话的情况下，不能随意回答总经理“在或“不在，可说“请您稍等一下，我去看看*总经理能否在？，然后请示总经理能否转接。如遇总经理不愿接听对方，那么可用委婉的语气：“真实负疚，*总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个；假设您方便的话，能否让我转达您的事情？做到有礼有节、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可讯问总经理后决议能否转接；也可讯问对方是公事还是私事，如

30、是公事可让对方知晓，将事由告知本人也可到达目的。在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复讯问后未果，可委婉终了通话。假设对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？或“对不起，我还有急事要办等终了通话。如一个未完又来一个，应视内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的通知另一方稍候片刻，或记录对方，稍侯打过去。整理留言，在总经理回来后汇报相关信息。二、将分类：需求总经理本人审阅的，根据总经理授意处置由秘书来待为处置的： A、转给其他相关担任人由秘书本人回复运用电脑公司规范CI格式遵守公文写作规范严密文件需求时，应先与对方联络，发送到指定机上，发送后再与对方确认。需请对方协助抄

31、送时，务必在文件正文前加以阐明，列明抄送范围务必在件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。必要的分类存档三、邮件根据邮件类型如急阅件、待处置件、须知通知、普通通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等或按详细工程设置子文件夹。将收件箱中的邮件过滤，删除不用要的邮件，然后分如下：需求总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促、协助总经理在规定时间内处置相关事宜。以总经理名义回复时，要在语气上予以留意，并从总经理信箱发出；以秘书名义发送时，要阐明邮件内容为总经理授意。由秘书来待为处置的： A、转给其他相关担任人; B、由秘书本人回复如发出的邮件需求追踪结果或确

32、认对方能否收到，需求设置回执，如对方未能及时查看，需阐明。需求总经理审阅、修正的邮件打印出呈送，然后担任回复或传达；重要邮件及时进展存档四、文件管理参看集团第33-36页附文件处置流程阅读文件，判别能否应由总经理处置，然后审核文件格式能否正确、内容表述能否明晰、完好。对文件进展分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要必要背景资料、审批原由，便于总经理按总经理修正意见复印后转发、呈送可参照文件管理规定，必要的事情进展追踪，反响结果。必要文件进展存档。注：、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出五、名片分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；存放：名片盒录入到NOTES通

33、讯录中更易查找，但需求录入时间应预备一名片夹，存放与总经理联络严密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。第二部分 日程安排 控制日程，意味着他与总经理一同有序任务。“日程安排是指时间排定的指点任务方案，是指点任务量、任务效率、任务成果的一种反映，是时间管理艺术的集中表达。秘书的职责是当好“管家按日程安排为指点做好各种必要的预备，并提示指点实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细阐明并提供文字模版，希望能给大家的任务提供参考。日程是指点的任务质量，任务效率，任务成果的一种表达，而规划 、安排指点的任务日程是秘书的一项根本任务。这项任务看似简

34、单，但却非常重要，它是秘书辅助总经理任务的根底，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一同进展有序的任务。作为秘书一定要细心察看指点的任务习惯和做事风格，调整本人的任务方法，自动顺应指点的任务节拍。在没有达成默契的情况下，最好在协作之初与指点做一次深化沟通，准确了解指点的要求、需求，并对能够会遇到的一些情况的处置原那么达成共识，为日后任务的顺利开展做铺垫。此外，勤于思索，多做总结对于秘书日常任务效率的提高是非常必要的，把看得出的阅历、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了本人的任务水准，同时也对指点的任务效率起到了间接地促进作用。总体日程安排指点的日常任务分为日常

35、性任务，即事先有方案的相对固定的任务如会议、出差、接待等和突发性任务暂时安排的事情两类。而秘书的通常做法是将有方案的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵敏地安排好突发随机事件。一总体原那么：了解总经理的日常任务、近期业务重点、作息习惯、身体情况， -优化任务方法，细心察看总经理的任务习惯与做事风格，自动顺应其任务节拍； -了解公司业务开展情况，特别是所效力总经理的业务进展情况，留意近期的任务兴奋点；对方案内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处置事务时留意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处置；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和能够会遇到情况的处置原那么达

36、成共识，以利任务开展；留意日程安排的时间松紧，适当安排；二阅历与技巧周一日程、出差前后一个任务日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延伸引起时间冲突，并给总经理留出整理思绪的时间；同时预留时间处置日常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提示已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要替代指点做决议，在总经理的赞同下针对其任务习惯和时间对各种约定酌情处置；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要逃避的人物；月/周方案安排模版可运用NOTES日

37、历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制造日程表；二、出差日程安排 做为秘书，安排总经理出差是经常的一项任务，同时也是需求更加细致的一项任务。经过秘书的方案，把总经理出差在外的任务安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书任务的目的，也是任务价值的一个表达。一国内出差 出差前： 确定出差目的和日期；确认总经理出差陪同人与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。确定行程，预定机票留意选择好航空公司、机型及班次、酒店选择总经理习惯的酒 店、熟习酒店的、等、接/送机人员明确接送机人的联络方式；完善细致周到的日程表时间、地点、

38、对方参会人、议程等见范例。根据总经理的习惯，预备出差用物品见物品携带表。拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件财务部等。见范例 出差中 在第一时间掌握总经理到达后的联络方式，必要时通知授权人及其它相关人员。根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关怀的业务进展情况；配合总经理授权人的任务，及时掌握公司及业务相关信息。根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排； 出差后 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理包括资料、名片、谈判备忘，根据需求转发相关人员或存档；向总经理以为有必要的协作方致赞赏函。各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；二

39、国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致一样，但在此要特别提示您留意以下几点：根据公司最新业务情况预备PRESETATION 中/英文，与对方确认演示设备，必要时预备彩色打印胶片和打印稿。机票购买时留意防止经停中转，选择好的航空公司和效力，长途飞行选择好的机型；留意预备好各种证件及约请函，并提示总经理携带；根据客人的级别和国家风俗习惯预备礼物；预备当地的地图及国家风情资料；确认对方还是我方提供翻译效力；回国后向约请方致谢。三陪同出差 陪同总经理出差无疑对秘书的任务提出了更高的要求，在出差前除了前面引见的本卷须知外，在出差过程中，要求秘书留意以下事项：登机前，为总经理办理机场建立费购买、机票

40、换票及各种登机手续；并再次确认接车人；到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及，并将秘书房号及时告知总经理；每日及时核对本日及第二天的日程安排；提早设置清晨叫醒，并安排早餐；根据当天的日程安排落实车辆；及时提示并事先落实各项安排；携带总经理名片、必要的会议资料报告稿件、会面备忘、采访提纲；留意建立各种客户关系包括政府指点、协作同伴、媒体记者着装要求：大方职业装、着淡装；留意言谈举止；出差前往后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。 附件一：出差物品携带表名片假设干日程表证件身份证、护照、港澳通行证、边防证等笔记本电脑和ppt保管在桌面、ppt备份软盘2张往

41、返机票将保险费保管在秘书手中书面讲话稿及素材2份活动或会议等背景资料出访地联络人通讯录预备现金或信誉卡注款备用笔等文具*预备一支彩色笔礼品*包装应急药及常用药品附件二：授权书模版文件编号OUR REF.：LCS-DTB60023-99发文日期DATE：2000.6.14文件类别CATEGORY:通知拟文人FROM:审核VERIFIED:/同意APPROVED:收文人TO：全体人员收文部门TO(DEPT.):台式电脑事业部、笔记身手业部、软件事业部、效力器事业部、外设事业部抄送 CC:总裁室、企划部秘书处、财务附件ATTACHMENT:/ FORMCHECKBOX 传阅 FORMCHECKBOX

42、 阅后存档 FORMCHECKBOX 严密 严密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM FORMCHECKBOX 其他 OTHERS/ FORMCHECKBOX 页 数NO.OF PAGES1授 权 通 知 电脑公司副总裁在2000年6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、运营管理等相关签字权授予副总经理，台式电脑事业部其他相关财务及文件审批授权予常务副总经理，除台式电脑事业部外其他事业部系统相关财务签字及文件审批委托副总裁处置。 特此通知 2000.6.14 附件三：国内出差日程范例刘军总经理出差深圳日程安排4月25-27日时间日程

43、地点备注 4月25日17：25北京深圳CA1305机场接机人： 0 入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利会面及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参与人：何焯辉、谭永雄、 邓秉觉联想：、议题：嘉利最新情况通报对方联络人：邓秉觉 0299751413：20出发前往EMC office、陪同前往 14：00EMC会面深圳沙头角保税区21-23栋北座联想参与人：、 、EMC参与人： 总经理 余昭信 副总经理 陆杨 业管处经理 张界杨 技术处协理 郭宗钦 研发部经理 张滨 会面安排：14:00 15:00双方公司引见交流15:0016:00观赏工厂16:0017:

44、00 产品研讨显示器/电脑相关产品及未来业务协作磋商 17：20前往新世纪，梁青陪同18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员联想：、4月27日14：00东莞金和涂料会面深圳长安镇沙头南区地图附后金和参与人：总经理 董合枝 消费经理 董博霖嘉利厂参与人：采购部主管 黄宝球 工程总监 邓秉觉 联想参与人：、议程安排：14：00-14：05双方引见14：05-14：25金和引见工厂历史、油漆种类、消费工艺及相关喷漆关键技术、开展趋势等14：25-14：55双方讨论14：55-15：25观赏金和新厂15：35瑞和塑胶五金电子厂深圳长安镇沙头南区15：35-15：40联想与瑞和人员相互

45、引见15：40-16：10观赏瑞和工厂16：10-16：25机动16：25前往机场，车程约30分钟17：40 CA1303 深圳北京安排接机随行及重要联络： 附件四：国外出差日程安排表执行副总经理访问汉城行程表99年7月14日至17日访问时间主要活动地点备注 7月14日 17：5020：40 21：0021：30北京汉城到达酒店办理入住因通讯不便，LG商事提供一部手机在汉城期间运用，号码为：0192335098KIMPO AirportHoliday inn SeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在机场左边出口举牌接 (: 0193367896)下榻处: Holiday in Seoul(

46、佳乐) : 82027179441 Fax:82027159441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00与LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共进早餐及谈判前往LG 位于龟尾的LCD厂 与LG LCD担任人午餐观赏及谈判陪同及参与者:LG LCD 厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park前往LG电子位于平泽的CD ROM 厂观赏及谈判陪同及参

47、与者：LG电子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.ParkHoliday inn SeoulorLG Twin Towers龟尾 路程：3小时西餐 主持人: Mr.K.S.Park 路程：3小时 主持人: Mr.M.H.Park访问时间主要活动地点备注 7月15日18：0019：3019：3021：00与LG电子人员共进晚餐回酒店平泽7月16日 8：009：20 9：3010：00 10：3010：50 10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前

48、往三星电子LCD工厂所在地高层指点见面LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等作联想电脑公司及产品的引见针对相关问题进展谈判观赏与会者共进午餐乘车前往LG总部七星Kiheung联络人： Mr.J.Y.Park:82027507313 14：3017：00 17：0017：30 19：0021：00谈判参与者：LG商事D.H.Kang/V.President LG电子 M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休憩与LG商事人员共进晚餐D.H.Kang/V.President 、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG总部Holid

49、ay inn Seoul联络人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr. D.H.Kang访问时间主要活动地点备注7月17日10：0018：0018：0019：0021：4022：40观赏韩国电子市场/汉城市区及近郊观光游览酒店结帐、乘车前往金浦机场汉城北京汉城市区及近郊陪同人：导游、 LG商事Mr.J.S.Park 17日为韩国国庆日自酒店到机场约40分钟路程三、会议安排 召开和参与会议是总经理的主要任务方式之一。组织会议和处置与会议有关的事务几乎成为秘书的经常任务，其重要性不言而喻。会务任务是秘书组织任务才干的综合表达，它将多种繁杂事务聚集一身。保证会议顺利的举行，需求多方面的预备任务

50、。这就需求秘书是八面小巧的天才，同时善用平常培育出的细心与责任心，冷静应对，以不变应万变！以下分内部会议与外部会议分别引见。一 内部会议安排总经理主持的会议终了修正下发整理睬议记录/纪要会中效力会前预备仪器调试反响接纳下发修正安排会议室、落实参会人员拟订会议通知留意文件格式确定会议目的、参会人员、时间、议程开场 审批 审批 N NY YPAGE PAGE 33本卷须知：会前与GM及相关部门担任人明确会议内容、议程和参与人；综合思索各种要素如GM全天日程安排，安排会议地点及时间；下发会议通知后，确认参会人能否已收到通知，对特别重要的参会人，可经过确认；会中协助放映PPT，并时辰关注会场内情况，随

51、机应变；对会中达成的决议及时跟踪，并反响给GM；总经理参与的会议开场接纳通知回复或改请终了会后资料整理任务跟进反响总经理参会会前提示会前协助预备回复约请部门并预备资料确认时间 判别与总经理业务能否有关 N Y与对方确认后 另行安排 时间冲突 请示总经理 能否参与 N Y 留意：把握前往会议地点出发时间的安排。二外部会面安排总经理主持的外部会面接受会面恳求 NO 婉拒或该请他人 留意：讲明缘由，以 免对方误解 留意：在收到会面恳求时，经与部门相关担任人及GM商讨决议， 同时提供背景资料以供GM做出判别Y与对方确认时间、 地点、人员、议程，并落实我方人员、地点拟定meeting agenda, p

52、pt 修正中英文规范版、及业务回想 发会议通知，并落实参会人员会前预备任务 会中效力 会中达成共识的跟踪反响 终了 本卷须知：综合思索各种要素，选择适宜的会面地点、预定会议室；留意预备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；会前与对方沟通能否需预备翻译，如需求，提早确认；根据来访公司的习惯及来访者的级别预备礼物；在与来访公司沟通中确认能否需安排车辆接送，如需求留意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；思索能否需求在会面时录音或拍照，并提早预备；如需安排观赏，提早与行政后勤部联络，填写观赏恳求，安排观赏陪同人；会前给总经理提供相关背景资料，如需求请相关部门担任人与总经理沟通洽谈事宜；在会前拟制mee

53、ting agenda见模版在制造PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修正添加内容，留意内容的及时更新，并根据来访者需求制造中/英文；-初次会面PPT应包括：联想总体情况及业务情况引见；-再次会面应留意：有针对性的业务回想可请相关业务部门提供资料。帮总经理预备名片，并提示会面时携带；提早30分钟进展，调试设备，摆放资料，迎接客人，留意对待客人谦和有礼的态度；提示总经理参会，在GM赞同后陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵敏处置各种情况； 会面终了后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；总经理参与的外部会面总经理参与其他部门组织、主持的会面，秘书

54、的任务能够就不像前面引见的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点：开场咨询GM能否参会婉拒并请对方改请接到参会约请 N Y回复对方参会，并写入日程表关注对方会议组织情况，并适时提出建议在会面前给GM提供背景资料提示GM参会总经理参会终了本卷须知：会前为总经理预备详细的背景资料；会前了解会议的详细地点，如在不同办公区，请留意把握出发参会时间；对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反响；外部会面会议备忘模版 Guest Meeting TableGuests Company: AMDGuests Name and PositionLegends Participant and

55、PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond LeeV.P of Asia Sales & MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop

56、 business DivisionMr. Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. General Manager of Material Management Division of DTBMiss. Manager of Material Management Division of DTBMr. InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm-16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoen

57、ix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 15:00-15:05 Introduction 15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 15:30-15:45 Legend update (Mr. ) 15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒体采访 时序总经理总经

58、理秘书品牌市场部Y开场接到采访恳求品推安排?整理品推提供的采访提纲NN转交品推处置Y安排总经理采访？征求总经理意见接受采访终了接受采访？终了采访前一天采访前一星期提示总经理着装了解记者需求，为记者提供相关资料Y修正审阅配合品推整理采访问题答案N根据日程进展安排落实品推陪同人员及记者的联络方式NY终了通知总经理收看与记者联络，落实播出或见报时间总经理接受采访检查设备预备设备采访终了采访前20分钟提示总经理出发与品推陪同人联络，再次落实时间检查采访场地Y定车接待记者预定会议室NY采访？采访在公司？N媒体采访流程阐明：1、接受采访联想电脑公司的采访由品牌推行部一致安排，集团采访由企业传讯部一致安排；

59、除此之外的采访需求必需转交品牌推行部处置； 对直接联络的记者要特别礼貌，要向对方阐明公司采访规定，请对方了解；应记下记者的联络方式，必要时可协助 对方联络品推接口人；从品推得到采访提纲；将整理好的采访提纲和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见；对总经理接受的采访可根据日程进展安排，适宜安排在一同的采访尽量安排在一同；对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推引荐其他人接受采访，必要时可协助 品推人员进展沟通联络。2、采访预备采访前一周落实品推采访陪同人和记者的联络方式，出现不测情况时可进展联络；配合品推协助 总经理整理采访问题的答案，呈送总经理审阅并适时修正；对于常见问题的回答应该有所备份并

60、及时更新；了解记者需求并进展预备：对于需求摄像或拍照的采访对光线和电源会有要求，在预定采访场地时应该留意；有些记者会要求得到公司、部门简介或总经理的简历和照片，可事先为记者提供；对公司简介、部门引见、总经理简历和照片应分别预备电子版和打印版；3、采访预备采访前一天协助 总经理预备好采访提纲和问题答案；对于需求摄像或拍照的采访留意提示总经理着装和发型；假设是采访要向行政后勤部通讯处事先借好会议设备；假设采访在公司外进展要事先定车； 假设采访在公司内进展要事先预定会议室，并根据采访需求留意采光电源；4、采访当天采访前20分钟必需与品推陪同人联络，落实采访时间；假设是采访需求检查会议设备；到采访时间